a管理處文件資料管理工作規(guī)程

有哪些

一、文件資料分類：

1. 政策法規(guī)類：包含各類政策文件、法律法規(guī)文本。

2. 內(nèi)部制度類：公司內(nèi)部規(guī)章制度、工作流程手冊等。

3. 項(xiàng)目資料類：項(xiàng)目提案、合同、進(jìn)度報(bào)告等。

4. 財(cái)務(wù)報(bào)表類：財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)文件、預(yù)算文檔等。

5. 員工檔案類：員工入職資料、績效評估、培訓(xùn)記錄等。

6. 客戶資料類：客戶信息、合同、交流記錄等。

二、文件資料管理流程：

1. 收集：確保所有文件資料及時、完整地收集。

2. 登記：對新收文件進(jìn)行編號、登記，錄入管理系統(tǒng)。

3. 存儲：分類存儲，保持文件整潔，防止損壞。

4. 分發(fā)：根據(jù)需要，及時將文件分發(fā)給相關(guān)人員。

5. 使用：確保文件的安全使用，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。

6. 更新：定期更新過時文件，保持信息準(zhǔn)確。

7. 歸檔：不再使用的文件，按規(guī)定進(jìn)行歸檔或銷毀。

三、文件資料安全措施：

1. 訪問控制：設(shè)定權(quán)限，限制無關(guān)人員訪問。

2. 加密保護(hù)：敏感信息應(yīng)加密存儲，防止泄露。

3. 定期備份：確保文件數(shù)據(jù)的安全，防止意外丟失。

4. 災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃：制定應(yīng)急方案，應(yīng)對突發(fā)事件。

模板

1. 文件編號格式：部門代碼 年份 序列號，如hr2022-001代表人力資源部2022年的第一份文件。

2. 存儲位置標(biāo)簽：文件夾名稱應(yīng)清晰，包括文件類別和時間，如“財(cái)務(wù)/2022年度/預(yù)算報(bào)告”。

3. 分發(fā)清單：每次分發(fā)文件后，記錄接收人、日期和文件版本，便于追蹤。

4. 文件更新記錄表：記錄文件的修改日期、修改人和變更內(nèi)容，方便查閱歷史版本。

標(biāo)準(zhǔn)

1. 文件完整性：所有文件必須完整無缺，不得隨意刪減。

2. 標(biāo)準(zhǔn)化命名：文件名需反映文件內(nèi)容，統(tǒng)一格式，避免混亂。

3. 及時性：確保文件的更新與實(shí)際工作同步，避免使用過期信息。

4. 準(zhǔn)確性：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免誤導(dǎo)。

5. 保密性：遵守公司保密政策，保護(hù)敏感信息。

6. 可追溯性：所有文件操作應(yīng)有記錄，便于追溯和審計(jì)。

7. 一致性：文件格式、字體、排版應(yīng)保持一致，提升閱讀體驗(yàn)。

本規(guī)程旨在規(guī)范a管理處的文件資料管理工作，提高工作效率，保障信息安全，為日常工作提供有序、有效的支持。所有員工需嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的文件管理體系。

a管理處文件資料管理工作規(guī)程范文

1 工作目標(biāo)

1.1確保文件、資料得到妥善保管,及時傳遞各類信息,滿足信息溝通的需要;確保管理處日常事務(wù)性工作的正常開展。

1.2適用于__康城管理處文件資料的管理,包括對外收發(fā)文、檔案管理、創(chuàng)優(yōu)資料、合同協(xié)議、質(zhì)量記錄等各類文件資料的編目、歸檔、保管和借閱、復(fù)印控制工作。

2 工作職責(zé)

2.1管理處經(jīng)理是管理處文件資料管理的全面負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)實(shí)施文件資料管理工作規(guī)程。

2.2管理處文件資料管業(yè)助理是文件資料管理工作的具體實(shí)施人。

2.3管理處各員工應(yīng)積極支持、配合開展文件資料管理工作。

3 工作指引

3.1管理處發(fā)文

3.1.1按公司統(tǒng)一格式打印文件,填寫《發(fā)文擬稿紙》,經(jīng)管理處經(jīng)理簽發(fā)后蓋章。

3.1.2填寫《文件發(fā)放登記表》,按文件發(fā)放范圍發(fā)放,并要求收文人在《文件發(fā)放登記表》上簽名?！段募l(fā)放登記表》保存期限10年,按編號次序存放,裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。

3.1.3將文件復(fù)印件連同《發(fā)文擬稿紙》存檔,《發(fā)文擬稿紙》與所附文件保存同樣期限。

3.2管理處收文

3.2.1外來文件收到后,首先填寫《收文登記表》及《收文處理專用紙》,交經(jīng)理批閱?！妒瘴牡怯洷怼繁４嫫谙?0年,按編號次序存放,裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。

3.2.2根據(jù)經(jīng)理閱辦意見,將文件送相關(guān)人員傳閱、處理并簽名。

3.2.3將傳閱、處理后的文件及時收回并連同《收文處理專用紙》存檔,《收文處理專用紙》與所附文件保存同樣期限。

3.3檔案管理

3.3.1檔案分系統(tǒng)進(jìn)行管理,用檔案局統(tǒng)一印制的檔案盒保存,每個檔案盒應(yīng)清楚標(biāo)明所存

檔案的名稱。

3.3.2每個檔案盒內(nèi)應(yīng)有一份卷內(nèi)目錄,并隨時根據(jù)存檔情況變化予以調(diào)整。

3.3.3查閱檔案應(yīng)詳細(xì)填寫《檔案借閱登記表》,文件資料管業(yè)助理應(yīng)認(rèn)真檢查所歸還的檔案,在確認(rèn)無任何損壞后方可接收,對有損壞現(xiàn)象的,需進(jìn)行修補(bǔ)。如無法補(bǔ)救的文件,上報(bào)管理處經(jīng)理?！稒n案借閱登記表》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

3.3.4質(zhì)量手冊、程序文件的復(fù)印由申請人填寫《文件復(fù)印申請表》,寫明復(fù)印原因、復(fù)印份數(shù)、發(fā)放范圍,經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后,由文件資料管業(yè)助理負(fù)責(zé)復(fù)印,必須加蓋受控文件章后下發(fā)。同時填寫《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》,并將《文件復(fù)印申請表》存檔?！顿|(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》均為保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

3.3.5作業(yè)指導(dǎo)書由文件資料管業(yè)助理根據(jù)使用范圍復(fù)印下發(fā),并加蓋受控文件章,同時填寫《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》。

3.3.6往來受控文件的復(fù)印由申請人填寫《文件復(fù)印申請表》,寫明復(fù)印原因、復(fù)印份數(shù)、發(fā)放范圍,經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后,由文件資料管業(yè)助理負(fù)責(zé)復(fù)印和下發(fā),并將《文件復(fù)印申請表》存檔。《文件復(fù)印申請表》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

3.3.7文件在實(shí)施中,管理處根據(jù)需要修改或更新的文件,應(yīng)有有效的《文件更改申請單》,文件資料管業(yè)助理應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)號,妥善保存。更改后的文件由文件資料管業(yè)助理按原發(fā)放范圍發(fā)放,在《文件發(fā)放登記表》中做好記錄,按《文件更改通知單》的要求實(shí)施更改。《文件更改通知單》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

3.3.8按照各類文件的保存期限,對超過保存期的文件應(yīng)統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時進(jìn)行銷毀,并根據(jù)銷毀情況登記《文件銷毀申請單》,銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場?！段募N毀申請單》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

3.3.9作廢版本的文件應(yīng)予以銷毀,同時根據(jù)銷毀情況登記《文件銷毀申請單》,銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場。確需保留的,應(yīng)填寫《文件留用申請單》并在明顯位置予以作廢標(biāo)識,防止作廢文件的非預(yù)期使用?！段募粲蒙暾垎巍繁４嫫谙?0年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

3.3.10創(chuàng)優(yōu)文件由管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)建立后交由文件資料管業(yè)助理保存歸檔。

3.3.11管理處日常來往的受控文件每月底檢查清理一次,并將變動、銷毀、丟失的情況小結(jié)一次,填入管理處《受控文件清單》。每年6月和12月各上報(bào)人事行政部一次?！妒芸匚募鍐巍窇?yīng)于每月底進(jìn)行更新,保持最新的有效版本。

3.3.12所有合同即收即交文件資料管業(yè)助理歸檔。

3.4質(zhì)量記錄

3.4.1文件資料管業(yè)助理根據(jù)各模塊執(zhí)行人上報(bào)的質(zhì)量記錄表格名稱匯總一份《質(zhì)量記清單》?！顿|(zhì)量記錄清單》應(yīng)于每月底進(jìn)行更新,保持最新的有效版本。

3.4.2各模塊執(zhí)行人負(fù)責(zé)收集形成的質(zhì)量記錄,進(jìn)行分類編目、歸檔,并及時報(bào)給文件資料管業(yè)助理備案。

3.4.3公司員工因工作需要,需查閱存檔的質(zhì)量記錄時,填寫《質(zhì)量記錄查閱申請單》,經(jīng)管理處經(jīng)理同意,可以查閱存檔的質(zhì)量記錄。

3.4.4合同要求時,在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可以提供給顧客或其代表查閱,須填寫《質(zhì)量記錄查閱申請單》,并經(jīng)管理處經(jīng)理同意?！顿|(zhì)量記錄查閱申請單》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)空包括表格名稱、日期、保管期限。

3.4.5在質(zhì)量記錄引出的文件中應(yīng)規(guī)定各質(zhì)量記錄的保存期限和保存要求。

3.4.6按照質(zhì)量記錄的保存期限,對超過保存期的質(zhì)量記錄應(yīng)統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時進(jìn)行銷毀,并根據(jù)質(zhì)量記錄銷毀情況登記《文件銷毀申請單》,銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場。

4.質(zhì)量記錄

4.1《發(fā)文擬稿紙》

4.2《文件發(fā)放登記表》

4.3《收文處理專用紙》

4.4《收文登記表》

4.5《受控文件清單》

4.6《文件銷毀申請表》

4.7《文件留用申請表》

4.8《文件更改申請表》

4.9《文件復(fù)印申請表》

4.10《檔案借閱登記表》

4.11《質(zhì)量記錄清單》

4.12《質(zhì)量記錄查閱申請單》

4.13《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》

4.14《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》

5 參閱文件資料

5.1《質(zhì)量手冊》

5.2《程序文件》

5.3《文件和資料管理程序》

5.4《質(zhì)量記錄管理程序》

5.5《不合格控制程序》

5.6《糾正措施管理程序》