- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 印章的分類與登記
2. 印章的申請與審批流程
3. 印章的保管與使用規(guī)定
4. 印章的廢棄與銷毀程序
5. 印章使用責任與違規(guī)處理
6. 監(jiān)控與審計機制
編制指南
1. 印章分類與登記：物業(yè)管理公司的印章應分為公章、財務專用章、合同專用章等，每個印章須登記在冊，注明用途、制作日期、責任人等信息。
2. 申請與審批：申請新印章或更換舊印章需填寫申請表，由部門負責人審核后，提交至公司管理層批準。未經(jīng)審批，不得私自制作或使用印章。
3. 保管與使用：印章應由專人保管，使用時需經(jīng)授權(quán)，使用后及時歸位。嚴禁私用、外借或丟失。
4. 廢棄與銷毀：不再使用的印章，應按照規(guī)定程序進行廢棄，并記錄在冊。銷毀需在管理層監(jiān)督下進行，確保無法復原。
5. 責任與違規(guī)處理：違反印章管理制度的行為將受到相應處罰，嚴重者可能涉及法律責任。
6. 監(jiān)控與審計：定期進行印章管理的內(nèi)部審計，確保印章使用的合規(guī)性。
復審規(guī)定
1. 每年至少進行一次全面的印章管理復審，檢查印章的使用記錄、保管情況及審批流程的執(zhí)行。
2. 當公司組織架構(gòu)、業(yè)務范圍發(fā)生變化時，應及時更新印章管理規(guī)定，確保其適用性。
3. 復審過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時制定改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。
4. 復審結(jié)果應形成書面報告，報備公司管理層，以便了解印章管理狀況并指導后續(xù)工作。
本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)管理公司的印章管理，保障公司業(yè)務的正常運行，防范風險。各部門應嚴格遵守，確保印章的安全與有效使用。
物業(yè)管理公司印章管理標準作業(yè)規(guī)程5范文
物業(yè)管理公司印章管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范印章的刻制、用印、借用、保管與廢止工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理有限公司各類印章的管理。
3.0職責
3.1總經(jīng)理負責公司印章用印的審批并承擔審批責任。
3.2部門負責人負責部門印章用印的審核并承擔審核責任。
3.3行政部主管負責公司及管理處印章的刻制、發(fā)布、廢止、監(jiān)督管理,保管公司印章并承擔相應的責任。
3.4財務部主管負責財務專用章的管理并承擔管理責任。
3.5管理處主任負責管理處印章用印的審批并承擔審批責任。
4.0程序要點
4.1印章刻制。
4.1.1部門主管提出印章刻制申請,并提供印章圖案及要求。
4.1.2行政部審核印章圖案是否美觀及合法,要求是否符合規(guī)格。
4.1.3總經(jīng)理審核后,加注審核意見。
4.1.5行政部登記并安排刻制:
a)行政部依據(jù)以上審批程序擬出刻制公章證明文件;
b)行政部主管審批并安排刻制。
4.1.6行政部將印章登記在《公章印模登記表》內(nèi),并將印章交給相關(guān)部門保管。
4.2借用。
4.2.1部門提出書面借章申請。
4.2.2部門負責人審核借章用途是否屬實及其可靠性,原則上公章不攜帶出公司。
4.2.3總經(jīng)理審批。
4.2.4行政部收到經(jīng)審批同意的申請后方可借出公章并登記。
4.2.5公章必須在歸還日期前完好地交還行政部。如果超時歸還,需附書面說明并由部門主管確認后報行政部備案。
4.2.6財務部攜帶公章出公司時,由財務部直接報總經(jīng)理辦理審批手續(xù)。
4.3損壞、丟失處理。
4.3.1印章丟失后,必須立即書面寫出報告,部門主管審核確認后,報行政部登記。
4.3.2行政部及時將報告轉(zhuǎn)給總經(jīng)理,總經(jīng)理審批意見,由行政部予以備案,須予以登報聲明的由行政部辦理。
4.3.3行政部按《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》對責任人予以行政處罰。
4.3.4使用部門提出重新刻制申請,并經(jīng)審批、刻制。
4.3.5使用部門交還舊印章至行政部并領(lǐng)取新印章(丟失的直接領(lǐng)取)。
4.3.6行政部核對,收回舊章并登記。
4.4印章的廢止。
4.4.1相關(guān)部門提出廢止印章意見書。
4.4.2總經(jīng)理審批。
4.4.3行政部發(fā)出收回廢止印章通知并派專人收回。
4.4.4行政部核對廢止章,記錄歸檔。
4.5印章的保管。
4.5.1印章由行政部專職人員保管,財務部印章由財務部專職人員保管。
4.5.3印章必須統(tǒng)一放置于專用保險柜內(nèi)。
4.5.4用印前必須履行用印手續(xù)。
5.0記錄
5.3《公章印模登記表》。
5.4《借用公章登記表》。
5.5《廢止公章登記表》。
6.0相關(guān)支持文件
6.1《文書管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.2《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》。
