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重要性和意義
在某高中的檔案室,安全制度不僅是確保資料完整無損的基本保障,更是維護學校運營秩序,預防意外事故的關鍵環(huán)節(jié)。它如同一道無形的防護網,保護著我們的知識寶庫,防止因疏忽或惡意行為導致的損失。檔案的安全,直接關乎到學校的聲譽和教育工作的連續(xù)性,因此,建立健全的安全制度至關重要。
安全制度有哪些
1. 人員準入制度:只有授權的教職員工和經過審批的訪客才能進入檔案室,且需佩戴有效證件。
2. 檔案分類存儲:各類檔案應按照規(guī)定分類,有序存放,便于查找和管理。
3. 定期檢查制度:定期進行防火、防盜、防潮等安全檢查,確保設施完好。
4. 應急預案:制定詳細的應急處理方案,應對火災、水災等突發(fā)情況。
5. 培訓與教育:定期對相關人員進行安全知識培訓,提高安全意識。
注意事項
1. 嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,不得泄露檔案內容。
2. 遵守操作規(guī)程,避免人為損壞檔案。
3. 禁止在檔案室內飲食,防止食物殘渣引發(fā)蟲害。
4. 不得私自帶出檔案,如有需要,須辦理借閱手續(xù)。
某高中檔案室的安全制度應以實用性為主,兼顧嚴謹性和可執(zhí)行性,以此構建一個安全、有序的工作環(huán)境。每個細節(jié)都應體現(xiàn)我們對知識資產的尊重和保護,確保檔案的安全,是每一位員工的責任和義務。
某高中檔案室安全制度范文
第1篇 某高中檔案室安全制度
高級中學檔案室安全制度
(一)、檔案室內嚴禁煙火,無關人員不得入內。
(二)、做好安全、教學、人事等各類工作的存檔工作。
(三)、檔案應按規(guī)定的要求和順序存放,做好防潮、防霉和防盜工作。
(四)、借閱檔案要有手續(xù),有時間,有記錄。
(五)、過期檔案應按規(guī)定進行銷毀和處理。
(六)、定期檢查消防設備和防盜設施,確保其完好性。
(七)、工作結束后檢查室內并關閉門窗和電源。
(八)、若發(fā)生安全事故由負責檔案者負直接責任。
第2篇 高中檔案鑒定、銷毀制度
山青高中檔案鑒定、銷毀制度
1、檔案鑒定應以國家有關規(guī)定和本單位《檔案保管期限表》等為依據,全面分析檔案的現(xiàn)實作用和歷史作用,準確劃定檔案的保管期限和銷毀范圍;
2、檔案鑒定工作一般每5年進行一次,檔案的鑒定一般采取逐卷逐件審查的直接鑒定法;
3、學校成立檔案鑒定、銷毀領導小組,由學校分管檔案工作的領導具體負責,檔案部門和有關業(yè)務部門人員參加;
4、按國家有關規(guī)定,統(tǒng)一檔案鑒定標準,鑒定小組成員對檔案進行鑒定,提出鑒定意見,對失去保存價值、需銷毀的檔案進行登記造冊,并提交檔案鑒定報告;由小組負責人簽名,并注明鑒定日期;
5、領導審查、批準檔案鑒定報告,在檔案銷毀清冊上簽署意見;
6、銷毀檔案須有兩名監(jiān)銷人,監(jiān)銷人在銷毀檔案前,應對銷毀檔案認真清點復核,檔案銷毀后,分別在銷毀清冊上簽字;
7、任何部門和個人均不得將應銷毀的檔案做其它用途或作廢紙出賣;
8、檔案鑒定工作結束后,檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具的調整等善后處理工作;
9、檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請、報告、銷毀清冊等材料應歸入全宗卷,永久保存。
第3篇 高中檔案庫房管理制度
山青高中檔案庫房管理制度
1、檔案庫房管理應堅持“以防為主、防治結合”的方針和“堅固實用、安全防范、科學管理、利用方便”的原則,檔案庫房應具有防火、防盜、防光、防塵、防有害生物、防高溫、防潮濕、防污染等安全防護措施,確保檔案的安全保管。
2、檔案庫房應配備溫濕度控制和調節(jié)設備(如空調、去濕機),其溫度應控制在14℃-24℃,相對濕度應控制在45%-60%。溫濕度記錄要有專人負責,每天記錄一次,要積累保存好測試的數(shù)據、用以掌握庫內溫濕度變化規(guī)律,控制和調節(jié)庫房濕溫度,并做好采取的措施及其變化情況記錄工作。
3、嚴格執(zhí)行檔案進出庫登記制度,建立健全登記手續(xù)。
4、每年定期對室藏檔案進行一次檢查,清點檔案數(shù)量,及時發(fā)現(xiàn)需修整的檔案,填寫檢查記錄,確保檔案的完整與安全。
5、在檔案庫房入口處統(tǒng)一設置檔案存放位置索引(平面示意圖),檔案柜架應有統(tǒng)一的反映檔案存放內容的標牌。
6、檔案排架應按照從左到右、自上而下的方法,系統(tǒng)反映檔案類目設置的具體順序。
7、檔案柜架排列應避免陽光直射,庫房窗戶應加窗簾;柜架與墻壁應保持一定距離;為減少紫外線對檔案的影響,庫房內應采用白熾燈照明。
8、庫房內禁止吸煙,不得堆放雜物或與檔案無關的物品。
9、檔案管理人員應定期對庫房進行打掃,保持庫房的清潔衛(wèi)生;離開庫房要及時關門上鎖,每日下班前要進行安全檢查,切斷電源,關好門窗。
10、非檔案工作人員不得隨意進入檔案庫房。
第4篇 高中電子文件檔案制度
山青高中電子文件檔案制度
為了加強電子文件歸檔管理,保障電子文件和電子檔案的安全保管和有效開發(fā)利用,根據《中華人民共和國檔案法》和《電子文件歸檔和管理規(guī)范》等有關文件規(guī)定,結合本單位實際,特作如下規(guī)定:
1、電子檔案是一種獨立的檔案門類和載體,它和其它檔案一樣,應列入規(guī)范管理的范圍。電子文件從形成到歸檔的管理過程由各相關處室和檔案部門負責。
2、電子檔案應按制度嚴格要求,妥善管理,確保其不散失、不損毀、不失真,從而保證電子檔案的完整、真實和有效利用。
3、各部門根據歸檔要求,在應歸檔電子文件產生時打上相應的標記;把經辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中;辦理完畢的電子文件應在規(guī)定期限內進行歸檔。
4、歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具,其基本著錄項目為:序號、題名、責任者、文號、密級、日期、目錄(類別)號、保管期限、操作者、背景信息、元數(shù)據、硬件和軟件環(huán)境等著錄內容。
5、電子檔案實行集中統(tǒng)一管理。檔案室負責歸檔前的監(jiān)督、指導工作以及歸檔檢查驗收,做到外觀完好、整潔無損、記錄的內容、檢索條目等著錄項目與登記一致,確保上機測試無病毒和百分之百的準確率;
6、檔案室要配備與業(yè)務部門兼容的計算機系統(tǒng),使歸檔的電子文件能有效機讀。檔案人員應熟練地掌握計算機系統(tǒng)的使用技能,組織編制歸檔電子文件的各種檢索工具,積極主動提供服務,充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。
7、在每年上半年將上年度應歸檔的電子文件向檔案室歸檔,移交時做到數(shù)據完整、內容準確、編目規(guī)范、賬物一致、手續(xù)清楚、移交清單一式二份,交接雙方簽字后各執(zhí)一份。
8、歸檔的電子文件應一式三份,一份用于查閱,一份存于檔案庫,一份異地保存。
9、入庫的電子檔案,每兩年要機讀抽查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時進行補救。
10、隨著計算機技術和設備的更新、發(fā)展,對庫存電子檔案要進行同步更新復制新版本,舊版本或有問題的載體仍需保存三年。
11、保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體功能,庫房溫度控制在17℃-20℃,相對濕度控制在35%-45%。
12、封存的電子檔案不外借,利用時使用復制件,聯(lián)網利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。
13、銷毀電子檔案,需經單位檔案鑒定小組鑒定,編制銷毀清冊,由主要領導批準,監(jiān)毀人、銷毀人簽字蓋章。
第5篇 高中檔案統(tǒng)計制度
山青高中檔案統(tǒng)計制度
1、建立、健全科學的檔案統(tǒng)計工作,準確反映本單位檔案數(shù)量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統(tǒng)計工作和登記臺帳,做到數(shù)字準確。
3、堅持做好檔案資料統(tǒng)計的基礎工作,做好平時原始數(shù)據登記工作,注意積累統(tǒng)計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查,并做詳細記錄。
5、逐步實現(xiàn)統(tǒng)計工作完整化,統(tǒng)計分類標準化,統(tǒng)計基礎工作規(guī)范化。
第6篇 高中檔案管理制度
徒丹高中檔案管理制度
檔案庫房管理制度
1、庫房實行專人負責管理,嚴禁無關人員進入庫房。
2、檔案庫房應具備防火、防盜、防光、防塵、防潮、防有害生物、防污染的設施,每年對“七防”措施進行一次檢查。
3、庫房內嚴禁煙火、嚴禁將食物帶入庫房。
4、定期對檔案保管狀況進行檢查,并做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時報告,采取積極有效的措施,保護檔案的安全。
檔案借閱利用制度
1、凡本單位職工查閱檔案一律在閱檔室進行,如需借閱要填寫借閱登記單。
2、外單位人員查閱檔案,應憑單位介紹信,經領導批準后方可查閱。
3、借閱人員應對所借案卷資料的完好安全負責,不得刻劃、涂改、圈點、復印。
4、每次借閱以一套為限,期限為五天,如需再借或續(xù)借須重新辦理手續(xù)。
5、檔案室人員要編制相應的檢索工具,準確、迅速提供利用。
檔案歸檔制度
1、歸檔范圍:凡是反映本單位工作活動的,具有保存價值的文件材料都應歸檔。包括黨、政、工、團、群眾團體等工作中形成的各種門類和載體的文件材料。
2、歸檔手續(xù)和要求:歸檔的文件材料應由形成部門的兼職檔案員按要求收集、整理、立謄卷。歸檔的材料要做到材料完整、準確真實、字跡端正、圖文清晰、折疊規(guī)范。填寫歸檔材料移交清單,檔案室驗收合格后,雙方在移交單上簽字(一式二份),其中一份由檔案室歸檔。
3、歸檔時間:文書檔案于次年三月底前移效歸檔。會計檔案由財務部門自行保管一年,于次年底移交檔案室。
檔案的鑒定、銷毀制度
1、根據國家有關檔案保管期限的規(guī)定,定期進行檔案鑒定,準確地確定檔案的存毀。
2、由本單位領導、檔案部門和有關業(yè)務部門組成鑒定小組,必要時請上級檔案部門有關人員參加,負責對檔案材料的質量鑒定、密級劃分、保管期限的確定和超過保管期限的案卷進行銷毀鑒定、確認、監(jiān)督銷毀等工作。
3、銷毀失去保存價值的檔案,須由鑒定小組提出意見,登記造冊,認真清點核對,經有關負責人批準后,由二人以上在指定地點監(jiān)毀,并在銷毀清冊上簽字。
4、銷毀清冊由綜合檔案室列入檔案保管。
檔案保密制度
1、檔案管理人員、閱檔人員應自覺遵守國家保密工作的有關規(guī)定和制度,遵守保密紀律,增強保密意識。
2、按照檔案管理密級劃分要求,結合本單位的實際情況,準確劃分密級。
3、機密、絕密文件歸檔后,借閱需根據不同密級文件的閱看范圍履行一定的批準手續(xù),并在閱檔室查閱,不準復印,不準摘錄。
4、對違反保密規(guī)定,造成泄密后果的要及時報告,并視情節(jié)追究責任。
檔案管理人員工作職責
1、認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度,掌握檔案管理現(xiàn)代化技術。
2、指導文書立卷人和專業(yè)技術人員做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,提高案卷質量。
3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計等基礎工作,熟悉所保管的檔案情況。
4、保護檔案的安全,做好防護工作。
5、開展檔案業(yè)務指導工作,并采取各種有力措施,檢查督促所屬單位做好檔案工作。
6、做好檔案利用服務工作,編制多種檢索工具,迅速準確地調查檔案,匯編檔案資料。
7、遵守保密制度。未經批準,不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍,不得泄露檔案的機密內容,確保檔案機密的安全。
8、根據檔案進館范圍的規(guī)定向上級檔案館(室)移交永久、長期保管的檔案。
檔案的統(tǒng)計制度
1、檔案管理必須建立健全統(tǒng)計工作,統(tǒng)計數(shù)據要準確、可靠。
2、檔案室必須按規(guī)定對檔案工作下列基本情況進行統(tǒng)計,并及時報送有關部門。檔案工作管理人員情況統(tǒng)計;檔案保管設備數(shù)量統(tǒng)計;檔案收集(接收)和庫藏檔案總量統(tǒng)計;檔案管理情況的統(tǒng)計;檔案保管情況檢查結果的統(tǒng)計;檔案鑒定和銷毀數(shù)量的統(tǒng)計;檔案資料利用數(shù)量;人與卷、冊等和典型利用效果及編研參考資料等情況的統(tǒng)計。