物業(yè)公司支票收據(jù)發(fā)票財務(wù)印鑒專用章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

包括什么內(nèi)容

1. 支票管理：

- 支票的接收與登記

- 支票的核驗(yàn)與存檔

- 支票的支付流程

2. 收據(jù)管理：

- 發(fā)票與收據(jù)的開具

- 收據(jù)的分類與歸檔

- 空白收據(jù)的保管

3. 發(fā)票管理：

- 發(fā)票的申領(lǐng)與登記

- 發(fā)票的使用與核銷

- 發(fā)票的存檔與查詢

4. 財務(wù)印鑒專用章管理：

- 印章的使用權(quán)限

- 印章的保管與交接

- 印章丟失或損壞的處理

編制指南

1. 支票管理： 1.1 收到支票后，應(yīng)在當(dāng)日進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括支票號碼、金額、出票人等信息。 1.2 核驗(yàn)支票真?zhèn)?，確保無誤后，將其存入銀行，并跟蹤確認(rèn)款項(xiàng)到賬情況。 1.3 每月整理支票存根，妥善保管，以便日后查賬。

2. 收據(jù)管理： 2.1 開具收據(jù)時，務(wù)必準(zhǔn)確填寫項(xiàng)目、金額、日期等要素，蓋章后交予客戶。 2.2 分類保存收據(jù)原件，定期整理歸檔，便于財務(wù)審計。 2.3 空白收據(jù)應(yīng)存放于保險柜內(nèi)，由專人管理，防止遺失。

3. 發(fā)票管理： 3.1 定期申領(lǐng)發(fā)票，建立發(fā)票領(lǐng)用登記簿，記錄發(fā)票的領(lǐng)取、使用和剩余數(shù)量。 3.2 使用發(fā)票時，需核對內(nèi)容無誤，避免開具錯誤，及時進(jìn)行核銷。 3.3 對已開具的發(fā)票，定期整理并掃描存檔，方便電子檢索。

4. 財務(wù)印鑒專用章管理： 4.1 設(shè)定印章使用權(quán)限，非授權(quán)人員不得擅自使用。 4.2 印章應(yīng)存放在安全地點(diǎn)，每次使用后立即妥善保管，避免遺失。 4.3 若印章丟失或損壞，應(yīng)立即報告，啟動應(yīng)急機(jī)制，申請更換并公告作廢。

復(fù)審規(guī)定

1. 每季度進(jìn)行一次財務(wù)文件的復(fù)審，確保所有支票、收據(jù)、發(fā)票的完整性與合規(guī)性。

2. 復(fù)審過程中，特別關(guān)注印鑒使用記錄，核查是否存在越權(quán)使用或?yàn)E用情況。

3. 復(fù)審結(jié)束后，形成復(fù)審報告，指出問題并提出改進(jìn)建議，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽署確認(rèn)。

4. 對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改，并追蹤整改結(jié)果，確保財務(wù)管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。

以上規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)公司的財務(wù)操作，提高工作效率，降低風(fēng)險，務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行。

物業(yè)公司支票收據(jù)發(fā)票財務(wù)印鑒專用章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程范文

1.0目的

規(guī)范支票、收據(jù)、發(fā)票、財務(wù)印鑒專用章的管理工作,確保公司支票、收據(jù)、發(fā)票、印鑒專用章得到安全保管和合理使用。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司的支票、收據(jù)、發(fā)票、財務(wù)印鑒專用章的管理工作。

3.0職責(zé)

3.1財務(wù)部出納負(fù)責(zé)按本規(guī)程購買、保管、使用空白支票。

3.2財務(wù)部主管負(fù)責(zé)發(fā)票專用章、財務(wù)專用章的保管以及支票、收據(jù)、發(fā)票管理的監(jiān)督工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1支票的管理程序。

4.1.1支票的購買和保管程序:

a)出納應(yīng)按銀行的相關(guān)規(guī)定到開戶行購買支票;

b)出納應(yīng)將新購回的空白支票安全、妥善地存放在保險箱內(nèi)。

4.1.2支票的使用程序及注意事項(xiàng):

a)因業(yè)務(wù)需要使用支票的人員,應(yīng)按《費(fèi)用報銷審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行支付項(xiàng)目的審核及審批;

b)出納根據(jù)審核、審批手續(xù)完整的支付證明按《銀行存款管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定填寫支票;

c)內(nèi)容填寫完整的支票應(yīng)按《銀行存款標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定加蓋銀行印鑒章;

d)出納應(yīng)將內(nèi)容填寫完整的支票存根聯(lián)與支付證明一起在支付當(dāng)天交會計審核后,按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理;

e)支票交付時,出納應(yīng)編制《支票使用明細(xì)表》,并由收票人在支票存根聯(lián)及《支票使用明細(xì)表》上簽名。會計可據(jù)此核對相關(guān)賬目資料;

f)如因填寫錯誤或其他原因?qū)е轮弊鲝U,出納應(yīng)將作廢支票連同存根聯(lián)一起妥善保存;

g)出納或其他經(jīng)辦人員如遺失內(nèi)容填寫完整的支票,應(yīng)及時到開戶銀行掛失;如因此造成的損失,由當(dāng)事人負(fù)責(zé)全額賠償,并視情節(jié)輕重按《行政獎罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

4.2收據(jù)的管理程序。

4.2.1收據(jù)的購買、保管程序:

a)空白收據(jù)由財務(wù)部主管指定財務(wù)部相關(guān)人員購買;

b)新購回的空白收據(jù)由會計保管。

4.2.2收據(jù)的換領(lǐng)程序:、

a)收費(fèi)員應(yīng)采用以舊換新的方法領(lǐng)用收據(jù),會計在發(fā)出收據(jù)時應(yīng)詳細(xì)填寫《收據(jù)領(lǐng)用登記表》,內(nèi)容包括:領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間、起始號碼等;

b)收費(fèi)員在換領(lǐng)收據(jù)時,應(yīng)先將用完的收據(jù)交會計核對銷號后再簽名領(lǐng)用新收據(jù);

c)收費(fèi)員應(yīng)將空白收據(jù)交財務(wù)部主管在收據(jù)的交對方聯(lián)上加蓋發(fā)票專用章后再領(lǐng)用。

4.2.3收據(jù)的使用程序及注意事項(xiàng):

a)收費(fèi)員應(yīng)按《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定開具收據(jù);

b)收費(fèi)員應(yīng)順序填寫收據(jù),如因填寫錯誤或其他原因?qū)е率論?jù)作廢,應(yīng)將作廢收據(jù)保存完整;

c)收費(fèi)員應(yīng)將收據(jù)的記賬聯(lián)編制《交款匯總表》、《收款明細(xì)》后一起交出納、會計按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理;

d)收費(fèi)員應(yīng)妥善保管已加蓋發(fā)票專用章的收據(jù),如因遺失給公司造成經(jīng)濟(jì)損失,除要求全額賠償外,還將按照《行政獎罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》相關(guān)規(guī)定予以處理。

4.3發(fā)票的管理程序。

4.3.1發(fā)票的購買和保管程序:

a)發(fā)票由會計按照稅務(wù)部門的有關(guān)規(guī)定到稅務(wù)局購買;

b)空白的發(fā)票由會計保管。

4.3.2發(fā)票的領(lǐng)用程序:

a)收費(fèi)員應(yīng)采用以舊換新的方法領(lǐng)取發(fā)票,會計在發(fā)出發(fā)票時應(yīng)詳細(xì)填寫《發(fā)票領(lǐng)用登記表》,內(nèi)容包括:領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間、起始號碼等;

b)收費(fèi)員將新領(lǐng)的發(fā)票交財務(wù)部主管在發(fā)票的客戶聯(lián)上加蓋發(fā)票專用章后開始使用。

4.3.3發(fā)票的使用程序及注意事項(xiàng):

a)收費(fèi)員在開具發(fā)票時,原則上應(yīng)如實(shí)、序號填寫發(fā)票內(nèi)容,特殊情況應(yīng)請示財務(wù)部主管同意后特殊處理;

b)收費(fèi)員應(yīng)按照《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定開具發(fā)票;

c)收費(fèi)員應(yīng)將發(fā)票的記賬聯(lián)編制《交款匯總表》、《收款明細(xì)》后一起交出納、會計按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理;

d)如因填寫錯誤或其他原因造成發(fā)票作廢,收費(fèi)員應(yīng)將作廢發(fā)票連同存根聯(lián)一起妥善保管;

e)收費(fèi)員應(yīng)妥善保管已加蓋發(fā)票專用章的發(fā)票,如有遺失,應(yīng)及時到稅務(wù)部門或其他相關(guān)部門掛失,如因此給公司造成經(jīng)濟(jì)損失,除要求收費(fèi)員全額賠償外,還將按照《行政獎罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定予以處罰。

4.4發(fā)票專用章的管理程序。

4.4.1財務(wù)部主管應(yīng)妥善保管公司發(fā)票專用章。

4.4.2相關(guān)人員申請使用發(fā)票專用章時,財務(wù)部主管應(yīng)嚴(yán)格審核項(xiàng)目內(nèi)容,如經(jīng)審核存有疑問,財務(wù)部主管應(yīng)拒絕蓋章;如經(jīng)審核無誤,財務(wù)部主管應(yīng)按規(guī)定加蓋發(fā)票專用章:

a)收據(jù)加蓋發(fā)票專用章時,應(yīng)將發(fā)票專用章清晰地蓋在收款單位簽章處;

b)發(fā)票加蓋發(fā)票專用章時,應(yīng)將發(fā)票專用章清晰地蓋在填發(fā)單位簽章處。

4.4.3發(fā)票專用章如有遺失,財務(wù)部主管應(yīng)立即在影響較大的媒體上刊登遺失聲明,同時向稅務(wù)局及其他相關(guān)單位發(fā)函聲明。

4.5財務(wù)專用章的管理程序。

4.5.1財務(wù)部主管應(yīng)妥善保管公司財務(wù)專用章。

4.5.2相關(guān)人員申請使用財務(wù)專用章時,財務(wù)部主管應(yīng)嚴(yán)格審核蓋章項(xiàng)目。

4.5.3如經(jīng)審核存有疑問,財務(wù)部主管在疑問未解除之前應(yīng)拒絕蓋章。

4.5.4如經(jīng)審核無誤,財務(wù)部主管應(yīng)在項(xiàng)目單據(jù)上指定位置清晰的加蓋財務(wù)專用章。

4.5.5財務(wù)專用章如有遺失,財務(wù)部主管應(yīng)立即在影響較大的媒體上刊登遺失啟事,同時向稅務(wù)局、開戶銀行等其他相關(guān)單位發(fā)函聲明。

4.6支票、收據(jù)、發(fā)票的資料保管。

4.6.1會計應(yīng)在每月將支票的存根聯(lián)及其相關(guān)資料編制記賬憑證、登記賬簿交財務(wù)部主管審核后加密在財務(wù)部長期保存。

4.6.2會計應(yīng)在每月將收據(jù)、發(fā)票的記賬聯(lián)與其他相關(guān)資料一起編制記賬憑證、登記賬簿后交財務(wù)部主管審核加密在財務(wù)部長期保存。

4.6.3使用完畢的收據(jù)存根及發(fā)票存根聯(lián)由會計在財務(wù)部長期保存。

4.7支票、收據(jù)、發(fā)票、財務(wù)印鑒章的管理,作為財務(wù)部相關(guān)人員績效考評的依據(jù)之一。

5.0記錄

5.1《支票使用明細(xì)表》。

5.2《收據(jù)領(lǐng)用登記表》。

5.3《發(fā)票領(lǐng)用登記表》。

6.0相關(guān)支持性文件

6.1《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

6.2《銀行存款管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。