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檔案規(guī)程15篇

更新時(shí)間:2024-05-15 查看人數(shù):14

檔案規(guī)程

有哪些

一、檔案管理的主要內(nèi)容

1. 檔案收集:確保所有業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的文件、報(bào)告、合同等原始記錄被妥善保存。

2. 檔案分類:依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和信息價(jià)值,將檔案分為不同類別,如行政、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目等。

3. 檔案整理:對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目,以便于檢索和保管。

4. 檔案存儲(chǔ):選擇合適的物理或電子存儲(chǔ)方式,保證檔案的安全和完整。

5. 檔案利用:為內(nèi)部員工和外部相關(guān)方提供檔案查閱服務(wù)。

6. 檔案銷毀:對(duì)過期或無保留價(jià)值的檔案進(jìn)行合法合規(guī)的銷毀。

標(biāo)準(zhǔn)

二、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

1. 法規(guī)遵從:所有檔案管理工作必須符合國家法律法規(guī),如《檔案法》及相關(guān)實(shí)施細(xì)則。

2. 安全性:檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施,電子檔案需有備份策略。

3. 可追溯性:每份檔案應(yīng)有完整的生命周期記錄,包括創(chuàng)建、修改、審批、存檔等環(huán)節(jié)。

4. 保密性:涉及企業(yè)敏感信息的檔案,應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限,確保信息安全。

5. 效率:檔案檢索應(yīng)在合理時(shí)間內(nèi)完成,滿足業(yè)務(wù)需求。

6. 持續(xù)改進(jìn):定期評(píng)估檔案管理效果,不斷優(yōu)化流程和系統(tǒng)。

是什么意思

三、檔案規(guī)程的含義 檔案規(guī)程是指企業(yè)制定的一套關(guān)于檔案管理的規(guī)則和程序,它旨在規(guī)范檔案的全生命周期管理,從產(chǎn)生到銷毀的每一個(gè)環(huán)節(jié)。規(guī)程的制定和執(zhí)行旨在確保檔案的有效利用,保護(hù)企業(yè)知識(shí)資產(chǎn),同時(shí)也是對(duì)法規(guī)的遵守和對(duì)企業(yè)運(yùn)營的保障。通過明確的責(zé)任分配、標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程和嚴(yán)格的監(jiān)控機(jī)制,檔案規(guī)程可以提升檔案管理的專業(yè)性和效率,降低風(fēng)險(xiǎn),為企業(yè)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。規(guī)程也體現(xiàn)了企業(yè)的組織文化,強(qiáng)調(diào)對(duì)歷史記錄的尊重和對(duì)信息資源的重視。

檔案規(guī)程范文

第1篇 職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理規(guī)程

(一)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)管理檔案的基本內(nèi)容包括

1、職業(yè)危害申報(bào)材料;

2、公司對(duì)職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)出具的的委托書;

3、作業(yè)場所職業(yè)病危害因素監(jiān)測檢測結(jié)果、作業(yè)場所職業(yè)病危害評(píng)價(jià)報(bào)告;

4、、從業(yè)人員職業(yè)健康檢查計(jì)劃;

5、職業(yè)健康檢查結(jié)果的“評(píng)價(jià)報(bào)告書”;

6、對(duì)職業(yè)病(疑似)患者、健康受到損害的從業(yè)人員救治診療資料;

7、對(duì)職業(yè)病患者和職業(yè)禁忌證者處理和安置的記錄;

8、在職業(yè)健康監(jiān)護(hù)中提供從業(yè)人員體檢結(jié)果告知的相關(guān)證明材料、需要提供的其他資料和職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)記錄的相關(guān)資料;

9、其他相關(guān)資料。

(二)公司建立接觸職業(yè)危害員工個(gè)人職業(yè)健康檔案,做到“一人一檔”,職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案包括:

1、勞動(dòng)者職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史(見附錄);

2、相應(yīng)工作場所職業(yè)病危害因素監(jiān)測結(jié)果;

3、職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況;

4、職業(yè)病診療等健康資料。

第2篇 某寫字樓項(xiàng)目檔案管理規(guī)程

寫字樓項(xiàng)目檔案管理規(guī)程

一、目的:

為了進(jìn)一步加強(qiáng)部門檔案管理,促進(jìn)部門規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理體系建設(shè),特制訂本規(guī)定。

二、規(guī)程主要內(nèi)容:

(一)部門均應(yīng)明確檔案管理責(zé)任人,按專人管理,人人參與的原則,建立和實(shí)施檔案的收集、保管、使用的規(guī)范流程(責(zé)任人變動(dòng)時(shí),必須進(jìn)行清點(diǎn)移交手續(xù))。

(二)明確檔案分一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)的分類管理。

1、一級(jí)范圍:各類文件、制度、合同、協(xié)議、考核表格、賬單、帳表、憑證、工程圖紙、倉儲(chǔ)賬目、資產(chǎn)帳表、采購計(jì)劃等等重要文件資料。

2、二級(jí)范圍:公用書籍、辦公用品、用具;制服;工具等。

3、三級(jí)范圍:日常各項(xiàng)記錄本;點(diǎn)檢表;巡查表;普通函件、文字資料等。

(三)上述內(nèi)容均指部門共享的檔案,與個(gè)人辦公用的其它資料區(qū)別分開。

(四)檔案柜應(yīng)在柜面標(biāo)明部門科室、編號(hào)等分組別類。

(五)各柜內(nèi)應(yīng)附有檔案目錄,文件夾(盒)等應(yīng)統(tǒng)一方法標(biāo)明文件內(nèi)容,與目錄對(duì)應(yīng)。

(六)檔案管理責(zé)任人要按照檔案保管一覽表,每年進(jìn)行二次以上的全面清理、整理。

(七)檔案資料管理應(yīng)注意防潮、防霉、防蟲、防腐除銹等防護(hù)工作。

(八)檔案的借閱、復(fù)印等必須經(jīng)理(或科長)以上及批準(zhǔn)方可辦理。

三、本規(guī)程自二0一_年一月一日起實(shí)施。

第3篇 某購物中心客戶檔案管理規(guī)程

營運(yùn)管理類標(biāo)準(zhǔn)指引

制定部門:營運(yùn)部

購物中心客戶檔案管理規(guī)程

1.目的

為確保資料及租戶檔案的建立、管理等得到有效地控制,更好、更有效地開展工作,特制訂租戶檔案管理規(guī)程。

2.范圍

適用于各項(xiàng)目租戶檔案建立與管理。

3.職責(zé)

3.1營運(yùn)部人員負(fù)責(zé)收集整理租戶(客戶)存檔資料。

3.2營運(yùn)部專人管理檔案資料。

4.作業(yè)內(nèi)容

4.1工作日志的存檔工作:工作日志中應(yīng)包含有當(dāng)天工作重點(diǎn)、投訴、工程維修跟進(jìn)情況、突發(fā)事件報(bào)告等相關(guān)內(nèi)容。

4.2對(duì)外的發(fā)函、通知應(yīng)根據(jù)年度存檔。

4.3租戶檔案資料管理

4.3.1根據(jù)每一個(gè)租戶設(shè)置不同的檔案資料盒,租戶檔案需遵循保密原則,妥善保管,目錄清晰、易查。

4.3.2租戶檔案資料應(yīng)包含以下信息:

a、租戶基本情況記錄表;

b、租戶消防驗(yàn)收單、租戶簽訂的消防責(zé)任書;

c、租戶裝修資料、裝修竣工驗(yàn)收記錄等各項(xiàng)裝修資料;

d、非餐飲店鋪每季度巡場記錄表(餐飲店鋪月度巡場記錄表)及整改通知;

e、餐飲租戶油煙管道、四害消殺合同備案及油煙管道清潔實(shí)施記錄;

f、租戶的工作聯(lián)系函;

g、其它。

4.4租戶檔案資料由客戶服務(wù)部或相關(guān)業(yè)務(wù)責(zé)任部門保存,未經(jīng)部門經(jīng)理同意,任何人不得借閱、查詢及復(fù)印。經(jīng)理同意借閱的,借閱人應(yīng)在《借用/借閱記錄表》上注明借閱人、借閱時(shí)間、借閱目的。

4.5檔案保存

4.5.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺,一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情,須立即向部門經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

4.5.2嚴(yán)禁無關(guān)人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。

4.5.3檔案發(fā)生損毀、丟失時(shí),根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責(zé)任。

4.6檔案借閱

4.6.1租戶檔案資料由客戶服務(wù)部及相關(guān)責(zé)任部門保存,未經(jīng)部門經(jīng)理同意,任何人不得借閱、查詢及復(fù)印。經(jīng)理同意借閱的,借閱人需在《借用/借閱記錄表》上注明借閱人、借閱時(shí)間、借閱目的。

4.6.2任何人借閱檔案原件,原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制。不準(zhǔn)在檔案上作記號(hào)、涂改、污損。確因工作需摘抄、復(fù)制,須經(jīng)借出部門的負(fù)責(zé)人同意方可。

4.6.3借閱檔案者須嚴(yán)守公司機(jī)密,絕不可外泄檔案內(nèi)容。由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關(guān)責(zé)任。

4.6.4短期使用檔案借閱期不得超過3天,長期使用檔案借閱期不得超過7天,如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。

4.7檔案移交

4.7.1如檔案需向其他部門移交,須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并建立《檔案移交簽收表》,由經(jīng)辦人簽字,以明確責(zé)任。

4.7.2員工進(jìn)行部門間調(diào)動(dòng)后,由調(diào)入部門文員在員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出部門文員取回調(diào)動(dòng)人員的人事檔案,行政人事部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經(jīng)辦人當(dāng)場簽字,以便查詢。

4.8檔案檢查

4.8.1檢查內(nèi)容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯(cuò)誤。

4.8.2檢查時(shí)間:每月自行檢查一次。

4.9檔案銷毀需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并做好記錄工作。

5.支持性文件

6.相關(guān)記錄

第4篇 物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(5)

物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷毀清單。

3.2行政部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1檔案的編號(hào)。

4.1.1公司編號(hào)為:cshy

4.1.2部門編號(hào):

a)行政部編號(hào)為:_z

b)人力資源部編號(hào)為:rl

b)財(cái)務(wù)部編號(hào)為:cw;

c)管理部編號(hào)為:gl;

d)工程維修部編號(hào)為:gc;

e)市場拓展部編號(hào)為:sc

f)品質(zhì)督察部編號(hào)為:pz;

4.1.3年份編號(hào):引用年份序號(hào)2000、2001、2002……

4.1.4檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取三位有效數(shù)字-001、002、003……

4.2檔案的分類。

4.2.1區(qū)分全宗,按問題分類法劃分,全宗可分為以下八類。

a)業(yè)主檔案,包括:

--經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》;

--經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》;

--《業(yè)主家庭情況登記表》;

--《鑰匙領(lǐng)用登記表》;

--《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;

--《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;

--《裝修申請(qǐng)表》、《裝修安全責(zé)任書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料;

--《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;

--業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;

--業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書);

--其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。

b)工程檔案,包括:

--物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告;規(guī)劃許可證;投資許可證;土地使用合同;建設(shè)工程開工許可證;用地紅線圖等);

--綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;

建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書;建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準(zhǔn)用證等);

--施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書;全套設(shè)計(jì)圖紙;圖紙會(huì)審記錄;設(shè)計(jì)變更通知單;工程預(yù)決算報(bào)告書;重要的施工會(huì)議紀(jì)要;隱蔽工程驗(yàn)收記錄;沉降觀測記錄;其他可能會(huì)影響將來管理的原始記錄等)。

--其他應(yīng)保存的工程資料。

c)設(shè)備檔案,包括:

--設(shè)備臺(tái)賬;

--設(shè)備出廠合格證;

--設(shè)備使用說明書(要求中文);

--設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;

--保修卡、保修協(xié)議;

--設(shè)備運(yùn)行記錄;

--設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;

--設(shè)備更新改造記錄;

--設(shè)備管理制度;

d)物業(yè)管理運(yùn)作檔案,包括:

--公司管理運(yùn)作檔案(物業(yè)接管記錄;對(duì)外經(jīng)營記錄;質(zhì)量體系文件;行政人事日常管理文件;其他相關(guān)運(yùn)作記錄);

--管理處運(yùn)作檔案(各部門運(yùn)作相關(guān)記錄;業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄;回訪記錄;有償服務(wù)記錄;社區(qū)文化活動(dòng)記錄;達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄;其他相關(guān)運(yùn)作記錄)。

e)來往文書檔案,包括:,管理公司及管理處日常對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)出及收取的文件。

f)合同檔案,包括:采購合同;多種經(jīng)營合同;物業(yè)接管類各種合同;保險(xiǎn)類合同等。

g)員工人事檔案,包括:員工人職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類記錄。

h)財(cái)務(wù)檔案,包括:固定資產(chǎn)類資料;會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè);審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。

4.2.2全宗內(nèi)檔案的分類原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。

4.3立卷與編制目錄。

4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

--物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:cshy-rl-員工檔案;

--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:cshy-cw-報(bào)表;

c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。

4.3.2編制目錄:

a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;

b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限。

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管。

4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:

a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:

a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;

b)行政部保管物業(yè)管理運(yùn)作檔案、公司設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案;人事部保管員工人事檔案、員工績效考評(píng)檔案;品質(zhì)部督察部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄。

c)客戶服務(wù)中心保管業(yè)主檔案;

d)各職能

部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

4.5.3檔案的保管程序:

a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

b)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);

c)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸人電腦,以便查詢;

d)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級(jí)。

4.6.1檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。

a)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。

b)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、is09000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。

c)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。

4.7檔案的查閱權(quán)限。

4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。

4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。

a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理。

b)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱l復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;

財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.11檔案的銷毀。

4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)行政部主管審核。

4.11.2行政部部主管審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。

4.11.3總經(jīng)理審批同意后由行政部部指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

5.0記錄

5.1《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》。

5.2《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》。

5.3《檔案銷毀清單》。

6.0相關(guān)支持文件

6.1《文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

第5篇 物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(5)

物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷毀清單。

3.2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1檔案的編碼。

4.1.1公司、人事行政部編碼:

(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫);

(2)人事行政部編碼為:rz(人事行政部名稱拼音縮寫)。

4.1.2部門編碼:

(1)人事行政部名稱編碼為:rz

(2)財(cái)務(wù)部編碼為:cw;

(3)客戶服務(wù)中心編碼為:kh;

(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;

(5)工程部編碼為:gc;

(6)秩序維護(hù)部編碼為:zh;

(7)品質(zhì)拓展部編碼為:pz;

(8)經(jīng)營部編碼為:jy;

4.2檔案的分類

4.2.1檔案的分類,按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類:

(1)業(yè)主檔案,包括:

a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;

b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》;

c、《業(yè)主家庭情況登記表》;

d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;

e、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;

f、《裝修申請(qǐng)審批表》、《裝修安全責(zé)任書》、裝修設(shè)計(jì)圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊(duì)資料;

g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;

h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;

i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書);

j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。

(2)工程技術(shù)檔案,包括:

a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開工許可證、用地紅線圖等);

b、綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書;建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格證書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準(zhǔn)用證等);

c、施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書、全套設(shè)計(jì)圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程預(yù)決算報(bào)告書、重要的施工會(huì)議紀(jì)要、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀測記錄、其他可能會(huì)影響將來管理的原始記錄等)。

d、設(shè)備出廠合格證;

e、設(shè)備使用說明書(要求中文);

f、設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;

g、保修卡、保修協(xié)議;

h、物業(yè)接管記錄。

i、其他應(yīng)保存的工程資料。

(3)服務(wù)檔案,包括:

a、設(shè)備臺(tái)賬;

b、設(shè)備運(yùn)行記錄;

c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;

d、設(shè)備更新改造記錄;

e、對(duì)外經(jīng)營記錄;

f、各部門運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動(dòng)記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。

(4)行政檔案,包括:

a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購合同、多種經(jīng)營合同、物業(yè)接管類各種合同、保險(xiǎn)類合同等)、來往文書文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類記錄)。

b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。

c、財(cái)務(wù)文件:固定資產(chǎn)類資料,會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè),審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。

4.2.2檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。

4.3立卷與編制目錄。

4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―rz―員工檔案;

物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;

物業(yè)管理人事行政部客戶服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。

(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

(4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。

4.3.2制目錄:

(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;

(2)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限。

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管。

4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:

(1)便于查閱;

(2)保證檔案的安全;

(3)防止檔案的損壞;

(4)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:

(1)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;

(2)人事行政部保管公司管理運(yùn)作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;

(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效

考評(píng)檔案;

(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來文書檔案;

(5)項(xiàng)目部保管本項(xiàng)目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;

4.5.3檔案的保管程序:

(1)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);

(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;

(4)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級(jí)

4.6.1檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。

(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。

(2)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。

(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。

4.7檔案的查閱權(quán)限

4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。

4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。

(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。

(2)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.11檔案的銷毀。

4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)人事行政部、公司經(jīng)理審核。

4.11.2人事行政部/公司部門經(jīng)理審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。

4.11.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

5.0相關(guān)記錄表格

5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:

5.3《文件銷毀申請(qǐng)單》文件編碼:

5.4《外來文件臺(tái)賬》文件編碼:

5.5《合同臺(tái)賬》文件編碼:

第6篇 辦公大樓物業(yè)檔案管理規(guī)程

辦公大樓項(xiàng)目檔案管理規(guī)程

目的

規(guī)范管理處檔案的收集、歸檔及借閱工作。

職責(zé)

a.資料檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、預(yù)立卷與保管工作。

b.管理處每月一次進(jìn)行檢查。

c.各部門主管負(fù)責(zé)部門內(nèi)歸檔文件的收集、整理。

工作規(guī)程

【檔案收集與歸檔】

a.范圍

凡《文書檔案歸檔范圍》中所規(guī)定的內(nèi)容均屬收集和歸檔范圍。

b.時(shí)間

各部門需歸檔材料必須于每月底收齊并交到資料檔案管理員處。

c.要求

-上交文件必須完整、無空缺,不得使用鉛筆填寫。

-資料檔案管理員將收集來的檔案分類插入有關(guān)的檔案袋中妥善保管,以備年底一并裝訂歸檔。

【檔案接收】

a.上交檔案要確保案卷質(zhì)量方能接收。

b.接收的案卷,經(jīng)復(fù)查后去掉卷內(nèi)金屬物并修補(bǔ)破損的文件。

【檔案查閱、借閱】

a.調(diào)卷查閱者,應(yīng)說明理由、要求及內(nèi)容。

b.查閱檔案前,必須于查閱、借閱登記簿上簽字登記。

c.查閱的檔案不得離開管理處,如有離開管理處的必要,須經(jīng)管理處經(jīng)理同意,方可實(shí)施。

d.非管理處人員借閱,憑單位介紹信,經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)后,于管理處內(nèi)借閱,不得外借。

e.借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人。

f.閱后及時(shí)歸還,確有必要可借閱一星期。如繼續(xù)借閱則另辦續(xù)借手續(xù)。

g.借閱的檔案不得涂劃或拆卷。

h.復(fù)印(制)檔案須經(jīng)管理處經(jīng)理同意方可。

第7篇 電廠會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了浙江長興發(fā)電有限責(zé)任公司會(huì)計(jì)檔案管理的管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于浙江長興發(fā)電有限責(zé)任公司會(huì)計(jì)檔案工作的管理,也適用于長興長風(fēng)能源有限責(zé)任公司會(huì)計(jì)檔案工作的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn),然而,鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

財(cái)政部、國家檔案局會(huì)計(jì)檔案管理辦法

原國家電力公司國家電力公司會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)程(試行)

3 管理職能

經(jīng)營工作部(財(cái)務(wù))是公司會(huì)計(jì)檔案管理的歸口部門,具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔等工作。公司檔案室負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管、查閱、登記等工作。

4管理的內(nèi)容與要求

4.1會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù),是企業(yè)的重要檔案之一。會(huì)計(jì)檔案包括:

4.1.1會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。

4.1.2會(huì)計(jì)賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。

4.1.3財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明,其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4.1.4其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

4.2公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所形成的會(huì)計(jì)憑證,由財(cái)務(wù)按照歸檔的要求定期負(fù)責(zé)整理,裝訂成冊(cè),并編好案卷目錄和說明。要求做到:整潔美觀,憑證按編號(hào)順序裝訂成冊(cè),加上封皮,并加蓋年度、月份、起訖號(hào)碼、月份次序號(hào)、裝訂人簽章等。

4.3 會(huì)計(jì)賬簿每年裝訂一次,統(tǒng)一編號(hào)裝訂成冊(cè),印章必須齊全。

4.4 財(cái)務(wù)報(bào)告每年裝訂一次,按月份順序排列,裝訂成冊(cè),加上封面。

4.5 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由經(jīng)營工作部(財(cái)務(wù))保管一年,期滿之后,由經(jīng)營工作部(財(cái)務(wù))編制移交清冊(cè),交公司檔案室統(tǒng)一保管,移交時(shí)間于每年3月底前。

4.7 會(huì)計(jì)檔案必須做到妥善保管,存放有序,查閱方便,同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

4.8會(huì)計(jì)檔案的借閱和利用按公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

4.9會(huì)計(jì)檔案保管期限見規(guī)范性附錄a。

4.10會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),由檔案室編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),經(jīng)財(cái)務(wù)主管鑒定、總經(jīng)理工作部領(lǐng)導(dǎo)審核,報(bào)公司檔案鑒定委員會(huì)批準(zhǔn)后方可銷毀,銷毀清冊(cè)同時(shí)應(yīng)報(bào)公司董事會(huì)備案。

4.11保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

4.12會(huì)計(jì)檔案的銷毀,應(yīng)由檔案、財(cái)務(wù)、審計(jì)共同派員監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章。

4.13電算化的會(huì)計(jì)檔案以計(jì)算機(jī)打印的書面形式按前款的規(guī)定保存。有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)視作為會(huì)計(jì)檔案管理。

4.14會(huì)計(jì)檔案保管人員因崗位變動(dòng),應(yīng)按規(guī)定辦理移交手續(xù)。

5 檢查與考核

5.1本標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況由公司分管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門組織檢查與考核。

5.2按《浙江長興發(fā)電有限責(zé)任公司考核標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行檢查與考核。

第8篇 物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

(五)

1.0目的規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷毀清單。

3. 2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3. 3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1檔案的編碼。

4.1.1公司、人事行政部編碼:

(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫);

(2)人事行政部編碼為:r(人事行政部名稱拼音縮寫)。

4.1.2部門編碼:

(1)人事行政部名稱編碼為:r

(2)財(cái)務(wù)部編碼為:cw;

(3)客戶服務(wù)中心編碼為:kh;

(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;

(5)工程部編碼為:gc;

(6)秩序維護(hù)部編碼為:h;

(7)品質(zhì)拓展部編碼為:p;

(8)經(jīng)營部編碼為:jy;

4.2檔案的分類

4.2.1 檔案的分類,按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類:

(1)業(yè)主檔案,包括:a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;

b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》;

c、《業(yè)主家庭情況登記表》;

d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;

e、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;

f、《裝修申請(qǐng)審批表》、《裝修安全責(zé)任書》、裝修設(shè)計(jì)圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊(duì)資料;

g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;

h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;

i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書);

j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。

(2)工程技術(shù)檔案,包括:a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開工許可證、用地紅線圖等);

b、綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;

建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書;

建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;

公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格證書;

供水合同;

供電協(xié)議書、許可證;

供氣協(xié)議書、許可證;

有線電視合格證;

通信設(shè)施合格證;

電梯準(zhǔn)用證等);

c、施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書、全套設(shè)計(jì)圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程預(yù)決算報(bào)告書、重要的施工會(huì)議紀(jì)要、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀測記錄、其他可能會(huì)影響將來管理的原始記錄等)。

d、設(shè)備出廠合格證;

e、設(shè)備使用說明書(要求中文);

f、設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;

g、保修卡、保修協(xié)議;

h、物業(yè)接管記錄。

i、其他應(yīng)保存的工程資料。

(3)服務(wù)檔案,包括:a、設(shè)備臺(tái)賬;

b、設(shè)備運(yùn)行記錄;

c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;

d、設(shè)備更新改造記錄;

e、對(duì)外經(jīng)營記錄;

f、各部門運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動(dòng)記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。

(4)行政檔案,包括:a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購合同、多種經(jīng)營合同、物業(yè)接管類各種合同、保險(xiǎn)類合同等)、來往文書文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類記錄)。

b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。

c、財(cái)務(wù)文件:固定資產(chǎn)類資料,會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè),審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。

4.2.2 檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。

4.3立卷與編制目錄。

4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。

檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―r―員工檔案;

物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;

物業(yè)管理人事行政部客戶服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。

(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

(4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。

4.3.2 制目錄:

(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;

(2)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限。

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管。

4.5.1 檔案保管的工作任務(wù)是:

(1)便于查閱;

(2)保證檔案的安全;

(3)防止檔案的損壞;

(4)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

4.5.2 檔案保管的責(zé)任部門:

(1)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;

(2)人事行政部保管公司管理運(yùn)作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;

(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評(píng)檔案;

(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來文書檔案;

(5)項(xiàng)目部保管本項(xiàng)目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;

4.5.3 檔案的保管程序:

(1)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);

(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;

(4)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級(jí)

4.6.1 檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。

(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。

(2)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。

(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;

工程檔案,如工程圖紙;

計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。

4.7檔案的查閱權(quán)限

4.7.1 總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.7.2 副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3 部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。

4.8.1 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格。

(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。

(2)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;

屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;

屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;

財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;

機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;

普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.11檔案的銷毀。

4.1

1.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)人事行政部、公司經(jīng)理審核。

4.1

1.2人事行政部/公司部門經(jīng)理審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。

4.1

1.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.1

1.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

5.0相關(guān)記錄表格

5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:

5.3《文件銷毀申請(qǐng)單》文件編碼:

5.4《外來文件臺(tái)賬》文件編碼:

5.5《合同臺(tái)賬》文件編碼:6.0

第9篇 _管理處業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

管理處業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

一、目的

規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

三、職責(zé)

1、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

2、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

四、程序要點(diǎn)

1、業(yè)主檔案內(nèi)容

(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

(6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。

(7)《裝修申請(qǐng)審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。

(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

(10)其他應(yīng)保存的資料。

2、檔案盒(夾)的制作

(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。

(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

5、業(yè)主檔案的跟蹤:

(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);

b、業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。

(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。

7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評(píng)的依據(jù)之一。

五、記錄

《業(yè)主檔案目錄》

六、相關(guān)支持文件

《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

第10篇 某物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程格式怎樣的

物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程1目的對(duì)重要資料文件等進(jìn)行有效保管,以便查閱。

2范圍適用于ee物業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作。

3標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)要求3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件:a)管理文件:各部門在經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。

b)證照文件:經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的各類證、照等。

c)合同文件:經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的各類合同等。

d)員工人事檔案:包括勞動(dòng)合同、身份證復(fù)印件、應(yīng)聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學(xué)歷證書復(fù)印件、體檢報(bào)告、職稱/技能證書、原單位勞動(dòng)合同解除證明,包括但不限于在司期間各階段性考評(píng)資料以及違紀(jì)行為過失的處罰等;

特殊崗位、職務(wù)人員檔案還應(yīng)包括家訪記錄表、政審表、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。

3. 2檔案的收集整理

3.2.1 質(zhì)量記錄文件3.2.

1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時(shí)限,每月5號(hào)前由各部門負(fù)責(zé)人整理歸檔,行政人事專員每月檢查;3.2.

1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專員歸檔保存;3.2.

1.3與物業(yè)管理相關(guān)的外來文件由行政人事專員收集整理,并保存。

3.2.2 其他檔案文件由行政人事部及時(shí)整理歸檔。

3. 3檔案保存

3.3.1 須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺;

一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情,須立即向部門經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

3.3.2 嚴(yán)禁無關(guān)人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。

3.3.3 檔案發(fā)生損毀、丟失時(shí),根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責(zé)任。

3.3.4 離職員工的檔案須保存2年以上,關(guān)鍵崗位保存3年以上,并建立《離職員工檔案登記表》,以便查詢。

3. 4檔案借閱

3.4.1 外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復(fù)印件),須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);

使用完畢須及時(shí)、完整地歸還檔案,不得私自留存;

使用過程中注意不遺漏、不丟失原件,否則須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.4.2 任何人借閱檔案原件,原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制;

不準(zhǔn)在檔案上作記號(hào)、涂改、污損;

確因工作確需摘抄、復(fù)制,須經(jīng)借出部門的負(fù)責(zé)人同意方可。

3.4.3 借閱檔案者須嚴(yán)守公司機(jī)密,絕不可外泄檔案內(nèi)容;

由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關(guān)責(zé)任。

3.4.4 短期使用檔案借閱期不得超過7天,長期使用檔案借閱期不得超過15天,如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。

3. 5檔案移交

3.5.1 如檔案需向其他部門移交,須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn),并建立《檔案移交簽收表》,由經(jīng)辦人簽字,以明確責(zé)任。

3.5.2 員工進(jìn)行公司間調(diào)動(dòng)后,由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動(dòng)人員的人事檔案,調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經(jīng)辦人當(dāng)場簽字,以便查詢。

3. 6檔案檢查

3.6.1 檢查內(nèi)容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯(cuò)誤。

3.6.2 檢查時(shí)間:每月自行檢查一次。

3. 7檔案銷毀檔案銷毀需經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn)。

4質(zhì)量要求

4.1行政人事專員管理檔案需進(jìn)行編號(hào)排序,方便能夠快捷地查閱文件。

5記錄表單

5.1《檔案借閱登記表》aw-qr-om-13

5.2《檔案移交簽收單》

第11篇 某某物業(yè)管理公司用戶檔案管理規(guī)程

某物業(yè)管理公司用戶檔案管理規(guī)程

1.用戶檔案的管理工作由服務(wù)中心文員負(fù)責(zé)。

2.服務(wù)中心文員每天將當(dāng)天的用戶資料、往來文件按房號(hào)整理歸檔。

3.大廈用戶資料按房號(hào)一戶一檔建立,以樓層為序,統(tǒng)一存放在客戶資料文件柜內(nèi)。

4.用戶檔案內(nèi)存放現(xiàn)有用戶資料,遷出用戶資料裝訂后另存于行政部文件柜內(nèi)。

5.每個(gè)用戶檔案的排列順序?yàn)?按日期順序,最新的文件擺在最前面。具體排列方式如下:

a.用戶來函、復(fù)函

b.非辦公時(shí)間加班申請(qǐng)

c.公司水牌制作申請(qǐng)

d.電話開通通知單(電話開通通知單;電話分機(jī)租用申請(qǐng)表等)

e.室內(nèi)安全及物品放行(關(guān)于下班后鎖好房門的通知;用戶室內(nèi)物品放行協(xié)議書;大門封板申請(qǐng);破鎖申請(qǐng)等)

f.租戶資料(業(yè)主授權(quán)書;租戶承諾書;用戶資料;租賃合同復(fù)印件;營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件;公司負(fù)責(zé)人身份證復(fù)印件;關(guān)于配備滅火器材、自救面具的通知;防火責(zé)任人任命書;關(guān)于確定防火責(zé)任人的通知;用戶收樓登記表;用戶室內(nèi)設(shè)施檢驗(yàn)記錄表)

g.裝修資料(用戶室內(nèi)裝修申請(qǐng);大門密碼鎖安裝批準(zhǔn)書;用戶室內(nèi)設(shè)施日常巡檢記錄;用戶室內(nèi)裝修整改通知書;用戶室內(nèi)裝修竣工驗(yàn)收申請(qǐng);貨梯使用申請(qǐng)表;臨時(shí)出入證辦證表等)

h.業(yè)主資料(業(yè)主資料作為永久性文件保存于用戶檔案內(nèi)。收樓證明書;業(yè)主身份證復(fù)印件或營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件等)

i.用戶遷出(用戶變動(dòng)通知;用戶遷出的通知;業(yè)主同意租戶搬離通知書;安檢資料;遷出用戶調(diào)查問卷等)

j.其他資料

6.用戶檔案的標(biāo)簽須與檔案內(nèi)現(xiàn)用戶的公司名稱吻合。

7.服務(wù)中心文員每月根據(jù)業(yè)主、租戶的聯(lián)系途徑、聯(lián)系人等變更情況,及時(shí)更新檔案內(nèi)用戶資料。

第12篇 業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(9)

業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(九)

1.0目的

規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

2.0適用范圍

適用于管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

3.0職責(zé)

3.1客戶服務(wù)中心行政文員負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2客戶助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

4.0程序要點(diǎn)

4.1業(yè)主檔案內(nèi)容

4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主臨時(shí)公約》。

4.1.2《業(yè)主家庭情況登記表》。

4.1.3《入伙流轉(zhuǎn)表》。

4.1.4《業(yè)主物品領(lǐng)取清單》。

4.1.5《裝修申請(qǐng)表》

4.1.6業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

4.1.7其他應(yīng)保存的資料。

4.2檔案盒袋的制作

4.2.1根據(jù)檔案柜的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

4.2.2將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案柜右側(cè)立面距頂部3cm位置上。

4.3業(yè)主檔案袋的制作

4.3.1準(zhǔn)備適量尺寸的檔案袋。

4.3.2將寫有樓層號(hào)、房號(hào)標(biāo)在檔案袋封面上。

4.4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。

4.5將各業(yè)主的檔案袋按樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案柜內(nèi)。

4.6按檔案柜內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

4.7業(yè)主檔案的跟蹤

4.7.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),客戶助理應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

a)業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。

b)業(yè)主聯(lián)系方式改變時(shí)。

4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須客戶中心主任或主管批準(zhǔn),經(jīng)客戶服務(wù)中心檔案客戶助理辦理登記手續(xù)后方可查閱。

4.9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務(wù)中心檔案客戶助理績效考評(píng)的依據(jù)之一。

5.0記錄

5.1《業(yè)主檔案目錄》

6.0相關(guān)支持文件

6.1《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

第13篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程怎么寫

。

4.1.5檔案編號(hào)舉例:a)物業(yè)管理有限公司編號(hào):※※※-※※-※※※-※※※檔案序號(hào)類別編號(hào)部門編號(hào)物業(yè)管理公司編號(hào)b)管理處編號(hào):※※※一※※※一※※一※※※一※※※檔案序號(hào)類別編號(hào)部門編號(hào)管理處編號(hào)物業(yè)管理有限公司編號(hào)

4.2檔案的分類

4.2.1 區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:a)行政、人事類;

b)財(cái)務(wù)類;

c)物業(yè)管理類;

d)保潔類;

e)工程維修類;

f)保安類

4.2.2 全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。

根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機(jī)構(gòu)--問題分類法,如:收文類發(fā)文類合同類a)綜合部員工人事檔案圖紙類后勤類收文類報(bào)表類b)財(cái)務(wù)部 帳冊(cè)類憑證類合同類工程圖紙類合同類收文類發(fā)文類業(yè)主檔案類c)管理部員工檔案類維修類投訴類回訪類有償服務(wù)與多種經(jīng)營類計(jì)劃總結(jié)類……

4.3立卷與編制目錄

4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。

檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;

b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※--收文;

--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※-cw-報(bào)表;

--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。

c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;

d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。

4.3.2 編制目錄:a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁〈檔案目錄〉;

b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管

4.5.1 檔案保管的工作任務(wù)是:a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

4.5.2 檔案保管的責(zé)任部門:a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;

b)綜合部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評(píng)檔案及公司其他部門所需保管的資料;

c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料:d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計(jì)劃、總結(jié)及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;

e)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

4.5.3 檔案的保管程序:a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);

c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;

d)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級(jí)

4.6.1 檔案的密 為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

b)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.7檔案的查閱權(quán)限

4.7.1 物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.7.2 物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3 部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制

4.8.1 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。

4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格:a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;

b)權(quán)限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;

屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;

屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;

財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批;

機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;

普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.11檔案的銷毀

4.1

1.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)綜合部主管審核。

4.1

1.2綜合部主管審核無誤后報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.1

1.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.1

1.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁數(shù)發(fā)文單位發(fā)文日期接收日期歸檔編號(hào)備注檔案目錄文件查閱/借閱/復(fù)制登記表序號(hào)姓 名查閱文件標(biāo)題檔案編號(hào)查閱時(shí)間歸還時(shí)間借閱時(shí)間備注檔案查閱/借閱審批表部門姓名職務(wù)借檔文件名借檔理由是否復(fù)制□是 □否借還時(shí)間年 月 日至 日審批人簽名檔案銷毀清單序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁數(shù)所屬部門歸檔日期保管日期銷毀日期備注審批人: 審批人: 制表:

第14篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程

物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1目的

規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

2適用范圍

適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3職責(zé)

3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。

3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4程序要點(diǎn)

4.1檔案的編號(hào)

4.1.1公司、管理處編號(hào):

a)物業(yè)管理有限公司編號(hào)為:※ ※ ※(公司英文縮寫);

b)物業(yè)管理處編號(hào)為:※ ※ ※(管理處英文縮寫)。

4.1.2部門編號(hào):

a)綜合部編號(hào)為: zh;

b)財(cái)務(wù)部編號(hào)為: cw;

c)管理部編號(hào)為: gw

d)項(xiàng)目部編號(hào)為: _m

e)工程部編號(hào)為: gc;

4.1.3年份編號(hào):引用年份序號(hào)-2002、2003、2004……。

4.1.4檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、...。

4.1.5檔案編號(hào)舉例:

a)物業(yè)管理有限公司編號(hào):

※※※-※※-※※※-※※※

檔案序號(hào)

類別編號(hào)

部門編號(hào)

物業(yè)管理公司編號(hào)

b)管理處編號(hào):

※※※一※※※一※※一※※※一※※※

檔案序號(hào)

類別編號(hào)

部門編號(hào)

管理處編號(hào)

物業(yè)管理有限公司編號(hào)

4.2檔案的分類

4.2.1區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:

a)行政、人事類;

b)財(cái)務(wù)類;

c)物業(yè)管理類;

d)保潔類;

e)工程維修類;

f)保安類

4.2.2全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機(jī)構(gòu)--問題分類法,如:

收文類

發(fā)文類

合同類

a)綜合部員工人事檔案

圖紙類

后勤類

收文類

報(bào)表類

b)財(cái)務(wù)部 帳冊(cè)類

憑證類

合同類

工程圖紙類

合同類

收文類

發(fā)文類

業(yè)主檔案類

c)管理部員工檔案類

維修類

投訴類

回訪類

有償服務(wù)與多種經(jīng)營類

計(jì)劃總結(jié)類

……

4.3立卷與編制目錄

4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:

a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;

b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※-_z-收文;

--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※-cw-報(bào)表;

--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。

c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;

d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。

4.3.2編制目錄:

a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁〈檔案目錄〉;

b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管

4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:

a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:

a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;

b)綜合部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評(píng)檔案及公司其他部門所需保管的資料;

c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料:

d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計(jì)劃、總結(jié)及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;

e)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

4.5.3檔案的保管程序:

a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,

移交給檔案管理員;

b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);

c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;

d)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級(jí)

4.6.1檔案的密收分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:

a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

b)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.7檔案的查閱權(quán)限

4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制

4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。

4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格:

a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;

b)權(quán)限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):

屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.11檔案的銷毀

4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)綜合部主管審核。

4.11.2綜合部主管審核無誤后報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.11.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁數(shù)發(fā)文

單位發(fā)文

日期接收

日期歸檔編號(hào)備注

檔案目錄

文件查閱/借閱/復(fù)制登記表

號(hào)姓 名查閱文件標(biāo)題檔案編號(hào)查閱時(shí)間歸還時(shí)間借閱時(shí)間備注

檔案查閱/借閱審批表

部門姓名職務(wù)

借檔文件名

借檔理由

是否復(fù)制□是 □否

借還時(shí)間年 月 日至 年月 日審批人簽名

檔案銷毀清單

序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁

數(shù)所屬部門歸檔日期保管日期銷毀

日期備注

第15篇 業(yè)主檔案管理工作規(guī)程-2

業(yè)主檔案管理工作規(guī)程(二)

一、目的

規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

三、職責(zé)

1、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

2、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

四、程序要點(diǎn)

1、業(yè)主檔案內(nèi)容

(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

(6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。

(7)《裝修申請(qǐng)審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。

(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

(10)其他應(yīng)保存的資料。

2、檔案盒(夾)的制作

(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。

(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

5、業(yè)主檔案的跟蹤:

(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);

b、業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。

(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。

7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評(píng)的依據(jù)之一。

五、記錄

《業(yè)主檔案目錄》

六、相關(guān)支持文件

《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

檔案規(guī)程15篇

有哪些一、檔案管理的主要內(nèi)容1.檔案收集:確保所有業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的文件、報(bào)告、合同等原始記錄被妥善保存。2.檔案分類:依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和信息價(jià)值,將檔案分為不同類別,如行政、財(cái)務(wù)
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