- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 信息收集：涵蓋物業(yè)項目的日常運營數(shù)據(jù)、業(yè)主反饋、設(shè)施維護記錄、財務(wù)報告等。
2. 信息整理：對收集到的信息進行分類、篩選，確保重要信息得以突出。
3. 信息傳遞：通過內(nèi)部通訊系統(tǒng)、會議、郵件等方式，將整理后的信息傳遞給相關(guān)部門和人員。
4. 信息確認(rèn)：接收方收到信息后進行確認(rèn)，并反饋接收情況。
5. 信息存檔：所有傳遞的信息需妥善保存，便于后續(xù)查閱和審計。
編制指南
1. 明確信息傳遞目標(biāo)：確保每個傳遞環(huán)節(jié)都針對具體的目標(biāo)，如提升服務(wù)質(zhì)量、優(yōu)化資源分配等。
2. 設(shè)定優(yōu)先級：依據(jù)信息的重要性和緊急性，設(shè)定傳遞的優(yōu)先級，避免信息擁堵。
3. 制定標(biāo)準(zhǔn)格式：為不同類型的信息制定統(tǒng)一的報告格式，提高閱讀效率。
4. 定期培訓(xùn)：對員工進行信息管理培訓(xùn)，提升其信息處理能力。
5. 建立反饋機制：定期評估信息傳遞的效果，及時調(diào)整策略。
復(fù)審規(guī)定
1. 復(fù)審頻率：每季度進行一次全面的信息傳遞流程復(fù)審，必要時可臨時增加復(fù)審。
2. 參與人員：由項目經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人及it部門共同參與復(fù)審。
3. 復(fù)審內(nèi)容：檢查信息的準(zhǔn)確性、及時性，以及傳遞流程的順暢度。
4. 整改措施：對發(fā)現(xiàn)的問題提出改進措施，并追蹤整改進度。
5. 記錄與報告：復(fù)審結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并形成報告供管理層參考。
本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)項目的信息管理工作，提升團隊協(xié)作效率，保障物業(yè)管理服務(wù)的高效運行。各相關(guān)人員需嚴(yán)格遵守，確保信息傳遞的準(zhǔn)確無誤，從而實現(xiàn)物業(yè)管理的持續(xù)改進。
物業(yè)項目信息傳遞作業(yè)規(guī)程范文
物業(yè)項目信息傳遞標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1.0目的
為了使項目全員參與小區(qū)管理,將問題及時發(fā)現(xiàn),及時解決,特制定本作業(yè)規(guī)程。
2.0適用范圍
本規(guī)程適用于項目各部門人員日常的檢查工作。
3.0職責(zé)
3.1項目客服中心負(fù)責(zé)該表的收集,歸納總結(jié)。
3.2項目各部門人員負(fù)責(zé)該表的日常使用,做到人手一冊。
4.0程序要點
4.1項目各部門人員在日常工作巡檢中發(fā)現(xiàn)影響服務(wù)質(zhì)量問題,詳細(xì)記錄在《信息傳遞單》中,注明部門、人員、時間、地點、問題情況;
4.2《信息傳遞單》中記錄的問題,包括現(xiàn)場查看的情況、業(yè)主當(dāng)面反映的問題等。
4.3對于緊急事件記錄人員于15分鐘內(nèi)將《信息傳遞單》兩聯(lián)交于客服中心接待員,接待人員根據(jù)記錄的問題交給相關(guān)責(zé)任部門主管處理,由責(zé)任部門提出整改措施;其它情況下當(dāng)天將《信息傳遞單》匯總到客服中心。
4.4對《信息傳遞單》中記錄現(xiàn)場人員服務(wù)質(zhì)量的問題,客服中心人員隨同責(zé)任部門現(xiàn)場查看,提出處理意見,由責(zé)任部門主管提出整改意見,整改期限不得超過當(dāng)天,整改完畢及時告知客服中心進行現(xiàn)場驗證。
4.5如出現(xiàn)影響較大的服務(wù)質(zhì)量問題,當(dāng)日不能整改完畢,由責(zé)任部門主管及時請示項目經(jīng)理,制定詳細(xì)整改計劃報客服中心跟蹤處理。
4.6責(zé)任部門在整改措施一欄中填寫本部門何人何時采取何種方式進行整改。
4.7責(zé)任部門整改完畢后及時通知客服中心人員進行驗證,客服人員根據(jù)現(xiàn)場整改情況,整改符合標(biāo)準(zhǔn)的,記錄在《信息傳遞單》內(nèi);如整改不符合標(biāo)準(zhǔn)由責(zé)任部門重新制定整改措施。
4.8針對業(yè)主當(dāng)面反映的問題,由責(zé)任部門整改完畢后,客服中心人員進行回訪或電話回訪驗證。
4.9客服中心每周統(tǒng)計各部門人員提交的《信息傳遞單》,分析匯總在《信息傳遞匯總表》上出現(xiàn)的各類質(zhì)量問題,報項目經(jīng)理,品質(zhì)部,做出相關(guān)獎勵措施。
5.0質(zhì)量記錄
《信息傳遞單》
《信息傳遞匯總表》
信息傳遞流程圖
