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第1篇公司重要文件保管規(guī)定 第2篇公司文件管理制度 第3篇疫情之下公司調(diào)薪、延長勞動合同期限文件 第4篇公司解散證明文件 第5篇公司文件管理制度通用版 第6篇公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法 第7篇公司職工離職文件 第8篇公司文件管理制度范本最新 第9篇公司重要文件保管處理規(guī)定
第1篇 公司重要文件保管規(guī)定
第一條設(shè)立目的
為規(guī)范本公司重要文件的保管處理工作，特制訂本規(guī)定。
第二條適用范圍
本公司所有重要文件的收藏、保管、處理一律按本規(guī)定執(zhí)行。
第三條重要文件的分類
重要文件分為四類：
1.最重要文件(日常用)
2.最重要文件(非日常用)
3.一般重要文件(日常用)
4.一般重要文件(非日常用)。
其中最重要文件是指該文件的丟失將給工作造成重大影響到文件一般重要文件是指其重要程度輕于前者的文件。
日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務(wù)中經(jīng)常查考、放在辦公桌近旁的文件非日常用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件。
第四條重要文件保管場所及保管期限
1.保管場所
一般情況下，重要文件的收藏、保管場所按如下規(guī)定進(jìn)行。但可根據(jù)文件的性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同作適當(dāng)變更。
(1)地下室內(nèi)貴重物品庫應(yīng)存放對于人民民主專政特別重要的材料。
(2)各業(yè)務(wù)部門保險柜存放各部、室的最重要文件。
(3)地下室倉庫存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。
(4)各分公司保險柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。
(5)現(xiàn)場保管(在各部、室的辦公地點以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ肀９?。上級對現(xiàn)場保管有特別指示的時候，保管人員應(yīng)根據(jù)上級指示采用相應(yīng)的方法保管。
2.保管期限
保管期限需按照文件的不同性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同做不同期限保存。
第五條重要文件的整理保存
倉庫內(nèi)文件的整理保管由_____部門承擔(dān)。部門應(yīng)對各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄，并提交_____部門。部門在安置文件時應(yīng)考慮平時的使用頻率。
同時，負(fù)責(zé)部門需提供文件在保管期間所需的適宜環(huán)境。溫度保持在____℃左右。做好防水、防火、防潮、防鼠等準(zhǔn)備。
第六條重要文件的搬運(yùn)
1.對于重要文件，在公司沒有特別命令時，原則上不允許攜帶、搬運(yùn)至公司以外。
2.如確實需要，重要文件的搬出及收藏，由_____部門負(fù)責(zé)實施，
3._____部門將重要文件搬出加以收藏時須按如下規(guī)定執(zhí)行：
(1)正常情況下文件處理完結(jié)時，要經(jīng)過_____部門書面審批，方能搬運(yùn)
(2)在特別緊急危險時，可先搬出文件，后補(bǔ)充各項文書證明
(3)在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時，可口頭請示_____部門，得到批準(zhǔn)后方可搬運(yùn)。
4.收藏文件倉庫的位置，根據(jù)文件的數(shù)量等由_____部門決定。在搬運(yùn)、收藏文件時要注意準(zhǔn)確無誤地將文件置于各自位置。當(dāng)確認(rèn)文件數(shù)量大、保管場所不足時，應(yīng)預(yù)先與_____部門協(xié)商，給予增加或變更保管場所。
第七條重要文件的銷毀
對于保管期滿的文件，_____部門在征求_____部門領(lǐng)導(dǎo)意見后可予以銷毀。并做好詳細(xì)登記。
第八條附則
本規(guī)定經(jīng)_____核準(zhǔn)后實施，增設(shè)修訂亦同。
本規(guī)定最終解釋權(quán)歸本公司。
第2篇 公司文件管理制度
公司文件管理制度
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動有關(guān)的文件 (法律、 法規(guī) 、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。
4職責(zé)
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
4.3.1各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。
4.3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5文件分級分類
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。
5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。
5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。
6文件編號、標(biāo)識與控制
6.1文件編號：[microsof1] 公司名稱 +部門代號+文件名稱+文件順序號+時間
注：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
6.2文件的標(biāo)識與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運(yùn)行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件,以編號為受控標(biāo)識如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標(biāo)識
長期有效的文件予以編號和標(biāo)識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本
一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識，不必跟蹤回收其過期版本。
7文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負(fù)責(zé)編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門依本制度4.3條負(fù)責(zé)編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門
(3)各個部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識，采用密碼進(jìn)行保護(hù)，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評審單》并實施更改。
(3)文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進(jìn)行更改單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時應(yīng)進(jìn)行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為a版(b、c、d等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當(dāng)超過10次時，文件換版，即由a版升為b版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時到達(dá)文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。
7.4文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標(biāo)明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
7.5外來文件管理
7.5.1外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規(guī)國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負(fù)責(zé)管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：
文件密級發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象
機(jī)密公司部門負(fù)責(zé)人以上人員，機(jī)密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象
秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對象
附件：
《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》
《文件審閱簽發(fā)單》
《受控文件清單》
《文件發(fā)放登記表》
《文件更改/評審單》
《文件銷毀(留用)記錄表》
《外來文件清單》
公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽
□通報 □指示 □通知 □批復(fù)
□協(xié)調(diào) □請示 □報告 □接洽
給(to)：日期(date)： 年 月 日
由(from)：□請回復(fù)(reply) □請歸檔(file)
標(biāo)題(subject)：
內(nèi)容(message)：見下文
(空兩格，正文宋體四號字，表格視情況酌定)
××××(部門)
二0一×年××月××日
起草人：各部門負(fù)責(zé)人審簽：
分管領(lǐng)導(dǎo)審簽：
總經(jīng)理審簽：
文件發(fā)放記錄表
編號：
序號文件名稱文件編號接收部門份數(shù)簽字發(fā)放/回收日期發(fā)放/回收部門
編制： 年 月 日
文件更改/評審單
編號：
文件編號
文件名稱
更改原因：
更改內(nèi)容：
評審結(jié)論：
評審人員：
編制： 年 月 日
文件銷毀(留用)記錄表
編號：
序號記錄名稱記錄編號發(fā)放
日期回收
日期數(shù)量原因
編制: 年 月 日
外來文件清單
編號：
序號文件名稱備注
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
編制： 年 月 日
受控文件清單
編號：
序號文件名稱文件編號版/次備注
編制: 年 月 日
文件審閱簽發(fā)單
編號：
擬文部門
擬稿
核稿
文件名稱
文件編號
文件內(nèi)容摘要
文件發(fā)放范圍
(擬文部門填寫)主 送： 董事長□ 總經(jīng)理□
抄送：行政人事部□ 財務(wù)部□ 營銷部□ 項目部□
擬文部門 負(fù)責(zé)人意見：
擬發(fā)簽字：
法務(wù)部意見：
審 簽：
分管副總意見：
審 簽：
公司
總經(jīng)理意見：
審 簽：
簽發(fā)
日期
[microsof1]可根據(jù)實際需要修改。
第3篇 疫情之下公司調(diào)薪、延長勞動合同期限文件
調(diào)薪確認(rèn)書
本人（身份證號：），因公司受疫情影響，公司業(yè)務(wù)萎縮，企業(yè)入不敷出，為了與與公司共克時艱，經(jīng)與我協(xié)商，對薪酬結(jié)構(gòu)和數(shù)額做以下調(diào)整：
調(diào)整前薪資結(jié)構(gòu)及數(shù)額：
調(diào)整后薪資結(jié)構(gòu)及數(shù)額：
由員工通過郵件形式簽訂，甲方發(fā)送本《調(diào)薪確認(rèn)書》至乙方電子郵箱后，乙方郵件回復(fù)“本人對以上調(diào)整后公司支付給本人的薪資項目（結(jié)構(gòu)）及各項數(shù)額均無異議，并承諾對薪資予以嚴(yán)格保密”后生效。
乙方在空白紙張上抄寫“本人對以上調(diào)整后公司支付給本人的薪資項目（結(jié)構(gòu)）及各項數(shù)額均無異議，并承諾對薪資予以嚴(yán)格保密，并署名及時間”拍照作為附件同郵件一并發(fā)送。
員工（確認(rèn)人）簽字： 公司蓋章：
年 月 日 年 月 日
勞動合同期限順延通知書
先生/女士：
您與公司簽訂的勞動合同已于2020年月日到期，公司決定不再與您續(xù)簽勞動合同。但因新型冠狀病毒肺炎疫情防控原因，根據(jù)人力資源社會保障部辦公廳《關(guān)于妥善處理新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控期間勞動關(guān)系問題的通知》（人社廳發(fā)明電〔2020〕5號）規(guī)定，您符合《通知》中“新型冠狀病毒感染的肺炎患者、疑似病人、密切接觸者在其隔離治療期間或醫(yī)學(xué)觀察期間以及因政府實施隔離措施或采取其他緊急措施導(dǎo)致不能提供正常勞動的企業(yè)職工”情形中的情形職工。特依法順延您勞動合同期限至，在此期間，按正常工作發(fā)放勞動報酬。
特此通知
xxxx公司
2020年xx月xx日
勞動合同期限順延確認(rèn)書
公司：
本人已收到公司發(fā)出的《勞動合同期限順延通知書》，特此確認(rèn)。
員工(簽字按手印):
2020年月日
第4篇 公司解散證明文件
原___________有限責(zé)任公司，現(xiàn)因_____________原因，公司經(jīng)過股東大會討論并一致決定將公司進(jìn)行解散，在結(jié)清了對員工________________所拖欠的社保費用以及工資報酬后，雙方自愿解除勞動關(guān)系，從此后原_____________有限責(zé)任公司與員工之間再無任何權(quán)利義務(wù)。公司將按照法律程序?qū)ζ溥M(jìn)行一定的賠償。
特此證明
_______________有限責(zé)任公司
法人：______________
________年________月________日
第5篇 公司文件管理制度通用版
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開xx和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開xx和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告有關(guān)部門，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或
第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。風(fēng)險提示：
實踐中，發(fā)生離職員工侵犯公司 商業(yè)秘密 時，爭議焦點往往不是員工有沒有義務(wù)保守公司的商業(yè)秘密，而是該秘密是不是構(gòu)成受法律保護(hù)的商業(yè)秘密，以及單位如何提供 證據(jù) 證明離職員工實施了 侵權(quán)行為 及侵權(quán)造成的損失。由于商業(yè)秘密侵權(quán)證據(jù)很難收集，或調(diào)查取證的成本非常高，往往導(dǎo)致單位對侵權(quán)行為束手無策。
企業(yè)在制定規(guī)章的時候可以約定通過 保密協(xié)議 ，據(jù)此證明商業(yè)秘密的存在、證明企業(yè)對商業(yè)秘密采取了保護(hù)措施，一旦發(fā)生侵犯商業(yè)秘密的行為，便于舉證，有利于企業(yè)借助法律手段保護(hù)自己的商業(yè)秘密，維護(hù)合法的權(quán)益。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理批示、擬辦意見，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。
2、各種專業(yè)例會記錄。
3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。
4、有保存價值的客戶資料及處理結(jié)果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。風(fēng)險提示：
企業(yè)規(guī)章制度也可以成為企業(yè)用工管理的證據(jù)，是公司內(nèi)部的法律，但是并非制定的任何規(guī) 章制度都具有法律效力，只有依法制定的規(guī)章制度才具有法律效力。
勞動爭議 糾紛案件中， 工資 支付憑證、 社保 記錄、招工招聘登記表、報名表、考勤記錄、開除、除名、辭退、 解除勞動合同 、減少勞動報酬以及計算勞動者工作年限等都由企業(yè)舉證，所以企業(yè)制定和完善相關(guān)規(guī)章制度的時候，應(yīng)該注意收集和保留履行民主程序和公示程序的證據(jù)，以免在仲裁和訴訟時候出現(xiàn)舉證不能的后果。
第6篇 公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法
第一條 設(shè)立目的
為使電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范化，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，為本公司經(jīng)營與發(fā)展提供服務(wù)，特制訂本辦法。
第二條 負(fù)責(zé)部門
電子文件的形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，由_____部門進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。部門領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。
第三條 電子文件的收集與歸檔
一、電子文件的收集
1．收集方法
（1）及時按照要求制作備份。
（2）需在登記表中登記。
（3）登記表應(yīng)與備份一同保存。
（4）登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。
（5）電子文件性質(zhì)代碼：r—草稿性電子文件；u—非正式電子文件；o—正式電子文件；n—無紙電子文件；t—文本文件；i一圖象文件；g—圖形文件；v一影像文件；a—聲音文件；m—多媒體文件；p—計算機(jī)程序；d—數(shù)據(jù)文件。
2．具體收集流程
（1）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進(jìn)行向計算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，由______確定是否保留。
（2）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。
（3）在“無紙化”計算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)等硬拷貝件保留。
（4）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性；用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
（5）用計算機(jī)輔助設(shè)計（cad）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
（6）用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應(yīng)注意收集其相關(guān)軟件。
二、電子文件的歸檔
1．電子文件的整理
電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中；應(yīng)制成相應(yīng)電子文件目錄；歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。
2．電子文件的歸檔
（1）歸檔時間
邏輯歸檔應(yīng)實時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。
（2）歸檔檢測與鑒定
在進(jìn)行電子文件歸檔工作時，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。其內(nèi)容包括：硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進(jìn)行有效性和完整性的鑒定。
（3）歸檔過程
a把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。
b存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。
c將相應(yīng)的電子文件目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
d在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。
3．其他注意事項
（1）應(yīng)明確規(guī)定歸檔時間、歸檔類型、相關(guān)軟件、版本、保存期限、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。
（2）歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
（3）具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。
第四條 電子檔案的管理
電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至部門檔案管理人員保管。其須遵循以下流程：
1．電子文件檢驗
歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗，合格率應(yīng)達(dá)到_____％。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的_____％合格率應(yīng)達(dá)到__％。具體檢驗項目包括載體有劃痕，是否清潔；有無病毒；核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗結(jié)果填入電子檔案入庫登記表。檢驗有錯的，應(yīng)及時將錯誤信息反饋部門領(lǐng)導(dǎo)，并重新制作。
2．電子文件保管
電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。
（1）歸檔載體不得擦、劃、涂等。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。
（2）環(huán)境溫度選定范圍：℃—__________℃；相對濕度選定范圍：___％—___％。
（3）存放時應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣體隔離。
3．電子文件抽樣檢查
每滿____年，對電子檔案的形成和管理設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。每滿____年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗。抽樣率不低于_____％，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。定期檢驗結(jié)果，應(yīng)填入電子檔案管理登記表。
4．電子文件的利用
利用時使用拷貝件，要遵守保密規(guī)定。利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
5．電子文件的銷毀
電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
第五條 附則
本辦法經(jīng)_____核準(zhǔn)后實施，增設(shè)修訂亦同。
本辦法最終解釋權(quán)歸本公司。
第7篇 公司職工離職文件
編號：_____________
填寫日期：_______年___月___日
一、員工基本信息
姓名：___________，員工工號：______________，
部門：__________________，職務(wù)：________________。
二、離職類別：
1、辭職□辭退□
2、離職原因：______________________________________________
3、申請離職時間：_______年___月___日
三、工作及物品移交情況：
1、移交說明：______________________________________________
2、交接人簽名：__________，日期：_______年___月___日
四、部門經(jīng)理意見
1、同意□不同意□
2、簽字：__________，日期：_______年___月___日
五、人力資源部意見
1、同意□不同意□
2、簽字：__________，日期：_______年___月___日
五、總經(jīng)理批準(zhǔn)
1、批準(zhǔn)□不批準(zhǔn)□
2、簽字：__________，日期：_______年___月___日
六、正式離職時間
_______年___月___日
七、其他
備注：_____________________________________
離職手續(xù)清單
(備注：以下信息完成在□打“√”，沒有打×)
一、員工基本信息
姓名：___________，員工工號：______________，
部門：__________________，職務(wù)：________________。
二、離職種類
辭職□辭退□
三、本部門交接
1、工作交接□□
2、書刊、資料□□
3、生產(chǎn)工具□□
4、e-mail地址刪除□□
5、電腦交接□□
6、電腦密碼解除□□
經(jīng)辦人簽字：______________________，本人確認(rèn)：__________________。
四、財務(wù)部門交接
1、暫借款、欠款□□
2、未報銷單據(jù)、發(fā)票等□□
3、印簽、印章、支票□□
4、銀行卡、密碼□□
5、與財務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)交接□□
6、保險柜鎖匙、密碼等□□
經(jīng)辦人簽字：______________________，本人確認(rèn)：__________________。
五、人事行政部門交接
1、員工手冊□□
2、胸卡□□
3、廠服□□
4、鑰匙□□
5、通訊/交通設(shè)備□□
6、體檢單□□
7、解除勞動合同證明□□
8、其他：_________________________________________
經(jīng)辦人簽字：______________________，本人確認(rèn)：__________________。
六、本人確認(rèn)上述手續(xù)完成，解除與______________公司聘用關(guān)系：
離職人簽字______________，日期：_______年___月___日。
確認(rèn)上述手續(xù)完成,解除與員工聘用關(guān)系：生效日期為:_______年___月___日
七、保存期限
保存至該員工離職后兩年。
人事行政科長簽字：______________，日期：_______年___月___日。
備注：
1、離職員工必須到各部門辦理相關(guān)移交手續(xù)并經(jīng)本部門經(jīng)理及其他相關(guān)部門主管審核方可生效。
2、辭職、終止合同(協(xié)議)員工由本人到人事科領(lǐng)取此表后逐一辦理離職手續(xù)，開除員工必須由各部門文員陪同開除員工到人事課領(lǐng)取表單后監(jiān)督辦理手續(xù)，辦完后警衛(wèi)監(jiān)督辦理其他手續(xù)直至離職。
3、離職人員在上述各部門辦完離職手續(xù)后，最后將清單交人事科，由人事科呈副總經(jīng)理/人事行政科長核準(zhǔn)并入檔。
4、當(dāng)離職手續(xù)辦理完畢后，人事給予其相關(guān)離職證明。
第8篇 公司文件管理制度范本最新
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告有關(guān)部門，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。
2、各種專業(yè)例會記錄。
3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。
4、有保存價值的客戶資料及處理結(jié)果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
第9篇 公司重要文件保管處理規(guī)定
第一條 設(shè)立目的
為規(guī)范本公司重要文件的保管處理工作，特制訂本規(guī)定。
第二條 適用范圍
本公司所有重要文件的收藏、保管、處理一律按本規(guī)定執(zhí)行。
第三條 重要文件的分類
重要文件分為四類：
1．最重要文件（日常用）；
2．最重要文件（非日常用）；
3．一般重要文件（日常用）；
4．一般重要文件（非日常用）。
其中最重要文件是指該文件的丟失將給工作造成重大影響到文件；一般重要文件是指其重要程度輕于前者的文件。
日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務(wù)中經(jīng)常查考、放在辦公桌近旁的文件；非日常用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件。
第四條 重要文件保管場所及保管期限
1．保管場所
一般情況下，重要文件的收藏、保管場所按如下規(guī)定進(jìn)行。但可根據(jù)文件的性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同作適當(dāng)變更。
（1）地下室內(nèi)貴重物品庫應(yīng)存放對于人民民主專政特別重要的材料。
（2）各業(yè)務(wù)部門保險柜存放各部、室的最重要文件。
（3）地下室倉庫存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。
（4）各 分公司 保險柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。
（5）現(xiàn)場保管（在各部、室的辦公地點以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ肀９埽?。上級對現(xiàn)場保管有特別指示的時候，保管人員應(yīng)根據(jù)上級指示采用相應(yīng)的方法保管。
2．保管期限
保管期限需按照文件的不同性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同做不同期限保存。
第五條 重要文件的整理保存
倉庫內(nèi)文件的整理保管由_____部門承擔(dān)。部門應(yīng)對各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄，并提交_____部門。部門在安置文件時應(yīng)考慮平時的使用頻率。
同時，負(fù)責(zé)部門需提供文件在保管期間所需的適宜環(huán)境。溫度保持在____℃左右。做好防水、防火、防潮、防鼠等準(zhǔn)備。
第六條 重要文件的搬運(yùn)
1．對于重要文件，在公司沒有特別命令時，原則上不允許攜帶、搬運(yùn)至公司以外。
2．如確實需要，重要文件的搬出及收藏，由_____部門負(fù)責(zé)實施，
3．_____部門將重要文件搬出加以收藏時須按如下規(guī)定執(zhí)行：
（1）正常情況下文件處理完結(jié)時，要經(jīng)過_____部門書面審批，方能搬運(yùn)；
（2）在特別緊急危險時，可先搬出文件，后補(bǔ)充各項文書證明；
（3）在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時，可口頭請示_____部門，得到批準(zhǔn)后方可搬運(yùn)。
4．收藏文件倉庫的位置，根據(jù)文件的數(shù)量等由_____部門決定。在搬運(yùn)、收藏文件時要注意準(zhǔn)確無誤地將文件置于各自位置。當(dāng)確認(rèn)文件數(shù)量大、保管場所不足時，應(yīng)預(yù)先與_____部門協(xié)商，給予增加或變更保管場所。
第七條 重要文件的銷毀
對于保管期滿的文件，_____部門在征求_____部門領(lǐng)導(dǎo)意見后可予以銷毀。并做好詳細(xì)登記。
第八條 附則
本規(guī)定經(jīng)_____核準(zhǔn)后實施，增設(shè)修訂亦同。
本規(guī)定最終解釋權(quán)歸本公司。
