- 目錄
包括什么內容
本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)區(qū)域內資料的管理工作，確保信息的準確、完整與安全，主要包括以下內容：
1. 資料分類與編碼：對各類資料進行科學分類，并設定統(tǒng)一的編碼規(guī)則。
2. 收集與整理：規(guī)定資料的收集途徑、時間及整理方法。
3. 存儲與保護：明確資料的存儲方式、期限及保護措施。
4. 查詢與借閱：制定查詢流程與借閱規(guī)定，保證信息的及時獲取。
5. 更新與銷毀：規(guī)定資料更新的周期與程序，以及過期資料的處理辦法。
6. 安全管理：包括權限控制、保密措施及應急處理方案。
編制指南
1. 制定標準：依據物業(yè)管理行業(yè)的相關規(guī)定，結合物業(yè)區(qū)域的實際情況，制定適合的資料管理標準。
2. 培訓員工：組織員工進行資料管理培訓，確保他們理解并掌握規(guī)程要求。
3. 實施監(jiān)控：定期檢查資料管理執(zhí)行情況，發(fā)現問題及時調整優(yōu)化。
4. 持續(xù)改進：根據反饋和業(yè)務發(fā)展，適時修訂規(guī)程，保持其適用性與有效性。
復審規(guī)定
1. 年度復審：每年至少進行一次全面的規(guī)程復審，確保其與法規(guī)、政策和業(yè)務需求保持一致。
2. 不定期復審：在發(fā)生重大變更（如系統(tǒng)升級、人員調整）或發(fā)現明顯問題時，立即進行規(guī)程復審。
3. 復審流程：由物業(yè)管理部門主導，涉及部門參與，通過討論、評估和修訂，形成新的規(guī)程版本。
4. 記錄與公示：復審結果應詳細記錄，并在內部進行公示，以便員工了解和遵守。
本規(guī)程的實施將有助于提升物業(yè)區(qū)域資料管理的規(guī)范化水平，促進工作效率，保障信息的安全，為物業(yè)服務提供有力支持。各相關部門需嚴格執(zhí)行，確保資料管理工作的有序進行。
物業(yè)區(qū)域資料管理作業(yè)規(guī)程-7范文
物業(yè)區(qū)域資料管理作業(yè)規(guī)程(七)
1.0目的
規(guī)范檔案的管理工作,確保檔案的安全、完整及借閱等有序管理。
2.0適用范圍
適用于所轄物業(yè)區(qū)域內所有檔案的管理。
3.0職責
3.1客服中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服中心負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.3各部門負責人負責相關內容信息的審核。
4.0程序要點
4.1資料管理員對發(fā)展商提供的相關資料(產權資料、竣工圖資料、技術資料)按工程號及物業(yè)號歸檔,按《資料及資料室管理規(guī)定》的相關要求進行資料整理、永久保存,編制資料三級目錄和文件清單,并在資料柜上進行標識,使文檔方便檢閱,保證在三分鐘內取閱。
4.2資料管理員根據《資料及資料室管理規(guī)定》的相關要求,按物業(yè)號對入住后文件(包客戶姓名、出生日、性別、身份證復印件、電話等基本資料)、裝修資料、房屋維修資料及日常管理工作等資料進行整理,由分管主管審核后及時歸檔;建立每戶業(yè)主檔案,永久保存;按類別建立檔案室目錄、檔案柜內目錄、卷內目錄,使文檔方便檢閱,保證在三分鐘內取閱。
4.3保證存儲于電腦中的公司內部及公司與外部單位間的來往審批文件、與業(yè)主相關的資料、行政管理制度等重要電腦文件有備份并設置相應的開機密碼和屏幕保護密碼。
4.4資料管理員按《資料及資料室管理規(guī)定》出借資料;資料查閱人員需經管理處負責人或客服主管同意后方可查閱,并辦理借閱手續(xù),在資料管理員指定地點查閱。
4.5維修人員、項目部人員如需借閱資料,資料管理員需在《資料出借登記表》上認真填寫借閱日期、借閱部門、借閱人、借閱資料名稱及資料數量,并讓借閱人員簽字認可。
4.6外單位查閱資料,需經管理處負責人審核單位介紹信和個人證件并同意后,資料管理員方可讓其查閱并辦理登記手續(xù)。4.7按《資料及資料室管理規(guī)定》向借閱人及時催還資料或辦理續(xù)借手續(xù)。資料歸還后歸檔,在《資料出借登記表》注明歸還日期及簽收人。
4.8客服主管每周對資料借閱情況進行審核。
4.9每月5日之前匯總上月管理處所有質量記錄,裝訂成冊,送管理處主任審核后保存。
4.10建立規(guī)范的檔案資料室,配備相應的滅火器材;每周對資料室進行打掃,及時更換干燥劑,如發(fā)現發(fā)霉的資料文件,用干布及時擦拭。
4.11資料管理員崗位出現變動時,應及時辦理交接手續(xù),并由雙方簽字確認,由直接上司監(jiān)督進行。
4.12檔案盒(夾)的制作
4.12.1根據檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
4.12.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處的業(yè)主檔案。
4.12.3將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在柜中。
4.12.4將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。
4.12.5按檔案盒(夾)內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。
4.13業(yè)主檔案的跟蹤:
4.13.1當發(fā)生下列情況變化時,客服中心主管應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時;業(yè)主發(fā)生更替時。
4.13.2 業(yè)主檔案跟蹤管理:由客服中心主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔15天跟蹤一次。
4.13.3業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須上報,經管理處負責人同意后方可查閱。
4.13.4業(yè)主檔案應永久保存。
4.13.5具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
4.13.6本規(guī)程執(zhí)行情況作為檔案管理員績效考評的依據之一。
5.0 相關記錄
《資料借閱登記表》
