有哪些
物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了物業(yè)運營的各個方面，包括業(yè)主信息、物業(yè)合同、設施設備資料、維修記錄、財務報表等。以下是物業(yè)檔案管理的主要組成部分：
1. 業(yè)主檔案：包含業(yè)主的基本信息、產(chǎn)權證明、購房合同、租賃協(xié)議等。
2. 物業(yè)合同：包括物業(yè)管理合同、服務協(xié)議、委托管理合同等。
3. 設施設備檔案：涵蓋建筑物圖紙、設備維護記錄、保修單等。
4. 工程維修檔案：記錄日常維修、改造工程的進度和結果。
5. 財務文件：包括收費記錄、預算報告、審計報告等。
6. 公共事務文檔：如業(yè)主大會記錄、規(guī)章制度、公告通知等。
模板
1. 檔案收集：定期更新業(yè)主信息，確保合同、設備資料等及時錄入系統(tǒng)。
2. 檔案分類：依據(jù)內(nèi)容性質(zhì)進行分類，如業(yè)主類、合同類、設備類等，便于查找。
3. 檔案編碼：為每個檔案分配唯一的編碼，便于檢索和管理。
4. 檔案存儲：選擇適宜的物理存儲環(huán)境，確保文件安全，同時建立電子備份。
5. 檔案借閱：制定借閱流程，記錄借閱人、借閱時間及歸還情況。
6. 檔案更新：定期審核檔案，及時更新過期或失效的信息。
7. 檔案銷毀：對于不再需要的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。
標準
1. 完整性：所有檔案應完整無缺，確保信息的全面性。
2. 準確性：檔案內(nèi)容應準確無誤，避免誤導決策。
3. 可訪問性：快速定位和獲取所需檔案，提高工作效率。
4. 安全性：物理和電子檔案均需采取保密措施，防止信息泄露。
5. 法規(guī)遵從性：遵守相關法律法規(guī)，如業(yè)主隱私保護、檔案保存期限等。
6. 系統(tǒng)化：通過標準化流程和管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。
7. 持續(xù)改進：定期評估檔案管理效果，適時調(diào)整策略，提升管理水平。
物業(yè)檔案管理規(guī)程旨在確保物業(yè)運營的高效有序，通過科學的管理和嚴謹?shù)膱?zhí)行，為業(yè)主提供專業(yè)、安全的服務。在實際操作中，需結合物業(yè)公司的具體情況進行調(diào)整，以滿足不同環(huán)境和需求。
物業(yè)檔案管理規(guī)程范文
第1篇 辦公大樓物業(yè)檔案管理規(guī)程
辦公大樓項目檔案管理規(guī)程
目的
規(guī)范管理處檔案的收集、歸檔及借閱工作。
職責
a.資料檔案管理員負責檔案的保存、預立卷與保管工作。
b.管理處每月一次進行檢查。
c.各部門主管負責部門內(nèi)歸檔文件的收集、整理。
工作規(guī)程
【檔案收集與歸檔】
a.范圍
凡《文書檔案歸檔范圍》中所規(guī)定的內(nèi)容均屬收集和歸檔范圍。
b.時間
各部門需歸檔材料必須于每月底收齊并交到資料檔案管理員處。
c.要求
-上交文件必須完整、無空缺,不得使用鉛筆填寫。
-資料檔案管理員將收集來的檔案分類插入有關的檔案袋中妥善保管,以備年底一并裝訂歸檔。
【檔案接收】
a.上交檔案要確保案卷質(zhì)量方能接收。
b.接收的案卷,經(jīng)復查后去掉卷內(nèi)金屬物并修補破損的文件。
【檔案查閱、借閱】
a.調(diào)卷查閱者,應說明理由、要求及內(nèi)容。
b.查閱檔案前,必須于查閱、借閱登記簿上簽字登記。
c.查閱的檔案不得離開管理處,如有離開管理處的必要,須經(jīng)管理處經(jīng)理同意,方可實施。
d.非管理處人員借閱,憑單位介紹信,經(jīng)管理處經(jīng)理批準并辦理借閱手續(xù)后,于管理處內(nèi)借閱,不得外借。
e.借閱的檔案不得轉借他人。
f.閱后及時歸還,確有必要可借閱一星期。如繼續(xù)借閱則另辦續(xù)借手續(xù)。
g.借閱的檔案不得涂劃或拆卷。
h.復印(制)檔案須經(jīng)管理處經(jīng)理同意方可。
第2篇 住宅物業(yè)檔案資料建立管理規(guī)程
住宅物業(yè)檔案資料的建立與管理
(一)資料的收集
我們將通過三個途徑進行收集;一是在物業(yè)接管移交時,盡可能的與原設計單位、施工單位聯(lián)系,力爭全面、準確地收集到工程建設及工程技術等原始資料;二是在業(yè)主入住階段,對業(yè)主的基本情況進行登記造冊收集;三是在日常管理中建立社區(qū)維修檔案、設備運行檔案、業(yè)主投訴回訪記錄等以及其它相關資料,并將檔案的收集形成制度。
(二)資料的整理和分類
在收集到原始資料后,統(tǒng)一由負責檔案管理文員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄,修補破損的文檔,然后按類別進行裝訂并整理成冊,做到條理清晰、分類合理、易于查找。
(三)資料的歸檔管理
1、在社區(qū)的檔案管理中我們將實行原始資料和電腦檔案雙軌制,確保儲存方式的多元化,盡可能將資料轉化為電腦磁盤儲存以便于查找。同時運用錄像帶、錄音帶、照片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2、對和物業(yè)管理服務中心利益影響較大的檔案應加密保存。這些檔案在電腦中按授權級別檢索、對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。
3、檔案管理員應編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄,并按內(nèi)容、部門、年度、保存期限及保密程序的分類順序進行組卷、逐一編號,登記造冊、編制目錄、分柜保存。
4、為保證檔案的安全和完善,檔案室應隨時保持干燥、通風、清潔,并加裝安防設施。同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等,確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。
檔案室應避免無關人員任意進出,檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管。
(四)檔案的使用
物業(yè)管理服務中心內(nèi)部員工可在文件檔案授權范圍內(nèi)進行查閱。對借閱原始資料的使用者,按檔案的不同密級由相關負責人批準方可借閱,并辦理借閱手續(xù)。
(五)檔案的銷毀
根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過存檔期的檔案經(jīng)主管領導批準可銷毀,同時建立已銷毀文檔清單備查。
(六)檔案資料的分類管理
1、工程技術資料
(1)項目規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文
(2)建筑許可證、投資許可證、開工許可證
(3)拆遷安置資料
(4)紅線圖、竣工總平面圖
(5)地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告
(6)工程合同、工程預決算
(7)工程設計變更通知
(8)竣工圖:單體建筑、結構及隱蔽工程竣工圖,消防、燃氣等工程及地下管網(wǎng)竣工圖
(9)房屋、消防、燃氣竣工驗收證明書
(10)主要材料質(zhì)量保證書,新材料、構配件的鑒定合格證書,水、電、消防等設備的檢驗合格證書及設備技術資料
(11)漿、混凝土塊試壓報告
(12)綠化工程竣工圖
(13)其他工程技術檔案
2、業(yè)主居住檔案
(1)業(yè)主詳細資料登記表
(2)業(yè)主的維修檔案
(3)業(yè)主裝修巡視記錄
3、維修資料
(1)維修申請記錄、回訪記錄
(2)維修派工單
(3)設備、設施巡檢記錄
4、公共秩序維護資料
(1)日巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線
(2)日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄象帶
(3)搬入/出記錄、突發(fā)事件處理記錄
(4)車輛進出記錄、車輛詳細資料
5、設備設施管理資料(包括消防)
(1)設備設施使用計劃
(2)設備使用申請、使用情況記錄
(3)設備、設施維修保養(yǎng)計劃
(4)設備、設施維修保養(yǎng)記錄
(5)機電設備運行、巡查記錄
(6)設備分承包檔案
(7)設備、設施臺帳及更新記錄
6、綠化清潔資料
(1)清潔班檢記錄、清潔周檢記錄
(2)綠化工作記錄、綠化周檢記錄
(3)消殺記錄、綠化病蟲害檢查記錄
(4)水體巡檢記錄
(5)水體養(yǎng)護記錄
(6)水體注水記錄
7、社區(qū)文化資料
(1)文化活動計劃及實施情況記錄
(2)文化活動圖片及錄像記錄
(3)傳媒報導資料
(4)文化活動場所、設施臺帳及使用記錄
8、員工管理資料
(1)員工個人資料、聘用記錄
(2)員工考核及獎罰記錄
(3)員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄
(4)員工晉升、薪金變動及內(nèi)務管理記錄
9、反饋資料
(1)服務質(zhì)量回訪記錄
(2)業(yè)主意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄
(3)業(yè)主投訴及處理記錄
10、行政文件資料
(1)項目值班及檢查記錄
(2)有關財務記錄(由財務人員專職保管)
(3)公司下發(fā)文件
(4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報等文件
第3篇 某物業(yè)檔案管理規(guī)程
f物業(yè)檔案管理規(guī)程
1.0目的
確保客戶服務中心業(yè)主檔案和本部門的檔案得到有效控制。
2.0資料檔案
2.1歸檔范圍
文件、資料包括業(yè)主資料、質(zhì)量體系文件、外來文件、各種合同等;
2.2建立
2.2.1隨時收集各種辦理完畢的文件(含會議文件),資料按相關類別分別存放,經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔。
2.2.2組卷
2.2.2.1每月3日前將上月相關資料歸檔,歸檔要注意整潔,歸檔前要把資料進行分類,可把材料按類別分組裝入待辦卷宗,以便要歸檔時,所有材料都能隨手可得,避免盲目查找。
2.2.2.2按年度、題目分類,查找迅速方便,在檔案目錄里清楚的標明并與檔案保存好,對每一份文件都要清楚的注明其歸入的檔案類目。
2.2.2.3立卷按永久、長期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批復放在一起,卷內(nèi)編號一律在右上角。
2.2.3裝訂
2.2.3.1案卷厚度一般在1.5公分至2公分為度,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料應當進行修補和復制,裝訂線位過窄或有字跡的材料,需用紙加襯邊,紙面過大的材料,要按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應當附上抄件,卷宗標題要標明作者,問題或名稱,文字要簡練,確切,用毛筆或鉛筆,字跡端正。
2.2.3.2根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系,進行系列排列、編號、擬訂案宗標題,確定保管期限,裝訂,編制案卷目錄。
2.3管理
2.3.1檔案管理人員要定時檢查專柜,核對件數(shù),防遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時向領導反映,妥善處理,如系人為造成,要追究有關人員的責任;
2.3.2注意做好保密工作,做好防潮,防水、防塵、防盜、防高溫、防強光等措施。
2.3.3每年年初對上年度檔案材料的數(shù)量,保管等情況進行一定檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。
2.4更新
2.4.1需更新資料時,須經(jīng)部門經(jīng)理批準后,方可執(zhí)行,做更新記錄;
2.4.2業(yè)主資料發(fā)生變動時,及時更新業(yè)主檔案。
2.5調(diào)閱
2.5.1因工作需要調(diào)閱有關文件資料須提出書面申請,經(jīng)部門主管批準后方可調(diào)閱,調(diào)閱重要密件需經(jīng)管理處經(jīng)理批準;
2.5.2本部門檔案資料原則上不外借,如有借出發(fā)生時,須經(jīng)部門主管書面批準;
2.5.3檔案管理人員建立調(diào)閱記錄,保證調(diào)出文件資料及時返還;
2.5.4未經(jīng)批準,調(diào)閱人不得對文件資料進行摘抄或復印;
2.6銷毀
2.6.1對于已無作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理,銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定,確定銷毀的檔案材料必須登記,報管理處經(jīng)理批準后銷毀。
3.6.2銷毀檔案材料時,必須指派專人進行,防止失密。
4.0相關記錄:
《檔案調(diào)閱登記表》
檔案調(diào)閱登記表
調(diào)閱時間調(diào)閱人文件名稱負責人歸還時間經(jīng)手人備注
