檔案管理規(guī)定15篇

第1篇 職業(yè)中專(zhuān)檔案管理規(guī)定

職業(yè)學(xué)校檔案管理規(guī)定

為了保證檔案室的整潔和安全,制定規(guī)定如下:

一、檔案室管理

(一)檔案室是機(jī)要部門(mén),無(wú)關(guān)人員不得隨意進(jìn)入室內(nèi)閑談、聊天或做與檔案工作無(wú)關(guān)的事情。

(二)檔案室內(nèi)要切實(shí)做好“六防”工作。即防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)害、防灰塵、防鼠。

(三)平時(shí)要搞好檔案室內(nèi)外衛(wèi)生,并依據(jù)季節(jié)天氣變化搞好室內(nèi)、檔案箱內(nèi)的通風(fēng)工作,半年對(duì)檔案箱內(nèi)清掃一次,定期在檔案箱內(nèi)加放防蟲(chóng)蛀藥劑。

(四)檔案室內(nèi)要嚴(yán)禁吸煙,出入檔案室要關(guān)鎖好門(mén)窗,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,要保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng),及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)匯報(bào)。

(五)定期和不定期地對(duì)檔案進(jìn)行檢查,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。

二、借閱

1.檔案組卷后,不得隨意借閱,如確因工作需要,必須經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)后,嚴(yán)格履行借閱手續(xù),接交清楚,歸回時(shí)經(jīng)核對(duì)無(wú)誤再注銷(xiāo)。

2.查閱人事檔案必須是黨員干部,但不得查閱和借閱本人或親屬的檔案。借閱會(huì)計(jì)檔案要辦借閱手續(xù),做好利用登記,并對(duì)歸還的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查。本單位工作人員,因工作需要可直接到檔案室辦借閱手續(xù)。外單位如需查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),需持單位正式介紹信,經(jīng)檔案部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),方可查閱,不準(zhǔn)借出。

3.借卷人必須愛(ài)護(hù)檔案,嚴(yán)格遵守保密制度,嚴(yán)禁損壞涂改、圈劃、撤換、翻印或轉(zhuǎn)借他人,不得向無(wú)關(guān)人員泄露和對(duì)外公布檔案內(nèi)容。查閱時(shí),必須保持室內(nèi)整潔,不準(zhǔn)吸煙,保障檔案的安全性。

4.查閱檔案人員,要在本室內(nèi)查閱,不得帶出室外,確因工作需要借出,必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),履行登記手續(xù)后,方可借出。

5.外單位查閱檔案,必須持閱檔介紹信,介紹信要符合上級(jí)的有關(guān)規(guī)定,否則不予查閱。

三、立檔標(biāo)準(zhǔn)

為使檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)的利用規(guī)范化,不斷地改善案卷質(zhì)量,提高檔案的管理水平,根據(jù)本校文書(shū)檔案工作的特點(diǎn),特制定本文書(shū)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn):

(一)歸檔文件,齊全完整

凡本單位行政、教學(xué)、后勤、生產(chǎn)等工作活動(dòng)中形成并辦理完畢的,又具有保存價(jià)值的文件材料,都應(yīng)立卷歸案。如收發(fā)文件、電報(bào)、各種會(huì)議記錄、電話(huà)會(huì)議記錄,各類(lèi)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)、學(xué)校及部門(mén)的規(guī)章制度、調(diào)查研究材料、工作總結(jié)及本校編印的出版物原稿、圖表、簿冊(cè)、照片、校刊等均應(yīng)收集齊全完整,立卷歸檔。

(二)分門(mén)別類(lèi),系統(tǒng)組卷

1.應(yīng)根據(jù)本校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置,職責(zé)范圍,業(yè)務(wù)分工,文件特點(diǎn)采用年度一問(wèn)題分類(lèi)法。

2.立卷分工:

(1)本單位的收文、發(fā)文和內(nèi)部自產(chǎn)文件,業(yè)務(wù)部門(mén)主辦,學(xué)校名義批發(fā)的文件,由校辦公室立卷(同時(shí)主辦業(yè)務(wù)部門(mén)也應(yīng)留底存查)。

(2)臨時(shí)機(jī)構(gòu)的文件,由臨時(shí)機(jī)構(gòu)的執(zhí)行任務(wù)中隨時(shí)整理,待工作完成后負(fù)責(zé)立卷,并交檔案室存查。

3.立卷的基本要求:

按照文件的自然形成規(guī)律,保持文件之間的歷史聯(lián)系,注意區(qū)分文件的保管價(jià)值,便于保管和利用,其具體要求:

(1)根據(jù)文件的特點(diǎn),將具體聯(lián)系密切保管期限相同的文件組合一起立卷,如把一項(xiàng)工作、一個(gè)問(wèn)題、一次會(huì)議、一個(gè)案件和同一類(lèi)型的文件材料,組合在一起立卷。

(2)學(xué)校有關(guān)教學(xué)方面的自產(chǎn)文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表、圖片以及各種課程標(biāo)準(zhǔn),教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃、授課進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)日歷、課表、任課教師安排、教師工作量統(tǒng)計(jì)、教師聽(tīng)課記錄、學(xué)生學(xué)籍、各班教學(xué)日志,學(xué)生出勤,各種進(jìn)修計(jì)劃,進(jìn)修考核情況,以及全校有關(guān)教學(xué)方面的統(tǒng)計(jì)資料等,均由教務(wù)部門(mén)統(tǒng)一分門(mén)別類(lèi),按教學(xué)年度整理立卷。

(3)按文件年度組卷時(shí),要注意區(qū)別文件制成和處理日期所屬年度,一般應(yīng)遵照如下規(guī)定:

年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、預(yù)算、決算及行政、教學(xué)、后勤、生產(chǎn)等的業(yè)務(wù)文件、資料等,放在針對(duì)的年度立卷,總結(jié)和計(jì)劃寫(xiě)在一起的文件,應(yīng)視文件內(nèi)容的主次和中心來(lái)定,跨年轉(zhuǎn)時(shí)間,確定年屬年代立卷;跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),來(lái)文與復(fù)文按本機(jī)關(guān)的文件時(shí)間立卷;專(zhuān)門(mén)為某項(xiàng)特定工作或會(huì)議收集的有關(guān)文件材料,隨特定工作會(huì)議所屬時(shí)間立卷;跨年度會(huì)議文件,放在舉行會(huì)議的年度立卷。

(三)保密期限,劃分標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)國(guó)有檔案局頒發(fā)的《全國(guó)文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》和上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的文書(shū)檔案保管期限表,制定本校文書(shū)檔案保管期限表。立卷時(shí)要根據(jù)保管期限表的規(guī)定,正確地區(qū)分文件的保管價(jià)值,按照永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限組卷,不同保管價(jià)值的文件,除密不可分的外,一般不要放在一起立卷。

(四)卷內(nèi)編目,條理清楚

1.卷內(nèi)文件的排列編號(hào):卷內(nèi)文件要求排列次序有條理保持文件之間的聯(lián)系,給每份文件以固定的位置,排列的一般方法:一個(gè)作者一個(gè)問(wèn)題,按時(shí)間排列,一個(gè)作者幾個(gè)問(wèn)題,按問(wèn)題的重要程序結(jié)合時(shí)間排列;幾個(gè)作者幾個(gè)問(wèn)題,先按問(wèn)題集中,然后按重要程度結(jié)合作者、時(shí)間排列;會(huì)議文件,按重要程度結(jié)合文件時(shí)間順序排列,卷內(nèi)文件正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后,批復(fù)在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;復(fù)文在前,問(wèn)文在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,原件在后。

2.卷內(nèi)文件排列好后,用阿拉伯?dāng)?shù)字在文件右上角按順序編上張?zhí)?簡(jiǎn)子頁(yè)、折疊頁(yè)、半頁(yè)者編一個(gè)張?zhí)?圖紙、照片編在背面,折疊頁(yè)編在外面,空白頁(yè)不編號(hào),印刷小冊(cè)應(yīng)同文件一起編號(hào),編號(hào)宜用打號(hào)機(jī)或鋼筆。

3.填寫(xiě)卷內(nèi)目錄與備考表;卷內(nèi)目錄放在首頁(yè),用以介紹案卷內(nèi)容與成分,要逐份文件逐項(xiàng)登記,備考表附于卷尾,用以注明卷內(nèi)文件張數(shù)及卷內(nèi)需要說(shuō)明的情況,便于管理和利用者了解,備考表應(yīng)由立卷人簽字并注明填寫(xiě)日期,檢查人由檔案檢查人簽字,日后案卷的變化情況,可由檔案管理人員隨時(shí)在備考表上注明。

(五)裝訂整齊,結(jié)實(shí)美觀

1.卷內(nèi)文件裝訂,要拆除金屬物,折疊整齊、寬長(zhǎng)的紙頁(yè)要切齊,殘破文件應(yīng)予修復(fù),對(duì)批語(yǔ)、簽署意見(jiàn)寫(xiě)在文件裝訂線(xiàn)外的,應(yīng)粘貼加寬,字跡不清的或由鉛筆、園珠筆及復(fù)寫(xiě)紙寫(xiě)的重要文件,必要時(shí)應(yīng)抄錄或復(fù)制抄本。

2.案卷要裝訂結(jié)實(shí)、整齊、美觀,以三孔線(xiàn)繩裝訂,結(jié)頭結(jié)在背面,每卷一般不得超過(guò)200頁(yè),裝訂時(shí)要把材料的右旁與底邊對(duì)齊,不要掉頁(yè)或壓住字跡。妨礙閱讀,對(duì)于圖片及其它不便裝訂的文件,宜用盒式卷夾散存保管。

(六)案卷標(biāo)題,簡(jiǎn)明確切

案卷組成后要擬寫(xiě)案卷標(biāo)題,標(biāo)題要準(zhǔn)確無(wú)誤,文字通順精練,概括性強(qiáng),簡(jiǎn)明確切地提示卷內(nèi)文件作者、問(wèn)題、名稱(chēng)。

(七)封面編目,整齊大方

書(shū)寫(xiě)案卷封面標(biāo)題時(shí),應(yīng)用毛筆或鋼筆(用炭素墨水)正楷書(shū)寫(xiě),要求字跡端正醒目。其它各項(xiàng)如:機(jī)關(guān)名稱(chēng)、組織機(jī)構(gòu)證的張數(shù)、起止日期、保管期限及脊背上的年度、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷

號(hào)等要求刻制印章,以紅色印油用印。

(八)排列案卷,編寫(xiě)目錄

1.案卷的排列和編寫(xiě)案卷序號(hào),案卷要系統(tǒng)排列,將一類(lèi)性質(zhì)的案卷先按保管期限分開(kāi),然后將每一種保管期限的案卷,按類(lèi)別分冊(cè),再將每類(lèi)內(nèi)的案卷,按其聯(lián)系結(jié)合重要程度排列。

案卷排列后,逐卷地編制案卷的順序號(hào),按年度分永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限,編三個(gè)順序號(hào),每種保管期限都以一開(kāi)始編。

2.編寫(xiě)案卷目錄,按照案卷排列的順序逐項(xiàng)登記案卷目錄,填寫(xiě)卷目錄需用鋼筆工整抄寫(xiě)或打印,不得使用圓珠筆或復(fù)寫(xiě)紙,目錄一式三份,文書(shū)處理部門(mén)一分,檔案室二份(一份歸檔,一份作查找利用檔案的檢查工具)。

3.案卷封面應(yīng)寫(xiě)明單位名稱(chēng),案卷屬年度,目錄起止日期,目錄的最后應(yīng)有備考表,寫(xiě)明案卷數(shù)量,目錄張數(shù)及需要說(shuō)明的有關(guān)情況,編制人、編制日期。

第2篇 國(guó)家檔案管理規(guī)定辦法

國(guó)家檔案管理規(guī)定

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)和規(guī)范國(guó)家檔案館管理,促進(jìn)檔案館事業(yè)發(fā)展,充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合本省實(shí)際,制定本辦法。

第二條本省行政區(qū)域內(nèi)國(guó)家檔案館的規(guī)劃、建設(shè)、管理,適用本辦法。

第三條本辦法所稱(chēng)國(guó)家檔案館,包括綜合檔案館和專(zhuān)門(mén)檔案館。

綜合檔案館負(fù)責(zé)收集和管理本行政區(qū)域國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的多種門(mén)類(lèi)的檔案,并向社會(huì)提供檔案利用服務(wù)。

專(zhuān)門(mén)檔案館負(fù)責(zé)收集和管理某一專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域或者某種特殊載體形態(tài)的檔案,并向社會(huì)提供檔案利用服務(wù)。

第四條國(guó)家檔案館是公共服務(wù)機(jī)構(gòu),依法履行保存歷史記錄、提供檔案利用、開(kāi)展社會(huì)教育、推進(jìn)政務(wù)信息公開(kāi)的職能。

第五條國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)全面收集檔案,反映歷史真實(shí),確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全,方便社會(huì)利用,依法履行保密義務(wù)。

第六條縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)國(guó)家檔案館工作的領(lǐng)導(dǎo),將檔案事業(yè)納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃,保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費(fèi),并列入年度預(yù)算。

第七條省檔案行政管理部門(mén)主管本省檔案事業(yè),對(duì)本省國(guó)家檔案館工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。

市、縣(市、區(qū))檔案行政管理部門(mén)主管本行政區(qū)域檔案事業(yè),對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)國(guó)家檔案館工作實(shí)行監(jiān)督指導(dǎo)。

第二章檔案資源建設(shè)

第八條縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)按照統(tǒng)籌規(guī)劃、合理布局、分級(jí)管理的原則和國(guó)家、省有關(guān)檔案館網(wǎng)布局的要求設(shè)置國(guó)家檔案館。

省、設(shè)區(qū)的市、縣(市、區(qū))設(shè)置綜合檔案館。省、設(shè)區(qū)的市根據(jù)需要可以設(shè)置專(zhuān)門(mén)檔案館,也可以與綜合檔案館合設(shè)。城市建設(shè)檔案館的設(shè)置按有關(guān)法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定執(zhí)行。

設(shè)置國(guó)家檔案館必須符合國(guó)家和省規(guī)定的條件,經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審核同意后,報(bào)本級(jí)人民政府批準(zhǔn)。設(shè)置國(guó)家檔案館的具體條件和申請(qǐng)審核程序,由省檔案行政管理部門(mén)商省級(jí)有關(guān)部門(mén)制訂,報(bào)省人民政府批準(zhǔn)后實(shí)施。

第九條國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)按照職責(zé),擬訂檔案資料收集的具體范圍,報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)核準(zhǔn)后實(shí)施。

第十條綜合檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定確定向本館移交檔案的單位范圍。有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)按規(guī)定向綜合檔案館移交具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和形態(tài)的檔案。法律、法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。

第十一條國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的期限接收檔案。因特殊情況,需要提前或者延期接收檔案的,按照國(guó)家和本省有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十二條各綜合檔案館應(yīng)當(dāng)按照政府信息公開(kāi)的有關(guān)規(guī)定,向社會(huì)提供現(xiàn)行文件查詢(xún)等服務(wù)。各級(jí)行政機(jī)關(guān)和有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定,及時(shí)向本級(jí)人民政府設(shè)立的綜合檔案館移交有關(guān)文件和資料。

第十三條縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)納入電子政務(wù)和信息化規(guī)劃。

國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子文件的接收工作,加快傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化,實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

第十四條綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立本行政區(qū)域的電子檔案目錄中心。向綜合檔案館移交檔案的單位以及專(zhuān)門(mén)檔案館應(yīng)當(dāng)定期向綜合檔案館報(bào)送電子檔案目錄。

電子檔案目錄格式標(biāo)準(zhǔn)由省檔案行政管理部門(mén)按電子政務(wù)要求和規(guī)范制定。

第十五條非國(guó)家所有的檔案資料,對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值的,鼓勵(lì)檔案資料所有人向國(guó)家檔案館捐贈(zèng)或者寄存;國(guó)家檔案館接受捐贈(zèng)的,應(yīng)當(dāng)向捐贈(zèng)者頒發(fā)捐贈(zèng)證書(shū),并可以給予一定獎(jiǎng)勵(lì)。

第十六條國(guó)家檔案館之間,國(guó)家檔案館與博物館、紀(jì)念館、圖書(shū)館之間,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合作和交流,實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

博物館、紀(jì)念館、圖書(shū)館及其他機(jī)構(gòu)保管的文物、圖書(shū)資料同時(shí)是檔案的,應(yīng)當(dāng)向綜合檔案館提供相關(guān)目錄。

第三章檔案開(kāi)放與利用

第十七條國(guó)家檔案館的下列館藏檔案,應(yīng)當(dāng)向社會(huì)開(kāi)放,涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私以及按國(guó)家規(guī)定不宜開(kāi)放的除外:

(一)建國(guó)以前形成的檔案;

(二)建國(guó)以后形成的檔案,時(shí)間已滿(mǎn)30年的;

(三)屬于政府信息公開(kāi)范圍的檔案;

(四)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)形成的檔案;

(五)重大活動(dòng)檔案,進(jìn)館滿(mǎn)6個(gè)月的。

國(guó)家檔案館開(kāi)放個(gè)人捐贈(zèng)的檔案,應(yīng)當(dāng)征得捐贈(zèng)人同意。

第十八條國(guó)家檔案館開(kāi)放檔案,應(yīng)當(dāng)組織鑒定小組對(duì)擬開(kāi)放的檔案進(jìn)行鑒定;經(jīng)鑒定符合開(kāi)放條件,并經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審核同意的,一律予以開(kāi)放。

第十九條國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)采取設(shè)立閱覽室、檔案網(wǎng)站等多種方式,向社會(huì)提供已開(kāi)放檔案、文件查詢(xún)服務(wù)。

第3篇 中組部人事檔案管理規(guī)定

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng),人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的,記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn),以個(gè)人為單位組合起來(lái),以備考察的文件材料人事檔案管理規(guī)定 中組部就是為大家提供的人事檔案管理?xiàng)l例:

人事檔案管理?xiàng)l例

第一條 為了實(shí)現(xiàn)人事檔案整理工作的規(guī)范化,便于檔案的保管和利用,根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》)及有關(guān)規(guī)定,特制訂本細(xì)則。

第二條 人事檔案的整理工作,是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。

它是將收集起來(lái)的每個(gè)教工的檔案材料,進(jìn)行鑒別、分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷,并在此基礎(chǔ)上,不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。

第三條 人事檔案管理部門(mén),均應(yīng)按本細(xì)則和有關(guān)規(guī)定的要求,對(duì)所管理的人事檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理。

第四條 整理人事檔案,須做到認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

通過(guò)整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。

第五條 整理人事檔案,事先要收集好人事檔案材料,并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。

第六條 整理人事檔案的人員,必須努力學(xué)習(xí)黨的人事工作方針、政策和檔案工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí),熟悉整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定,掌握整理工作的基本方法和技能,認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

第七條 人事檔案材料的鑒別工作,是檔案管理部門(mén)對(duì)收集起來(lái)準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查,甄別材料的真?zhèn)?判定材料的保存價(jià)值,確定其是否歸入人事檔案的工作。

第八條 鑒別歸檔材料,必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神,以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù),嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。

第九條 鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn),具體問(wèn)題具體分析,根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值,確定材料是否歸入檔案。

第十條 鑒別歸檔材料的具體做法:

(一)判定材料是否屬于本校的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。

發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的,或不屬于人事檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料,應(yīng)清理出來(lái)。

對(duì)其中有保存價(jià)值的文件、資料,可交文書(shū)檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)保存。

不屬于人事檔案內(nèi)容,比較重要的證件、文章等,組織不需要保存的,退給本人。

無(wú)保存價(jià)值又不宜退回本人的,應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀;

(二)審查材料是否齊全、完整。

政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。

處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖?jiàn)等。

上述材料,屬于成套的,必須齊全;每份歸檔材料,必須完整。

對(duì)頭尾不清、來(lái)源和時(shí)間不明的材料,要查清注明后再歸檔,凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;

(三)審查材料是否手續(xù)完備。

凡規(guī)定需由組織蓋章的,要有組織蓋章。

審查結(jié)論,處分決定、組織鑒定、民-主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料,應(yīng)有本人的簽署意見(jiàn)或由組織注明經(jīng)過(guò)本人見(jiàn)面。

任免呈報(bào)表;須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文號(hào)。

出國(guó)、出境審批表,須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。

凡不符合歸檔要求,手續(xù)不完備的檔案材料,須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔;

(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問(wèn)題或其它重要問(wèn)題,需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料,不能歸入人事檔案,應(yīng)交有關(guān)組織處理;

(五)鑒別時(shí),發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料,要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。

第十一條 對(duì)歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類(lèi)內(nèi)容的劃分進(jìn)行分類(lèi)。

第十二條 人事檔案正本, 由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。

其內(nèi)容分類(lèi):

第一類(lèi) 履歷材料

干部履歷表(書(shū))、簡(jiǎn)歷表,干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類(lèi)人員登記表,干部簡(jiǎn)要情況表,干部信息管理登記表,以“簡(jiǎn)歷”為標(biāo)題的個(gè)人材料(主要介紹不同時(shí)間學(xué)習(xí),工作的地點(diǎn)、單位、任職情況),更改姓名、籍貫的證明材料等。

干部履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類(lèi)。

第二類(lèi) 自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料

自傳(自己寫(xiě)的個(gè)人經(jīng)歷),個(gè)人撰寫(xiě)的簡(jiǎn)歷材料(主要內(nèi)容為:個(gè)人簡(jiǎn)歷、家庭情況及社會(huì)關(guān)系)等。

帶自傳的履歷材料或簡(jiǎn)歷表,以自傳為主,歸第二類(lèi)。

第三類(lèi) 鑒定(含自我鑒定),考察、考核材料

1、 考核材料:干部年度考核表,專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員年度考核表,考察材料,現(xiàn)實(shí)表現(xiàn),領(lǐng)導(dǎo)干部年度考核量化測(cè)評(píng)表,參加形勢(shì)教育干部實(shí)績(jī)考核表,領(lǐng)導(dǎo)干部黨風(fēng)廉政建設(shè)情況報(bào)告表,后備干部登記表,干部掛職鍛煉表,干部掛職推薦意見(jiàn),干部掛職鍛煉總結(jié)及鑒定表,民-主評(píng)議綜合材料。

2、評(píng)語(yǔ)鑒定:高等學(xué)校招生政治思想品德考查(核)表,報(bào)考研究生思想政治情況表,學(xué)生操行評(píng)語(yǔ),所有不帶學(xué)習(xí)成績(jī)、考試成績(jī)的鑒定(包括:學(xué)生、培訓(xùn)、工作、出國(guó)、團(tuán)員、黨員、軍人、“三講”、蹲點(diǎn)干部、少數(shù)民族干部、知青),各類(lèi)人員評(píng)(鑒評(píng)表)等,黨員民-主鑒定表,干部年度考核表等。

3、審計(jì)報(bào)告:任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)報(bào)告、審計(jì)意見(jiàn)的材料、,離任審計(jì)表等。

第四類(lèi) 學(xué)歷、學(xué)位、成績(jī)、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)等綜合材料

1、學(xué)歷材料:學(xué)生登記表(初中、高中),學(xué)生成績(jī)登記表,考生報(bào)名登記表,新學(xué)員審批審批登記表,選拔學(xué)生登記表,畢業(yè)生登記表,畢業(yè)生分配登記表,畢業(yè)生登記及鑒定表,畢業(yè)論文成績(jī)登記表,學(xué)員結(jié)業(yè)論文登記表,學(xué)籍登記表,研究生登記表,推薦上學(xué)意見(jiàn)書(shū),同意推薦上學(xué)的證明,高考志愿書(shū)(申請(qǐng)報(bào)考書(shū)),退學(xué)證明,肄業(yè)材料,學(xué)生學(xué)年小結(jié)表,證明畢業(yè)時(shí)間的材料,中央黨校學(xué)員登記表,中央黨校學(xué)員黨性鍛煉思想小結(jié),中央黨校學(xué)員學(xué)習(xí)小結(jié),中央黨校學(xué)員黨性思想考評(píng)表,畢業(yè)(結(jié)業(yè))證復(fù)印件,學(xué)歷證明,學(xué)位申請(qǐng)書(shū),干部學(xué)歷學(xué)位認(rèn)定情況登記表,所有帶學(xué)習(xí)成績(jī)、考試成績(jī)的鑒定,出國(guó)留學(xué)審查登記表,報(bào)考(申請(qǐng))表,同意參加高考的證明,攻讀博士學(xué)位專(zhuān)家推薦書(shū),定向(合同)培養(yǎng)高校學(xué)生合同書(shū)等。

2、專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料:教師登記表,教師資格過(guò)渡申請(qǐng)表,教師任職資格申報(bào)表,醫(yī)務(wù)人員登記表,醫(yī)師資格認(rèn)定申請(qǐng)審核表,技術(shù)(兼職)聘書(shū)(如經(jīng)濟(jì)師、工程師、教授、會(huì)計(jì)師、指導(dǎo)教師等),專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任合同書(shū),專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表,科學(xué)技術(shù)干部業(yè)務(wù)考績(jī)檔案,專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審聘任呈報(bào)表,關(guān)于申請(qǐng)任職資格的報(bào)告,申報(bào)條件和任職資格檢查表,評(píng)審專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格情況簡(jiǎn)表,科學(xué)技術(shù)干部技術(shù)職稱(chēng)評(píng)定表,技術(shù)干部定職、升職呈報(bào)表,專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任命書(shū),專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)復(fù)查考核表,思想政治工作人員專(zhuān)業(yè)職務(wù)申報(bào)表,思想政治工作人員職務(wù)任職資格申報(bào)表,科學(xué)技術(shù)成果鑒定證書(shū)等。

3、培訓(xùn)材料:黨校輪訓(xùn)培訓(xùn)班學(xué)員考核表,崗位職務(wù)培訓(xùn),培訓(xùn)學(xué)員學(xué)習(xí)考核登記表,學(xué)員考核登記表,干部進(jìn)修登記表,培訓(xùn)證明,預(yù)備役培訓(xùn),干部理論學(xué)習(xí)檔案卡片等。

4、科研成果:創(chuàng)造發(fā)明、著作及有重大影響的論文(如獲獎(jiǎng)或在全國(guó)性報(bào)刊上發(fā)表的)等目錄。

第五類(lèi) 政審材料

個(gè)人的說(shuō)明材料(主要說(shuō)明家庭情況及社會(huì)關(guān)系),家庭成員及社會(huì)關(guān)系登記表,軍婚證明,軍婚報(bào)告及批復(fù),愛(ài)人(對(duì)象)情況登記表,對(duì)其家屬、親友調(diào)查情況的證明,招工政治審查表,入伍政治審查表,高等學(xué)?？忌螌彶楸?外出培訓(xùn)人員審查表,學(xué)徒審查登記表,公開(kāi)選拔和競(jìng)爭(zhēng)上崗任職人員的資格審查表,知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)參加工作期間的表現(xiàn),知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)證,更改(確認(rèn))年齡、工齡(參加工作時(shí)間)、民族、國(guó)籍、入伍時(shí)間的證明,“三齡一歷(即年齡、工齡和黨齡、學(xué)歷)”的審核表,干部在制止動(dòng)-亂、平息__斗爭(zhēng)中的表現(xiàn)情況,在文-化-大-革-命期間的表現(xiàn)情況,家庭成員旁證材料,關(guān)于黨內(nèi)職務(wù)情況的說(shuō)明等。

第六類(lèi) 黨團(tuán)材料

入團(tuán)志愿書(shū),入團(tuán)申請(qǐng)書(shū),退團(tuán)申請(qǐng)書(shū),超齡離團(tuán)登記表,入黨志愿書(shū),入黨申請(qǐng)書(shū)(如有多份僅保留第一份和最后一份,其他材料歸入本人檔案的散材料中),轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū),轉(zhuǎn)正的意見(jiàn),入黨積極分子培訓(xùn)考核表,發(fā)展黨員計(jì)劃審核登記表,民-主評(píng)議黨員登記表,黨員“雙學(xué)”活動(dòng)登記表,1985年、1990年制的黨員重新登記表及申請(qǐng),確認(rèn)團(tuán)齡、黨齡的相關(guān)材料,加入其他黨派的申請(qǐng)書(shū)、登記表及證明,由單位開(kāi)具的黨、團(tuán)材料丟失的證明(說(shuō)明)等。

第七類(lèi) 獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì))材料

所有獎(jiǎng)勵(lì)文件、獎(jiǎng)狀的復(fù)印件、先進(jìn)事跡材料,黨員民-主評(píng)議登記表(被評(píng)為優(yōu)秀黨員的),得獎(jiǎng)的著作登記單,獎(jiǎng)學(xué)金審批表,通報(bào)表?yè)P(yáng)等。

第八類(lèi) 干部違_紀(jì)、政紀(jì)、法律法規(guī)等材料

紀(jì)檢監(jiān)察、公安、檢-察-院、法院等行政管理部門(mén)對(duì)個(gè)人的處分決定,上級(jí)批復(fù),核定(調(diào)查)報(bào)告,本人的檢查,交待,對(duì)處分決定的意見(jiàn),復(fù)查報(bào)告、決定、結(jié)論,免予、解除,撤銷(xiāo)處分的決定、意見(jiàn)、通知,通報(bào)批評(píng)材料,對(duì)個(gè)人的治安管理處罰決定書(shū),不起訴決定書(shū),刑事判決書(shū),懲罰性民事判決書(shū),計(jì)劃生育處罰決定等。

第九類(lèi) 工資、任免、身份等方面的材料

1、干部工資、定級(jí)、待遇材料:工資檔案,工資審批表,晉升工資文件,浮動(dòng)工資表,帶工資的任免表,轉(zhuǎn)正定級(jí)登記表(含無(wú)工資額的),因受獎(jiǎng)勵(lì)晉升工資相關(guān)表格,工資關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信,職工考核升級(jí)審批表,工作變動(dòng)登記表,各類(lèi)津貼呈報(bào)審批表,待遇問(wèn)題的審批表等。

2、干部任免材料:任職任免文,任免表,戰(zhàn)士提升職務(wù),級(jí)別報(bào)告表,干部提升晉級(jí)報(bào)告表,軍官任免晉銜報(bào)告表(職務(wù)軍銜或警銜同時(shí)變動(dòng)的任免表),工資待遇不變晉升職務(wù),干部職務(wù)任(免)歸檔材料,選為與其主要工作相關(guān)的各委員會(huì)委員的登記表(如:共青團(tuán)、政協(xié)、紀(jì)委等),對(duì)總會(huì)計(jì)師,總經(jīng)濟(jì)師等的任免表等。

考察材料、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)也可放在任免表的后面形成一系列的材料。

3 、干部因公出國(guó)(境)材料

因公出國(guó)人員審批表,因公出國(guó)人員備案表,初次出國(guó)人員審查表等。

審查表與備案表只存?zhèn)浒副怼?/p>

4、招工、軍警、代表等材料:

(1)招工材料:招收(新)工人登記表,就業(yè)人員審批表,招收新工人審批表,招收工人審查登記表,選調(diào)生錄用審批表,職工子女申請(qǐng)安排工作登記表,學(xué)徒工審查登記表,畢業(yè)生選留推薦表、同意推薦招工的證明,轉(zhuǎn)干審批表,“吸收錄用”干部審批表(登記表),吸收錄用教師表,高、初中畢業(yè)生和城鎮(zhèn)青年安置表,選拔錄用干部審批表,“以工代干”人員轉(zhuǎn)干審批表,組織對(duì)組織初具的證明由于其家庭原因請(qǐng)求安排工作的情況說(shuō)明或證明等。

(2)軍警材料:入伍登記表,應(yīng)征公民兵役役登記表,軍(警)官文職干部轉(zhuǎn)服預(yù)備役報(bào)告表,退伍軍人登記表,軍官轉(zhuǎn)業(yè)審批報(bào)告表,評(píng)定授予軍官軍銜報(bào)告表,法官、檢察官、警官等級(jí)變動(dòng)審批(評(píng)定)表,轉(zhuǎn)業(yè)干部推薦表,軍用汽車(chē)駕駛執(zhí)照申請(qǐng)表,車(chē)輛駕駛員年度審驗(yàn)表(軍人)等。

(3)代表材料:各類(lèi)代表大會(huì)代表登記表,當(dāng)選與非主要工作(兼職工作)相關(guān)的各類(lèi)組織委員的登記表(如:書(shū)畫(huà)協(xié)會(huì),青年聯(lián)合會(huì)等)等。

(4)其它:公務(wù)員過(guò)渡審批表,公務(wù)員重新登記表(《公務(wù)員法》頒布后制定的),參照機(jī)關(guān)工作人員管理審批表,兼職聘書(shū)(職務(wù)),調(diào)動(dòng)工作審批表,辭職申請(qǐng)書(shū)報(bào)告及審批表,任職責(zé)任合同書(shū),勞動(dòng)合同書(shū)或協(xié)議書(shū)等。

第十類(lèi) 其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料

體檢表(有殘疾),殘疾等級(jí)材料,各類(lèi)通知書(shū),家屬隨軍登記(報(bào)告)表,領(lǐng)導(dǎo)干部收入申報(bào)表,干部住房情況表,干部掛職鍛煉總結(jié)或小結(jié),學(xué)習(xí)小結(jié),自愿生一個(gè)孩子申請(qǐng),獨(dú)生子女證申請(qǐng)登記表,各類(lèi)函件(如:調(diào)動(dòng)工作介紹信、報(bào)名介紹信),結(jié)婚報(bào)告(非軍人),共同培養(yǎng)協(xié)議書(shū),工會(huì)入會(huì)申請(qǐng),工會(huì)會(huì)員登記表,報(bào)到證,申請(qǐng)下基層的申請(qǐng)書(shū),合同(協(xié)議)書(shū),人事?tīng)?zhēng)議仲裁裁決書(shū),傷殘,工傷等級(jí)診斷書(shū)及有關(guān)材料,干部逝世后報(bào)紙報(bào)道的消息或訃告,悼詞(生平),非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書(shū)等。

不能裝入干部檔案的材料:工作總結(jié),生活小結(jié),思想?yún)R報(bào),接轉(zhuǎn)材料交接單,工作證復(fù)印件,檔案整理復(fù)制責(zé)任卡,入黨誓詞,常住人員登記表(戶(hù)口本復(fù)印件),論文,各類(lèi)試卷,學(xué)生證等。

可不裝入干部檔案的材料:檔案?jìng)淇急?和文-革有關(guān)的說(shuō)明須歸入檔案),述職報(bào)告(如有年度考核表配套的需歸入檔案),附有索取證明材料的函(如無(wú)索取證明材料的歸入檔案)。

第十三條 人事檔案副本內(nèi)容,是由正本中以下類(lèi)別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成:

第一類(lèi)的近期履歷材料。

第三類(lèi)的主要鑒定,教工考核材料。

第四類(lèi)的學(xué)歷、學(xué)位,評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。

第五類(lèi)的政治歷史情況的審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。

第七類(lèi)的獎(jiǎng)勵(lì)材料。

第八類(lèi)的處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。

第九類(lèi)的任免呈報(bào)表和工資、待遇的審批材料。

其它類(lèi)別多余的重要材料,也可歸入副本。

第十四條 內(nèi)容交叉的材料,可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類(lèi)別。

(一)帶自傳的履歷或簡(jiǎn)歷表,以自傳為主,歸第二類(lèi)。

(二)履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類(lèi)。

(三)有任免職務(wù)內(nèi)容的登記表、任免呈報(bào)表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級(jí)別的評(píng)級(jí)、評(píng)定軍銜的鑒定表等材料,以其主要用途為主,歸第九類(lèi)。

(四)政治歷史問(wèn)題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料,一律歸第八類(lèi);凡未給予處分,以政治歷史問(wèn)題為主的,歸第五類(lèi),以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸第八類(lèi)。

第十五條 每類(lèi)人事檔案材料,都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排列順序,并在每份材料的右上角編上類(lèi)號(hào)和順序號(hào),在其右下角編寫(xiě)頁(yè)數(shù)。

第十六條 檔案材料排序的基本方式:

第一類(lèi)、第二類(lèi)、第三類(lèi)、第四類(lèi)、第七類(lèi)、第九類(lèi)、第十類(lèi)等七類(lèi)材料按時(shí)間先后順序排列。

第五類(lèi)材料:若形成一系列有結(jié)論性的證明材料的排列順序?yàn)榻Y(jié)論或上級(jí)批復(fù)在前,其余材料按時(shí)間先后排列在后;若為單獨(dú)的證明說(shuō)明材料則按時(shí)間先后排列。

第六類(lèi)材料:首先是入團(tuán)志愿書(shū)、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū);其次是入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū);黨員登記表可按時(shí)間先后依次排序。

第八類(lèi)材料:上級(jí)批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn),調(diào)查報(bào)告,證明材料,本人的檢查或交待材料等,其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問(wèn)題相應(yīng)集中排列。

第十七條 每卷人事檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。

目錄是整本干部人事檔案材料的索引,有了目錄就方便了干部人事檔案內(nèi)容的查閱,起到了提綱挈領(lǐng)的作用。

(一)按照類(lèi)別排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫(xiě)。

每大類(lèi)的第一行填寫(xiě)大類(lèi)號(hào)及其名稱(chēng),大類(lèi)號(hào)用漢字一至十表示。

第二行開(kāi)始按照各類(lèi)別歸檔材料排列順序逐份用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4……填寫(xiě);

(二)根據(jù)材料題目填寫(xiě)“材料名稱(chēng)”。

無(wú)題目的材料,應(yīng)擬定題目。

材料的題目過(guò)長(zhǎng),可適當(dāng)簡(jiǎn)化。

擬定或簡(jiǎn)化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。

凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;

(三)“材料形成時(shí)間”,一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。

復(fù)制的檔案材料,采用原材料形成時(shí)間;

(四)填寫(xiě)“材料份數(shù)”,以每份完整的材料為一份(包括附件),一般均為一份;材料頁(yè)數(shù)的計(jì)算,采用圖書(shū)編頁(yè)法,每面為一頁(yè),印有頁(yè)碼的材料、表格,應(yīng)如數(shù)填寫(xiě);

(五)內(nèi)容排布:

①共十大類(lèi),每大類(lèi)與大類(lèi)之間間隔為四行;

②各大類(lèi)材料中,若無(wú)該類(lèi)檔案材料,其大類(lèi)標(biāo)題仍然保留,注意空足四行,再進(jìn)入下一大類(lèi)材料的輸入;

③第九類(lèi)“工資任免等材料”分四小類(lèi),每小類(lèi)與小類(lèi)之間間隔為三行;

④第九類(lèi)“工資任免等材料”中,若無(wú)哪小類(lèi)材料,其標(biāo)題不保留,注意空足三行,再進(jìn)入下一小類(lèi)材料的輸入;

⑤目錄輸入完畢后,將最后一頁(yè)空表行數(shù)補(bǔ)足滿(mǎn)頁(yè),再進(jìn)行打印。

⑥打印出來(lái)的目錄要工整、正確、清楚、美觀,不得有過(guò)于明顯的印黑、涂抹和皺褶。

第十八條 檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時(shí),須進(jìn)行搶救。

搶救材料,一般可采用修復(fù)、打印、抄寫(xiě)、復(fù)印等方法。

凡打印、抄寫(xiě)的材料,必須認(rèn)真細(xì)致、核對(duì)無(wú)誤,注明復(fù)制單位和日期。

第十九條 建立檔案副本的材料不夠時(shí),可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制,將復(fù)制件存副本,其原件必須存入正本。

第二十條 為便于裝訂、保管和利用,延長(zhǎng)檔案材料的壽命,對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料,應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。

其主要方法:

(一)對(duì)超出16開(kāi)(26cm×19cm)規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進(jìn)行裁剪。

裁剪檔案材料要根據(jù)裁紙刀所標(biāo)橫豎坐標(biāo)裁切,做到橫平豎直,統(tǒng)一尺度,前后一致,保證檔案材料的規(guī)范。

裁切不能損壞檔案材料內(nèi)容,檔案內(nèi)容距離裁切右邊應(yīng)有0.8-1.2厘米距離,包邊時(shí)檔案左邊應(yīng)留出2-2.5厘米距離,防止打孔時(shí)損壞檔案材料。

不能緊靠?jī)?nèi)容裁切或裁掉表格外框(包括表框外的字和與檔案材料內(nèi)容無(wú)關(guān)的字跡)。

裁切筒子紙要根據(jù)內(nèi)容折疊整齊,不能裁斷。

對(duì)于超出16開(kāi)規(guī)格且無(wú)法裁切的檔案材料,須進(jìn)行折疊。

折疊時(shí),要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。

一般橫邊折疊折下邊,不折表頭,折疊邊離裁切邊要有1厘米的距離。

折疊后的檔案材料,要保持整個(gè)案卷的平整,文字、照片不得損壞,便于展開(kāi)閱讀。

(二)小于16開(kāi)規(guī)格檔案材料,要用宣紙裱邊(注意宣紙不能太薄)。

裱邊時(shí)橫邊補(bǔ)上不補(bǔ)下,遇到大量需要裱橫邊的材料可以隔頁(yè)裱邊,豎邊必須補(bǔ)齊。

裱邊要粘牢,同時(shí)不能把下一頁(yè)粘住。

(三)對(duì)于破損、卷角、折皺的檔案材料,要進(jìn)行裱糊。

裱糊用的襯紙,必須采用白紙。

漿糊要按照水和漿糊2:1的比例調(diào)制,涂抹時(shí)注意適量,不能過(guò)多或過(guò)少。

(四)材料包邊不能把檔案內(nèi)容粘住,并把原來(lái)的裝訂孔包在白邊里。

一般材料紙張厚7頁(yè)左右包一本,紙張薄的10頁(yè)左右包一本。

包邊紙一般為b5復(fù)印紙,(也可采用硬度適中的紙)并按照寬5厘米-5.5厘米的標(biāo)準(zhǔn)裁成長(zhǎng)條。

(五)編寫(xiě)頁(yè)碼和編號(hào),須擦掉以前的編號(hào),新編號(hào)字體要美觀整潔,不要過(guò)大。

頁(yè)碼的位置在檔案的右下角,距離下邊和右邊0.5厘米,編號(hào)的位置在檔案的右上角,距離上邊和右邊0.5厘米。

(六)檔案上原有的分類(lèi)角須剪掉并用宣紙補(bǔ)齊,有些不干凈的也須剪掉重新補(bǔ)齊。

整理時(shí)要按照類(lèi)別插入分類(lèi)角。

分類(lèi)角貼在白紙的右上方,與紙的右上角完全重疊,貼分類(lèi)角的紙必須是黃底紅字的角標(biāo)紙。

(七)獎(jiǎng)勵(lì)登記表、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、獎(jiǎng)狀等需折疊的材料,裱背后裝入檔案,粘貼時(shí)注意做到便于從左向右翻閱。

如果材料過(guò)大應(yīng)折疊,一般為折下邊和右邊。

(八)鉛筆標(biāo)注在檔案上的無(wú)關(guān)的字跡一律擦除。

(九)整理過(guò)程中產(chǎn)生的重復(fù)件和多余件,根據(jù)類(lèi)別、時(shí)間排序,按標(biāo)準(zhǔn)裁剪和裝訂后,要在每份材料上注明為重復(fù)件或多余件并裝入本人檔案。

(十)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書(shū)釘?shù)冉饘倨?以防止氧化生銹損毀材料。

(十一)對(duì)于裁切后的整卷干部檔案要求做到四面整齊。

第二十一條 每個(gè)教工的檔案材料,必須裝訂成卷。

裝訂后的檔案,目錄在卷首,材料排列順序與目錄相符;卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用,具體做法:

(一)將目錄與材料核對(duì)無(wú)誤;

(二)把全卷材料理齊。

材料條件好的應(yīng)做到四面整齊,條件較差的,以裝訂線(xiàn)一邊和下邊兩面為齊;

(三)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一裝訂孔。

孔距規(guī)格應(yīng)符合《條例》附件一的規(guī)定;

(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)人事檔案卷皮。

檔案卷皮須書(shū)寫(xiě)檔案人的姓名、籍貫、檔案號(hào)。

書(shū)寫(xiě)姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。

第4篇 盛華物業(yè)檔案管理規(guī)定

盛華物業(yè)檔案管理規(guī)定

1.0目的

加強(qiáng)公司各管理處、行政內(nèi)部管理檔案的建立和管理,通過(guò)檔案管理,為人事、行政工作提供情況,規(guī)范公司在管物業(yè)資料,便于物業(yè)的維修和養(yǎng)護(hù),整理管理運(yùn)作資料,便于提高服務(wù)質(zhì)量。

2.0適用范圍

公司、部門(mén)、管理處檔案管理。

3.0檔案管理

3.1人事、行政內(nèi)部管理檔案由公司、管理處設(shè)專(zhuān)人統(tǒng)一管理。

3.2檔案管理員要根據(jù)檔案管理規(guī)定,通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集入檔材料,有關(guān)部門(mén)應(yīng)積極配合。檔案管理人員對(duì)歸檔材料應(yīng)及時(shí)歸檔。

3.3凡歸檔材料,均應(yīng)認(rèn)真鑒別,材料應(yīng)詳實(shí)、完整。

3.5檔案必須分類(lèi)明確,編排有序、目錄清楚、裝訂整齊,質(zhì)量記錄按月裝訂,相關(guān)行政檔案分年度裝訂。

3.6檔案應(yīng)存放入專(zhuān)用檔案柜,檔案室必須堅(jiān)固適用,有防火、防盜、防潮等安全措施。

3.7對(duì)保管的檔案要逐一登記造冊(cè)、編號(hào),每年檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少及時(shí)查找。

3.8檔案移交要填寫(xiě)移交清單,交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。

3.9嚴(yán)禁任何人私自保存公司、部門(mén)、管理處及他人的檔案材料,對(duì)造成泄密或其他后果的,視情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理。

4.0檔案的查閱和借用

4.1外來(lái)單位前來(lái)查閱有關(guān)檔案須經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),必要時(shí)報(bào)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.2檔案管理人員應(yīng)根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)指示提供有關(guān)材料。

4.3檔案一般不外借,特殊情況,經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱,但須嚴(yán)格履行登記手續(xù),按期歸還。

4.4私人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

4.5查閱必須嚴(yán)格遵守保密制度,嚴(yán)禁復(fù)印、涂改、圈畫(huà)、拆換檔案材料,不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容。如確需復(fù)制檔案材料須經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。違反者視情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理。

5.0檔案工作人員守則

5.1認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家的勞動(dòng)人事政策、檔案管理規(guī)定,不斷提高工作水平。

5.2熱愛(ài)本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),提高業(yè)務(wù)水平和工作能力,努力為人事工作服務(wù)。

5.3保護(hù)檔案安全,不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷(xiāo)毀檔案。嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。

5.4嚴(yán)格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露檔案內(nèi)容,無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。

5.5堅(jiān)持原則,遵守紀(jì)律,嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。

第5篇 員工檔案管理規(guī)定辦法

員工檔案管理規(guī)定【1】

第一條 檔案工作任務(wù)

1、保管員工檔案;

2、收集、鑒別和整理員工檔案材料;

3、辦理員工檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;

4、通過(guò)檔案熟悉員工,為人事工作提供情況;

5、逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

第二條 檔案材料內(nèi)容

1、履歷表;

2、自傳;

3、鑒定;

4、考核材料;

5、政治歷史問(wèn)題的審查及甄別、復(fù)查材料;

6、參加黨、團(tuán)材料;

7、獎(jiǎng)勵(lì)及先進(jìn)事跡材料;

8、處分、取消處分材料;

9、招聘、轉(zhuǎn)正定級(jí)、吸收錄用審批表、任免報(bào)告表、考評(píng)技術(shù)資格、學(xué)位審批表、出國(guó)人員審批表、調(diào)整工資審批表、離休退休、辭職審批表等;

10、其他可供組織上參考的材料,如員工個(gè)人寫(xiě)的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)、檢查等。形成以上檔案材料的部門(mén)和職能人員應(yīng)及時(shí)將完備的材料轉(zhuǎn)交檔案室存檔。

第三條 檔案的管理

員工檔案按照管理(任免)權(quán)限實(shí)行分級(jí)管理。

1、正、副總監(jiān)以上領(lǐng)導(dǎo)檔案,報(bào)送總公司人事部。

2、物業(yè)管理有限公司部門(mén)經(jīng)理以下員工檔案,由各單位人事部門(mén)自行管理。

3、根據(jù)人事回避原則,檔案管理人員的檔案由人事部領(lǐng)導(dǎo)直接保管。

4、出國(guó)(境)不歸及死亡員工檔案仍按上述分工管理。

5、員工辭職、自動(dòng)離職、開(kāi)除公職、降名及解除勞動(dòng)合同后,檔案管理人員于15日內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)至戶(hù)口所在地的街道辦事處保管。

第四條 檔案材料的收集和歸檔

1、人事檔案管理人員要根據(jù)檔案管理規(guī)定,通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集入檔材料。有關(guān)部門(mén)應(yīng)積極配合,檔案管理人員對(duì)歸檔材料應(yīng)及時(shí)歸檔。

2、凡歸檔材料,均應(yīng)認(rèn)真鑒別,材料應(yīng)詳實(shí)、完整,用鋼筆或毛筆謄寫(xiě)(不得用圓珠筆、鉛筆等書(shū)寫(xiě)),并經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字后生效,否則不得歸檔。

3、員工檔案必須分類(lèi)明確,編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

第五條 檔案的保管

1、員工檔案由人事部門(mén)設(shè)專(zhuān)人保管,檔案管理人員必須是_正式黨員。

2、員工檔案應(yīng)存入保險(xiǎn)柜。檔案室必須堅(jiān)固適用,有防盜、防火、防潮等安全措施。

3、對(duì)保管的檔案要逐一登記造冊(cè)、編號(hào),每年檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少,及時(shí)查找。

4、檔案移交要填寫(xiě)移交清單,交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。

5、嚴(yán)禁任何人私自保存他人的檔案材料,對(duì)造成泄密或其他后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴(yán)肅處理。

6、逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

第六條 檔案的查閱和借用

1、外單位前來(lái)查閱員工檔案須憑黨組織或人事部門(mén)的介紹信、公檢法系統(tǒng)的組織介紹信,并經(jīng)人事部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2、大廈部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和黨組織、紀(jì)檢人員查閱員工檔案應(yīng)經(jīng)人事部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、檔案管理人員應(yīng)根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)指示提供有關(guān)材料。

4、員工檔案一般不外借,特殊情況,經(jīng)人事部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)亦可借閱,但必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),按期歸還。

5、私人不得查閱或借用員工本人及其親屬的檔案。

6、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度,嚴(yán)禁涂改、圈劃、拆換檔案材料,不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。:

第七條 檔案的接收與轉(zhuǎn)遞

1、員工試用期滿(mǎn)轉(zhuǎn)正后,應(yīng)及時(shí)到人事檔案室辦理檔案調(diào)入手續(xù),檔案管理人員接收檔案后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記,并將檔案回執(zhí)及時(shí)退回原單位。

2、員工調(diào)出或辭職后,檔案管理人員要及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

3、員工檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)密封,一般應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,也可由組織指派專(zhuān)人傳送,但不得由員工本人自帶。來(lái)源:考試大的美女編輯們

4、有關(guān)職能部門(mén)應(yīng)及時(shí)將員工獎(jiǎng)勵(lì)材料、入黨團(tuán)的材料轉(zhuǎn)交檔案室存檔。

第八條 檔案工作人員守則

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的勞動(dòng)人事政策、檔案管理規(guī)定,不斷提高工作水平。

2、熱愛(ài)本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),提高業(yè)務(wù)水平和工作能力,努力為人事工作服務(wù)。

3、保護(hù)檔案安全,不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷(xiāo)毀檔案。嚴(yán)禁在檔案室用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險(xiǎn)品。來(lái)源:考試大

4、嚴(yán)格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露檔案內(nèi)容,無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。

5、堅(jiān)持原則,遵守紀(jì)律,嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。

員工檔案管理規(guī)定【2】

企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理,有效地保護(hù)和利用檔案,提高科學(xué)管理水平,為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定,制定本規(guī)定。

第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門(mén)在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù),是國(guó)家檔案的組成部分。

第三條 企業(yè)職工檔案工作,在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下,由勞動(dòng)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo),實(shí)行分級(jí)管理, 同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)。

第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。

第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)

第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理:實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位,檔案綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)專(zhuān)人管理職工檔案。

第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動(dòng)或出國(guó)不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門(mén)代為保管。

第七條 職工死亡后,其檔案由原管理部門(mén)保存五年后,移交企業(yè)綜合檔案部門(mén)保存。對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業(yè)綜合檔案部門(mén)按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

第八條 企業(yè)職工檔案管理部門(mén)的職責(zé):

(一)保管職工檔案;

(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;

(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù);

(四)登記職工工作變動(dòng)情況;

(五)為有關(guān)部門(mén)提供職工情況;

(六)做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作;

(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案。

(八)辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。

第三章 檔案的內(nèi)容

第九條 企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類(lèi):

(一)履歷材料;

(二)自傳材料;

(三)鑒定、考核、考察材料;

(四)評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料);

(五)政審材料;

(六)參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料;

(七)獎(jiǎng)勵(lì)材料;

(八)處分材料;

(九)招用、勞動(dòng)合同,調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料;

(十)其他可供組織參考的材料。

第四章 檔案的收集、保管和銷(xiāo)毀

第十條 職工所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集,整理立卷,保持檔案的完整。

第十一條 立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別,保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

第十三條 按規(guī)定需要銷(xiāo)毀檔案材料時(shí),必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)(見(jiàn)附件一)。

第十五條 嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者,應(yīng)視情節(jié)輕重,嚴(yán)肅處理。對(duì)違反(中華人民共和國(guó)檔案法)、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》的,要依法處理。

第十六條 職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

第五章 檔案的提供利用

第十七條 因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規(guī)定:

(一)查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。

(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位,應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí),應(yīng)事先提交報(bào)告,說(shuō)明理由,經(jīng)企業(yè)或企業(yè)授權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格履行登記手續(xù),并按期歸還。

(四)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。

(五)各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者,應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育,直至紀(jì)律處分,或追究法律責(zé)任。

(六)因工作需要從檔案中取證的,須請(qǐng)示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第十八條 企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等,應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶(hù)口所在地的街道勞動(dòng)(組織人事)部門(mén)。職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的,其檔案由原所在單位保管。

第十九條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定:

(一)通過(guò)機(jī)要交通或派專(zhuān)人送取,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

(二)對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的'企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單'(見(jiàn)附件二)的項(xiàng)目登記,并密封包裝。

(三)對(duì)轉(zhuǎn)出的材料,不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章,并將回執(zhí)立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問(wèn),以防丟失。

第七章 附 則

第二十條 本規(guī)定由勞動(dòng)部負(fù)責(zé)解釋。

第二十一條 本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直 轄市和國(guó)務(wù)院各部門(mén)可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施辦法或細(xì)則。

第6篇 國(guó)企人事檔案管理規(guī)定辦法

國(guó)企人事檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第二章 文件材料的形成與歸檔

第三章 檔案管理

第四章 檔案信息開(kāi)發(fā)利用

第五章 檔案管理體制

第六章 附則

第一章 總則

第一條 根據(jù)國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù),特制定本規(guī)定。

第二條 企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。

其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體,包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面檔案。

第三條 企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。

第四條 企業(yè)檔案工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則。

第二章 文件材料的形成與歸檔

第五條 企業(yè)要根據(jù)國(guó)家法規(guī)和有關(guān)部門(mén)的規(guī)定,制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。

文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)要遵循計(jì)劃、生產(chǎn)(施工)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)、等項(xiàng)工作(以下簡(jiǎn)稱(chēng)生產(chǎn)活動(dòng))和文書(shū)處理的程序。

第六條 企業(yè)生產(chǎn)(施工)活動(dòng)中形成的科技文件材料(含縮微膠片,照片,錄音、錄像和計(jì)算機(jī)磁帶等,以下同)由產(chǎn)品試制、科研課題和工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。

各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍,指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。

第七條 企業(yè)文件材料歸檔的基本要求:

1、歸檔的文件材料必須完整。

2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

3、歸檔的文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。

第八條 企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。

企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾方面:

1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。

有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件,原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。

2、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售方面。

有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷(xiāo)管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息,廣告宣傳和用戶(hù)服務(wù)工作中形成的文件材料等。

3、設(shè)備儀器方面。

有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件,設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過(guò)程中的技術(shù)性、憑證性文件材料,設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄,設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等。

4、技術(shù)管理方面。

有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

5、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。

有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。

6、物資供應(yīng)方面。

有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

7、勞動(dòng)工資方面。

有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。

8、財(cái)務(wù)管理方面。

有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。

9、教育培訓(xùn)方面。

有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。

10、黨、政、工、團(tuán)工作方面。

有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料,企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會(huì)工作中的各種文件材料等。

11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

12、其他方面。

第九條 歸檔時(shí)間1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目,在任務(wù)完成后或告一段落時(shí),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門(mén)歸檔。

2、各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年內(nèi),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門(mén)歸檔。

第十條 企業(yè)各類(lèi)文件材料一般歸檔一式一份,比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第十一條 企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理程序;列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃;列入企業(yè)有關(guān)部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。

第十二條 企業(yè)產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收,必須有檔案部門(mén)參加。

文件材料不完整、不準(zhǔn)確,不系統(tǒng),不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。

第十三條 企業(yè)產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評(píng)獎(jiǎng),歸檔的文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要作為一項(xiàng)考核內(nèi)容,檔案部門(mén)不簽署意見(jiàn)不得申報(bào)成果。

第十四條 企業(yè)新購(gòu)置重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí),有關(guān)專(zhuān)業(yè)部門(mén)應(yīng)會(huì)同檔案部門(mén)檢查驗(yàn)收文件材料;并及時(shí)歸檔。

第十五條 企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議,收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定,及時(shí)向檔案部門(mén)歸檔。

第十六條 企業(yè)檔案部門(mén)要對(duì)企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

第三章 檔案管理

第十七條 企業(yè)要建立健全各項(xiàng)檔案管理制度,列入企業(yè)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制體系,并制定嚴(yán)格的考核和獎(jiǎng)懲辦法。

第十八條 檔案分類(lèi)1、根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門(mén)檔案分類(lèi)編號(hào)的規(guī)定,編制企業(yè)檔案分類(lèi)編號(hào)辦法。

2、分類(lèi)編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且要便于保管和提供利用。

3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類(lèi)中統(tǒng)一編號(hào)。

4、常用的分類(lèi)方法有:

(1)按產(chǎn)品型號(hào)分類(lèi);

(2)按設(shè)備型號(hào)分類(lèi);

(3)按科研課題分類(lèi);

(4)按工程項(xiàng)目分類(lèi);

(5)按專(zhuān)業(yè)性質(zhì)分類(lèi);

(6)按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi);

(7)按時(shí)間分類(lèi);

第十九條 檔案編目與編制檢索工具1、要編制檔案總目錄、檔案分類(lèi)目錄、底圖目錄和保管單位目錄。

2、要根據(jù)需要編制檔案檢索工具,并且進(jìn)行檔案著錄工作,著錄方法按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)gb3792.5─85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。

第二十條 檔案保管1、接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理接交手續(xù)。

2、存放檔案必須有專(zhuān)用柜、架,排架方法要科學(xué)和便于查找。

3、底圖除修改、送曬外,不得外借。

修改后的底圖入庫(kù),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況。

底圖存放以平放為宜。

4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管:

(1)存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。

縮微母片和拷貝片應(yīng)分別存放;

(2)膠片庫(kù)房應(yīng)設(shè)置在沒(méi)有臭氧、氧化氮、硫化氫、二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段。

庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)有防火和空氣調(diào)節(jié)設(shè)施,溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定的要求。

5、要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)工作,做到帳、物相符。

對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

庫(kù)藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷(xiāo)帳卡時(shí),要查明原因,保存依據(jù)。

6、檔案庫(kù)房的一般要求:

(1)保存檔案必須有專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房,并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施;

(2)檔案庫(kù)房建設(shè)要列入企業(yè)基本建設(shè)計(jì)劃,庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》執(zhí)行。

第二十一條 圖紙的修改、補(bǔ)充1、修改已歸檔的圖紙要有經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙修改、補(bǔ)充通知單。

2、修改內(nèi)容較小時(shí),可直接在圖畫(huà)“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”,采用“杠改”、“刮改”時(shí)應(yīng)在修改處標(biāo)注“修改標(biāo)記”。

3、修改內(nèi)容較多時(shí),應(yīng)另出新圖代替,原來(lái)圖紙作廢。

新圖列入原圖紙目錄,并且注明所代替的原圖圖號(hào)。

作廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號(hào),根據(jù)需要另行保管。

4、整個(gè)保管單位內(nèi)圖紙作廢,由新圖代替時(shí),應(yīng)重新編制保管單位,并且注明原保管單位編號(hào)。

原保管單位標(biāo)注新保管單位的編號(hào)后,根據(jù)需要另行保管。

第二十二條 檔案鑒定1、企業(yè)要根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門(mén)的規(guī)定,編制檔案保管期限表,檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。

確定保管期限的基本原則是:

(1)對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存;

(2)對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存;

(3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長(zhǎng)。

2、鑒定工作要組織由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組,直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。

每次鑒定要寫(xiě)出鑒定報(bào)告,在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn),由小組負(fù)責(zé)人簽名,并且注明鑒定日期。

3、鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行,具體由企業(yè)根據(jù)實(shí)際需要確定。

4、檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,企業(yè)應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

5、銷(xiāo)毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事,銷(xiāo)毀前要造具清冊(cè),提出銷(xiāo)毀報(bào)告,經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批,并報(bào)送有關(guān)檔案管理機(jī)關(guān)備案。

銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。

第二十三條 檔案統(tǒng)計(jì)1、企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計(jì)工作,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準(zhǔn)確、可靠。

2、檔案統(tǒng)計(jì)主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì),檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì),檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計(jì)等。

第二十四條 檔案管理現(xiàn)代化1、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的組成部分,要列入企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體計(jì)劃中統(tǒng)籌考慮。

2、企業(yè)檔案部門(mén)要應(yīng)用現(xiàn)代管理方法。

有條件的大中型企業(yè)要逐步應(yīng)用以電子計(jì)算機(jī)為主,包括縮微技術(shù)和先進(jìn)的監(jiān)控裝置、通訊設(shè)施和辦公自動(dòng)化等現(xiàn)代管理手段。

第二十五條 檔案管理經(jīng)費(fèi)按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局(1980)財(cái)企字第629號(hào)文《關(guān)于企業(yè)檔案庫(kù)房建設(shè)和購(gòu)置設(shè)備所需費(fèi)用如何列支的規(guī)定》執(zhí)行。

第二十六條 企業(yè)要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案或復(fù)制件。

第二十七條 企業(yè)破產(chǎn)以后,除設(shè)備檔案、基建檔案等隨同實(shí)物移交外,其余檔案應(yīng)向有關(guān)檔案館移交。

第四章 檔案信息開(kāi)發(fā)利用

第二十八條 企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,開(kāi)發(fā)工作主要是指對(duì)生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營(yíng)管理的檔案信息開(kāi)發(fā)。

檔案信息開(kāi)發(fā)利用要重點(diǎn)服務(wù)于改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等方面。

第二十九條 企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的幾種形式1、在企業(yè)內(nèi)部實(shí)行檔案開(kāi)架閱覽。

2、編制并交流檔案目錄。

3、對(duì)檔案進(jìn)行加工整理,匯編專(zhuān)題資料或編制產(chǎn)品、科研成果、基建工程簡(jiǎn)介、文摘和數(shù)據(jù)手冊(cè)、圖表手冊(cè)、市場(chǎng)信息、用戶(hù)反映、國(guó)內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等。

第三十條 企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)與提供利用,必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

第三十一條 對(duì)于積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)與提供利用檔案,為發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等做出貢獻(xiàn)的人員,企業(yè)應(yīng)給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。

獎(jiǎng)勵(lì)辦法按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五章 檔案管理體制

第三十二條 企業(yè)檔案管理涉及生產(chǎn)活動(dòng)和黨、政群等各個(gè)部門(mén),應(yīng)由一位副廠長(zhǎng)(副經(jīng)理)分工領(lǐng)導(dǎo),并且列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程,作為考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人政績(jī)的一部分。

第三十三條 要加強(qiáng)和充實(shí)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu),集中統(tǒng)一管理企業(yè)檔案工作。

有條件的大型企業(yè)要建立企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料信息中心。

第三十四條 企業(yè)檔案部門(mén)是企業(yè)檔案、資料的貯存基地和利用中心,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理企業(yè)的檔案、資料工作。

第三十五條 檔案管理人員1、企業(yè)要配備適應(yīng)檔案、資料工作需要的專(zhuān)職檔案人員,并且應(yīng)有一定數(shù)量的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。

2、大中型企業(yè)檔案部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)具備中級(jí)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的學(xué)識(shí)水平和工作能力。

3、企業(yè)檔案管理人員享有專(zhuān)業(yè)技術(shù)管理人員待遇,按工程技術(shù)專(zhuān)業(yè)或檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任。

第六章 附則

第三十六條 企業(yè)黨、政、工、團(tuán)檔案管理按照_中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十七條 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理按照財(cái)政部和國(guó)家檔案局制發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十八條 企業(yè)人事檔案管理按照_中央組織部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十九條 集體企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)可參照本規(guī)定執(zhí)行。

第四十條 本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第四十一條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。

國(guó)家檔案局、 國(guó)家經(jīng)委、 國(guó)家計(jì)

第7篇 機(jī)電設(shè)備檔案資料管理規(guī)定

1.目的

確保機(jī)電設(shè)備資料、檔案的完整,為設(shè)備維護(hù)維修提供支持。

2.適用范圍

適用于__花園機(jī)電設(shè)備資料、檔案的管理。

3.內(nèi)容

3.1機(jī)電設(shè)備資料的管理

3.1.1機(jī)電設(shè)備資料原件統(tǒng)一由管理處兼職資料員保管,需標(biāo)識(shí)清楚。

3.1.2常用的機(jī)電設(shè)備資料可復(fù)印一份保存于機(jī)電值班室按班移交。

3.1.3機(jī)電設(shè)備資料的借用需經(jīng)機(jī)電主管批準(zhǔn)后到管理處兼職資料員處借閱,并及時(shí)返還。

3.1.4發(fā)生設(shè)備資料缺頁(yè)現(xiàn)象由管理處兼職資料員報(bào)管理處主任嚴(yán)肅處理。

3.2機(jī)電設(shè)備檔案的管理

3.2.1機(jī)電設(shè)備維護(hù)維修檔案由機(jī)電主管統(tǒng)一集中保管。

3.2.2機(jī)電設(shè)備大中修檔案長(zhǎng)期保管直到設(shè)備報(bào)廢一年后銷(xiāo)毀。

3.2.3機(jī)電設(shè)備維護(hù)維修檔案的借閱須辦理借閱手續(xù),并按時(shí)歸還。

3.3機(jī)電設(shè)備資料、檔案應(yīng)保存通風(fēng)良好,干濕度正常的房間。

3.4機(jī)電設(shè)備資料、檔案應(yīng)半年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

4.記錄

無(wú)。

5.附件

無(wú)。

第8篇 z醫(yī)院檔案工作管理規(guī)定

人民醫(yī)院檔案工作管理規(guī)定

1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策,建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),明確分管領(lǐng)導(dǎo),檔案工作列入工作計(jì)劃和崗位目標(biāo)責(zé)任制。

3.本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,各職能部門(mén)明確兼職檔案員,建立相應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)。

4.配備與本單位檔案工作相適應(yīng)的檔案人員,由其負(fù)責(zé)檔案的日常管理。

5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度,實(shí)行目標(biāo)管理,納入考核。

6.檔案人員享受科技人員同等待遇。

第9篇 員工人事檔案管理規(guī)定(一)

人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)工作之一,是檔案工作的重要組成部分,人事檔案是員工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄,來(lái)看小編為大家整理的關(guān)于員工人事檔案管理規(guī)定:

公司人事檔案管理規(guī)定

第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理,依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》,制定本細(xì)則。

第二條 中層以上管理人員檔案由總裁辦公室負(fù)責(zé)管理,派專(zhuān)人負(fù)責(zé);其余員工的檔案均由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理。

檔案管理人員不能保管本人的檔案。

總裁辦公室和辦公室的檔案管理人員的檔案實(shí)行交叉管理。

第三條 員工失蹤或死亡后滿(mǎn)三年,其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門(mén)保存。

對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

第四條 人事檔案管理員的職責(zé)

(一)、保管員工檔案;

(二)、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;

(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù);

(四)、登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況;

(五)、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)提供員工的情況;

(六)、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作;

(七)、定期向檔案室等部門(mén)移交檔案;

(八)、辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。

第五條 人事檔案的內(nèi)容及分類(lèi)歸檔

(一)、本人歷年填寫(xiě)的個(gè)人簡(jiǎn)歷、履歷、登記表;

(二)、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長(zhǎng)歷史等自傳材料;

(三)、本人自我鑒定,組織鑒定材料;對(duì)員工的考察、考核、評(píng)價(jià)材料;

(四)、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料;

(五)、員工參入黨、團(tuán)材料;

(六)、獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù))及各種先進(jìn)事跡材料;

(七)、入伍、退伍、辭退職、出國(guó)等材料;

(八)、處分、取消處分的材料;

(九)、任免、工資、職稱(chēng)等材料;

(十)、學(xué)歷和評(píng)定的技能等材料;

(十一)定期考核成績(jī)

(十一)、其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。

第六條 人事檔案材料的分類(lèi)嚴(yán)格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。

第七條 人事檔案的收集、保管和銷(xiāo)毀 一、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工,應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案,在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。

對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。

二、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材 料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。

三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別,保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。

材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

五、按規(guī)定需要銷(xiāo)毀檔案材料時(shí),必須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。

六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫(kù)房、檔案櫥窗等設(shè)施。

檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

七、人事檔案材料應(yīng)分類(lèi),整理裝訂成冊(cè)后方能入卷存檔,不得直接入卷。

每年要對(duì)檔案進(jìn)行一次整理、校對(duì)工作。

八、檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)后存放,編號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一,防止重名重姓員工材料入檔交叉,制檢索目錄,以便查找。

第八條 人事檔案的利用和傳遞 一、外單位來(lái)公司查閱檔案時(shí),必須持蓋有公章的單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱。

二、本公司各部門(mén)因工作需要查閱員工檔案時(shí),應(yīng)由部門(mén)出具證明,由辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。

三、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、辦公室可不經(jīng)審批查閱員工檔案。

四、建立檔案查閱登記制度,對(duì)查閱職工檔案的情況做好記錄。

五、檔案一般不借出查閱。

如必須借出查閱時(shí),應(yīng)提交報(bào)告,分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格履行登記手續(xù)。

六、任何人未經(jīng)批準(zhǔn),不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。

七、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

八、員工被任免中層以上職務(wù),應(yīng)在任免職務(wù)后一個(gè)月內(nèi)移交其檔案。

九、員工調(diào)動(dòng)、辭職,解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等,已辦理離公司手續(xù)者,應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶(hù)口所在地的街道辦事處。

十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要通訊或派專(zhuān)人送取,并履行登記手續(xù),不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

十一、對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目登記,并密封包裝,加蓋公章和經(jīng)辦人印章。

第九條 新接收檔案,檔案材料不全,可不予接收。

接 收檔案后,應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。

員工調(diào)出,檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí),應(yīng)從計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷(xiāo)員工基本檔案情況。

第十條 本細(xì)則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。

第十一條 本管理細(xì)則由公司總裁辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第10篇 學(xué)校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定

學(xué)校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定

為加強(qiáng)對(duì)公司檔案工作的管理,使檔案工作各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學(xué)化管理,有效地保護(hù)和利用檔案,充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用,為公司的發(fā)展提供服務(wù),特制定本制度。

一、組織管理

(一)機(jī)構(gòu)設(shè)置

1.公司行政辦公室下設(shè)檔案室,負(fù)責(zé)全公司檔案管理工作。由公司行政辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。

2.公司各部門(mén)辦公室人員,負(fù)責(zé)本部門(mén)的日常檔案材料的積累和歸檔工作,受公司檔案室指導(dǎo)。

(二)管理職能

1.執(zhí)行國(guó)家及學(xué)校有關(guān)檔案工作的方針政策。

2.統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織和管理全公司的檔案工作。

3.保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

4.做好檔案的收集、整理、分類(lèi)、保管、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀、保密、補(bǔ)充、修改及提供利用工作。

5.參與主要項(xiàng)目和技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目檔案材料的審查、驗(yàn)收、整理及設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收資料的歸檔工作。

二、檔案的收集、立卷、歸檔

1.凡以公司名義發(fā)出的公文一律由行政辦公室統(tǒng)一收集管理。

2.如有某項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)共同參與辦理,在工作中所形成的材料,應(yīng)由主辦部門(mén)收集歸卷。

3.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)。

4.本公司召開(kāi)會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)專(zhuān)人將會(huì)議材料和檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)。

5.歸檔工作應(yīng)做到主動(dòng)、及時(shí)、手續(xù)齊備。文件材料按年度、機(jī)構(gòu)問(wèn)題和保管期限進(jìn)行分類(lèi),要求分類(lèi)準(zhǔn)確,組卷合理,案卷裝訂及編目符合要求。

6.公司檔案室按年度搜集、催交各部門(mén)未按時(shí)歸檔或歸檔不全的文件材料。

三、檔案的借閱

1.建立借閱登記簿,按規(guī)定辦好借閱登記和借閱手續(xù)。涉及密級(jí)檔案或查閱非本部門(mén)檔案時(shí),須填寫(xiě)《檔案查閱審批單》。

2.查閱檔案中有關(guān)本單位會(huì)議記錄簿及核心機(jī)密檔案,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱。外單位借閱檔案須持介紹信,注明查閱檔案的內(nèi)容和用途,總經(jīng)理或行政辦公室主任同意方可查閱,并要求在檔案室內(nèi)查閱,密集資料一律不外借。查閱本部門(mén)檔案需由部門(mén)負(fù)責(zé)人同意,借閱本部門(mén)業(yè)務(wù)以外的檔案時(shí),須由行政辦公室主任同意方可查閱。

3.從檔案室借出檔案材料,檔案員要講明注意事項(xiàng),借閱人不得自行轉(zhuǎn)接他人,不準(zhǔn)拆毀、涂改、標(biāo)記、抽頁(yè)、污損、拍照和復(fù)印等。

4.各部門(mén)人員只限查閱本部門(mén)檔案,摘錄檔案內(nèi)容,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,方可摘錄。

5.借閱檔案一般不超過(guò)三天,如有特殊情況不能歸還時(shí),要申明理由辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)無(wú)故不按期歸還者,要視其情節(jié)給予一定處罰。

6.借閱人歸還檔案時(shí),檔案員應(yīng)逐卷逐頁(yè)清點(diǎn)檢查。如果發(fā)現(xiàn)缺頁(yè)或損壞,必須向當(dāng)事人當(dāng)面提出,經(jīng)雙方核準(zhǔn)后,方可履行手續(xù)。

7.證書(shū)和獎(jiǎng)狀等實(shí)物檔案一般不借閱原件,只借影印印件。凡正在研制的科研項(xiàng)目的技術(shù)文件材料,一律不準(zhǔn)對(duì)外借閱。

四、檔案的保管和鑒定

1.歸檔后的檔案應(yīng)按專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)和文件材料形成規(guī)律進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、組卷、登帳、入庫(kù)、上架管理。

2.檔案上架要按年度、保管期限分別排列,做到排列系統(tǒng),主次分明,便于查找。

3.底圖檔案一律裝袋平放,嚴(yán)禁折疊,藍(lán)圖檔案裝訂成冊(cè)。

4.檔案人員要熟悉和掌握各類(lèi)檔案,每季檢查核對(duì)一次。發(fā)現(xiàn)丟失、泄密、霉?fàn)€、蟲(chóng)蛀、鼠咬等要及時(shí)修復(fù),采取補(bǔ)救措施,底圖因年久破損而影響復(fù)制質(zhì)量,應(yīng)由歸檔部門(mén)重新描制。

5.檔案室內(nèi)應(yīng)保持適宜的溫度(14-18)、濕度(50%-60%),嚴(yán)禁煙火和存放食物,要經(jīng)常除塵、通風(fēng)。堅(jiān)持做到七防:防火、防光、防塵、防潮、防蟲(chóng)、防污染、防盜。

6.對(duì)已到保管期限和失去保管價(jià)值的檔案,要按規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀,并填寫(xiě)清冊(cè),檔案室應(yīng)組織鑒定小組進(jìn)行鑒定。

7.檔案人員要愛(ài)護(hù)檔案,不準(zhǔn)隨意折卷、撕頁(yè)、涂改勾畫(huà),對(duì)違反檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的行為,有關(guān)部門(mén)要嚴(yán)肅處理。

五、檔案的保密和銷(xiāo)毀

1.檔案工作人員要嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家安全保密守則,不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍,不得向外透漏檔案機(jī)密。

2.公司的歷史資料、圖紙和重要資料等,不準(zhǔn)到處亂放。檔案的銷(xiāo)毀由檔案室會(huì)同有關(guān)部門(mén),對(duì)超過(guò)保管期限的檔案,依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案的本身利用查考價(jià)值提出存毀意見(jiàn)。

3.檔案的銷(xiāo)毀須鑒定小組嚴(yán)格審查鑒定,編制銷(xiāo)毀清冊(cè),由批準(zhǔn)人、鑒定人和銷(xiāo)毀人簽字后方可銷(xiāo)毀。

4.檔案銷(xiāo)毀的有關(guān)手續(xù)要注明立卷永久保管,銷(xiāo)毀的案卷必須在《案卷目錄》、《統(tǒng)計(jì)帳》上注銷(xiāo)。

六、檔案的交接

1.公司檔案管理主要范圍為文書(shū)管理、人事資料管理、公司執(zhí)照、工程資料等。文書(shū)管理包含黨群、行政轉(zhuǎn)發(fā)或下發(fā)的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、照片、音像等材料及公司制訂的工作條例、章程、制度等文字材料;人事資料管理包含人事部下發(fā)的各類(lèi)文件、制定的各項(xiàng)管理規(guī)定、聘任決定、員工人事檔案等;公司執(zhí)照包含__省大學(xué)城物業(yè)經(jīng)營(yíng)有限責(zé)任公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機(jī)構(gòu)代碼證(正、副本)、統(tǒng)計(jì)登記證(正、副本);工程資料包含工程合同、工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料。

2.__省大學(xué)城物業(yè)經(jīng)營(yíng)有限責(zé)任公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機(jī)構(gòu)代碼證(正、副本)、統(tǒng)計(jì)登記證(正、副本),由行政辦公室檔案室負(fù)責(zé)保管。各部門(mén)因辦理公務(wù)時(shí)需要提供以上證照的原件或復(fù)印件時(shí),須填寫(xiě)《物業(yè)公司證照借用審批單》。使用過(guò)程中妥善保管,一般借用期限為三天以?xún)?nèi),做好借用登記。

3.公司員工檔案實(shí)行人事代理制在市人才中心代理。

4.存檔流程:公司各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)各部門(mén)的日常檔案材料的積累和歸檔工作,由公司檔室指導(dǎo)。公司各部門(mén)的文件材料均由各部門(mén)自行收集、積累、整理、立卷,對(duì)本部門(mén)制定的規(guī)章制度或收到涉及公司或本部門(mén)相關(guān)的學(xué)校及校外文件,按文件要求進(jìn)行處理后,按年度在次年年初送交公司檔案室存檔,部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)存檔文件進(jìn)行把關(guān)。歸檔應(yīng)是原件,份數(shù)為一份,要求材料完整準(zhǔn)確,有保存價(jià)值,有歷史記載性,不重復(fù)。認(rèn)真履行交接手續(xù),檔案員與各部門(mén)要在交接憑據(jù)上簽字,以便存查。

5.公司各部門(mén)在本年度年終時(shí),對(duì)本年度涉及公司或本部門(mén)相關(guān)的學(xué)校及校外文件尚未歸檔及仍在處理流程中的文件進(jìn)行等級(jí),

第11篇 客服業(yè)戶(hù)檔案管理規(guī)定作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

客服作業(yè)指導(dǎo)書(shū)--業(yè)戶(hù)檔案管理規(guī)定

1.目的

便于掌握業(yè)戶(hù)的基本情況,保證資料的有效性。

2.業(yè)務(wù)范圍

對(duì)業(yè)戶(hù)檔案的管理,包括入住資料檔案、裝修檔案、投訴記錄、車(chē)輛檔案、事故/事件報(bào)告、照片或影像資料、往來(lái)客信、個(gè)性化資料、房屋變更情況等。

3.職責(zé)

業(yè)戶(hù)檔案統(tǒng)一由客服組建立并管理,客服組負(fù)責(zé)業(yè)戶(hù)檔案柜鑰匙的管理。

4.工作內(nèi)容

4.1業(yè)戶(hù)檔案統(tǒng)一由客服組建立并管理,業(yè)戶(hù)檔案鎖放在指定檔案柜中,客服組應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)業(yè)戶(hù)檔案的管理及檔案柜鑰匙的管理。

4.2定期對(duì)業(yè)戶(hù)檔案的存放地點(diǎn)進(jìn)行清潔、整理,保證檔案存放的清潔及安全。

4.3業(yè)戶(hù)檔案資料應(yīng)分類(lèi)分戶(hù)建立、保存(一戶(hù)一檔),并要建立統(tǒng)一的業(yè)戶(hù)檔案目錄,各類(lèi)目錄上要列明所有應(yīng)保留的業(yè)戶(hù)資料名稱(chēng),如果有該資料,則在該內(nèi)容前畫(huà)勾,以顯示目前業(yè)戶(hù)檔案資料在冊(cè)明細(xì),做到目錄與實(shí)物相符。

4.4業(yè)戶(hù)檔案必須嚴(yán)密保管,嚴(yán)禁非客服組人員查看,其他部門(mén)人員若需查看,必須經(jīng)客服組負(fù)責(zé)人許可,并填寫(xiě)《業(yè)戶(hù)檔案查閱登記表》,客服組應(yīng)有人陪同方可查閱。

4.5嚴(yán)格控制出租及商住房屋的管理,凡是出租或商住房屋,客服助理應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)業(yè)戶(hù)將房屋的出租情況或商住情況到客服組辦理備案登記等手續(xù),并填寫(xiě)《租戶(hù)/商住情況登記表》。

4.6業(yè)戶(hù)檔案建立后,應(yīng)將所有情況輸入電腦,形成《業(yè)戶(hù)基本情況匯總表》,以便及時(shí)查找,并定期對(duì)電子檔案進(jìn)行更新。

4.7客服助理及時(shí)跟進(jìn)業(yè)戶(hù)資料的變更,保證資料的更新及有效性(至少每半年更新一次)。

5.記錄

5.1《業(yè)戶(hù)檔案查閱登記表》

5.2《租戶(hù)/商住情況登記表》

5.3《業(yè)戶(hù)基本情況匯總表》

第12篇 基金會(huì)檔案管理規(guī)定

基金會(huì)檔案管理規(guī)定

為了全面遵守《基金會(huì)管理?xiàng)l例》和《中國(guó)友好和平發(fā)展基金會(huì)章程》，加強(qiáng)基金會(huì)檔案資料管理，充分發(fā)揮檔案資料的作用，結(jié)合本基金會(huì)實(shí)際，特制定本規(guī)定。

一、檔案管理

(一)基金會(huì)檔案的收集、整理和保管工作由辦公室負(fù)責(zé)。

(二)歸檔的文件材料要求完整、齊全、準(zhǔn)確并注意區(qū)分不同價(jià)值分類(lèi)整理、立卷。歸檔材料應(yīng)妥善管理，嚴(yán)防丟失、毀損。

(三)歸檔范圍：上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)、本基金會(huì)制發(fā)或工作中形成的，具有參考價(jià)值的(包括但不限于下列)各種材料。

1.登記管理機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管單位下發(fā)的與本基金會(huì)有關(guān)的決定、條例、規(guī)定、登記證、法人證、批復(fù)等;

2.本基金會(huì)向登記管理機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管單位提出的各項(xiàng)報(bào)告;

3.本基金會(huì)的章程和各項(xiàng)管理制度;

4.本基金會(huì)的工作計(jì)劃、總結(jié)、年度工作報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、理事會(huì)紀(jì)要及與有關(guān)單位和個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議等;

5.會(huì)計(jì)預(yù)算、決算統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資產(chǎn)負(fù)債表和財(cái)務(wù)報(bào)告;

6.本基金會(huì)理事會(huì)成員和工作人員基本情況;

7.本基金會(huì)職工工資、福利及工作人員任免、聘用、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、辭職、辭退的文件材料;

8.本基金會(huì)的歷史沿革、大事記及反映本基金會(huì)重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)證書(shū)，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物材料。

9.本基金會(huì)民政部登記年檢報(bào)告、會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)報(bào)告、重要活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、題詞及其音像資料;

10.其他具有保存價(jià)值的文件材料等。

二、收集整理

(一)本基金會(huì)所開(kāi)展的各項(xiàng)工作、活動(dòng)，按照歸檔要求，由承辦人在工作和活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將文件資料集中后交辦公室整理歸檔。

(二)本基金會(huì)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研、參加相關(guān)部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)后，應(yīng)將會(huì)議主要文件等需歸檔的資料交辦公室整理歸檔。

(三)本基金會(huì)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

(四)建立基金會(huì)專(zhuān)家?guī)?、志愿者?shù)據(jù)庫(kù)，利用基金會(huì)網(wǎng)站及時(shí)向公眾傳遞各種活動(dòng)信息及相關(guān)資料。

三、檔案利用

(一)借閱檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱、歸還登記手續(xù)。

(二)查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上作涂改、圈劃、抽換、批注，未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)制檔案。

四、檔案管理人員發(fā)生變更時(shí)，要及時(shí)填寫(xiě)移交清單，辦好移交手續(xù)。

五、本規(guī)定自批準(zhǔn)之日起實(shí)行。

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第13篇 地產(chǎn)公司檔案管理規(guī)定

地產(chǎn)有限公司檔案管理規(guī)定

為使各類(lèi)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)收集歸檔,使檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,以及為公司各項(xiàng)工作開(kāi)展提供信息和依據(jù),特制定本規(guī)定。

一、檔案管理工作的組織

1、在公司的直接領(lǐng)導(dǎo)下,由行政部負(fù)責(zé)檔案室管理工作,行政秘書(shū)兼職檔案管理員;青云項(xiàng)目組、旅順項(xiàng)目組、營(yíng)銷(xiāo)部、裝修部、人力資源部、行政部、財(cái)務(wù)部、資產(chǎn)部及所屬公司分別設(shè)兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理及集中管理工作。

2、部門(mén)發(fā)生需保存文件時(shí),應(yīng)先交存部門(mén)檔案員,部門(mén)檔案員做好接收登記,再由部門(mén)檔案員于每月25日?qǐng)?bào)送公司檔案員核對(duì),以確保公司檔案的完整性。公司對(duì)部門(mén)的檔案管理工作實(shí)行導(dǎo)、監(jiān)督。

3、各部門(mén)檔案員每天要清理檔案,以免資料堆積,要熟悉部門(mén)檔案,作到迅速查找。

4、部門(mén)檔案員須向公司檔案員交存檔案原件,部門(mén)保存檔案復(fù)印件(除特殊檔案,如財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、工程技術(shù)檔案等)。

5、所屬公司的檔案原則上由所屬公司行政部(辦公室)負(fù)責(zé)管理,所屬公司證件檔案復(fù)印件交存公司檔案室,每月定期向公司檔案室報(bào)送檔案匯總情況。

二、檔案的分類(lèi)

檔案分為文書(shū)檔案、工程(設(shè)備)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案、合同檔案、聲像檔案七大類(lèi)。

三、檔案的歸檔要求

1、文書(shū)檔案應(yīng)在每年六月末以前將上年度形成的各種資料檔案,按照要求收集整理歸檔。

2、人事檔案在本人進(jìn)入本公司工作后就應(yīng)建立,由人事部門(mén)進(jìn)行管理。

3、財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按歸檔范圍要求,按年度整理,財(cái)務(wù)部門(mén)保存五年,然后移交檔案室。

4、公司員工因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議獲取的重要文件材料、技術(shù)圖紙、照片資料等,歸來(lái)后,應(yīng)及時(shí)到行政部做文件處理由公司檔案室進(jìn)行登記、歸檔。

5、實(shí)物、聲像一經(jīng)形成,即需歸檔。

6、各類(lèi)合同成立或生效后即應(yīng)將一份原件存檔。

7、基建工程檔案在項(xiàng)目交復(fù)驗(yàn)收后歸檔。

四、借閱檔案的要求

1、總經(jīng)理借閱檔案可通過(guò)檔案管理人員直接提檔。

2、公司其他人員需借閱檔案時(shí),要經(jīng)部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、公司主管總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù),原則上原件不得帶出檔案室,如原件確需帶出檔案室,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。辦理借出檔案手續(xù)。

3、借閱檔案必須愛(ài)護(hù),保持整潔、嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,必須由主管總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

4、外單位借用我公司檔案時(shí),應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)公司總經(jīng)理審批后方可查閱、抄錄和復(fù)印。

5、借閱期限不得超過(guò)兩星期,到期必須追回,如需再借需辦理續(xù)借手續(xù)。

五、移交、銷(xiāo)毀檔案的要求

1、檔案室接受檔案資料時(shí),移交單位要填寫(xiě)目錄和檔案交接單,經(jīng)雙方核實(shí)后,交接人應(yīng)在交接單上簽字,由雙方備查。

2、檔案室對(duì)新接收的檔案資料要及時(shí)整理歸檔和登記,對(duì)銷(xiāo)毀的檔案及時(shí)在檔案目錄中注銷(xiāo),并注明原因和去向。

3、公司各部門(mén)和所屬公司如有撤銷(xiāo)、增設(shè)或其它變動(dòng),其檔案材料歸所屬公司,部門(mén)檔案保管員負(fù)責(zé)將其歸檔文件材料齊全完整地送交公司檔案室。

4、根據(jù)各類(lèi)檔案不同保管期限,定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,進(jìn)一步正確區(qū)分檔案價(jià)值,并將已失去保存價(jià)值的檔案,剔出處理。

5、任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)公司允許無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。

6、對(duì)要銷(xiāo)毀的檔案登記造冊(cè),經(jīng)相關(guān)部門(mén)經(jīng)理審核后,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀檔案應(yīng)由兩人監(jiān)銷(xiāo),并在銷(xiāo)毀冊(cè)上簽字,存檔保存。

六、公司各部門(mén)檔案員的要求:

1、各部門(mén)檔案員嚴(yán)格遵守檔案管理工作規(guī)定,按類(lèi)別存放各類(lèi)檔案,在每年十二月末,經(jīng)公司檢查齊全后再整理歸檔,要求在第二年1月底前全部裝訂完畢。

2、做好檔案的保密工作,發(fā)現(xiàn)檔案遺失或出現(xiàn)文件泄密時(shí),要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,不得隱瞞。

3、對(duì)公司檔案管理工作需按時(shí)保質(zhì)完成,如有困難就及時(shí)向有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。不得耽誤工作。

4、有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分,造成損失的,責(zé)令賠償損失,構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任:

a、丟失或者擅自銷(xiāo)毀公司檔案資料。

b、涂改偽造檔案。

c、出賣(mài)公司檔案或?qū)⒐緳n案不經(jīng)批準(zhǔn)擅自出示他人。

d、檔案管理人員玩忽職守造成檔案損失的。

七、本規(guī)定由圣北公司行政部負(fù)責(zé)解釋。

八、本規(guī)定自通過(guò)之日起施行。

附:1、檔案歸檔范圍

2、檔案管理分工

3、檔案管理表格

4、公司各部門(mén)及所屬公司專(zhuān)(兼)職檔案管理員

附表一:檔案借閱申請(qǐng)表

附表二:檔案交接單

附表三:檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表

第14篇 學(xué)校檔案室管理規(guī)定辦法

檔案室是各機(jī)關(guān)(包括團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等)統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu),是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分,關(guān)于學(xué)校檔案室管理規(guī)定應(yīng)該怎么制定,來(lái)看小編為大家提供的范本:

(一)、要明確一位副校長(zhǎng)分管檔案工作,應(yīng)建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專(zhuān)柜。

配備政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能

力強(qiáng)、熱愛(ài)檔案工作的專(zhuān)(兼)職人員,并保持相對(duì)穩(wěn)定。

(二)、要將檔案工作和檔案上等級(jí)工作納入學(xué)校工作的議事日程;納入分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案員工作職責(zé);納入教職工范圍和考核獎(jiǎng)懲制度。

(三)、檔案人員的主要任務(wù):

1、負(fù)責(zé)單位文書(shū)、教學(xué)、教育、會(huì)計(jì)、后勤材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)、利用和鑒定銷(xiāo)毀工作。

文書(shū)檔案:是指學(xué)校黨、政、工、團(tuán)(隊(duì))在實(shí)際工作中形成的文件材料。

教學(xué)檔案:是指學(xué)校及教師個(gè)人在全部教學(xué)活動(dòng)中形成的文件材料。

教育檔案:是指學(xué)校對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育管理中形成的文件材料。

會(huì)計(jì)檔案:是指學(xué)校的財(cái)務(wù)工作中形成的帳、表、憑證等材料。

后勤檔案:是指學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。

2、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料,均由各部門(mén)進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔。

任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自處理。

3、學(xué)校綜合檔案的歸檔時(shí)間:文書(shū)、會(huì)計(jì)檔案材料每年四月份進(jìn)行立卷歸檔;教學(xué)、教育檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔。

后勤檔案和設(shè)備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設(shè)備、儀器安裝試用后立卷歸檔。

4、學(xué)校檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)保管期限。

5、卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。

收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果;發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件;來(lái)往文書(shū)應(yīng)有請(qǐng)示、批復(fù);處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個(gè)人交待和處理結(jié)果。

6、卷內(nèi)文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復(fù)在前,請(qǐng)求在后。

各類(lèi)案卷均要填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。

卷內(nèi)文件要編寫(xiě)張次號(hào)。

歸檔的文件材料字跡清楚,紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。

不準(zhǔn)用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě),并拆除卷內(nèi)金屬物。

7、案卷裝訂要整齊美觀。

標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問(wèn)題、名稱(chēng),能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,政治上無(wú)誤,文詞上簡(jiǎn)明確切。

封面要用毛筆正楷字填寫(xiě),字跡要工整清潔。

8、文件材料歸檔后,檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對(duì)案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號(hào)。

(四)、綜合檔案室要做到有專(zhuān)室、專(zhuān)柜、專(zhuān)(兼)職人員負(fù)責(zé),切實(shí)做好防火、防盜、防蟲(chóng)蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

(五)、借閱制度

1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。

2、嚴(yán)守檔案材料機(jī)密,不準(zhǔn)隨便轉(zhuǎn)借檔案。

未經(jīng)許可不得擅自摘錄和復(fù)制。

3、愛(ài)護(hù)檔案,不得拆卷、涂改、撕毀、圈點(diǎn)、劃道、拆疊等。

4、經(jīng)批準(zhǔn)摘錄的材料,要經(jīng)檔案室工作人員審查。

證明性材料,必須校對(duì)無(wú)誤后蓋章。

5、外借檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。

借出時(shí)間,一般不得超過(guò)七天,超過(guò)時(shí)間另行辦理手續(xù)。

(六)、檔案工作人員要熟悉檔案,了解需求,積極主動(dòng)地做好檔案的提供利用工作。

檔案室應(yīng)根據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專(zhuān)題概要及綜合檔案室簡(jiǎn)介等有效的檢索工作和參考資料,為提供利用檔案創(chuàng)造條件。

(七)、學(xué)校檔案的鑒定與銷(xiāo)毀。

學(xué)校綜合檔案室應(yīng)按上級(jí)教育行政部門(mén)和檔案管理部門(mén)有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定。

認(rèn)真做好檔案的鑒定工作。

對(duì)超過(guò)保管期限,失去保存價(jià)值的檔案,可提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),并填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊(cè),報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)和上一級(jí)檔案管理部門(mén)審批后方可銷(xiāo)毀。

銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)指定二人監(jiān)銷(xiāo),并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字,防止失密。

第15篇 安全檔案管理規(guī)定

一、制定依據(jù)

根據(jù)國(guó)家政策和法律法規(guī)及公司管理制度的相關(guān)規(guī)定,為了規(guī)范管理安全生產(chǎn)檔案,加強(qiáng)痕跡資料的管理,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度,結(jié)合公司的實(shí)際情況,特制定本規(guī)定。

二、安全檔案的建立

1、建立健全公司各級(jí)安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人檔案及安全網(wǎng)絡(luò)圖。

2、特種作業(yè)人員上崗操作資格證書(shū)并登記建檔。

3、建立安全生產(chǎn)責(zé)任制,層層簽訂的安全環(huán)保責(zé)任書(shū)。

4、收集整理各項(xiàng)規(guī)章制度的資料、記錄。

5、按照安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)制度的整理教育培訓(xùn)記錄及資料,包括安全培訓(xùn)教育、考核、持證情況等;

6、按照安全生產(chǎn)例會(huì)制度建立各類(lèi)各次安全會(huì)議的記錄檔案;

7、按照安全生產(chǎn)檢查制度建立安全檢查檔案,包括企業(yè)負(fù)責(zé)人、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和安全管理人員的檢查記錄;

8、按照設(shè)備設(shè)施管理制度建立設(shè)備設(shè)施檔案,包括生產(chǎn)廠家資質(zhì)、出廠合格證、使用說(shuō)明書(shū)、安裝資質(zhì)證明、檢測(cè)檢驗(yàn)合格證明以及操作使用、點(diǎn)檢、維護(hù)、修理等資料和記錄;

9、按照危險(xiǎn)源建立危險(xiǎn)源管理檔案,包括危險(xiǎn)源的識(shí)別、評(píng)估分析、管理、監(jiān)控的記錄和資料;

10、按照隱患排查與整改制度建立隱患排查治理檔案,包括排查、

治理、驗(yàn)收等記錄和資料;

11、按照勞動(dòng)防護(hù)用品管理制度建立勞動(dòng)防護(hù)用品檔案,包括勞動(dòng)防護(hù)用品的購(gòu)買(mǎi)、倉(cāng)儲(chǔ)、發(fā)放、使用、管理的記錄和資料;

12、建立安全、環(huán)保投入資金的提取、管理、使用檔案;

13、按照傷亡事故管理制度建立事故調(diào)查處理檔案,包括事故調(diào)查的記錄、筆錄、處理過(guò)程、事故報(bào)告、結(jié)案批復(fù)等;

14、其他有關(guān)安全生產(chǎn)的檔案資料。

三、安全生產(chǎn)檔案的管理

1、公司安全生產(chǎn)檔案,由公司辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)收集、整理、保管;車(chē)間、班組的安全教育培訓(xùn)、安全檢查和隱患整改等資料,統(tǒng)一整理公司辦生產(chǎn)安全部保存。

2、存入安全生產(chǎn)檔案的資料,要分類(lèi)整理,按照時(shí)間先后編寫(xiě)頁(yè)碼,制作目錄,成套成盒保存,不得雜亂無(wú)章。

3、安全生產(chǎn)檔案系保密資料,除有關(guān)政府主管部門(mén)在依法檢查時(shí)可以查閱外,其他無(wú)關(guān)人員,外界人員均不得借閱。若因工作需要查閱的,須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱結(jié)束后,檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回檔案室保存。