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第1篇 2023年大學生社會實踐調(diào)查報告：檔案管理實踐
在一個月的檔案社會實踐過程中，在領(lǐng)導的關(guān)心指導和同事的熱心幫助下，我得到了以下幾點收獲：
一、做到了理論聯(lián)系實際。把自己在學校學到的理論知識應(yīng)用到實際工作中，又用實際工作鞏固理論知識。更重要的是，在工作中常常會遇到實際工作與理論知識不盡相同，經(jīng)過同事和老師的解答，學習到了很多書本上沒有的知識。
二、接觸到了正真的實際工作，了解到了實際工作需要怎樣的素質(zhì)，為自己以后的發(fā)展指出了道路。
三、學到了社會生活中待人接物的方式，擴大了社交范圍。
四、提高了適應(yīng)艱苦環(huán)境的能力。雖然來之前就以聽說條件可能會很艱苦，來了之后發(fā)現(xiàn)比想象的還艱苦，但我都能克服困難，樂觀對待。
五、增加了對防城港市的了解，認識到了__市的巨大發(fā)展?jié)摿Γ颐刻煸诤＿?，心胸更開闊了。
六、發(fā)現(xiàn)新問題之時就是我們增長新知識之時。發(fā)現(xiàn)問題，就是因為之前沒涉足過，當我們不斷地發(fā)現(xiàn)、解決問題，那我們沒涉足過的領(lǐng)域就會越少，以后遇到的問題就越少，本事就這當中增長。
七、在大學里學什么專業(yè)并非非常重要，重要的是你在大學里學到什么本事，所學的本事是否適應(yīng)工作的需要。像在這里遇到的很多人，他們以前并沒學過什么辦公室工作，但依然能在辦公室干得很好。
八、對未知、未涉及過的問題、工作，要多方征詢建議，做充分的思想準備，寧可準備得過一些，也不能麻痹大意。像我對檔案整理的部分工作，之前有沒整過，準備又不充分，造成后階段的工作很被動。
九、只有真的在一個地方生活了一段時間之后，才能真的了解那個地方。我以前對防城港也有些印象，但在這生活了一個月之后，對防城港的印象發(fā)生了很多的變化，才真的算是了解了防城港。
當然，經(jīng)過一個月的社會實踐，我也認識到自己存在者很多的不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
一、理論知識不扎實。在實際工作中，還有很多的問題無法用所學的知識解決。
二、社交能力有待加強。在這一個月里，雖與同事相處融洽，但未能做到積極主動，與同事多交流。
三、工作經(jīng)驗不足。因之前沒有做過整套的檔案整理的過程，對工作的估計不足，使得后期工作開展得有些被動。
以上就是我對這一個月以來工作的小結(jié)，我會吸收經(jīng)驗，反省教訓，在以后的工作中發(fā)揚優(yōu)點，補齊不足，爭取做個有為青年。
第2篇 關(guān)于企業(yè)檔案工作情況調(diào)查報告
黨和國家工作重點轉(zhuǎn)移后，檔案工作如何更好地為國民經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，這是當前檔案界共同研究的重要課題。帶著這個課題我們豐滿區(qū)檔案局對企業(yè)檔案工作開展了一次深層次的調(diào)研，以下是這次調(diào)查的結(jié)果報告：
一、現(xiàn)狀：
(一)目前多數(shù)企業(yè)的檔案工作遠遠落后于現(xiàn)代化發(fā)展水平。有建檔意識的企業(yè)老總，檔案工作的好壞僅以文件材料收集得是否齊全完整為準，歸檔的案卷不進行整理、編目和排架管理，不進行企業(yè)檔案分類或分類不科學、不適用，整個檔案業(yè)務(wù)就必將發(fā)生管理混亂，直接影響到檔案信息的開發(fā)利用。
(二)長期以來，企業(yè)檔案工作一直是薄弱環(huán)節(jié)，從管理體制來看，很不適應(yīng)檔案工作的發(fā)展，具體表現(xiàn)在：體制陳舊、機構(gòu)重疊、關(guān)系交叉，致使檔案沒有一個好的歸宿，甚至認為無檔可建，有檔也無用，好壞都是老總說了算。形成了一人一只箱、一年一包帳、各自為政的分散、混亂管理現(xiàn)象。
(三)少數(shù)企業(yè)將自己封閉在一個被動的圈子里，缺少與外界的交流與溝通，不接受新信息、新知識的條件與機會。檔案材料任其亂堆亂放、蟲蛀鼠咬、霉爛變質(zhì)，造成檔案材料的嚴重損失。在工作中需要查找檔案時，翻箱倒柜，到處尋找，找不到檔案就靠回憶、想當然處理了事，失去了真實性和可靠性。
二、阻力：
(一)建檔無用論。這是一個很普遍的問題。有的經(jīng)營者認為自己的買賣自己做，建了檔案給自己看，是無效勞動;也有的經(jīng)營者認為，納完稅，交夠費，一不違紀，二不違法，建檔案有什么用;還有的經(jīng)營者覺得，帳目、技術(shù)與客戶都在心中裝著，何必勞神費勁建什么檔案呢，所以，他們對檔案人員和政府主管人員持冷漠態(tài)度，即便同意建檔，對一些至關(guān)重要的資料也不拿出來。
(二)怕泄密。這也是一些經(jīng)營者不愿建檔的原因。一怕技術(shù)泄密，同行頂同行，對自己經(jīng)營不利;二怕市場信息泄密，同行爭了利，效益下降;三怕帳目泄了密，露了富，招來不必要的麻煩。
(三)舍不得投入。有的經(jīng)營者對建檔很熱心，認為是好事，但一聽說要花錢買用具、用品，而且要有專門的地方保管，就推托。
(四)資料不全，難以建檔。在建檔工作中一些經(jīng)營者雖然同意建檔，但一接觸實際問題，一些原始單據(jù)、說明書、圖紙、文件證書、資料、協(xié)議、計帳單等不注意保存，隨手就扔掉了，使建檔工作難以做到齊全、完整和有效利用。
(五)有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管人員有畏難情緒。一是身兼多職時間搭不起;二是私營業(yè)主不配合，工作難作;三是經(jīng)營不穩(wěn)，怕今年建明年垮，建檔白費勁，因此遲遲打不開局面，工作一直上不去。
(六)檔案主管部門對建立個體私營經(jīng)濟檔案的宣傳不夠。個別經(jīng)營者對建檔沒有明確的認識，如有的提出建立檔案對我們有什么好處?能使我們產(chǎn)品賣出去嗎?有些建檔早的業(yè)主甚至還說我們建檔好幾年了，我們的產(chǎn)品也沒打出去等問題。
(七)存有小農(nóng)經(jīng)濟思想。改革開放給農(nóng)民帶來了翻天覆地的變化，但小富即安的思想仍然存在。在生產(chǎn)經(jīng)營上缺乏現(xiàn)代工業(yè)管理意識。在技術(shù)創(chuàng)新上、管理方法上仍處于手工作坊的形式上，起點低、速度慢，束縛了生產(chǎn)的發(fā)展，經(jīng)不起風浪，因此對建檔不感興趣。
三、方法及對策：
企業(yè)的轉(zhuǎn)軌變形和深化改革、開放搞活，促使企業(yè)的檔案管理工作的內(nèi)容、范圍和其復雜程度都在不斷地深化、擴展。從一個企業(yè)來看，其收藏管理的檔案信息數(shù)量日趨龐大，內(nèi)容不斷豐富，利用查詢頻繁，要想做到科學有序管理，就必須首先依據(jù)企業(yè)檔案的自然形成規(guī)律，以及檔案相互之間的有機聯(lián)系，遵循一個統(tǒng)一的準則，將企業(yè)檔案分門別類，形成一個具有一定從屬關(guān)系或相關(guān)平行關(guān)系的有機系統(tǒng)，這就是企業(yè)檔案分類。那就應(yīng)該做到以下四點：
1、在爭字上下功夫。檔案工作是個服務(wù)性的工作，而且效益是隱形的，價值是潛在的，不容易引起領(lǐng)導的重視、支持、關(guān)注和理解。所以我們要主動樹立為私營企業(yè)建檔服務(wù)的思想，這就需要付出比別人更大的努力，建檔為用檔在堅持《標準》的同時，保證私營企業(yè)建檔的質(zhì)量。要視私營企業(yè)檔案資料的多少及私營企業(yè)規(guī)模的大小來確定企業(yè)檔案的類目設(shè)置，這里局指導人員可幫助企業(yè)建初期《企業(yè)檔案分類與實用參考》例如：一本原始檔案也許不能說明什么，但多份檔案，多年的檔案組合在一起，可能就會說明一個問題和一種發(fā)展趨勢。如果對這些檔案資料進行深入的研究、對比，從中找出一些經(jīng)驗教訓，或是一些規(guī)律性東西，那么，這些檔案的潛在價值也就被充分地發(fā)揮出來。所以《業(yè)務(wù)規(guī)范》一定要在立卷前制定出來，做到胸有成竹，切記急于求成，先立卷后制定規(guī)范，結(jié)果欲速則不達。
2、在用字上加大力度。重新審視檔案的概念和功能。例如：有的私營企業(yè)業(yè)主比較看中自己的發(fā)家史，善于積累資料，甚至一份往來信函都會保存起來，他們有一定的文化素養(yǎng)，不但懂經(jīng)營、會管理，而且有建立檔案的愿望，具有檔案意識。針對有檔案利用要求的，可按事先選定的檔案類目，制定出更詳實的企業(yè)檔案歸檔范圍、保管期限、分類編號方案，以便統(tǒng)一立卷歸檔標準，使檔案對號入座，這樣才能保證檔私營檔案企業(yè)的完整性和科學性，保證了私營企業(yè)建檔質(zhì)量的同時不要注重裝訂美觀整齊與否，要注重檔案的分類準確與否，這樣才能做到一份檔案追回無形資產(chǎn)，將對企業(yè)今后的發(fā)展起到舉足輕重的作用。
3、在新字上搶在人先。前面談到目前多數(shù)企業(yè)的檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展水平，工作的好壞僅以文件材料收集齊全得完整為準。正是這種工作方式使企業(yè)檔案人員將自己封閉在一個被動的圈子里，不能為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、決策提供新思路、新方法。只能作為一種輔助性的部門存在，因而不受重視。所以在新字上搶在人先，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已勢在必行。企業(yè)的規(guī)模、資金、生產(chǎn)能力在市場經(jīng)濟瞬息萬變的今天，企業(yè)要想生存，就要了解市場、把握住商機才行。而最快捷、便利的獲得信息的方式就是企業(yè)檔案工作上網(wǎng)。但由于企業(yè)沒有專門的科研機構(gòu)，沒有專人進行信息情報等方面的收集與研究，這在很大程度上制約了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展，我們檔案部門可將各企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模、產(chǎn)品類目、發(fā)展理念等樹立企業(yè)形象的宣傳材料及企業(yè)產(chǎn)品的性能、質(zhì)量、規(guī)模、價格做成網(wǎng)頁，全天候推銷他們的產(chǎn)品。主動承擔起企業(yè)與外界溝通的橋梁。
4、在教字上強化培養(yǎng)。通過調(diào)研感到目前檔案隊伍現(xiàn)狀沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，難以勝任，加之屬于兼職，當作分外工作來干，很難干好。當前首先，要有針對性發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)典型主動幫教，示范指導，旨在樹立樣板。其次，抓典型樹樣板、搞培訓采取典型引路、以點帶面、學習觀摩、召開現(xiàn)場會等路子，組織檔案人員到檔案工作做得好的企業(yè)進行參觀學習，相互交流，互相促進，以看得見、信得過的實例，來示范帶動檔案工作的開展。這樣在拓寬企業(yè)檔案人員的知識面的同時又提高其業(yè)務(wù)水平，為的是使企業(yè)的檔案員從企業(yè)檔案的守門員轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔Ш絾T，企業(yè)檔案管理工作才能走上正規(guī)化的軌道。
總之，檔案這個知識和信息傳媒的主要載體。如何直接把知識信息作為一種資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)的利潤和效益，為社會創(chuàng)造更多的財富，這就是我在這次調(diào)查中所要研究的問題。
第3篇 檔案工程建設(shè)調(diào)查情況報告
為盡快實現(xiàn)小康建設(shè)目標，服務(wù)社會主義新農(nóng)村建設(shè)，幫助農(nóng)民群眾增加收入、過上富裕生活，搭建農(nóng)村檔案信息資源共享平臺、提供致富政策和檔案憑證，已成為當前各級政府和檔案部門的十分緊迫的重要工作。因此，國家檔案局提出了建立覆蓋新農(nóng)村建設(shè)各個方面和全體農(nóng)民的檔案資源體系和檔案利用體系，實現(xiàn)農(nóng)民利用檔案信息和已公開現(xiàn)行文件“一般不出村”的工作目標。怎樣才能完成農(nóng)村檔案信息資源共享工程建設(shè)，實現(xiàn)國家檔案局提出的這一工作目標？我認為，必須對農(nóng)村檔案信息資源的內(nèi)容、共享工程建設(shè)要求，目前存在的問題及時采取對策等，有比較全面、清晰的分析和了解，才能做好這一項工作。
一、農(nóng)村檔案信息資源的主要內(nèi)容
農(nóng)村檔案信息資源主要包括兩大方面的內(nèi)容，一方面，是保存在各級地方國家綜合檔案館涉及農(nóng)業(yè)、農(nóng)村和農(nóng)民各方面的檔案信息。另一方面，是保存在縣區(qū)、鎮(zhèn)鄉(xiāng)各級政府機關(guān)、涉及單位檔案部門涉及農(nóng)業(yè)、農(nóng)村和農(nóng)民方面的若干檔案信息，以及正在形成的新農(nóng)村建設(shè)各個方面和全體農(nóng)民的檔案信息。
二、農(nóng)村檔案信息資源共享工程的建設(shè)要求
農(nóng)村檔案信息資源共享工程的建設(shè)要求，就是要實現(xiàn)廣大農(nóng)民群眾不出村就能利用網(wǎng)絡(luò)、計算機查閱政府信息和檔案資源的工作目標。怎樣實現(xiàn)這一工作目標？第一，要有廣泛覆蓋全體農(nóng)村的光纜傳輸網(wǎng)絡(luò)。第二，各級、各類檔案部門已經(jīng)完成涉及農(nóng)民信息和檔案資源數(shù)字化處理，具備數(shù)據(jù)上載條件。目前，在網(wǎng)絡(luò)平臺上還僅限于查詢利用檔案目錄，不能查閱原文，不能實現(xiàn)遠程服務(wù)。第三，區(qū)縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村具備查閱所需要的硬件設(shè)備設(shè)施條件，建有專門的檔案和電子查閱室，配備有專用的計算機，具備上網(wǎng)條件等。第四，村級檔案管理人員懂得計算機和網(wǎng)絡(luò)使用方法，廣大農(nóng)民群眾應(yīng)具備計算機使用和上網(wǎng)的基本知識。
三、農(nóng)村檔案信息資源共享平臺建設(shè)的對策
由于我國地大物博，疆域遼闊，加之東西部地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展極不平衡，信息接受方式參差不齊，許多地方網(wǎng)絡(luò)還沒有達到全覆蓋、電信網(wǎng)絡(luò)機房設(shè)置密碼較稀，遠離鄉(xiāng)村、農(nóng)戶、有的地方只能采取衛(wèi)星方式或數(shù)據(jù)包方式接收信息和觀看節(jié)目，上網(wǎng)查詢成為他們的夢想。市現(xiàn)有596個行政村和社區(qū)，其中行政村552個，通過電話寬帶上網(wǎng)的約有417個行政村和社區(qū)，因光纜投資較大和社區(qū)無法通過光纜上網(wǎng)，70%以上行政村和社區(qū)可通過電話寬帶上網(wǎng)，其余30%的行政村和社區(qū)可通過無線上網(wǎng)。這就造成這些地區(qū)信息不靈、政策不明，脫貧致富出路較少，實現(xiàn)廣大農(nóng)民“一般不出村”就能查閱政府信息和檔案資源的目標，就只能成為一種努力的方向。我認為，要實現(xiàn)這個工作目標，可以從以下三方面入手，搭建農(nóng)村檔案信息資源共享平臺，讓農(nóng)民群眾不出村就能查閱政府信息和檔案資源：
第一，加快網(wǎng)絡(luò)信號村村通工程實施的進度，改變網(wǎng)絡(luò)信號無法全覆蓋的問題。
第二，依托現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)平臺，上載政府信息和檔案資源。對開通了寬帶網(wǎng)絡(luò)的農(nóng)村地區(qū)，可在自己開辦的各種檔案信息網(wǎng)絡(luò)站和農(nóng)村黨員干部遠程教育網(wǎng)絡(luò)上開辟專門的欄目，上載政府信息和檔案資源，滿足網(wǎng)絡(luò)查閱利用。
第三，與各級文化主管部門聯(lián)系，爭取在文化信息共享工程數(shù)據(jù)包中增加《“三農(nóng)”檔案》內(nèi)容，設(shè)置專門的模塊，解決政府信息和檔案資源的查閱利用問題。
當然，隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，建設(shè)農(nóng)村檔案信息共享工程的方式是多種多樣的。目前，除利用網(wǎng)絡(luò)上載已公開現(xiàn)行文件和開放檔案目錄外，還可以通過電視、手機、媒體發(fā)布、上傳政府信息和開放檔案目錄，多途徑方便農(nóng)民群眾利用政府已公開現(xiàn)行文件和開放檔案目錄。今后，還可利用電信、計算機、電視“三網(wǎng)融合”的機會，提供政府信息和開放檔案的查閱，實現(xiàn)利用檔案遠程服務(wù)。
第4篇 2023年大學生檔案局社會實踐調(diào)查報告范文
早就想?yún)⒓由鐣嵺`了，可是一直沒有機會，終于在暑假的時候，我通過朋友的幫助找到了一家單位參加社會實踐，與我同行的還有___和___兩位同學，我們?nèi)碎_始了令人難忘的社會實踐。
參加社會實踐對我來說，并不是走走過場，而是讓我們更好的參與到社會實踐中來，讓我們及時的認識當前的社會形勢，增加我們社會實踐能力!
201_年7月中旬，我們在__市檔案局進行了兩周的專業(yè)實踐工作。其中，___被分到了機關(guān)檔案室，___和___被分到了會計室，我們都是隸屬于辦公室的。在這兩周的實踐期間，我們學到了很多書本上學不到的東西，現(xiàn)對我們的這兩周實踐工作進行一下總結(jié)。
7月10日，在檔案館老師的帶領(lǐng)下我們參觀了__市檔案館，隨后，我們跟隨老師來到了我們的實踐地點：__市檔案局。老師講我們?nèi)朔值搅宿k公室，我們分別見到了自己的指導老師，老師給我們分配了工作并很認真地教我們。
在機關(guān)檔案室的工作主要是整理檔案，而___所作的工作主要是整理照片檔案還有裝訂檔案、整理檔案室。兩周的實踐工作共整理照片檔案5卷冊，共400余張照片，文書檔案的裝訂、整理、修裱70余卷冊。由于在實踐期間，正好趕上會計室要移交會計檔案，所以我就協(xié)助我的指導老師整理檔案室，由于檔案室地方特別小，我們要進行整理，檔案室的保存柜子還是停留在原始的鐵皮柜，這樣，特別占地方，而且不好管理，檔案室每年要形成的檔案特別多，根本放不下。所以我認為，應(yīng)該換成密集架，這樣可以節(jié)省很多地方。在整理照片檔案的時候遇到的問題就是，指導老師一下洗出400多張照片，這其中包括好多年的照片，一起歸檔，很麻煩，而且還要寫出照片的主要內(nèi)容，有的照片已經(jīng)很早的了，指導老師都說不出來主要內(nèi)容了，這就給歸檔工作造成了很多麻煩，我認為應(yīng)該定期歸檔或者是隨時歸檔，這樣可以提高工作效率和工作質(zhì)量。然后的工作就是文書檔案的修裱、整理、裝訂工作。
首先察看卷內(nèi)的文件有沒有左邊地方特別小的，因為裝訂的時候要在左邊裝訂，防止裝訂過程中壓到字，然后把左邊距特別小的文件拿出來，在它左邊粘上一張紙條，待干了以后，再插入卷內(nèi)，這個過程叫修裱。然后要把卷中的文件按頁碼整理好，把它們靠左靠下輟齊，這個過程叫整理。最后就是裝訂了，按照裝訂的方法一步一步嚴格裝訂，一點也不能大意，再把右邊長出來的文件折進去，就大功告成了。在這個過程中，修裱這個過程很浪費時間，每次都要等漿糊干掉才能進行下一步驟。我認為應(yīng)統(tǒng)一文件紙張的用法，應(yīng)該統(tǒng)一邊距，或者注意左邊的空白處留大一點，這樣就省掉了這個步驟，節(jié)省了很多時間。
機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位的日常工作中，會形成大量的會計檔案，它們作為一個單位檔案中的重要組成部分，以其特有的記錄方式，準確、形象、生動地反映出該單位經(jīng)濟、管理和某些職能活動的過程和結(jié)果，對今后的各項工作具有不可缺少的依據(jù)、憑證和參考作用。因此管理好這一部分檔案，是檔案部門綜合管理檔案的主要任務(wù)之一。王春艷與王蓓蓓所作的工作就是核對賬目和根據(jù)支票用電腦記賬。這兩項工作要求心細認真，每位數(shù)字都要一一核對，用電腦記賬時要把支票的支出原因總結(jié)概括，因此，要求我們具備一定的概括能力。完成賬目輸入后，我們將所有賬目累加，與電腦顯示的結(jié)果進行核對如結(jié)果相同則正確。其他的工作還有，整理醫(yī)療報銷清單，我們的工作為核對醫(yī)療報銷清單中的每一項數(shù)據(jù)，將所有清單上的曲別針等金屬物取下粘貼整齊，并將其按月份放入檔案盒中保存。整理會計憑證，這項工作與我們所學專業(yè)是緊密相連的，我們根據(jù)會計檔案的案卷目錄核對檔案內(nèi)容、立檔單位、案卷題名、保管單位、全宗號、保管期限是否與案卷目錄相符，將有誤的地方進行修改。
還有，整理會計賬簿、會計報表，將201_年的會計賬簿、會計報表編寫案卷目錄并把賬簿分類放入案卷盒中進行保存。分類時要注意的是同單位的賬簿要放到一起保存，保存時還要格外注意保管期限的問題，相同保管期限的才可以一同裝盒保存。因此，我們要分清保管期限，把會計檔案分類裝入檔案盒保存。接下來接觸到的就是整理裝訂檔案，我們要先將所有文件上的曲別針等金屬物取下，必須逐張逐頁對所附原始憑證進行整理加工，使待裝訂記賬憑證舒展平整，原始憑證粘貼牢固、寬窄薄厚均勻，將記賬憑證和所附原始憑證擺放整齊后在左上角打孔裝訂。裝訂過程中要格外注意的是裝訂繩不要系得太松，太松了會使賬頁上下左右晃動，損壞繩孔，繼而損壞賬頁。裝訂好后要填寫好憑證封面和脊背，并在封面與脊背的接封處，加蓋財務(wù)專用章。蓋章要清楚，端正。
在短暫的實踐過程中，__市檔案局的老師們耐心的指導我們，我學到了許多知識。此外，我們接觸到了真正的檔案專業(yè)方面的工作，真正從課本中走到了現(xiàn)實中，從抽象的理論回到了多彩的實際生活，細致地了解了現(xiàn)實中的工作流程。盡管實踐的時間并不是很長，但受益匪淺，我們深信這段實踐的經(jīng)歷會對我今后的學習和工作帶來非常積極的影響。
這次社會實踐給我的啟發(fā)實在是太多了，我知道了自己要做的事情了，我知道自己應(yīng)該快速的認識到當前的形勢了。不是說在實踐中學習的知識和能力有多少，而是通過實踐盡快的找到將來生活的方向，在將來邁入社會中能夠盡快的適應(yīng)社會，這次社會實踐是我人生道路上的一次寶貴財富!
第5篇 調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)調(diào)研報告
調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)調(diào)研報告
改革開放以來，調(diào)查隊系統(tǒng)電子化建設(shè)得到了快速發(fā)展，但同時也給我們管理上帶來了一些問題，如檔案電子化建設(shè)至今還是一項空白，需引起各級調(diào)查隊領(lǐng)導的高度重視，并采取切實可行的措施加以解決。筆者對此問題進行了實地調(diào)查研究，在此談?wù)勛约旱囊恍┐譁\看法。
一、調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)的必要性
所謂調(diào)查隊檔案電子化，是指各級調(diào)查隊在工作中，以數(shù)字形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)母鞣N數(shù)據(jù)、文件、資料，通過整理并直接形成有價值的歷史記錄。它具有存儲量大，涉及內(nèi)容廣，信息傳遞速度快、傳遞形式多樣化的特點。它是現(xiàn)代社會信息化檔案的重要組成部分，亦是現(xiàn)階段各級調(diào)查隊辦公自動化系統(tǒng)建立的起點和基礎(chǔ)。搞好電子化檔案建設(shè)不僅能提高辦公自動化建設(shè)水平，也能促進整個調(diào)查隊工作效率和管理效率的提高。因此，加快調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)已是當務(wù)之急，必須引起各級調(diào)查隊領(lǐng)導的重視。
二、調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題
近年來，隨著調(diào)查隊系統(tǒng)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)、互連網(wǎng)的開發(fā)使用，提高了辦公效率，節(jié)約了人力、物力和財力。但是，對電子文件資料和調(diào)查數(shù)據(jù)的管理歸檔工作卻落后于電子化的發(fā)展及普及速度，仍停留在紙質(zhì)檔案歸檔和自行的電子備份，在管理上仍沒有效的辦法。主要有以下五個方面的問題需要關(guān)注：
1、電子文檔處理軟、硬件難統(tǒng)一。當前我國it行業(yè)競爭加劇，不同載體、格式、設(shè)備環(huán)境的新產(chǎn)品層出不窮，為使用者提供了更多的選擇余地。而對需要長期保存的電子檔案來說，在不同機型、軟件、硬件等環(huán)境下，通用性差，彼此之間不兼容，在資源共享和公共檢索等方面表現(xiàn)出明顯的局限性。加之計算機更新?lián)Q代快，對于需要長期歸檔保存的電子數(shù)據(jù)來說，設(shè)備依賴性造成的問題會更加突出。如十年前的5寸軟盤出現(xiàn)保管完好的電子文件找不到讀取設(shè)備的問題。
2、軟件、數(shù)據(jù)歸檔難成體系。目前，調(diào)查隊系統(tǒng)各項業(yè)務(wù)都實行了電算化、網(wǎng)絡(luò)化傳輸管理，由于業(yè)務(wù)軟件升級頻繁，且在安裝使用之前，都會配發(fā)系統(tǒng)軟件、軟件程序及其全套資料，給歸檔管理帶來了較多困難。表現(xiàn)突出的問題：一是系統(tǒng)升級程序、補丁程序直接升級安裝，沒有留下程序檔案，使原始程序與后來程序脫節(jié)；二是業(yè)務(wù)人員經(jīng)常輪崗，不同人員在不同時期參加程序使用或者升級培訓后，未進行集中統(tǒng)一管理；三是由于業(yè)務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫文件所占用的磁盤空間大，用一般軟盤難以進行保存，從而使業(yè)務(wù)軟件和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔管理不成體系。
3、電子文件資料歸檔管理滯后。一方面，由于現(xiàn)有的辦公自動化系統(tǒng)中，電子數(shù)據(jù)資料的制發(fā)、使用與檔案管理是分開進行的，電子檔案的收集整理工作是在電子文件資料的產(chǎn)生之后進行的，導致電子文件資料的歸檔工作滯后于產(chǎn)生傳播速度；另一方面由于目前調(diào)查隊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料大多在通過電子文書傳播的同時，為了增強文書的真實性，仍然打印成紙質(zhì)的作為執(zhí)行依據(jù)，形成紙質(zhì)數(shù)據(jù)資料版本與電子版本同時并存的現(xiàn)象。
4、電子文件資料容易被刪改。檔案只有具備原始性和真實性，才能具有法律意義上的憑證作用。對于調(diào)查隊業(yè)部門的調(diào)查數(shù)據(jù)、調(diào)研報告、人事檔案、財務(wù)檔案等統(tǒng)計資料來說，電子數(shù)據(jù)的真實性涉及到國家的宏觀調(diào)控、經(jīng)濟預測、領(lǐng)導決策的重要參考依據(jù)，必須十分真實。而電子文件資料的易刪改性使信息資料面臨著被隨意改動、刪除和剪接的可能性，容易造成信息失真，又不會留下任何痕跡。
5、檔案設(shè)備和人員素質(zhì)均有差距。由于電子文件資料的存儲介質(zhì)如軟盤、光盤屬于高分子化合物，易受外界環(huán)境變化的干擾，磁場、雷電、周圍環(huán)境溫度、濕度改變等各種自然現(xiàn)象都可能對電子文件資料造成不良影響，破壞介質(zhì)上的信息。目前，調(diào)查隊系統(tǒng)有檔案室的隊極少數(shù)，基本上是數(shù)據(jù)、文件檔案在各科室自行保管，使用的檔案設(shè)備與電子檔案所需標準相差甚遠，容易導致電子檔案破壞。與此同時，在電子檔案的管理上，既不是傳統(tǒng)的檔案管理人員能夠勝任，也不是科技人員可以替代，它需要管理人員既具備檔案管理的基礎(chǔ)知識，熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握電子計算機技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。
三、調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)的對策
面對電子化的飛速發(fā)展和普及，各級調(diào)查隊領(lǐng)導應(yīng)以高度的責任感和使命感努力解決電子化檔案建設(shè)工作中的實際問題，為未來檔案工作電子化、信息化的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
一要采用先進技術(shù)，確保歸檔電子文件真實性。對電子文件的制發(fā)，建議由其上級部門設(shè)計出專用程序進行管理，使文件從草擬、審閱到領(lǐng)導簽發(fā)，都建立一套完整的可控制系統(tǒng)，建立加密的機內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng) 操作。這樣既能保證電子文件的真實性，又可使文件資料形成過程真實記錄下來，展現(xiàn)出歷史原貌。在日常工作中應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用。
二要加強部門之間協(xié)調(diào)配合，確保文件資料收集完整性。調(diào)查隊各部門要根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點，對各類電子文件格式進行統(tǒng)一要求，這樣既方便信息的匯聚接收，又利于電子文件資料的歸檔管理，還能保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。特別是內(nèi)部之間要加強配合，對自身產(chǎn)生的電子文件資料盡可能地轉(zhuǎn)換成歸檔所需格式，如word、e_cel文件格式。此外，由科技人員協(xié)助負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件資料歸檔，解決信息存儲載體分離，脫機保管信息，無疑是最佳歸檔途徑之一，進而提高電子檔案的完整性。
三要不斷完善檔案信息采集功能，達到完整統(tǒng)一要求。檔案管理人員應(yīng)該積極參與辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)用，根據(jù)檔案管理的要求提出相應(yīng)的設(shè)計要求，以便于檔案信息的采集整理。同時，對于檔案重要組成部分的機關(guān)文件管理系統(tǒng)設(shè)計時，力求使文件資料的形成制發(fā)與分類歸檔同步進行，讓系統(tǒng)根據(jù)事先擬定的歸檔范圍將有價值的文件自動備份保存下來，避免重復勞動帶來的資源浪費。與此同時，對業(yè)務(wù)軟件的補丁、升級程序，操作人員要及時向檔案人員報備，及時進行歸檔和管理，以避免工作人員崗位流動帶來的信息轉(zhuǎn)移丟失。
四要注重做好電子檔案安全防護工作，實現(xiàn)電子檔案安全性。目前調(diào)查隊系統(tǒng)的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)雖實行了物理隔離，但部分員工從互聯(lián)網(wǎng)上下載的資料中可能藏有各類病毒，造成危害。對此，一方面科技部門和信息管理部門要加強計算機安全管理，經(jīng)常檢查，密切監(jiān)控，定期發(fā)布病毒預警公告，防范互聯(lián)網(wǎng)病毒在內(nèi)聯(lián)網(wǎng)上惡意漫延傳播；另一方面檔案人員在進行電子文件資料歸檔鑒定工作時，要認真進行查毒、殺毒，通過檢測處理后方可歸檔保存。
五要搞好庫房建設(shè)，切實提高人員素質(zhì)。在電子檔案管理工作中應(yīng)特別注意選用質(zhì)量好、可靠性高的存貯介質(zhì)，以延長存儲時間。對存放在存貯介質(zhì)上的電子檔案資料應(yīng)寫好保護，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所，對需要永久、長期保存的電子文件資料，要制定嚴格的定期復制管理制度，轉(zhuǎn)換載體，以防止信息的丟失。出于風險防范的目的，電子檔案一般要采用雙備份制，在檔案庫房和計算機中心各存放一套，確保不受到損壞、數(shù)據(jù)丟失或單方面修改數(shù)據(jù)。與此同時，還要全力抓好業(yè)務(wù)培訓，加強對電子文件制作和檔案管理人員的技術(shù)培訓，提高從業(yè)人員的素質(zhì)和責任心，擔負起電子文件資料歸檔工作的重任。
