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有哪些
門業(yè)公司公文處理規(guī)程
1. 公文分類管理：
- 內(nèi)部公文：包括通知、報告、請示、決定、決議等。
- 外部公文：涉及與供應商、客戶、政府機關等的函件、合同、協(xié)議等。
2. 公文格式規(guī)范：
- 標題明確，內(nèi)容簡練，結構清晰。
- 文體統(tǒng)一，使用正式、準確的行業(yè)術語。
- 格式標準化，包括頁眉、頁腳、日期、簽發(fā)人等元素。
3. 公文審批流程：
- 初稿起草：由相關部門或個人根據(jù)工作需要撰寫。
- 審核修改：由部門負責人或指定人員進行審閱，確保內(nèi)容準確無誤。
- 簽發(fā)審批：經(jīng)過權限人員審批，符合公司政策和法規(guī)要求。
- 歸檔備案：完成審批的公文存檔，便于日后查閱。
4. 公文傳遞與流轉：
- 電子化流轉：通過內(nèi)部系統(tǒng)進行，確保安全、快速。
- 紙質(zhì)文件：需妥善封裝，注明收件人、緊急程度等信息。
- 跟蹤反饋：確保公文及時送達并收到回復。
5. 公文保密與銷毀：
- 保密制度：涉及敏感信息的公文應嚴格保管，防止泄露。
- 期限管理：設定公文的有效期，過期公文應及時清理。
- 銷毀程序：按照規(guī)定程序?qū)Σ辉傩枰墓倪M行安全銷毀。
標準
1. 時效性：公文處理需迅速，確保信息傳遞的及時性。
2. 準確性：內(nèi)容無誤，符合事實，表達清晰，避免誤解。
3. 法規(guī)合規(guī)：所有公文必須遵守國家法律法規(guī)及公司政策。
4. 保密性：保護公司機密，遵循信息安全規(guī)定。
5. 效率性：優(yōu)化流程，減少不必要的步驟，提高辦公效率。
是什么意思
門業(yè)公司公文處理規(guī)程旨在規(guī)范公司內(nèi)外部溝通的書面形式，確保信息傳遞的準確、高效和安全。規(guī)程涵蓋公文的種類、格式、審批、流轉、保管和銷毀等環(huán)節(jié)，強調(diào)了時效性、準確性、法規(guī)合規(guī)、保密性和效率性等核心原則。通過嚴格執(zhí)行這些規(guī)程，可以提升公司的管理水平，促進內(nèi)部協(xié)同，維護企業(yè)形象，同時保護公司利益不受損害。公文處理不僅是文字工作，更是公司運營的重要組成部分，影響著決策的制定、業(yè)務的執(zhí)行和對外交往的效果。
門業(yè)公司公文處理規(guī)程范文
門業(yè)制造公司公文處理規(guī)程
第一條 公文處理原則
(一)、公文是企業(yè)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書。公文處理工作應按照國務院2000年發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》執(zhí)行。
(二)、公司管理公文處理工作的職能部門是行政部,并負責具體指導公司各部門的公文處理工作。
(三)、所有進出公司的正式公文由行政部統(tǒng)一負責傳遞、收發(fā)、登記、分辦、核稿、付印、分發(fā)、立卷、歸檔和銷毀。
第二條 公文辦理程序
公文辦理程序分為收文辦理和發(fā)文辦理。
收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。
發(fā)文處理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。
(一)傳遞與簽收
1、凡屬郵局送來的各類信函、公文、資料等由接待室值班員進行清點,辦理收進手續(xù)。同時負責公休日時的各類外來文件資料的收進工作,但值班員應于周一上班時及時與行政部收件員做好有關交接工作。
2、收件員應對掛號信件及重要文件資料逐一登記;有急件,應通知有關人員立即前來領取。
3、公司各部室、屬下各企業(yè)報送公司領導審批、審閱的各類文件,由行政部統(tǒng)一收發(fā)登記后,由行政部經(jīng)理負責簽署分辦意見和分發(fā)。
(二)拆封登記與編號
1、行政部收件員對公文應隨到隨登記,同時分清閱件與辦件。凡有明確指明部門的一般性閱件(含傳真件)直接分發(fā)給各部室;辦件和重要閱件應分別加蓋收文專用印章,編收文流水號,并逐件登記或錄入計算機,然后由行政部經(jīng)理簽署分辦意見。
辦件指公司給公司各部室的指示,請示或需要辦理的公文,辦件必須有回復件;
重要閱件指行業(yè)主管部門或外單位發(fā)布的與企業(yè)有密切關系的正式公文。
2、凡各部室直接收到的公文,拆封后應將其中的辦件、重要閱件先交至行政部統(tǒng)一登錄編號,加蓋收文印章后再按程序辦理。未經(jīng)編號和加蓋收文印章的公文,不得直接辦理或呈批。
3、除公司領導直接交辦的事項外,公司各部室和屬下各企業(yè)不得直接將文件送至公司領導個人或向公司領導個人報送簽呈、請示和報告。
4、凡不符合行文規(guī)則或制作不規(guī)范的公文,經(jīng)行政部審定后,向來文單位說明原因并退回來文單位。
(三)、分辦
1、凡屬重要閱件由行政部登錄并粘貼文件傳閱/閱辦單,提出處理意見,報送公司領導閱批,并根據(jù)公司領導意見分送相關部室、人員閱辦,最后呈行政部經(jīng)理閱知,公司總經(jīng)理審閱或?qū)徟?/p>
2、凡屬辦件由行政部按業(yè)務分工登錄后提出分發(fā)意見,文件辦理情況應及時登記或輸入計算機,以便催辦、查辦。
3、行政部應根據(jù)來文情況加蓋此件僅一份、用后請歸檔印記的公文,各部室要妥善保管,并按規(guī)定及時歸檔。
(四)、批辦、承辦、催辦
1、凡需要辦理的辦件(主要以簽呈形式呈報),先由行政部及時提出擬辦意見送領導批辦,或轉送有關部門辦理。緊急公文,應當提出辦理時限。
2、主辦部室在承辦公文中,涉及其他部室分管的業(yè)務,應主動向相關部室或來文單位了解情況,征求意見或協(xié)商、會稿。應當十分注意公司對外發(fā)文內(nèi)容的銜接、協(xié)調(diào),避免出現(xiàn)相互矛盾的文件。
4、對公文的答復,一般由主辦部室以書面形式草擬回復意見。如口頭答復也應有文字記錄。原則上不得把內(nèi)部使用的文件閱辦單及公司領導、有關人員簽署的意見原原本本轉給來文單位。
5、有關部室應當抓緊辦理公文,不得延誤、推諉。從收到公文之日起計算辦文時間。特急件隨到隨辦,當天辦結;一般性公文在一周內(nèi)辦結;重要的規(guī)劃性、涉及各部室協(xié)調(diào)和法規(guī)性的公文視情況適當寬限。
(五)擬稿、審核、簽發(fā)
1、擬稿。由主辦部室負責,要求通過計算機草擬公文,并應按規(guī)定填寫公文處理單,明確主送、抄送單位和印制份數(shù)。
2、審核:主辦部室擬草的公文,應經(jīng)本部室的負責人審核,負責審核文稿的負責人應在審核文稿后簽署意見、姓名和審核日期。
3、簽發(fā)
(1)凡公司內(nèi)部的公文,屬公司各部室下發(fā)的,由各部室送行政部按收文規(guī)程受理后報有權審批人簽發(fā),各部門上報的公文應有本部門負責人簽發(fā)意見。
(2)凡公司向行業(yè)主管部門或?qū)ν獾闹匾形膽獔笮姓拷?jīng)理審核并經(jīng)分管領導或總經(jīng)理簽發(fā)。
(3)簽發(fā)的公文,如有會簽的,會簽人有不同意見的應當明確簽署意見,并寫上姓名和簽署時間。如只簽名的,視為同意。
(4)公文經(jīng)簽發(fā)后,付印前,如確需要作修改,應將修改后的文稿及修改理由重新報送負責簽發(fā)該文件的領導批準。
(六)核稿、編號
1、經(jīng)領導簽發(fā)的文稿先送至行政部,由行政部負責核查文稿的審批和簽發(fā)手續(xù)是否完備,發(fā)送單位是否準確,主、附件是否一致等,如有不符合要求的文稿,應退回主辦部室,補辦有關手續(xù)。
2、符合要求的文稿由行政部根據(jù)領導簽署的意見或文稿的內(nèi)容,確定其公文文種、主題詞,并核查擬定的標題、主送、抄送機關、密級、急緩程度、發(fā)文機關、成文時間等格式是否符合規(guī)定。符合規(guī)定要求的,按規(guī)定印發(fā)。
(六)印制、用印、分發(fā)、傳遞
1、印制
凡非批量的公文一律由行政部負責印制。大批量需外送印刷的,由主辦部室負責監(jiān)印和外送印制。
2、分發(fā)
(1)印成的公文如系向公司各部室、屬下各企業(yè)內(nèi)部發(fā)放的,由行政部按送印前制定的發(fā)文表分發(fā)。
(2)印成的公文如系向公司外部單位發(fā)放的,由行政部通知主辦部室,由主辦部室辦理領用手續(xù)后自行分發(fā)。
(3)行政部應及時將發(fā)文情況登記或登錄計算機,提供查詢、統(tǒng)計和歸檔。
(七)立卷、歸檔和銷毀
1、公文辦結后,行政部應當根據(jù)公司的檔案管理規(guī)定及時將公文底稿、正本和有關材料一同歸檔。
2、公文歸檔,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷,要保證檔案的齊全、完整,能正確反映公司的主要工作情況,以便于保管和利用。
3、聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位立卷,其他單位保存復制件。
4、公文復制件作為正式文件使用時,應當加蓋復制機關證明章,視同正式文件妥善保管。
5、凡歸檔的案卷,應當確定保管期限。
6、沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒定和主管領導批準,可以定期銷毀。銷毀秘密公文,應當進行登記,由二人監(jiān)銷,保證不丟失
、不漏銷。
附相關表單:
1.收、發(fā)文登記本;
2.文件傳閱單;
3.文件催單;
4.公文處理單;
