有哪些
1. 基礎(chǔ)資料：包括業(yè)主信息、房屋產(chǎn)權(quán)證明、購房合同、裝修許可等。
2. 日常運營文件：如物業(yè)服務(wù)合同、收費記錄、維修保養(yǎng)報告、投訴處理記錄等。
3. 設(shè)施設(shè)備資料：涵蓋小區(qū)公共設(shè)施、設(shè)備的購置、維護、更新記錄。
4. 法規(guī)政策文件：涉及物業(yè)管理相關(guān)的法律法規(guī)、政府文件、行業(yè)標準等。
5. 應(yīng)急預(yù)案與安全資料：如消防演練記錄、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查報告等。
模板
1. 業(yè)主檔案模板：包括業(yè)主姓名、聯(lián)系方式、房屋位置、產(chǎn)權(quán)信息等。
2. 物業(yè)服務(wù)合同模板：應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、收費標準、違約責任等。
3. 維修保養(yǎng)記錄表：記錄設(shè)備名稱、保養(yǎng)日期、保養(yǎng)內(nèi)容、下次保養(yǎng)時間等。
4. 投訴處理單：記錄投訴人、投訴內(nèi)容、處理結(jié)果、跟進情況等。
5. 應(yīng)急預(yù)案模板：需詳細列出各類突發(fā)事件的應(yīng)對措施、責任人及聯(lián)系方式。
標準
1. 完整性：所有檔案資料必須完整，不得缺失重要信息。
2. 準確性：資料內(nèi)容須真實無誤，與實際情況保持一致。
3. 及時性：及時更新資料，確保信息的時效性。
4. 保密性：對涉及業(yè)主隱私和公司機密的資料進行嚴格保管，遵守相關(guān)法規(guī)。
5. 標準化：使用統(tǒng)一格式和模板，便于檢索和管理。
6. 可追溯性：每一項操作應(yīng)有記錄，以便追蹤查詢。
7. 系統(tǒng)性：資料分類清晰，系統(tǒng)組織，便于查閱和利用。
8. 持續(xù)改進：定期評估檔案管理效果，持續(xù)優(yōu)化流程和制度。
在實際操作中，物業(yè)管理人員應(yīng)根據(jù)這些標準建立和完善檔案管理體系，確保檔案的安全、有效管理和利用，為提升服務(wù)質(zhì)量、保障業(yè)主權(quán)益提供有力支持。應(yīng)結(jié)合行業(yè)發(fā)展趨勢和技術(shù)進步，適時調(diào)整管理策略，以適應(yīng)不斷變化的環(huán)境和需求。
住宅物業(yè)檔案資料建立管理規(guī)程范文
住宅物業(yè)檔案資料的建立與管理
(一)資料的收集
我們將通過三個途徑進行收集;一是在物業(yè)接管移交時,盡可能的與原設(shè)計單位、施工單位聯(lián)系,力爭全面、準確地收集到工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料;二是在業(yè)主入住階段,對業(yè)主的基本情況進行登記造冊收集;三是在日常管理中建立社區(qū)維修檔案、設(shè)備運行檔案、業(yè)主投訴回訪記錄等以及其它相關(guān)資料,并將檔案的收集形成制度。
(二)資料的整理和分類
在收集到原始資料后,統(tǒng)一由負責檔案管理文員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄,修補破損的文檔,然后按類別進行裝訂并整理成冊,做到條理清晰、分類合理、易于查找。
(三)資料的歸檔管理
1、在社區(qū)的檔案管理中我們將實行原始資料和電腦檔案雙軌制,確保儲存方式的多元化,盡可能將資料轉(zhuǎn)化為電腦磁盤儲存以便于查找。同時運用錄像帶、錄音帶、照片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2、對和物業(yè)管理服務(wù)中心利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。這些檔案在電腦中按授權(quán)級別檢索、對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴格控制借閱。
3、檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄,并按內(nèi)容、部門、年度、保存期限及保密程序的分類順序進行組卷、逐一編號,登記造冊、編制目錄、分柜保存。
4、為保證檔案的安全和完善,檔案室應(yīng)隨時保持干燥、通風、清潔,并加裝安防設(shè)施。同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等,確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。
檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進出,檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管。
(四)檔案的使用
物業(yè)管理服務(wù)中心內(nèi)部員工可在文件檔案授權(quán)范圍內(nèi)進行查閱。對借閱原始資料的使用者,按檔案的不同密級由相關(guān)負責人批準方可借閱,并辦理借閱手續(xù)。
(五)檔案的銷毀
根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過存檔期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準可銷毀,同時建立已銷毀文檔清單備查。
(六)檔案資料的分類管理
1、工程技術(shù)資料
(1)項目規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文
(2)建筑許可證、投資許可證、開工許可證
(3)拆遷安置資料
(4)紅線圖、竣工總平面圖
(5)地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告
(6)工程合同、工程預(yù)決算
(7)工程設(shè)計變更通知
(8)竣工圖:單體建筑、結(jié)構(gòu)及隱蔽工程竣工圖,消防、燃氣等工程及地下管網(wǎng)竣工圖
(9)房屋、消防、燃氣竣工驗收證明書
(10)主要材料質(zhì)量保證書,新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書,水、電、消防等設(shè)備的檢驗合格證書及設(shè)備技術(shù)資料
(11)漿、混凝土塊試壓報告
(12)綠化工程竣工圖
(13)其他工程技術(shù)檔案
2、業(yè)主居住檔案
(1)業(yè)主詳細資料登記表
(2)業(yè)主的維修檔案
(3)業(yè)主裝修巡視記錄
3、維修資料
(1)維修申請記錄、回訪記錄
(2)維修派工單
(3)設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄
4、公共秩序維護資料
(1)日巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線
(2)日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄象帶
(3)搬入/出記錄、突發(fā)事件處理記錄
(4)車輛進出記錄、車輛詳細資料
5、設(shè)備設(shè)施管理資料(包括消防)
(1)設(shè)備設(shè)施使用計劃
(2)設(shè)備使用申請、使用情況記錄
(3)設(shè)備、設(shè)施維修保養(yǎng)計劃
(4)設(shè)備、設(shè)施維修保養(yǎng)記錄
(5)機電設(shè)備運行、巡查記錄
(6)設(shè)備分承包檔案
(7)設(shè)備、設(shè)施臺帳及更新記錄
6、綠化清潔資料
(1)清潔班檢記錄、清潔周檢記錄
(2)綠化工作記錄、綠化周檢記錄
(3)消殺記錄、綠化病蟲害檢查記錄
(4)水體巡檢記錄
(5)水體養(yǎng)護記錄
(6)水體注水記錄
7、社區(qū)文化資料
(1)文化活動計劃及實施情況記錄
(2)文化活動圖片及錄像記錄
(3)傳媒報導(dǎo)資料
(4)文化活動場所、設(shè)施臺帳及使用記錄
8、員工管理資料
(1)員工個人資料、聘用記錄
(2)員工考核及獎罰記錄
(3)員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄
(4)員工晉升、薪金變動及內(nèi)務(wù)管理記錄
9、反饋資料
(1)服務(wù)質(zhì)量回訪記錄
(2)業(yè)主意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄
(3)業(yè)主投訴及處理記錄
10、行政文件資料
(1)項目值班及檢查記錄
(2)有關(guān)財務(wù)記錄(由財務(wù)人員專職保管)
(3)公司下發(fā)文件
(4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報等文件
第2篇 住宅區(qū)新物業(yè)接管驗收管理規(guī)程
新物業(yè)(住宅區(qū))的接管驗收管理規(guī)程
1.0目的
規(guī)范公司物業(yè)接管驗收程序,確保新建物業(yè)驗收、接管工作得到有效控制,保證入伙工作的順利進行。
2.0范圍
適用于湛江zz物業(yè)服務(wù)有限公司新接管物業(yè)(住宅區(qū))的接管驗收工作。
3.0職責
3.1副總經(jīng)理負責成立接管驗收小組。
3.2接管驗收小組負責全面組織、協(xié)調(diào)、落實房屋移交驗收工作,簽發(fā)與發(fā)展商的驗收往來文件;負責新建物業(yè)相關(guān)資料及實物的移交驗收,并指定專人負責建立檔案,編目管理。
3.3接管驗收小組成員按照各驗收標準嚴格驗收,確保驗收工作順利完成。
4.0工作程序
4.1接管驗收應(yīng)具備的條件
4.1.1建設(shè)工程已施工完畢并已通過竣工驗收。
4.1.2供水、供電、消防、排水、衛(wèi)生、道路等附屬及公用設(shè)施設(shè)備使用功能正常。
4.2資料移交、接管驗收
4.2.1驗收小組根據(jù)《新建物業(yè)接管時需移交的資料清單》核對所接收的資料,對于完整的資料可以辦理資料移交接管手續(xù),填寫《資料移交/接管驗收表》,雙方簽字后交資料室編目存檔。
4.2.2對部分不全、缺頁或缺少的資料在知會開發(fā)商或承建商并督促其補齊的同時,在《工程遺留問題登記、處理表》中登記、備案、跟蹤處理。
4.3實物移交、接管驗收
4.3.1預(yù)驗收:驗收小組根據(jù)相關(guān)設(shè)計圖紙、施工/訂貨合同、施工驗收規(guī)范等,并參照《公用設(shè)施、設(shè)備施工跟進及接管驗收要點》、《戶內(nèi)設(shè)施、設(shè)備施工跟進及接管驗收要點》,首先組織對擬接管物業(yè)進行一次預(yù)驗收,全面檢查其工程質(zhì)量情況,并將所發(fā)現(xiàn)的問題進行統(tǒng)計、匯總(對于較嚴重的和可能有爭議的質(zhì)量問題需拍照記錄),填寫《公共設(shè)施(設(shè)備)接管驗收問題統(tǒng)計表》或《住戶房屋接管驗收問題統(tǒng)計表》,送交開發(fā)商或承建商落實、督促整改。整改完畢后組織復(fù)查、復(fù)驗,符合驗收標準的進行消項,仍不合格的則繼續(xù)跟蹤處理。
4.3.2公用設(shè)施、設(shè)備的接管:首先需逐項核對其規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、品牌等是否符合要求,并填寫《公共設(shè)施(設(shè)備)接管核對表》,發(fā)現(xiàn)問題及時和開發(fā)商聯(lián)系。其次,詳細檢查其安裝質(zhì)量。對在責任移交前需要物業(yè)公司代為管理的設(shè)施、設(shè)備或截至入伙前還不具備責任移交條件的項目,可以先辦理崗位移交手續(xù),待存在問題處理完畢、驗收合格后,再行辦理責任移交手續(xù)。對具備接管條件、已驗收合格的設(shè)施、設(shè)備填寫《公共設(shè)施、設(shè)備移交接管驗收表》,一并辦理崗位和責任移交手續(xù);對在接管驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題大部分已得到解決的項目,也可以辦理崗位、責任移交手續(xù),對其存在的小部分問題在《工程遺留問題登記、處理表》中登記、備案、跟蹤處理。
4.3.3住戶房屋的接管:首先根據(jù)設(shè)計及訂貨合同,做出每種戶型內(nèi)要裝的設(shè)備(設(shè)施)清單,其次按照《住戶房屋接管驗收表》中的內(nèi)容,依據(jù)接管驗收標準和要求,逐套、逐項核對安裝的設(shè)備(設(shè)施)數(shù)量、規(guī)格等,檢查其安裝質(zhì)量。對符合接管條件的住戶房屋,待接管其全部鑰匙后辦理相關(guān)移交手續(xù),填寫《住戶房屋接管驗收表》,雙方簽字后交資料室編目存檔。對暫不符合接管要求的住戶房屋,督促相關(guān)方立即整改,整改完畢,驗收合格后,再行辦理移交手續(xù)。
4.4物業(yè)整體移交、接管驗收
在新建物業(yè)資料和實物均移交、接管完成后,可以辦理整體移交、接管手續(xù),填寫《住宅區(qū)整體移交接管驗收表》。
5.0相關(guān)表格
5.1《物業(yè)整體移交接管驗收表》------(qp-05-001-f001)
5.2《公共設(shè)施(設(shè)備)接管核對表》----(qp-05-001-f002)
5.3《公共設(shè)施(設(shè)備)移交/接管驗收表》--(qp-05-001-f003)
5.4《住戶房屋移交/接管驗收表》------(qp-05-001-f004)
5.5《公共設(shè)施(設(shè)備)接管驗收問題統(tǒng)計表》-(qp-05-001-f005)
5.6《住戶房屋接管驗收問題統(tǒng)計表》-----(qp-05-001-f006)
5.7《資料移交/接管驗收表》--------(qp-05-001-f007)
5.8《工程遺留問題登記、處理表》------(qp-05-001-f008)
6.0附件
6.1附件一《接管驗收流程圖》
6.2附件二《公用設(shè)施、設(shè)備施工跟進及接管驗收要點》
6.3附件三《戶內(nèi)設(shè)施、設(shè)備施工跟進及接管驗收要點》
6.4附件四《新建物業(yè)接管需移交的資料清單》
