物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理作業(yè)規(guī)程

包括什么內(nèi)容

本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)公司內(nèi)部的質(zhì)量體系文件和資料管理工作，確保信息的安全、準(zhǔn)確和有效。主要包括以下幾個(gè)方面：

1. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則。

2. 文件制作與審批：規(guī)定文件的編寫格式、內(nèi)容要求，以及審批流程。

3. 文件存儲(chǔ)與檢索：確定文件的存儲(chǔ)方式，建立便捷的檢索系統(tǒng)。

4. 文件更新與廢棄：規(guī)定文件修訂、替換及廢棄的程序。

5. 資料安全與保密：制定文件的保護(hù)措施，防止信息泄露。

6. 文件使用與培訓(xùn)：指導(dǎo)員工正確使用文件，并進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。

編制指南

1. 制定文件分類標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，將文件分為管理類、技術(shù)類、財(cái)務(wù)類等，確保每類文件都有清晰的歸屬。

2. 設(shè)計(jì)文件編碼：編碼應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于識(shí)別和排序，如部門代碼 文件類型代碼 序列號(hào)。

3. 確立審批流程：文件起草后，需經(jīng)過相關(guān)部門審查，最終由管理層批準(zhǔn)發(fā)布。

4. 建立電子化管理系統(tǒng)：利用數(shù)字化手段，實(shí)現(xiàn)文件的在線編輯、審批、存儲(chǔ)和檢索。

5. 定期審查文件：至少每年一次，檢查文件的適用性，及時(shí)更新或廢棄過時(shí)內(nèi)容。

6. 加強(qiáng)保密教育：對(duì)涉及敏感信息的文件，設(shè)置訪問權(quán)限，定期進(jìn)行保密意識(shí)培訓(xùn)。

復(fù)審規(guī)定

1. 復(fù)審周期：每?jī)赡赀M(jìn)行一次全面的文件和資料管理規(guī)程復(fù)審，確保其與業(yè)務(wù)發(fā)展同步。

2. 復(fù)審人員：由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)，可邀請(qǐng)各部門代表參與，確保復(fù)審的全面性和公正性。

3. 復(fù)審內(nèi)容：評(píng)估文件管理的效果，查找存在的問題，提出改進(jìn)措施。

4. 復(fù)審結(jié)果：形成復(fù)審報(bào)告，提交公司高層審議，根據(jù)審議結(jié)果調(diào)整規(guī)程。

5. 持續(xù)改進(jìn)：復(fù)審后的修改應(yīng)及時(shí)體現(xiàn)在文件中，確保規(guī)程的動(dòng)態(tài)優(yōu)化。

在實(shí)際操作中，物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)程，通過規(guī)范化的文件管理，提升服務(wù)質(zhì)量，保障公司的運(yùn)營(yíng)效率。要鼓勵(lì)員工積極參與，提出改進(jìn)建議，共同推動(dòng)質(zhì)量管理體系的不斷完善。

物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理作業(yè)規(guī)程范文

物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1.0目的

規(guī)范質(zhì)量體系文件和資料的管理,確保質(zhì)量體系文件和資料使用的有效性。

2.0適用范圍

適用與質(zhì)量體系文件、相關(guān)外來文件的管理。

3.0職責(zé)

品質(zhì)拓展部負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的管理。

4.0要點(diǎn)和實(shí)施

4.1質(zhì)量體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。

4.2質(zhì)量體系文件的使用。

4.2.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)確保凡授權(quán)范圍內(nèi)的人員均能及時(shí)得到有效版本的文件。

4.2.2各部門及所有工作人員應(yīng)確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉(zhuǎn)借、復(fù)印或作非授權(quán)的涂改。

4.3質(zhì)量體系文件的保管。

4.3.1文件的保管環(huán)境應(yīng)適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

4.3.2文件保管方法應(yīng)便于存取查閱。

4.3.3應(yīng)保持文件夾的完整、齊全。

4.3.4文件的持有部門或持有人員應(yīng)持有經(jīng)批準(zhǔn)的帶現(xiàn)行更改狀況的有效文件的清單,以便于了解文件變動(dòng)的情況和檢索。

4.4質(zhì)量體系文件更改的控制。

4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負(fù)責(zé)填寫相關(guān)表格,經(jīng)文件原審核人和批準(zhǔn)人審核、批準(zhǔn)后方可進(jìn)行更改。若原審核人、批準(zhǔn)人發(fā)生變動(dòng),則應(yīng)由其職務(wù)的接任人負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。文件更改的內(nèi)容由文件原編寫部門擬定。

4.4.2文件更改應(yīng)由品質(zhì)/拓展部通知的形式發(fā)布,以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內(nèi)容和更改后的標(biāo)識(shí)。

4.4.3通知僅下達(dá)給公司持有該文件受控文本的部門和人員進(jìn)行更改,但程序文件和質(zhì)量手冊(cè)換版時(shí),則應(yīng)將換版后的文件送達(dá)第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)。

4.4.4問更改的方式。

文件更改的方式在《文件更改申請(qǐng)表》上予以規(guī)定,并且由品質(zhì)/拓展部進(jìn)行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進(jìn)行,但劃改時(shí),應(yīng)能辨認(rèn)更改前的內(nèi)容。

4.4.5文件更改的標(biāo)識(shí)和記錄

文件更改后應(yīng)在文件的版本標(biāo)識(shí)、修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)上予以識(shí)別,在文件更改記錄上及時(shí)予以記錄,以便核對(duì)、識(shí)別。

4.4.6文件的換版。下列情況之一,文件應(yīng)予以換版:

(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時(shí);

(2)同一文件一次更改內(nèi)容較多時(shí)。

4.5作廢/失效質(zhì)量體系文件處置。

4.5.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)在更換新頁或新版的同時(shí),撤回舊頁或舊版本文件。

4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)在《作廢/失效文件清單》上予以記錄,并在每頁上加蓋藍(lán)色“作廢”或“失效”印章。

4.5.3作廢/失效文件在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間(如一年)集中銷毀的方式應(yīng)考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

4.5.4留作資料以供法律/累計(jì)知識(shí)需要的作廢文件,應(yīng)經(jīng)管理者代表同意,并在其每頁上加蓋藍(lán)色“參考”印章。

4.6外來文件的管理。

4.6.1外來文件包括:

(1)本行業(yè)強(qiáng)制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例;

(2)本公司選定執(zhí)行的國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);

(3)業(yè)主或其他單位提供的有關(guān)物業(yè)管理的來文、來函。

4.6.2屬于本程序前條的第1、2項(xiàng)的外來文件一律應(yīng)處于受控狀態(tài),既在其封面或首頁上加蓋藍(lán)色“受控文件”的印章。需分發(fā)的,還應(yīng)編號(hào)并辦理發(fā)放簽收。

4.6.3對(duì)于外來文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)建立收/發(fā)臺(tái)帳,以便追溯其來源和分布。

4.7文件的歸檔。

4.7.1質(zhì)量體系文件和外來文件一律應(yīng)歸檔。

4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標(biāo)識(shí)和編號(hào)(外來文件除外)。

4.7.3文件的發(fā)布、更改、處理的相關(guān)表格應(yīng)隨正本一起歸檔。

4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。

4.7.5品質(zhì)/拓展部應(yīng)按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定,對(duì)歸檔文件實(shí)施更改。但原歸檔文件不撤出,僅加蓋“作廢”或“參考”藍(lán)色印章。

4.8文件的補(bǔ)發(fā)按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.9質(zhì)量體系文件的借閱。

4.9.1公司外部人員需借閱文件時(shí)應(yīng)符合下列條件之一:

(1)是公司的服務(wù)對(duì)象;

(2)是公司的主管上級(jí);

(3)是公司的承包方;

(4)按法律、法規(guī)或合同規(guī)定提供借閱的需方。

4.9.2公司可以借閱的文件應(yīng)不涉及公司人事、商業(yè)和技術(shù)機(jī)密,但上款第4項(xiàng)的除外。

4.10人員離開公司或工作崗位發(fā)生變化時(shí),品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)回收所發(fā)文件,并在文件發(fā)放簽收-記錄中注明回收原因和時(shí)間。

4.11公開文件的控制。

4.11.1凡公開的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊(cè)、規(guī)定、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等均屬受控文件范圍。

4.11.2凡公開的文件均應(yīng)注明文件編碼、版本號(hào)、生效日期。

4.11.3負(fù)責(zé)實(shí)施公開文件的部門應(yīng)指定專業(yè)人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

4.11.4凡公開的文件夾發(fā)生更改時(shí),應(yīng)以原公開的形式,在原發(fā)放或公布的范圍內(nèi)今年性更改,以便更改的內(nèi)容為業(yè)主或住戶所了解。

4.11.5凡張貼于公司內(nèi)部的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書,包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外),均應(yīng)標(biāo)明文件編碼、版本號(hào)并加蓋“受控文件”印章。

4.12品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)保存文件和資料管理形成的全套記錄,各部門或文件持有人負(fù)責(zé)保存持有的記錄,保存期為3年。

5.0記錄

5.1《文件銷毀申請(qǐng)表》文件編碼:

6.0相關(guān)支持文件。