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有哪些
會議室是企業(yè)內部溝通與協(xié)作的重要場所，其規(guī)程旨在確保會議高效、有序進行。以下是一些關鍵的會議室規(guī)程：
1. 預約管理：所有會議室使用需提前預約，以避免沖突。
2. 設備準備：會議前檢查音響、投影等設備，確保正常運行。
3. 出席名單：明確參會人員名單，確保重要參與者能按時出席。
4. 議程制定：每個會議應有清晰的議程，便于時間管理和討論焦點。
5. 時間管理：嚴格遵守會議開始和結束時間，避免浪費資源。
6. 會場秩序：保持安靜，手機調至靜音，尊重他人發(fā)言權。
7. 記錄與紀要：指定專人記錄會議要點，會后整理并分發(fā)會議紀要。
標準
這些規(guī)程的標準在于實現(xiàn)以下目標：
1. 效率：通過合理規(guī)劃和管理，確保會議高效、目標明確。
2. 專業(yè)性：體現(xiàn)企業(yè)專業(yè)素養(yǎng)，保證會議質量。
3. 溝通：促進有效溝通，解決爭議，達成共識。
4. 文明：維護良好的會議環(huán)境，體現(xiàn)企業(yè)文化。
5. 責任：明確責任分工，確保任務落實。
是什么意思
會議室規(guī)程的意義在于規(guī)范會議流程，提高會議效果，減少無效工作。這意味著：
- 預約管理旨在優(yōu)化會議室資源利用，避免空置或沖突。 - 設備檢查是為了確保會議期間技術設施的支持，避免因設備問題影響會議進程。 - 制定出席名單和議程有助于明確會議目標，讓參與者做好準備。 - 時間管理強調準時開始和結束，尊重參會者的時間，提高會議效率。 - 維護會場秩序是為了確保討論的專注和尊重，避免干擾。 - 記錄與紀要的目的是追蹤會議決策，確保后續(xù)工作的執(zhí)行。
會議室規(guī)程是企業(yè)管理的重要組成部分，它不僅提升會議質量，還體現(xiàn)了企業(yè)的組織能力和專業(yè)形象。每位員工都應理解和遵守這些規(guī)程，共同營造一個高效、專業(yè)的會議環(huán)境。
會議室規(guī)程范文
第1篇 酒店會議室會議服務工作規(guī)程
酒店會議室管理及會議服務工作規(guī)程
1目的
規(guī)范公司會議服務操作,確保樹立公司良好形象。
2適用范圍
適用于會議室控制管理及對內、對外會議服務工作的管理工作。
3職責
3.1辦公室主任負責對會議室及會議服務工作的監(jiān)督管理。
3.2辦公室負責會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求,并負責會場布置,安排會議服務人員。
3.3設備部負責會議室照明、空調、音響等設備、設施的運行、維護工作。
3.4業(yè)務部負責會議室開、關門、供水、茶葉、茶杯的供應,協(xié)助辦公室布置會場和會議室保潔工作。
3.5工程部負責會議室墻面、門窗、鎖具等設施的維修、維護工作。
4工作程序
4.1會議室管理
4.1.1使用會議室業(yè)務受理
a辦公室人員接到用戶的《會議申報單》后,根據(jù)《會議申報單》的要求(申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數(shù)、會議安排意見等)填寫《會議受理服務單》。
b根據(jù)《會議申報單》內容,辦公室人員應立即電話聯(lián)系會議申報部門及顧客,詳細了解會議使用情況及其他要求。
c辦公室以《會議申報單》和電話聯(lián)系的會議使用情況為準,填寫《會議受理服務單》,詳細寫明會議使用部門、聯(lián)系人、電話、會議事由、注意事項、是否需要會議服務、受理部門、受理時間、經(jīng)辦人、送會議服務單時間、執(zhí)行部門音響、設備的運行是否需要監(jiān)護等內容后,立即將《會議受理服務單》送至業(yè)務部、設備部。
d業(yè)務部針對《會議受理服務單》的內容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準備工作。
e設備部針對《會議受理服務單》的內容在會議召開前做好照明、空調、音響等準備工作。
4.1.2會場布置及安排
a接用戶會議室會場布置要求后,辦公室立即聯(lián)系相關單位、部門,按顧客要求布置會議桌椅;檢查會議室清潔、供水是否完備;照明、空調、音響是否能正常運行;及顧客所需的準備會標、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。
b辦公室負責在會議召開前將會場布置完畢,并通知使用會議室的顧客查看會場,按用戶要求對會場作出調整以便滿足用戶要求。
4.2會議室服務工作
4.2.1會議服務
大會議室應提前開門,會議開始前20分鐘再次確認;小會議室提前30分鐘開門,會議開始前10分鐘再次確認。
4.2.2設備部人員必須提前30分鐘到達大會議室,開啟音響、空調、并保證其正常運行。
4.2.3會議服務人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達現(xiàn)場;在會議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會議室召開會議,會務人員不能擅自離開,對會議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應處理,并及時向辦公室負責人匯報。
4.2.4會議使用完畢后,會議服務人員應電話通知業(yè)務部、設備部負責人對會議室進行清理,并向辦公室匯報會議室使用情況,重要會議應向總經(jīng)理室通報。
4.3辦公室負責隨時做好會議服務回單的收集、整理工作,檢查會議室使用是否正常,如有異常,及時更改、整頓,以利于為業(yè)主提供更加完善的服務。
5相關文件及記錄
5.1《會議室使用登記表》(lywg/qr―046)
5.2《zz公司會議受理服務單》(lywg/qr―007)
第2篇 會所會議室服務操作規(guī)程
小區(qū)會所會議室服務操作規(guī)程
1.0目的
明確會議室服務作業(yè)的具體方法和步驟,以有效地控制會議室服務過程,確保服務始終滿足顧客需求。
2.0適用范圍
適用于zz城會所會議室服務質量控制。
3.0職責
3.1銷售廳服務員負責會方議室的服務工作。
3.2會所領班及主管負責日常工作的指導與監(jiān)管。
4.0程序要點
4.1提前1小時,準備會議所需物品(茶水、投影儀、資料等),設備設施、物品、器具、資料準備齊全,會議中無欠缺情況發(fā)生。
4.2按規(guī)定的時間準時到達工作崗位,不遲到,不脫崗。
4.3檢查會議室,空調關閉、開啟是否正常;室內衛(wèi)生情況是否整潔良好,如不符合要求,及時通知保潔人員打掃;燈光、窗簾、會議儀器等是否正常,有無破損的物品,如有立即通知主管或工程部維修;椅子擺放是否整齊,角度高度是否合適;麥克風擺放是否符合要求;室內的觀賞植物是否長勢良好,干凈美觀,擺放合理。
4.4根據(jù)主辦方要求準備茶葉、咖啡、礦泉水、開水等用品,布放茶具。
4.5會前15分鐘調好燈光、空調、抽風、投影儀等設施設備。
4.6服務員在客人到達前5分鐘在會議室門口迎接賓客,客人光臨,應向客人點頭致意并問好,配合鞠躬(參見《通用禮儀手冊》、《崗位禮儀手冊》),引導賓客進入會場,入座。
4.7一般間隔20分鐘從右側給客人續(xù)杯(視情況適當增加或減少續(xù)杯的次數(shù)),會中增加客人時,及時添水添位。
4.8當發(fā)現(xiàn)煙盅內的煙頭超過3個時應及時更換,接待員應將干凈的煙盅放在托盤的內側,拿一個干凈的煙盅輕蓋在臟煙盅上,一并拿起到托盤上后,將干凈的煙盅再放回臺面。
4.9會議結束后,會議接待員在會議室門口送客,檢查客人遺留物品,如有遺失及時追還客人,如來不及,應與領班聯(lián)系。
4.10清理會場,使會議室恢復原狀(關燈、關空調、抽風可根據(jù)室內的煙味延長時間關閉)。
4.11通知保潔人員對會議室進行徹底清潔。
4.12將會議所用的茶杯、毛巾清洗干凈,并分別放入消毒柜進行消毒。
4.13檢查會議室是否清潔整理完畢,所有照明、空調、音響設備或其它設施是否關閉。
4.14當天工作結束后,整理當天營業(yè)情況,記錄于《營業(yè)記錄表》中。
5.0支持性文件
5.1《通用禮儀手冊》
5.2《崗位禮儀手冊》
6.0質量記錄
無
第3篇 會議室管理服務管理規(guī)程
1、目的
規(guī)范公司會議服務操作,確保樹立公司良好形象。
2、適用范圍
適用于會議室控制管理及對內、對外會議服務工作的管理工作。
3、職責
3.1辦公室主任負責對會議室及會議服務工作的監(jiān)督管理。
3.2辦公室負責會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求,并負責會場布置,安排會議服務人員。
3.3設備部負責會議室照明、空調、音響等設備、設施的運行、維護工作。
3.4業(yè)務部負責會議室開、關門、供水、茶葉、茶杯的供應,協(xié)助辦公室布置會場和會議室保潔工作。
3.5工程部負責會議室墻面、門窗、鎖具等設施的維修、維護工作。
4、工作程序
4.1會議室管理
4.1.1 使用會議室業(yè)務受理
a、辦公室人員接到用戶的《會議申報單》后,根據(jù)《會議申報單》的要求(申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數(shù)、會議安排意見等)填寫《會議受理服務單》。
b、根據(jù)《會議申報單》內容,辦公室人員應立即電話聯(lián)系會議申報部門及顧客,詳細了解會議使用情況及其他要求。
c、辦公室以《會議申報單》和電話聯(lián)系的會議使用情況為準,填寫《會議受理服務單》,詳細寫明會議使用部門、 聯(lián)系人、電話、會議事由、注意事項、是否需要會議服務、受理部門、受理時間、經(jīng)辦人、送會議服務單時間、執(zhí)行部門音響、設備的運行是否需要監(jiān)護等內容后,立即將《會議受理服務單》送至業(yè)務部、設備部。
d、業(yè)務部針對《會議受理服務單》的內容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準備工作。
e、設備部針對《會議受理服務單》的內容在會議召開前做好照明、空調、音響等準備工作。
4.1.2 會場布置及安排
a、接用戶會議室會場布置要求后,辦公室立即聯(lián)系相關單位、部門,按顧客要求布置會議桌椅;檢查會議室清潔、供水是否完備;照明、空調、音響是否能正常運行;及顧客所需的準備會標、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。
b、辦公室負責在會議召開前將會場布置完畢,并通知使用會議室的顧客查看會場,按用戶要求對會場作出調整以便滿足用戶要求。
4.2會議室服務工作
4.2.1 會議服務
大會議室應提前開門,會議開始前20分鐘再次確認;小會議室提前30分鐘開門,會議開始前10分鐘再次確認。
4.2.2 設備部人員必須提前30分鐘到達大會議室,開啟音響、空調、并保證其正常運行。
4.2.3 會議服務人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達現(xiàn)場;在會議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會議室召開會議,會務人員不能擅自離開,對會議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應處理,并及時向辦公室負責人匯報。
4.2.4 會議使用完畢后,會議服務人員應電話通知業(yè)務部、設備部負責人對會議室進行清理,并向辦公室匯報會議室使用情況,重要會議應向總經(jīng)理室通報。
4.3辦公室負責隨時做好會議服務回單的收集、整理工作,檢查會議室使用是否正常,如有異常,及時更改、整頓,以利于為業(yè)主提供更加完善的服務。
5、相關文件及記錄
5.1《會議室使用登記表》(lywg/qr―046)
5.2《慶通公司會議受理服務單》(lywg/qr―007)
第4篇 會所會議室服務操作規(guī)程怎么寫
小區(qū)會所會議室服務操作規(guī)程
1.0目的明確會議室服務作業(yè)的具體方法和步驟,以有效地控制會議室服務過程,確保服務始終滿足顧客需求。
2. 0適用范圍適用于zz城會所會議室服務質量控制。
3．0職責
3.1 銷售廳服務員負責會方議室的服務工作。
3.2 會所領班及主管負責日常工作的指導與監(jiān)管。
4. 0程序要點
4.1 提前1小時,準備會議所需物品(茶水、投影儀、資料等),設備設施、物品、器具、資料準備齊全,會議中無欠缺情況發(fā)生。
4.2 按規(guī)定的時間準時到達工作崗位,不遲到,不脫崗。
4.3 檢查會議室,空調關閉、開啟是否正常;室內衛(wèi)生情況是否整潔良好,如不符合要求,及時通知保潔人員打掃;燈光、窗簾、會議儀器等是否正常,有無破損的物品,如有立即通知主管或工程部維修;椅子擺放是否整齊,角度高度是否合適;麥克風擺放是否符合要求;室內的觀賞植物是否長勢良好,干凈美觀,擺放合理。
4.4 根據(jù)主辦方要求準備茶葉、咖啡、礦泉水、開水等用品,布放茶具。
4.5 會前15分鐘調好燈光、空調、抽風、投影儀等設施設備。
4.6 服務員在客人到達前5分鐘在會議室門口迎接賓客,客人光臨,應向客人點頭致意并問好,配合鞠躬(參見《通用禮儀手冊》、《崗位禮儀手冊》),引導賓客進入會場,入座。
4.7 一般間隔20分鐘從右側給客人續(xù)杯(視情況適當增加或減少續(xù)杯的次數(shù)),會中增加客人時,及時添水添位。
4.8 當發(fā)現(xiàn)煙盅內的煙頭超過3個時應及時更換,接待員應將干凈的煙盅放在托盤的內側,拿一個干凈的煙盅輕蓋在臟煙盅上,一并拿起到托盤上后,將干凈的煙盅再放回臺面。
4.9 會議結束后,會議接待員在會議室門口送客,檢查客人遺留物品,如有遺失及時追還客人,如來不及,應與領班聯(lián)系。
4.1 0清理會場,使會議室恢復原狀(關燈、關空調、抽風可根據(jù)室內的煙味延長時間關閉)。
4.1 1通知保潔人員對會議室進行徹底清潔。
4.1 2將會議所用的茶杯、毛巾清洗干凈,并分別放入消毒柜進行消毒。
4.1 3檢查會議室是否清潔整理完畢,所有照明、空調、音響設備或其它設施是否關閉。
4.1 4當天工作結束后,整理當天營業(yè)情況,記錄于《營業(yè)記錄表》中。
5. 0支持性文件
5.1 《通用禮儀手冊》
5.2 《崗位禮儀手冊》
6. 0
第5篇 會所會議室服務操作規(guī)程格式怎樣的
小區(qū)會所會議室服務操作規(guī)程
1.0目的明確會議室服務作業(yè)的具體方法和步驟,以有效地控制會議室服務過程,確保服務始終滿足顧客需求。
2. 0適用范圍適用于zz城會所會議室服務質量控制。
3．0職責
3.1 銷售廳服務員負責會方議室的服務工作。
3.2 會所領班及主管負責日常工作的指導與監(jiān)管。
4. 0程序要點
4.1 提前1小時,準備會議所需物品(茶水、投影儀、資料等),設備設施、物品、器具、資料準備齊全,會議中無欠缺情況發(fā)生。
4.2 按規(guī)定的時間準時到達工作崗位,不遲到,不脫崗。
4.3 檢查會議室,空調關閉、開啟是否正常;室內衛(wèi)生情況是否整潔良好,如不符合要求,及時通知保潔人員打掃;燈光、窗簾、會議儀器等是否正常,有無破損的物品,如有立即通知主管或工程部維修;椅子擺放是否整齊,角度高度是否合適;麥克風擺放是否符合要求;室內的觀賞植物是否長勢良好,干凈美觀,擺放合理。
4.4 根據(jù)主辦方要求準備茶葉、咖啡、礦泉水、開水等用品,布放茶具。
4.5 會前15分鐘調好燈光、空調、抽風、投影儀等設施設備。
4.6 服務員在客人到達前5分鐘在會議室門口迎接賓客,客人光臨,應向客人點頭致意并問好,配合鞠躬(參見《通用禮儀手冊》、《崗位禮儀手冊》),引導賓客進入會場,入座。
4.7 一般間隔20分鐘從右側給客人續(xù)杯(視情況適當增加或減少續(xù)杯的次數(shù)),會中增加客人時,及時添水添位。
4.8 當發(fā)現(xiàn)煙盅內的煙頭超過3個時應及時更換,接待員應將干凈的煙盅放在托盤的內側,拿一個干凈的煙盅輕蓋在臟煙盅上,一并拿起到托盤上后,將干凈的煙盅再放回臺面。
4.9 會議結束后,會議接待員在會議室門口送客,檢查客人遺留物品,如有遺失及時追還客人,如來不及,應與領班聯(lián)系。
4.1 0清理會場,使會議室恢復原狀(關燈、關空調、抽風可根據(jù)室內的煙味延長時間關閉)。
4.1 1通知保潔人員對會議室進行徹底清潔。
4.1 2將會議所用的茶杯、毛巾清洗干凈,并分別放入消毒柜進行消毒。
4.1 3檢查會議室是否清潔整理完畢,所有照明、空調、音響設備或其它設施是否關閉。
4.1 4當天工作結束后,整理當天營業(yè)情況,記錄于《營業(yè)記錄表》中。
5. 0支持性文件
5.1 《通用禮儀手冊》
5.2 《崗位禮儀手冊》
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