物業(yè)區(qū)域資料管理作業(yè)規(guī)程-7

包括什么內(nèi)容

本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)區(qū)域內(nèi)資料的管理工作，確保信息的準(zhǔn)確、完整與安全，主要包括以下內(nèi)容：

1. 資料分類與編碼：對(duì)各類資料進(jìn)行科學(xué)分類，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則。

2. 收集與整理：規(guī)定資料的收集途徑、時(shí)間及整理方法。

3. 存儲(chǔ)與保護(hù)：明確資料的存儲(chǔ)方式、期限及保護(hù)措施。

4. 查詢與借閱：制定查詢流程與借閱規(guī)定，保證信息的及時(shí)獲取。

5. 更新與銷毀：規(guī)定資料更新的周期與程序，以及過期資料的處理辦法。

6. 安全管理：包括權(quán)限控制、保密措施及應(yīng)急處理方案。

編制指南

1. 制定標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)物業(yè)管理行業(yè)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合物業(yè)區(qū)域的實(shí)際情況，制定適合的資料管理標(biāo)準(zhǔn)。

2. 培訓(xùn)員工：組織員工進(jìn)行資料管理培訓(xùn)，確保他們理解并掌握規(guī)程要求。

3. 實(shí)施監(jiān)控：定期檢查資料管理執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)調(diào)整優(yōu)化。

4. 持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)反饋和業(yè)務(wù)發(fā)展，適時(shí)修訂規(guī)程，保持其適用性與有效性。

復(fù)審規(guī)定

1. 年度復(fù)審：每年至少進(jìn)行一次全面的規(guī)程復(fù)審，確保其與法規(guī)、政策和業(yè)務(wù)需求保持一致。

2. 不定期復(fù)審：在發(fā)生重大變更（如系統(tǒng)升級(jí)、人員調(diào)整）或發(fā)現(xiàn)明顯問題時(shí)，立即進(jìn)行規(guī)程復(fù)審。

3. 復(fù)審流程：由物業(yè)管理部門主導(dǎo)，涉及部門參與，通過討論、評(píng)估和修訂，形成新的規(guī)程版本。

4. 記錄與公示：復(fù)審結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并在內(nèi)部進(jìn)行公示，以便員工了解和遵守。

本規(guī)程的實(shí)施將有助于提升物業(yè)區(qū)域資料管理的規(guī)范化水平，促進(jìn)工作效率，保障信息的安全，為物業(yè)服務(wù)提供有力支持。各相關(guān)部門需嚴(yán)格執(zhí)行，確保資料管理工作的有序進(jìn)行。

物業(yè)區(qū)域資料管理作業(yè)規(guī)程-7范文

物業(yè)區(qū)域資料管理作業(yè)規(guī)程(七)

1.0目的

規(guī)范檔案的管理工作,確保檔案的安全、完整及借閱等有序管理。

2.0適用范圍

適用于所轄物業(yè)區(qū)域內(nèi)所有檔案的管理。

3.0職責(zé)

3.1客服中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2客服中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

3.3各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)相關(guān)內(nèi)容信息的審核。

4.0程序要點(diǎn)

4.1資料管理員對(duì)發(fā)展商提供的相關(guān)資料(產(chǎn)權(quán)資料、竣工圖資料、技術(shù)資料)按工程號(hào)及物業(yè)號(hào)歸檔,按《資料及資料室管理規(guī)定》的相關(guān)要求進(jìn)行資料整理、永久保存,編制資料三級(jí)目錄和文件清單,并在資料柜上進(jìn)行標(biāo)識(shí),使文檔方便檢閱,保證在三分鐘內(nèi)取閱。

4.2資料管理員根據(jù)《資料及資料室管理規(guī)定》的相關(guān)要求,按物業(yè)號(hào)對(duì)入住后文件(包客戶姓名、出生日、性別、身份證復(fù)印件、電話等基本資料)、裝修資料、房屋維修資料及日常管理工作等資料進(jìn)行整理,由分管主管審核后及時(shí)歸檔;建立每戶業(yè)主檔案,永久保存;按類別建立檔案室目錄、檔案柜內(nèi)目錄、卷內(nèi)目錄,使文檔方便檢閱,保證在三分鐘內(nèi)取閱。

4.3保證存儲(chǔ)于電腦中的公司內(nèi)部及公司與外部單位間的來往審批文件、與業(yè)主相關(guān)的資料、行政管理制度等重要電腦文件有備份并設(shè)置相應(yīng)的開機(jī)密碼和屏幕保護(hù)密碼。

4.4資料管理員按《資料及資料室管理規(guī)定》出借資料;資料查閱人員需經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人或客服主管同意后方可查閱,并辦理借閱手續(xù),在資料管理員指定地點(diǎn)查閱。

4.5維修人員、項(xiàng)目部人員如需借閱資料,資料管理員需在《資料出借登記表》上認(rèn)真填寫借閱日期、借閱部門、借閱人、借閱資料名稱及資料數(shù)量,并讓借閱人員簽字認(rèn)可。

4.6外單位查閱資料,需經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審核單位介紹信和個(gè)人證件并同意后,資料管理員方可讓其查閱并辦理登記手續(xù)。4.7按《資料及資料室管理規(guī)定》向借閱人及時(shí)催還資料或辦理續(xù)借手續(xù)。資料歸還后歸檔,在《資料出借登記表》注明歸還日期及簽收人。

4.8客服主管每周對(duì)資料借閱情況進(jìn)行審核。

4.9每月5日之前匯總上月管理處所有質(zhì)量記錄,裝訂成冊(cè),送管理處主任審核后保存。

4.10建立規(guī)范的檔案資料室,配備相應(yīng)的滅火器材;每周對(duì)資料室進(jìn)行打掃,及時(shí)更換干燥劑,如發(fā)現(xiàn)發(fā)霉的資料文件,用干布及時(shí)擦拭。

4.11資料管理員崗位出現(xiàn)變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù),并由雙方簽字確認(rèn),由直接上司監(jiān)督進(jìn)行。

4.12檔案盒(夾)的制作

4.12.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

4.12.2在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處的業(yè)主檔案。

4.12.3將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在柜中。

4.12.4將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

4.12.5按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等欄目。

4.13業(yè)主檔案的跟蹤:

4.13.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),客服中心主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。

4.13.2 業(yè)主檔案跟蹤管理:由客服中心主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

4.13.3業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須上報(bào),經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人同意后方可查閱。

4.13.4業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

4.13.5具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

4.13.6本規(guī)程執(zhí)行情況作為檔案管理員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。

5.0 相關(guān)記錄

《資料借閱登記表》