第1篇 技術(shù)檔案管理規(guī)定辦法
技術(shù)檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第1條 目的
為加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)工程技術(shù)檔案的管理,特制訂本規(guī)定
第2條 職責(zé)
工程技術(shù)檔案由總工程師負(fù)責(zé)管理,設(shè)一名專人,負(fù)責(zé)資料收集、歸檔管理及與檔案室的接洽。
第二章 技術(shù)檔案管理的內(nèi)容
第3條 工程技術(shù)檔案
工程技術(shù)檔案是為工程竣工驗(yàn)收提供的技術(shù)資料。反應(yīng)施工過(guò)程的實(shí)際情況,是該項(xiàng)工程的竣工使用、維修管理、改建擴(kuò)建等不可缺少的依據(jù),主要包括以下內(nèi)容。
(1)《竣工項(xiàng)目一覽表》,包括名稱、面積、結(jié)構(gòu)、層數(shù)等。
(2)設(shè)計(jì)方面的有關(guān)資料,包括原施工圖、竣工圖、圖樣會(huì)審記錄、洽商變更記錄、地質(zhì)勘探資料。
(3)材料質(zhì)量證明和試驗(yàn)材料,包括原材料、成品、半成品、構(gòu)配件和設(shè)備等質(zhì)量合格證明或《試驗(yàn)檢驗(yàn)單》。
(4)《隱蔽工程驗(yàn)收記錄》和《竣工驗(yàn)收證明》。
(5)《工程質(zhì)量檢查評(píng)定記錄》和《質(zhì)量事故分析處理報(bào)告》。
(6)設(shè)備安裝和采暖、通風(fēng)、衛(wèi)生、電氣等施工和試驗(yàn)記錄,以及調(diào)試、試壓、試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄。
(7)永久性水準(zhǔn)點(diǎn)位置、施工測(cè)量記錄和建筑物沉降觀測(cè)記錄。 (8)施工單位和設(shè)計(jì)單位提出的建筑物、構(gòu)筑物使用時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)等有關(guān)文件資料。
第4條 施工技術(shù)檔案
施工技術(shù)檔案主要包括施工組織設(shè)計(jì)和施工經(jīng)驗(yàn)總結(jié),新材料、新結(jié)構(gòu)和新工藝的試驗(yàn)及經(jīng)驗(yàn)總結(jié),重大質(zhì)量事故、安全事故的分析資料和處理措施,技術(shù)管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和重要技術(shù)決定,施工日志等。
第5條 大型臨時(shí)設(shè)施檔案
大型臨時(shí)設(shè)施檔案主要包括臨時(shí)房屋、庫(kù)房、工棚、圍墻、臨時(shí)水、電管線設(shè)置的平面布置圖和施工圖,以及施工記錄等。
第6條 施工技術(shù)日志
(1)施工日志真實(shí)而客觀的記錄了工程從開工到竣工,每天現(xiàn)場(chǎng)施工狀況的動(dòng)態(tài)過(guò)程,包括當(dāng)天的氣象、施工部位和作業(yè)內(nèi)容、施工效率和施工質(zhì)量。
(2)施工日志既可以用于了解、檢查和分析施工進(jìn)展中的動(dòng)態(tài)變化、存在問題及解決的結(jié)果,又可以用于輔助證實(shí)施工質(zhì)量檢查驗(yàn)收以及質(zhì)量保證原始資料形成過(guò)程的客觀真實(shí)性。
第三章 技術(shù)檔案管理
第7條 技術(shù)資料的收集、整理
由一名技術(shù)資料員負(fù)責(zé)工程技術(shù)資料的收集工作,并對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行分類整理,移交給檔案室進(jìn)行保管。
第2篇 水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定辦法
水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)水利科學(xué)技術(shù)檔案(以下簡(jiǎn)稱水利科技檔案)管理工作,充分發(fā)揮水利科技檔案的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《水利檔案工作規(guī)定》等法律、法規(guī)以及規(guī)范性文件,結(jié)合水利科技工作實(shí)際,制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱水利科技檔案,是指在水利科技活動(dòng)過(guò)程中形成的,具有保存價(jià)值的,各種形式與載體的歷史記錄,是應(yīng)歸檔保存的水利科技文件材料。
第三條水利科技檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。
在水利部的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,水利科技檔案由各級(jí)水行政主管部門及其所屬單位(以下簡(jiǎn)稱各單位)的檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)分級(jí)進(jìn)行管理,以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
第四條各單位應(yīng)認(rèn)真履行檔案管理與保護(hù)的法律責(zé)任和義務(wù),加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),建立健全水利科技檔案工作制度,統(tǒng)籌安排業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi),依法保障水利科技檔案工作的正常開展。
第五條本規(guī)定適用于各單位的水利科技檔案管理工作。
第二章收集歸檔
第六條水利科技文件材料的歸檔范圍,應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映水利科學(xué)技術(shù)研究、勘測(cè)與規(guī)劃設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)觀測(cè)與分析、項(xiàng)目建設(shè)與運(yùn)行維護(hù)、設(shè)備儀器制造等水利科技活動(dòng)的過(guò)程與結(jié)果。
具體內(nèi)容見附件《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》。
第七條應(yīng)歸檔的水利科技文件材料,須由文件材料產(chǎn)生、經(jīng)辦部門或項(xiàng)目(課題)組,指定專人進(jìn)行收集整理后,按規(guī)定移交給本單位檔案工作機(jī)構(gòu)集中管理,任何部門與個(gè)人均不得據(jù)為己有或拒絕按時(shí)歸檔。
第八條各單位應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家有關(guān)“同步管理”規(guī)定,把項(xiàng)目文件材料管理納入項(xiàng)目管理工作程序,列入有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍。
在下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃或簽訂項(xiàng)目合同、協(xié)議時(shí),應(yīng)同時(shí)明確項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔要求;在檢查項(xiàng)目進(jìn)度時(shí),應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目相關(guān)文件材料的收集、整理情況;在進(jìn)行項(xiàng)目鑒定(驗(yàn)收)時(shí),應(yīng)先期或同步檢查、驗(yàn)收項(xiàng)目文件材料的整理與歸檔情況;在科技人員考核與職稱評(píng)審涉及有關(guān)項(xiàng)目時(shí),應(yīng)有該項(xiàng)目已按要求完成歸檔工作的證明材料。
第九條完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的水利科技檔案是進(jìn)行項(xiàng)目鑒定(驗(yàn)收)的必備條件。
各單位科技、基建、檔案等業(yè)務(wù)主管部門要密切配合,嚴(yán)格把好項(xiàng)目的鑒定(驗(yàn)收)關(guān)。
凡水利科技檔案檢查、驗(yàn)收不合格項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的鑒定(驗(yàn)收),更不能申報(bào)科技獎(jiǎng)勵(lì)。
科研項(xiàng)目在申請(qǐng)驗(yàn)收(鑒定)前,其檔案應(yīng)先通過(guò)本單位檔案部門的審查、驗(yàn)收;重點(diǎn)科研項(xiàng)目和基本建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收,由項(xiàng)目驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)組織。
水利部要加強(qiáng)對(duì)各單位檔案驗(yàn)收情況的監(jiān)督檢查,如發(fā)現(xiàn)未經(jīng)檔案部門審查、驗(yàn)收或檔案不符合要求的科研項(xiàng)目,已獲得獎(jiǎng)勵(lì)或正在上報(bào)科研成果,科技部門將按規(guī)定推遲或撤消對(duì)該項(xiàng)目成果的獎(jiǎng)勵(lì)。
第十條水利科技文件材料的歸檔時(shí)限:反映水文、水資源、水土保持、勘測(cè)、規(guī)劃設(shè)計(jì)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的科技文件材料,一般應(yīng)按年度,在第2年上半年完成歸檔工作;各專業(yè)項(xiàng)目產(chǎn)生的科技文件材料,應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施完成后3個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作(周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目,可分階段或分單項(xiàng)計(jì)算歸檔時(shí)限);重要儀器設(shè)備的隨機(jī)文件材料,應(yīng)在安裝調(diào)試或開箱驗(yàn)收后1周內(nèi)完成歸檔工作;項(xiàng)目鑒定或驗(yàn)收形成的文件材料,應(yīng)在鑒定或驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。
第十一條各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際,制定本單位或系統(tǒng)水利科技檔案分類方案,細(xì)化歸檔范圍,明確整編要求。
歸檔的水利科技文件材料應(yīng)為正本,重要或有專門需要的水利科技文件材料,可適當(dāng)增加保管份數(shù),其相應(yīng)的電子文件材料應(yīng)按有關(guān)要求同步歸檔。
第十二條由若干單位協(xié)作或合作完成的項(xiàng)目,主持單位應(yīng)負(fù)責(zé)項(xiàng)目重要文件材料的收集、歸檔工作;協(xié)作或合作的單位,應(yīng)負(fù)責(zé)其承擔(dān)項(xiàng)目產(chǎn)生水利科技文件材料的收集、歸檔工作,并將階段或結(jié)論性文件材料,報(bào)主持單位歸檔。
第十三條水利科技文件材料的整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2008)。
其中整理錄音、錄像、照片等聲像材料時(shí),應(yīng)注明材料反映的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景及作者等內(nèi)容。
第十四條電子文件歸檔,參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2002)、《cad電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(gb/t17678.1-1999、gb/t17678.2-1999)執(zhí)行。
重要的電子文件歸檔時(shí),應(yīng)形成相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。
第十五條水利科技文件材料歸檔時(shí),應(yīng)編制歸檔文件材料移交目錄(一式2份),由項(xiàng)目或課題的部門負(fù)責(zé)人審簽,交檔案部門查驗(yàn),交接雙方應(yīng)認(rèn)真履行交接手續(xù)。
對(duì)不符合要求的,檔案部門應(yīng)不予接收。
第三章保管利用
第十六條對(duì)已接收的水利科技檔案,檔案部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、編目、入庫(kù)等管理工作,為檔案的保管利用創(chuàng)造條件。
第十七條各單位保管的水利科技檔案,應(yīng)使用檔案專用庫(kù)房和裝具,采取相應(yīng)防護(hù)措施,確保水利科技檔案的保管、保護(hù)條件滿足規(guī)范要求。
第十八條各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案庫(kù)房管理制度,定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù),最大限度地延長(zhǎng)檔案的價(jià)值時(shí)限。
第十九條各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案利用制度,配備必要的檔案利用設(shè)施設(shè)備,積極開展水利科技檔案的利用與編研工作。
第二十條各單位應(yīng)做好水利科技檔案的統(tǒng)計(jì)工作,認(rèn)真執(zhí)行檔案年報(bào)的統(tǒng)計(jì)、報(bào)送制度。
第二十一條各單位應(yīng)積極開展水利科技檔案信息化建設(shè),確保水利科技檔案管理與本單位信息化建設(shè)同步發(fā)展,不斷提高水利科技檔案的現(xiàn)代化管理水平。
第二十二條各單位撤銷或合并時(shí),應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案歸屬與流向的要求處置原單位的檔案;專業(yè)技術(shù)人員在工作調(diào)離時(shí),須交清應(yīng)歸檔的水利科技文件材料或借閱的檔案,不得擅自留存或處理。
第二十三條各單位應(yīng)依據(jù)《水利部保密工作管理規(guī)定》(水辦[2005]380號(hào))和《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》(國(guó)家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、國(guó)家保密局令第20號(hào))的要求,建立健全保密制度,加強(qiáng)對(duì)水利科技檔案的保密管理。
第二十四條各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案鑒定、銷毀制度,并按要求對(duì)水利科技檔案進(jìn)行鑒定,提出保存或銷毀意見,報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。
銷毀檔案,應(yīng)到國(guó)家指定場(chǎng)所進(jìn)行監(jiān)銷,并由2名監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字。
銷毀清冊(cè)應(yīng)歸檔保存。
第二十五條水利科技檔案保管期限劃分為永久和定期(30年、10年)兩種。
劃分原則與標(biāo)準(zhǔn),參照《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條各單位應(yīng)按水利科技檔案移交進(jìn)館要求,向有關(guān)檔案館移交檔案。
第四章獎(jiǎng)懲
第二十七條對(duì)在水利科技檔案工作中做出突出成績(jī)的單位、部門或個(gè)人,上級(jí)主管部門或本單位應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第二十八條對(duì)于違反本規(guī)定的單位或個(gè)人,上級(jí)主管部門或本單位應(yīng)予以通報(bào)批評(píng),限期整改;對(duì)逾期未改的,應(yīng)按規(guī)定對(duì)相關(guān)單位或直接責(zé)任人給予處罰。
造成嚴(yán)重后果的,應(yīng)依法追究刑事責(zé)任。
第五章工作機(jī)制及人員
第二十九條水利部設(shè)有專門的檔案工作部門,在國(guó)家檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)下,依法對(duì)水利科技檔案工作履行如下職責(zé):
(一)貫徹落實(shí)國(guó)家檔案法規(guī)制度,制定、完善水利科技檔案規(guī)劃與規(guī)章制度;
(二)督促水利檔案法規(guī)制度的貫徹落實(shí);
(三)檢查、指導(dǎo)水利科技檔案工作;
(四)組織重點(diǎn)項(xiàng)目(課題)的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。
第三十條各單位應(yīng)結(jié)合工作職責(zé)與任務(wù),明確檔案工作部門和人員,依法加強(qiáng)檔案管理、認(rèn)真履行檔案管理職責(zé),為促進(jìn)水利科技檔案工作的健康、有序發(fā)展提供保障。
第三十一條水利科技檔案工作人員應(yīng)具備檔案專業(yè)和水利等相關(guān)專業(yè)知識(shí),愛崗敬業(yè),忠于職守,并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。
第三十二條各單位應(yīng)有計(jì)劃地開展對(duì)水利科技檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育,逐步提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。
第六章 附則
第三十三條本規(guī)定由水利部負(fù)責(zé)解釋。
第三十四條本規(guī)定自發(fā)布之日起施行,原水利部1988年9月2日發(fā)布的《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》和《水利科學(xué)技術(shù)檔案保管期限表》(水辦[1988]7號(hào))同時(shí)廢止。
第3篇 小區(qū)工程技術(shù)檔案管理規(guī)定3
小區(qū)工程技術(shù)檔案管理規(guī)定(三)
1、在辦公室領(lǐng)導(dǎo)下,檔案員負(fù)責(zé)管理施工方移交的全部工程技術(shù)方面的資料,將文件材料的積累、分類整理和歸檔工作納入工作管理程序,列入相關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍;
2、建立工程技術(shù)檔案資料收發(fā)臺(tái)帳,加強(qiáng)資料的收發(fā)管理工作;
3、工程技術(shù)檔案應(yīng)按工程項(xiàng)目和單位名稱、配套工程、建檔時(shí)間、完檔時(shí)間等項(xiàng)目詳細(xì)建立;建設(shè)周期長(zhǎng)的工程,可根據(jù)情況階段歸檔;
4、按照國(guó)家有關(guān)要求對(duì)歸檔文件材料實(shí)行分類排序、組編檔號(hào)等方法進(jìn)行加工、整理。歸檔文件裝訂整齊、字跡工整、圖樣清晰、簽字手續(xù)完備,圖片、照片等配以文字說(shuō)明;
5、及時(shí)整理在工程施工中形成的有關(guān)材料,及時(shí)辦理歸檔手續(xù);如工作變動(dòng),需將個(gè)人保存的材料及時(shí)移交;
6、依據(jù)工程特點(diǎn)建立健全工程文件材料的管理、保管、利用、保密、鑒定等管理制度,確保檔案安全;
7、按照總公司有關(guān)要求,做好工程檔案管理的登記、借閱、使用工作,并將各類型工程檔案管理的登記結(jié)果匯總后報(bào)送總公司備案。
第4篇 汽車維修技術(shù)檔案管理規(guī)定
1、技術(shù)檔案，指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報(bào)表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備、技術(shù)的文字說(shuō)明等技術(shù)文件，整理后歸并文件檔案。
2、本廠設(shè)置技術(shù)檔案有：維修汽車技術(shù)質(zhì)量檔案，車間、辦公室基建檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案和科研產(chǎn)品開發(fā)檔案。
3、本廠技術(shù)檔案室由技術(shù)部門負(fù)責(zé)建立、保管、運(yùn)用或提供使用。保管工作由技術(shù)部指定專人負(fù)責(zé)。
4、每當(dāng)檔案資料進(jìn)入本企業(yè)、技術(shù)部應(yīng)在一周內(nèi)建立檔案。建檔時(shí)要分類編號(hào)，登記立卷歸檔，并進(jìn)行必要的整理編制卡片，以利查閱。
5、技術(shù)檔案不外借。內(nèi)部技術(shù)人中辦理借閱手續(xù)后，可以借閱，但屬秘密的資料不得外借，不得隨便復(fù)印。技術(shù)檔案閱后要及時(shí)歸還并辦理歸還手續(xù)。
6、技術(shù)部定期對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，確定保管年限，及時(shí)毀銷失去使用價(jià)值的檔案。
第5篇 特種設(shè)備安全技術(shù)檔案管理規(guī)定
一、為保證特種設(shè)備技術(shù)檔案和信息的完整性、各單位應(yīng)制定特種設(shè)備安全技術(shù)檔案管理制度。
二、各單位檔案管理部門負(fù)責(zé)實(shí)施本制度,其負(fù)責(zé)人對(duì)特種設(shè)備安全技術(shù)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
三、應(yīng)當(dāng)指定專門特種設(shè)備檔案管理人員負(fù)責(zé)特種設(shè)備安全技術(shù)檔案的接收、登記、整理、保管、借閱、等事宜,并妥善保管各種與特種設(shè)備安全技術(shù)檔案相關(guān)的記錄。
四、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案的內(nèi)容包括下列范圍要求:
1、《特種設(shè)備使用注冊(cè)登記表》
2、特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件和制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說(shuō)明、設(shè)備及其零部件和安全保護(hù)裝置的產(chǎn)品技術(shù)文件、安裝技術(shù)文件和資料。
3、特種設(shè)備安裝、改造、重大維修、定期檢驗(yàn)報(bào)告。
4、特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器、儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄。
5、特種設(shè)備日常使用狀況和定期自行檢查的記錄、應(yīng)急救援演習(xí)記錄。
6、特種設(shè)備運(yùn)行故障處理和事故記錄。
五、特種設(shè)備檔案管理人員應(yīng)當(dāng)督促相關(guān)人員做好相應(yīng)的工作記錄、以保證記錄資料的完整、并妥善保存。
六、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案如有遺失、損壞、應(yīng)及時(shí)上報(bào)、設(shè)法補(bǔ)救、并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。
第6篇 汽修廠技術(shù)檔案管理規(guī)定
汽車維修廠技術(shù)檔案管理規(guī)定
1、技術(shù)檔案,指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報(bào)表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備、技術(shù)的文字說(shuō)明等技術(shù)文件,整理后歸并文件檔案。
2、本廠設(shè)置技術(shù)檔案有:維修汽車技術(shù)質(zhì)量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案和科研產(chǎn)品開發(fā)檔案。
3、本廠技術(shù)檔案室由技術(shù)部門負(fù)責(zé)建立、保管、運(yùn)用或提供使用。保管工作由技術(shù)部指定專人負(fù)責(zé)。
4、每當(dāng)檔案資料進(jìn)入本企業(yè)、技術(shù)部應(yīng)在一周內(nèi)建立檔案。建檔時(shí)要分類編號(hào),登記立卷歸檔,并進(jìn)行必要的整理編制卡片,以利查閱。
5、技術(shù)檔案不外借。內(nèi)部技術(shù)人中辦理借閱手續(xù)后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復(fù)印。技術(shù)檔案閱后要及時(shí)歸還并辦理歸還手續(xù)。
6、技術(shù)部定期對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定,確定保管年限,及時(shí)毀銷失去使用價(jià)值的檔案。
第7篇 醫(yī)院科研技術(shù)檔案管理規(guī)定
醫(yī)院科研技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定
科研技術(shù)擋案是國(guó)家檔案和科研管理重要組成部分,是科技人員進(jìn)行科學(xué)實(shí)驗(yàn)活動(dòng)的真實(shí)記錄,是反映生產(chǎn)者成果系統(tǒng)性、完整性的歷史資料,是技術(shù)資源儲(chǔ)備形式,是進(jìn)行科研工作的依據(jù)和重要條件之一,為建立健全我院的科技檔案工作,充分發(fā)揮科技檔案在科研活動(dòng)中的作用,根據(jù)上級(jí)有關(guān)部門發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》及其相關(guān)文件精神,結(jié)合我院實(shí)際情況,特制定此暫行辦法。
一、科技檔案管理的內(nèi)容及范圍
凡是記錄和反映我院科技活動(dòng)中形成的有一定保存價(jià)值的原始記錄及科技文件資料,均屬我院科技檔案管理范圍。
(一)科學(xué)研究方面:研究課題的歸檔材料包括:
1、研究計(jì)劃部分:包括任務(wù)書、開題報(bào)告,工作方案、協(xié)議書、合同經(jīng)費(fèi)情況等;
2、原始記錄部分:包括實(shí)驗(yàn)、調(diào)查、分析、測(cè)試形成的原始記錄本、圖紙、照片、錄像帶以及經(jīng)過(guò)歸納整理的數(shù)據(jù)等;
3、總結(jié)報(bào)告部分包括工作總結(jié)報(bào)告、階段工作報(bào)告、論文、專著、專題報(bào)告等;
4、鑒定及推廣應(yīng)用部分:包括開鑒定會(huì)的申請(qǐng)執(zhí)行、上級(jí)批文、鑒定書、成果評(píng)價(jià)意見、獲獎(jiǎng)情況、推廣中的反饋信息及本課題有評(píng)價(jià)、建議性質(zhì)的來(lái)往文書等。
(二)科研發(fā)展規(guī)劃方面:全院性及各科室、研究室的科技長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃及年度規(guī)劃。
(三)科技儀器設(shè)備方面:購(gòu)置用于科研的進(jìn)口、國(guó)產(chǎn)大型精密儀器隨機(jī)全套技術(shù)文件、圖紙及使用維修記錄等技術(shù)文件材料的復(fù)印件。
(四)其他方面:科研機(jī)構(gòu)設(shè)置,科研人員編制,考核及獎(jiǎng)勵(lì),技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,科技規(guī)章制度,科技出版,技術(shù)引進(jìn),科技對(duì)外交流與合作,專業(yè)會(huì)議記錄,紀(jì)要,科研成就及經(jīng)驗(yàn)總結(jié),各種科技統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。
(五)科技人員個(gè)人業(yè)務(wù)檔案。
二、科技檔案的管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)
科技檔案工作在院長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下,實(shí)行統(tǒng)一管理,科教科內(nèi)設(shè)科技檔案室,配備兼職干部,各科室均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)組織督促本科室檔案的形成、收集、整理、立卷歸檔工作。
三、科技檔案的收集和管理:
科技檔案收集是將分散在各科室和科技人員手中的科技材料集中到科技檔案部門。科技業(yè)務(wù)部門在一項(xiàng)科技活動(dòng)結(jié)束或告一段落以后,將科技文件材料經(jīng)過(guò)科學(xué)的篩選和系統(tǒng)的整理,向科技檔案管理部門歸檔,科技檔案管理部門對(duì)歸檔材料經(jīng)認(rèn)真清點(diǎn)后辦理交接手續(xù),接收歸檔。
為建立有效的收集工作,保證收集工作的落實(shí),要做到:
1、實(shí)行誰(shuí)生產(chǎn)的科技文件材料就由誰(shuí)負(fù)責(zé)立卷歸檔的原則,各有關(guān)科室應(yīng)將科技文件材料形成、積累、整理、立卷歸檔工作納入科技工作時(shí),應(yīng)同時(shí)布置檢查科技檔案工作,并以此作為考核科技人員的業(yè)績(jī)依據(jù)之一。
2、各科室對(duì)每項(xiàng)科技成果鑒定、申請(qǐng)驗(yàn)收時(shí)應(yīng)先將該科研成果的技術(shù)文件材料送科教科審查,沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案的成果項(xiàng)目,不算完成任務(wù),不予鑒定和驗(yàn)收,不予申報(bào)成果。
3、在綞項(xiàng)科研工作開始進(jìn)行時(shí),各有關(guān)科室及課題負(fù)責(zé)人必須指定專人收集、積累和保管本項(xiàng)目形成的科技文件材料,并提供使用。在課題結(jié)束后半個(gè)月內(nèi)整理、立卷歸檔,并附上情況說(shuō)明。
由我院主持的科研協(xié)作項(xiàng)目應(yīng)將全部技術(shù)資料歸檔,參加的協(xié)作項(xiàng)目,只需將我院承擔(dān)部分的科技文件材料歸檔。院內(nèi)合作項(xiàng)目由主持單位統(tǒng)一收集整理歸檔。
4、凡檔案的科技文件材料,紙質(zhì)要好,規(guī)格統(tǒng)一、字跡工整。
第8篇 技術(shù)檔案管理規(guī)定
為建立、健全公司技術(shù)檔案工作,完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案,充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用,更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。
一、本公司技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門(包括車間)在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來(lái)、外購(gòu)的圖紙、資料、圖書等。
二、各子公司技術(shù)職能部門、車間要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中,保證其技術(shù)文件材料的積累,達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng),并按制度及時(shí)歸檔。以保證本公司技術(shù)檔案工作的順利開展。
三、按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則,各單位要設(shè)立技術(shù)檔案管理部門,并配備專職人員管理。在技術(shù)部門的直接領(lǐng)導(dǎo)下,集中統(tǒng)一管理辦公室公司的生產(chǎn)、開發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作,達(dá)到本單位技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
四、技術(shù)文件資料的歸檔:
1、 每一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后,都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料,并按技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求,將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理,組成保管單位(卷、代、冊(cè)、盒、盤),由技術(shù)部門審查后及時(shí)歸檔。
2、凡需歸檔的技術(shù)文件資料,應(yīng)盡量符合國(guó)標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良,字跡工整,圖紙按規(guī)格繪制,圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙打印。
3、凡各部門形成的圖紙類文件,應(yīng)描制底圖一份,并經(jīng)技術(shù)部門負(fù)責(zé)人簽字后歸檔管理。
五、 技術(shù)檔案的鑒定和銷毀:
1、 認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案,復(fù)制后,原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案,原檔案報(bào)廢,保管期限為一年。
2 、凡擬銷毀的技術(shù)檔案,必須造具清冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀,防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊(cè)必須及時(shí)歸檔。
第9篇 工程技術(shù)檔案管理規(guī)定辦法
工程技術(shù)檔案管理規(guī)定大家有了解過(guò)嗎以下是小編分享的工程技術(shù)檔案管理規(guī)定全文,請(qǐng)閱讀!
工程檔案管理規(guī)定【1】
1、按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》,監(jiān)理文件有10大類27個(gè),要求在不同的單位歸檔保存,現(xiàn)分述如下:
(1)監(jiān)理規(guī)劃:
1)監(jiān)理規(guī)劃(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存,監(jiān)理單位短期保存,送城建檔案管理部門保存;
2)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則;
3)監(jiān)理部總控制計(jì)劃等。
(2)監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題。
(3)監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題。
(4)進(jìn)度控制:
1)工程開工/復(fù)工審批表;
2)工程開工/復(fù)工暫停令。
(5)質(zhì)量控制:
1)不合格項(xiàng)目通知;
2)質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見。
(6)造價(jià)控制:
1)預(yù)付款報(bào)審與支付;
2)月付款報(bào)審與支付;
3)設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn);
4)工程竣工決算審核意見書。
(7)分包資質(zhì):
1)分包單位資質(zhì)材料;
2)供貨單位資質(zhì)材料;
3)試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料。
(8)監(jiān)理通知:
1)有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知;
2)有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知;
3)有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知。
(9)合同與其他事項(xiàng)管理:
1)工程延期報(bào)告及審批;
2)費(fèi)用索賠報(bào)告及審批;
3)合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見;
4)合同變更材料。
(10)監(jiān)理工作總結(jié):
1)專題總結(jié);
2)月報(bào)總結(jié);
3)工程竣工總結(jié);
4)質(zhì)量評(píng)估報(bào)告。
2、監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記:由建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱,如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍,注明在文件傳閱紙上,隨同文件和記錄進(jìn)行傳閱。
3、監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記:發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名,并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部圖章,對(duì)蓋章工作應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)登記。
工程技術(shù)資料及檔案管理制度【2】
1 范圍
本制度規(guī)定了**發(fā)電有限公司所有部門工程技術(shù)資料管理標(biāo)準(zhǔn)、管理內(nèi)容、要求與方法、檢查與考核。
本制度適用于**發(fā)電有限公司一期工程從項(xiàng)目立項(xiàng)前準(zhǔn)備階段到項(xiàng)目竣工投產(chǎn)驗(yàn)收期間所有工程項(xiàng)目技術(shù)資料的收集、整理、移交等管理。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。
凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn),然而,鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法(國(guó)檔發(fā)[1992]8號(hào))
火力發(fā)電廠工程竣工圖文件編制規(guī)定(電力部電建[1996]666號(hào))
火電企業(yè)檔案分類表(6-9大類)(2002)
火電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法(試行)(國(guó)電集工[2004]125號(hào))
da/t22-2000 歸檔文件整理規(guī)則
gb/t11322-2000 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求
da/t28—2002 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范
3 公司技術(shù)檔案管理層次
3.1 公司工程技術(shù)檔案管理層次示意圖見圖1。
職責(zé)
3.2 綜合部
3.2.1 公司檔案室的直接管理部門,負(fù)責(zé)建立規(guī)范的公司檔案室,設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。
3.2.2 負(fù)責(zé)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)的檔案法規(guī),制定公司工程技術(shù)檔案管理制度,報(bào)公司批準(zhǔn)后,印發(fā)各部門執(zhí)行。
3.2.3 及時(shí)向公司檔案室移交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項(xiàng)目資料。
3.3 公司檔案室
3.3.1 負(fù)責(zé)公司工程技術(shù)資料及檔案的日常管理工作,負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備資料、合同文件、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、發(fā)放、借閱及其登記、微機(jī)錄入及編碼歸檔。
3.3.2 負(fù)責(zé)歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)備份。
3.3.3 負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司各部門收集、整理相關(guān)工程技術(shù)資料。
3.3.4 負(fù)責(zé)檔案設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)管理,負(fù)責(zé)庫(kù)存工程技術(shù)檔案的安全及保密工作。
3.3.5 負(fù)責(zé)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)的資料整理工作。
3.4 工程部
3.4.1 建立規(guī)范的工程技術(shù)資料室,設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。
3.4.2 督促參建各單位(包括監(jiān)理單位、施工單位、調(diào)試單位)嚴(yán)格遵守公司工程技術(shù)檔案資料管理辦法,并納入合同條款中進(jìn)行管理。
3.4.3 協(xié)調(diào)參建各單位工程技術(shù)資料管理的重大問題。
3.4.4 審定經(jīng)過(guò)監(jiān)理單位審查的各類技術(shù)資料,并及時(shí)移交資料室。
3.5 工程部資料室
3.5.1 負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備資料、技術(shù)協(xié)議、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、傳遞及移交公司檔案室前的保管。
3.5.2 負(fù)責(zé)各種工地會(huì)議紀(jì)要、施工措施、監(jiān)理月報(bào)、質(zhì)檢報(bào)驗(yàn)單等的接收整理、登記、發(fā)放和借閱。
3.5.3 負(fù)責(zé)工作聯(lián)系單、變更單的接收、發(fā)放和登記。
3.5.4 負(fù)責(zé)進(jìn)口設(shè)備有關(guān)外文資料的翻譯。
3.5.5 參加設(shè)備開箱驗(yàn)收,收取設(shè)備開箱資料。
3.5.6 及時(shí)向公司檔案室移交上述各類需永久或長(zhǎng)期保存的資料檔案。
3.5.7 協(xié)助公司檔案室做好達(dá)標(biāo)投產(chǎn)要求的資料整理工作。
3.6 計(jì)劃部
3.6.1 負(fù)責(zé)提交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項(xiàng)目資料,包括工程項(xiàng)目的融資、貸款合同、協(xié)議,工程項(xiàng)目開工報(bào)告和批復(fù)文件;工程開工前的審計(jì)文件;工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄;工程的設(shè)備合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄;設(shè)備招標(biāo)投標(biāo)文件;工程項(xiàng)目的施工(含安裝)合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄;工程調(diào)試合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄等,工程監(jiān)理合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄;工程項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)文件;本部門發(fā)出的有關(guān)工程前期的依據(jù)性文件、報(bào)告、紀(jì)要、備忘錄等。
3.6.2 負(fù)責(zé)4.5.1所述資料的收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。
3.6.3 負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時(shí)歸還。
3.6.4 負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。
3.6.5 負(fù)責(zé)與設(shè)備供貨方在技術(shù)資料方面的聯(lián)系。
3.6.6 負(fù)責(zé)在新到設(shè)備領(lǐng)出開箱時(shí)通知工程部收取開箱資料。
3.7 生產(chǎn)準(zhǔn)備部
3.7.1 負(fù)責(zé)提交考核期的運(yùn)行材料,包括本企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),系統(tǒng)圖等必備圖紙,操作票、工作票、運(yùn)行日志等運(yùn)行臺(tái)帳,培訓(xùn)教材,考核期的生產(chǎn)記錄,考核期的事故分析、處理記錄及結(jié)論等。
3.7.2 負(fù)責(zé)4.6.1所述資料收集、積累以及移交公司工程技術(shù)檔案室之前的保存及管理。
3.7.3 負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時(shí)歸還。
3.7.4 負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。
4 管理內(nèi)容與方法
4.1 工程技術(shù)資料歸檔范圍
4.1.1 建設(shè)項(xiàng)目工程技術(shù)資料歸檔范圍,見國(guó)家電力公司電源建設(shè)部《火電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核標(biāo)準(zhǔn)(2001年版)及其條文解釋》考核項(xiàng)目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規(guī)定。
4.1.2 公司凡持有上條所述標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定之范圍中所列資料的,無(wú)論是由部門或者個(gè)人保管,均應(yīng)按本制度要求進(jìn)行整理,由檔案工作人員驗(yàn)收后歸檔。
4.1.3 對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的主要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理后歸檔。
有電子文檔資料的,應(yīng)同時(shí)收集齊全。
4.1.4 所有歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
4.2 工程技術(shù)資料管理
4.2.1 接收:技術(shù)檔案室在接收資料時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對(duì)資料名稱、份數(shù)、資料狀況(正、副本、原件、復(fù)印件、完好、齊全、破損)。
4.2.2 登記:充分利用基建mis中的資料管理軟件,分類登記,登記后對(duì)照《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則火電企業(yè)檔案分類表(2002)》(6-9大類)中的分類,確保軟件自動(dòng)生成的檔案編號(hào)與分類表一致。
4.2.3 填寫卷盒封面、脊背。
4.2.4 排架。
資料按類別分類排架:依照從上到下,從左到右的原則,卷盒(袋)正面向左。
4.2.5 資料的分發(fā)及借閱:
4.2.5.1 資料分發(fā)要填寫“文件和資料發(fā)放登記表”,借閱要填寫“資料借閱登記表”,簽字備查。
4.2.5.2 公司工程技術(shù)檔案資料原則上僅供公司內(nèi)部人員使用,外單位調(diào)閱檔案要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),見有效證件才可接待。
4.2.5.3 資料外借一般不超過(guò)1個(gè)月,最長(zhǎng)不超過(guò)3月。
超過(guò)規(guī)定時(shí)間應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
檔案室保存的資料數(shù)量任何時(shí)候不應(yīng)少于二套,只剩二套時(shí),原則上不再外借,特殊情況下急需借閱,必須經(jīng)過(guò)綜合
部主任簽字批準(zhǔn)。
4.2.5.4 借閱資料要及時(shí)歸還。
4.2.5.5 對(duì)借出歸還的資料要認(rèn)真核對(duì)清點(diǎn)。
4.2.5.6 收到歸還的資料要及時(shí)放回原處,并在借閱登記表上注銷。
4.2.5.7 檔案室對(duì)借出資料每月匯總一次,對(duì)到期未還的資料發(fā)出催還通知。
4.3 工程技術(shù)檔案管理
4.3.1 收集
4.3.1.1 凡**發(fā)電有限公司2×600mw建設(shè)工程從項(xiàng)目立項(xiàng)前準(zhǔn)備階段到項(xiàng)目竣工投產(chǎn)驗(yàn)收期間,辦理完畢并能反應(yīng)與生產(chǎn)、建設(shè)、科研、技術(shù)等有關(guān)重要職能活動(dòng),對(duì)今后各項(xiàng)工作和延續(xù)本企業(yè)、本單位歷史發(fā)展具有查考和憑證價(jià)值的科技文件材料(紙質(zhì)及其它載體)均需進(jìn)行收集。
而事務(wù)性、臨時(shí)性、重復(fù)性且無(wú)查考利用價(jià)值則不需進(jìn)行收集。
4.3.1.2 具體歸檔范圍見國(guó)家電力公司電源建設(shè)部《火電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核標(biāo)準(zhǔn)(2001年版)及其條文解釋》考核項(xiàng)目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規(guī)定,并參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(da/t28—2002)執(zhí)行。
4.3.1.3 檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持“五參加”(參加科研成果和科研項(xiàng)目鑒定;參加設(shè)備招、評(píng)標(biāo),參加設(shè)備開箱;參加工程項(xiàng)目驗(yàn)收;參加重要的生產(chǎn)事故分析會(huì)),了解工程進(jìn)度及有關(guān)資料情況,以保證各類檔案資料及時(shí)、齊全、準(zhǔn)確的歸檔。
4.3.2 分類、組卷
4.3.2.1 分類、組卷要遵循檔案文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,做到分類科學(xué)。
組卷合理,層次分明,檢索便利。
4.3.2.2 本公司工程技術(shù)檔案分類按《火電企業(yè)檔案分類表(6-9)大類》(2002)分類方法進(jìn)行分類,分類號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)構(gòu)成四級(jí)類目,各級(jí)類目均用0-9標(biāo)識(shí)。
4.3.2.3 在做好分類的基礎(chǔ)上,按各大類下的屬類進(jìn)行組卷、裝盒。
4.3.3 編號(hào)
4.3.3.1 對(duì)已組成的案卷編寫檔案號(hào)。
4.3.3.2 檔案號(hào)由目錄號(hào)(代號(hào))、分類號(hào)、案卷順序號(hào)構(gòu)成,表示方法如下:
1) 6大類代號(hào)用年代標(biāo)識(shí)。
2) 7大類的代號(hào)采用7001標(biāo)識(shí),首位數(shù)代表類別號(hào),后三位數(shù)代表課題順序號(hào)。
3) 8-9大類(從基本建設(shè)工程立項(xiàng)前準(zhǔn)備到工程竣工投產(chǎn)為止的文件材料),目錄號(hào)的前兩位數(shù)代表工期號(hào),后兩位數(shù)代表機(jī)組號(hào)(公用部分目錄號(hào)的后兩位用“00”標(biāo)識(shí))。
4) 舉例:“**發(fā)電有限公司#1機(jī)組汽輪機(jī)安裝質(zhì)量驗(yàn)評(píng)記錄”檔案號(hào)為:“0101-8055-001”。
4.3.4 案卷的整理
4.3.4.1 卷內(nèi)文件排列
1)管理性文件材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。
2)設(shè)備資料要求文字材料在前,圖樣在后。
3)施工記錄要求單位工程在前,分部在后。
4.3.4.2 裝訂
1)文字材料以件為單位裝訂,裝訂前要取下金屬裝訂物,采取三孔線裝形式裝訂,裝訂線在左邊。
不同尺寸的文字材料要折疊或裁切成統(tǒng)一尺寸。
不得大于a4幅面(外文已裝訂資料除外)。
且要求裝訂邊及底邊對(duì)齊。
2)圖紙一律不裝訂,但案卷內(nèi)大于a4幅面的圖紙要全部折疊成a4幅面,折疊方式采用反折式手風(fēng)琴折疊法(反面在外),圖標(biāo)欄在圖紙縱向右下角。
4.3.5 案卷的編目,用微機(jī)、檔案管理軟件進(jìn)行編目。
4.3.5.1 編寫案卷頁(yè)號(hào)。
1)案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)。
2)頁(yè)號(hào)用自動(dòng)號(hào)碼機(jī)編寫,單面書寫的文件材料在右下角編寫頁(yè)號(hào)。
雙面書寫的文件材料,正面在右下角,背面在左下角編寫頁(yè)號(hào)。
3)案卷封面、卷內(nèi)目錄(原有圖樣目錄除外),卷內(nèi)備考表不編頁(yè)號(hào)。
4.3.5.2 案卷封面的編制
1)案卷采用內(nèi)封面,內(nèi)封面與檔案一并裝入卷盒內(nèi),放在卷首。
2)擬寫案卷題名,要求簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。
案卷題名的主要內(nèi)容包括項(xiàng)目名稱、代字、代號(hào)及其組件、部件、階段的代號(hào)和名稱等。
3)編制單位:填寫案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。
4)編制日期:填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。
5)保管期限,填寫其劃定的保管期限,按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》執(zhí)行。
6)密級(jí)依據(jù)保密規(guī)定填寫。
7)填寫檔案號(hào)。
4.3.5.3 案卷脊背的編制。
1)案卷脊背用150白色書寫紙或g120g牛皮紙(與卷盒同色),書寫(或打印脊背)。
2)案卷脊背內(nèi)容包括檔案號(hào)和案卷題名。
第10篇 測(cè)繪科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定辦法
測(cè)繪科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定是國(guó)家專業(yè)檔案資料,一起閱讀測(cè)繪科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定,了解相關(guān)信息吧!
測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理工作,確保測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)測(cè)繪法》等法律,制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案是指在從事測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖件、電子文件、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。
測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案主要包括:
(一)航空、航天遙感影像獲取檔案;
(二)基礎(chǔ)測(cè)繪項(xiàng)目檔案;
(三)地理國(guó)情監(jiān)測(cè)(普查)檔案;
(四)應(yīng)急測(cè)繪保障服務(wù)檔案;
(五)測(cè)繪成果與地理信息應(yīng)用檔案;
(六)測(cè)繪科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案;
(七)工程測(cè)量檔案;
(八)海洋測(cè)繪與江河湖水下測(cè)量檔案;
(九)界線測(cè)繪與不動(dòng)產(chǎn)測(cè)繪檔案;
(十)公開地圖制作檔案。
第三條 測(cè)繪地理信息行政主管部門組織實(shí)施的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的管理應(yīng)當(dāng)遵守本規(guī)定。
其他測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的管理可以參照本規(guī)定執(zhí)行。
第四條 測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、分級(jí)管理、確保安全、促進(jìn)利用的原則。
第五條 國(guó)家測(cè)繪地理信息局負(fù)責(zé)全國(guó)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理工作。
縣級(jí)以上地方人民政府測(cè)繪地理信息行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理工作。
國(guó)家和地方檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第六條 各級(jí)測(cè)繪地理信息行政主管部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),推進(jìn)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案信息化和數(shù)字檔案館建設(shè)。
第七條 涉及國(guó)家秘密的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的管理,應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)保密的法律法規(guī)規(guī)定。
第二章 機(jī)構(gòu)與職責(zé)
第八條 國(guó)家測(cè)繪地理信息局測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)包括:
(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策,統(tǒng)籌規(guī)劃全國(guó)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案工作;
(二)制定國(guó)家測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范;
(三)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查全國(guó)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案工作;
(四)組織國(guó)家重大測(cè)繪地理信息項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案驗(yàn)收工作。
第九條 縣級(jí)以上地方人民政府測(cè)繪地理信息行政主管部門測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)包括:
(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策,制定本行政區(qū)域的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案工作管理制度;
(二)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查本行政區(qū)域的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案工作;
(三)組織本行政區(qū)域內(nèi)重大測(cè)繪地理信息項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案驗(yàn)收工作。
第十條 省級(jí)以上測(cè)繪地理信息行政主管部門及有條件的市、縣測(cè)繪地理信息行政主管部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案保管機(jī)構(gòu)(以下簡(jiǎn)稱檔案保管機(jī)構(gòu))。
檔案保管機(jī)構(gòu)職責(zé)包括:
(一)接收、整理、集中保管測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案;
(二)開發(fā)和提供利用館藏測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案資源;
(三)開展測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè);
(四)指導(dǎo)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的形成、積累、整理、立卷等檔案業(yè)務(wù)工作;
(五)督促建檔單位按時(shí)移交測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案;
(六)承擔(dān)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案驗(yàn)收工作;
(七)負(fù)責(zé)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案鑒定工作;
(八)收集國(guó)內(nèi)外有利用價(jià)值的測(cè)繪地理信息資料、文獻(xiàn)等;
(九)開展館際交流活動(dòng)。
第十一條 測(cè)繪地理信息單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案資料室,負(fù)責(zé)管理本單位測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案。
第三章 建檔與歸檔
第十二條 測(cè)繪地理信息項(xiàng)目承擔(dān)單位(以下稱建檔單位)負(fù)責(zé)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)文件資料歸檔材料的形成、積累、整理、立卷等建檔工作。
第十三條 測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案建檔工作應(yīng)當(dāng)納入測(cè)繪地理信息項(xiàng)目計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、管理程序、質(zhì)量控制、崗位責(zé)任。
測(cè)繪地理信息項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)同步提出建檔工作要求,同步檢查建檔制度執(zhí)行情況。
第十四條 測(cè)繪地理信息項(xiàng)目組織部門下達(dá)測(cè)繪地理信息項(xiàng)目計(jì)劃時(shí),應(yīng)當(dāng)以書面形式告知相應(yīng)的檔案保管機(jī)構(gòu),并在項(xiàng)目合同書、設(shè)計(jì)書等文件中,明確提出測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍、份數(shù)、時(shí)間、質(zhì)量等要求。
第十五條 建檔單位應(yīng)當(dāng)按照《測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案保管期限表》,將歸檔材料收集齊全、整理立卷,確保測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。
不得篡改、偽造、損毀、丟失測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案。
第十六條 測(cè)繪地理信息歸檔業(yè)務(wù)文件材料應(yīng)當(dāng)原始真實(shí)、系統(tǒng)完整、清晰易讀和標(biāo)識(shí)規(guī)范,符合歸檔要求,檔案載體能夠長(zhǎng)期保存。
第十七條 國(guó)家或地方重大測(cè)繪地理信息項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)由相應(yīng)的測(cè)繪地理信息行政主管部門組織實(shí)施,并出具驗(yàn)收意見。
其他測(cè)繪地理信息項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案的驗(yàn)收,由相應(yīng)的檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé),并出具驗(yàn)收意見。
未獲得檔案驗(yàn)收合格意見的測(cè)繪地理信息項(xiàng)目不得通過(guò)項(xiàng)目驗(yàn)收。
第十八條 測(cè)繪地理信息項(xiàng)目組織部門在完成項(xiàng)目驗(yàn)收后,應(yīng)當(dāng)將項(xiàng)目驗(yàn)收意見抄送檔案保管機(jī)構(gòu)。
建檔單位應(yīng)當(dāng)在測(cè)繪地理信息項(xiàng)目驗(yàn)收完成之日起2個(gè)月內(nèi),向項(xiàng)目組織部門所屬的檔案保管機(jī)構(gòu)移交測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案,辦理歸檔手續(xù)。
第四章 保管與銷毀
第十九條 檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類、整理并編制目錄,做到分類科學(xué)、整理規(guī)范、排架有序和目錄完整。
第二十條 測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案保管期限分為永久和定期。
具有重要查考利用保存價(jià)值的,應(yīng)當(dāng)永久保存;具有一般查考利用保存價(jià)值的,應(yīng)當(dāng)定期保存,期限為10年或30年,具體劃分辦法按照《測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案保管期限表》要求執(zhí)行。
第二十一條 檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)具備檔案安全保管條件,庫(kù)房配備防火、防盜、防漬、防有害生物、溫濕度控制、監(jiān)控等保護(hù)設(shè)施設(shè)備,庫(kù)房管理應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。
第二十二條 檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案安全保管制度,定期對(duì)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案保管狀況進(jìn)行檢查,采取有效措施,確保檔案安全。
重要的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案實(shí)行異地備份保管。
第二十三條 檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)保管期滿的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案提出鑒定意見,并報(bào)同級(jí)測(cè)繪地理信息行政主管部門批準(zhǔn)。
對(duì)不再具有保存價(jià)值的檔案應(yīng)當(dāng)?shù)怯?、造?cè),經(jīng)批準(zhǔn)后按規(guī)定銷毀。
禁止擅自銷毀測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案。
第二十四條 因機(jī)構(gòu)變動(dòng)等原因,測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案保管關(guān)系發(fā)生變更的,原單位應(yīng)當(dāng)妥善保管測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案并向指定機(jī)構(gòu)移交。
第二十五條 鼓勵(lì)單位和個(gè)人向檔案保管機(jī)構(gòu)移交、捐贈(zèng)、寄存測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案,檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行妥善保管。
第五章 服務(wù)與利用
第二十六條 各級(jí)測(cè)繪地理信息行政主管部門和檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法向社會(huì)開放測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案,法律、法規(guī)另有規(guī)定的除外。
單位和個(gè)人持合法證明,可以依法利用已經(jīng)開放的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案。
第二十七條 檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期公布館藏開放的測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案目錄,并為檔案利用創(chuàng)造條件,簡(jiǎn)化手續(xù),提供方便。
測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的閱覽、復(fù)制、摘錄等應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。
第二十八條 各級(jí)測(cè)繪地理信息行政主管部門和檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取檔案編研、在線服務(wù)、交換共享等多種方式,加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用,提高檔案利用價(jià)值,擴(kuò)大利用領(lǐng)域。
第二十九條 向檔案保管機(jī)構(gòu)移交、捐贈(zèng)、寄存測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的單位和個(gè)人,對(duì)其檔案具有優(yōu)先利用權(quán),并可對(duì)其不宜向社會(huì)開放的檔案提出限制利用意見,維護(hù)其合法權(quán)益。
第六章 監(jiān)督管理
第三十條 各級(jí)測(cè)繪地理信息行政主管部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),明確分管負(fù)責(zé)人、工作機(jī)構(gòu)和人員,建立健全檔案管理規(guī)章制度,保障檔案工作所需經(jīng)費(fèi),配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的設(shè)施設(shè)備。
第三十一條 各級(jí)測(cè)繪地理信息行政主管部門應(yīng)當(dāng)依法履行管理職責(zé),加強(qiáng)對(duì)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案工作的監(jiān)督檢查,對(duì)違法違規(guī)行為責(zé)令整改。
第三十二條 對(duì)于違反國(guó)家檔案管理規(guī)定,造成測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案失真、損毀、丟失的,依法追究相關(guān)人員的責(zé)任;構(gòu)成犯罪的依法移送司法機(jī)關(guān)處理。
第七章 附 則
第三十三條 本規(guī)定由國(guó)家測(cè)繪地理信息局負(fù)責(zé)解釋。
第三十四條 國(guó)家測(cè)繪地理信息局應(yīng)當(dāng)根據(jù)測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)的發(fā)展變化,及時(shí)調(diào)整《測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案保管期限表》。
第三十五條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。
《測(cè)繪科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》(國(guó)測(cè)發(fā)【1988】82號(hào))和《測(cè)繪科技檔案建檔工作管理規(guī)定》(國(guó)測(cè)發(fā)【1993】088號(hào))同時(shí)廢止。
