z項(xiàng)目管理中心資料管理作業(yè)規(guī)程

包括什么內(nèi)容

1. 資料分類(lèi)與編碼

- 確立資料類(lèi)別，如設(shè)計(jì)文檔、施工圖紙、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告等。

- 設(shè)計(jì)統(tǒng)一的編碼體系，便于檢索和歸檔。

2. 資料收集與整理

- 規(guī)定資料來(lái)源，確保完整性。

- 定期進(jìn)行資料整理，保持條理清晰。

3. 資料存儲(chǔ)與保管

- 明確存儲(chǔ)介質(zhì)和方式，如電子文檔、紙質(zhì)文件等。

- 建立備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。

4. 資料借閱與審批

- 制定借閱流程，確保資料安全。

- 設(shè)立審批權(quán)限，控制敏感信息訪問(wèn)。

5. 資料更新與廢棄

- 定期更新過(guò)時(shí)資料，保持信息時(shí)效性。

- 設(shè)立廢棄標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)清理無(wú)用資料。

編制指南

1. 制定流程

- 根據(jù)項(xiàng)目特性，制定符合實(shí)際的資料管理流程。

- 涉及各環(huán)節(jié)責(zé)任人，明確職責(zé)。

2. 培訓(xùn)與執(zhí)行

- 對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行資料管理培訓(xùn)，確保理解并執(zhí)行規(guī)程。

- 定期檢查執(zhí)行情況，提供反饋與改進(jìn)意見(jiàn)。

3. 修訂與完善

- 針對(duì)操作中遇到的問(wèn)題，適時(shí)修訂規(guī)程。

- 關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)，引入先進(jìn)管理理念和技術(shù)。

復(fù)審規(guī)定

1. 定期復(fù)審

- 每年至少進(jìn)行一次全面復(fù)審，評(píng)估規(guī)程的有效性。

- 復(fù)審期間收集員工建議，納入修訂考慮。

2. 異常情況處理

- 發(fā)現(xiàn)規(guī)程執(zhí)行異常，立即啟動(dòng)臨時(shí)復(fù)審。

- 分析原因，調(diào)整規(guī)程以解決問(wèn)題。

3. 復(fù)審記錄

- 保留復(fù)審記錄，包括復(fù)審日期、參與人員、修改內(nèi)容等。

- 記錄可供后續(xù)復(fù)審參考，持續(xù)優(yōu)化規(guī)程。

本規(guī)程旨在為z項(xiàng)目管理中心的資料管理工作提供指導(dǎo)，確保資料的安全、完整和高效利用。各相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)程執(zhí)行，共同維護(hù)良好的資料管理秩序。在實(shí)際操作中，如有疑問(wèn)或建議，應(yīng)及時(shí)向管理層反饋，共同推動(dòng)規(guī)程的完善與發(fā)展。

z項(xiàng)目管理中心資料管理作業(yè)規(guī)程范文

1目的

規(guī)范業(yè)主檔案資料、工程技術(shù)資料等重要資料的存檔等管理、分類(lèi)、借閱等工作。

2適用范圍

適用于管理中心業(yè)主檔案資料、工程技術(shù)資料等重要資料的管理。

3職責(zé)

3.1各部門(mén)資料管理人員負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)重要資料的收集、整理、存檔、出借、保管等工作。

3.2主管負(fù)責(zé)監(jiān)督各類(lèi)資料管理情況,借閱資料的審核等工作。

3.3經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督各類(lèi)資料的管理、借閱情況,出借資料的審核工作。

4作業(yè)流程

4.1資料管理人員負(fù)責(zé)對(duì)開(kāi)發(fā)商提供的工程技術(shù)資料(產(chǎn)權(quán)資料、竣工圖資料、技術(shù)資料等重要資料)按工程號(hào)及物業(yè)號(hào)歸檔,按要求進(jìn)行資料的整理、保存,并在資料柜上進(jìn)行標(biāo)識(shí),使文檔方便檢閱。

4.2對(duì)于經(jīng)常性使用的工程技術(shù)資料,可由工程人員復(fù)印一套自行存檔,方便日常工作所需。

4.3資料管理人員按物業(yè)號(hào)對(duì)業(yè)戶入住后的入住文件(包括業(yè)戶姓名、出生日、性別、身份證復(fù)印件、電話等基本資料)、裝修資料及日常管理工作等形成的資料進(jìn)行整理,由客服主管審核后及時(shí)歸檔;建立每戶業(yè)主檔案,永久保存。

4.4公司內(nèi)部人員如需查閱資料需經(jīng)相關(guān)主管同意后方可查閱,并辦理借閱手續(xù),填寫(xiě)《資料借閱登記表》,在資料管理人員指定地點(diǎn)查閱。

4.5外單位人員查閱資料,需有單位介紹信和個(gè)人證件經(jīng)管理中心經(jīng)理審核并同意后,資料管理人員方可讓其辦理查閱登記手續(xù),并在指定的地點(diǎn)查閱。

4.6一般情況下,資料不得出借,若需出借或出借當(dāng)日無(wú)法歸還的,需經(jīng)管理中心經(jīng)理批準(zhǔn)同意。

4.7借閱人未及時(shí)歸還資料的,需及時(shí)向其催還資料或辦理續(xù)借手續(xù)。

4.8資料歸還后歸檔,在《資料出借登記表》上注明歸還日期及簽收人。

4.9建立規(guī)范的檔案資料室,配備相應(yīng)的滅火器材;每周對(duì)資料室進(jìn)行打掃,及時(shí)更換干燥劑,如發(fā)現(xiàn)發(fā)霉的資料文件,用干布及時(shí)擦拭。

5 相關(guān)記錄

l《資料借閱/出借登記表》