物業(yè)公司合同管理作業(yè)規(guī)程

包括什么內(nèi)容

1. 合同的起草與審批

2. 合同的簽訂與執(zhí)行

3. 合同的變更與解除

4. 合同的存檔與檢索

5. 合同的糾紛處理

6. 合同的合規(guī)性審查

7. 合同管理的培訓(xùn)與監(jiān)督

編制指南

1. 起草與審批

- 根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，由法務(wù)部門或授權(quán)人員負責(zé)合同的起草，確保條款清晰、合法。

- 合同初稿完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門審查，包括財務(wù)、運營等部門，確保合同內(nèi)容符合公司利益。

- 審批過程中，需對合同風(fēng)險進行評估，并由高級管理層簽字確認。

2. 簽訂與執(zhí)行

- 確認無誤后，由授權(quán)代表簽署合同，同時保留電子和紙質(zhì)副本。

- 執(zhí)行階段，各部門需按照合同條款履行義務(wù)，確保合同的順利實施。

3. 變更與解除

- 如需變更合同，應(yīng)書面通知對方并協(xié)商一致，變更后的合同同樣需經(jīng)過審批流程。

- 解除合同時，需按照合同約定或法律規(guī)定進行，確保雙方權(quán)益不受損害。

4. 存檔與檢索

- 所有合同應(yīng)集中存放在安全的地方，電子版應(yīng)加密存儲，防止泄露。

- 建立合同管理系統(tǒng)，便于快速查找和查閱合同信息。

5. 糾紛處理

- 發(fā)現(xiàn)合同糾紛時，應(yīng)及時報告法務(wù)部門，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決。

- 對于糾紛案例，應(yīng)進行分析總結(jié)，避免類似問題再次發(fā)生。

6. 合規(guī)性審查

- 定期進行合同合規(guī)性檢查，確保所有合同符合法律法規(guī)和公司政策。

- 對于新出臺的法規(guī)，應(yīng)及時更新合同模板，避免法律風(fēng)險。

7. 培訓(xùn)與監(jiān)督

- 定期組織合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同意識和處理能力。

- 設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督機制，對合同管理過程進行審計，確保流程的有效執(zhí)行。

復(fù)審規(guī)定

1. 年度復(fù)審：每年至少進行一次全面的合同管理復(fù)審，評估流程的有效性和效率。

2. 重大事件觸發(fā)復(fù)審：如發(fā)生重大合同糾紛或法規(guī)變動，應(yīng)及時進行復(fù)審，調(diào)整管理策略。

3. 內(nèi)部審計：由審計部門定期進行合同管理審計，確保各項規(guī)定得到執(zhí)行。

4. 外部咨詢：必要時，可聘請外部專業(yè)機構(gòu)進行合同管理評估，引入外部視角改進工作。

以上規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)公司的合同管理，提升工作效率，降低風(fēng)險，保障公司利益。各相關(guān)部門應(yīng)嚴格執(zhí)行，確保合同管理的標準化和專業(yè)化。

物業(yè)公司合同管理作業(yè)規(guī)程范文

物業(yè)公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程

(七)

1.0目的規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。

2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。

3．0職責(zé)

3.1 總經(jīng)理負責(zé)公司所有合同的簽署及重要合同的評審。

3.2 人事行政部負責(zé)本項目合同審核、監(jiān)管及歸檔(包括員工勞動合同)。

3.3 各部門負責(zé)人負責(zé)合同的履約執(zhí)行。

4. 0程序要點

4.1 合同管理的范圍:包括對外提供服務(wù)的合同和對外委托服務(wù)的合同。

4.1.1 對外提供服務(wù)的合同,包括以下幾類:

(1) 開發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;

(2) 投標書;

⑶ 對外租賃合同;

(4) 公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理合同;

(5) 顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務(wù)的合同;

(6) 公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;

(7) 其他對外提供服務(wù)的合同。

4.1.2 對外委托服務(wù)的合同,包括以下幾類:

(1) 采購合同;

(2) 招標合同;

⑶ 勞動合同;

(4) 公司委托顧客(供應(yīng)商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;

(5) 其他須進行對外委托服務(wù)的合同。

4.2 合同的形式包括以下幾種形式。

4.2.1 書面的和非書面的。

4.2.2 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。

4.2.3 規(guī)范合同和格式合同。

4.2.4 口頭承諾。

4.2.5 招、投標書。

4.3 合同的制定。

4.3.1 一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責(zé)制定,其內(nèi)容包括以下條款:

(1) 標的;

(2) 數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);

⑶ 價款或酬金;

(4) 履約期限、地點方式及其他履約條件;

(5) 合同終止條件;

(6) 違約責(zé)任;

(7) 專用合同約定的其他必要條款。

4.3.2 各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。

4.4 合同的評審。

4.4.1 評審權(quán)限:

(1) 標的在10萬元以下的合同,由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及人事行政部經(jīng)理進行評審;

(2) 標的在10萬~50萬元的合同,由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進行評審;

⑶ 標的在50萬元以上的合同,由董事會進行評審。

4.4.2 評審內(nèi)容。

(1) 對外提供服務(wù)合同的評審內(nèi)容:公司的履約能力;顧客提供的價格;合同的風(fēng)險;合同的條款是否明確;合同是否合法;合同的社會效益;其他需要評審的內(nèi)容。

(2) 對外委托服務(wù)合同的評審內(nèi)容:分供方的履約能力;分供方提供的價格;分供方的信譽;分供方提供服務(wù)的售后服務(wù);合同的條款是否明確;合同是否違法;合同的風(fēng)險;合同履約監(jiān)控能力;其他需要評審的內(nèi)容。

4.5 合同的簽署與生效。

4.5 .1合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署。非書面的合同除外。

4.5 .2經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按印章管理規(guī)定辦理蓋章審批手續(xù)。

4.5 .3所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。

4.5 .4經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經(jīng)公證后生效。

4.5 .5公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。

4.5 .6生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進行公證的須報公證機關(guān)一份備案。

4.6 合同的編號與歸檔。

4.6 .1書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按檔案管理的規(guī)定辦理。

4.6 .2一般情況下書面合同由公司人事行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理。

4.6 .3公司歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務(wù)部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理復(fù)印審批程序后,由部門負責(zé)人保管一份復(fù)印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還公司歸檔。

4.6 .4合同條款涉及保密事項的,有關(guān)部門均承擔(dān)保密責(zé)任。

4.7 合同的履約。

4.7 .1對外提供服務(wù)的合同,由提供合同服務(wù)的部門負責(zé)履約,重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監(jiān)督履約。

4.7 .2對外委托服務(wù)的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監(jiān)督履約。

4.7 .3合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。

4.7 .4公司監(jiān)控所有書面合同(員工勞動合同除外)的履約進度,對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。

4.7 .5合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。

4.8 合同的變更與廢止。合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向人事行政部提出合同變更申請,人事行政部按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。

4.9 合同的續(xù)約。合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知人事行政部,由人事行政部經(jīng)理按合同評審程序跟進評審,重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。

4.1 0合同的統(tǒng)計。每年12月31日前,由人事行政部對書面合同進行清查統(tǒng)計,寫出專題報告。專題報告內(nèi)容包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進的問題等報總經(jīng)理審閱?？偨?jīng)理給出批示意見,由人事行政部按總經(jīng)理批示意見辦理。

5

第2篇 物業(yè)公司合同管理作業(yè)規(guī)程7

物業(yè)公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程(七)

1.0目的

規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理負責(zé)公司所有合同的簽署及重要合同的評審。

3.2人事行政部負責(zé)本項目合同審核、監(jiān)管及歸檔(包括員工勞動合同)。

3.3各部門負責(zé)人負責(zé)合同的履約執(zhí)行。

4.0程序要點

4.1合同管理的范圍:包括對外提供服務(wù)的合同和對外委托服務(wù)的合同。

4.1.1對外提供服務(wù)的合同,包括以下幾類:

(1)開發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;

(2)投標書;

(3)對外租賃合同;

(4)公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理合同;

(5)顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務(wù)的合同;

(6)公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;

(7)其他對外提供服務(wù)的合同。

4.1.2對外委托服務(wù)的合同,包括以下幾類:

(1)采購合同;

(2)招標合同;

(3)勞動合同;

(4)公司委托顧客(供應(yīng)商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;

(5)其他須進行對外委托服務(wù)的合同。

4.2合同的形式包括以下幾種形式。

4.2.1書面的和非書面的。

4.2.2協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。

4.2.3規(guī)范合同和格式合同。

4.2.4口頭承諾。

4.2.5招、投標書。

4.3合同的制定。

4.3.1一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責(zé)制定,其內(nèi)容包括以下條款:

(1)標的;

(2)數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);

(3)價款或酬金;

(4)履約期限、地點方式及其他履約條件;

(5)合同終止條件;

(6)違約責(zé)任;

(7)專用合同約定的其他必要條款。

4.3.2各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。

4.4合同的評審。

4.4.1評審權(quán)限:

(1)標的在10萬元以下的合同,由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及人事行政部經(jīng)理進行評審;

(2)標的在10萬~50萬元的合同,由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進行評審;

(3)標的在50萬元以上的合同,由董事會進行評審。

4.4.2評審內(nèi)容。

(1)對外提供服務(wù)合同的評審內(nèi)容:

公司的履約能力;

顧客提供的價格;

合同的風(fēng)險;

合同的條款是否明確;

合同是否合法;

合同的社會效益;

其他需要評審的內(nèi)容。

(2)對外委托服務(wù)合同的評審內(nèi)容:

分供方的履約能力;

分供方提供的價格;

分供方的信譽;

分供方提供服務(wù)的售后服務(wù);

合同的條款是否明確;

合同是否違法;

合同的風(fēng)險;

合同履約監(jiān)控能力;

其他需要評審的內(nèi)容。

4.5合同的簽署與生效。

4.5.1合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署。非書面的合同除外。

4.5.2經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按印章管理規(guī)定辦理蓋章審批手續(xù)。

4.5.3所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。

4.5.4經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經(jīng)公證后生效。

4.5.5公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。

4.5.6生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進行公證的須報公證機關(guān)一份備案。

4.6合同的編號與歸檔。

4.6.1書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按檔案管理的規(guī)定辦理。

4.6.2一般情況下書面合同由公司人事行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理。

4.6.3公司歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務(wù)部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理復(fù)印審批程序后,由部門負責(zé)人保管一份復(fù)印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還公司歸檔。

4.6.4合同條款涉及保密事項的,有關(guān)部門均承擔(dān)保密責(zé)任。

4.7合同的履約。

4.7.1對外提供服務(wù)的合同,由提供合同服務(wù)的部門負責(zé)履約,重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監(jiān)督履約。

4.7.2對外委托服務(wù)的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監(jiān)督履約。

4.7.3合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。

4.7.4公司監(jiān)控所有書面合同(員工勞動合同除外)的履約進度,對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。

4.7.5合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。

4.8合同的變更與廢止。

合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向人事行政部提出合同變更申請,人事行政部按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。

4.9合同的續(xù)約。

合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知人事行政部,由人事行政部經(jīng)理按合同評審程序跟進評審,重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。

4.10合同的統(tǒng)計。

每年12月31日前,由人事行政部對書面合同進行清查統(tǒng)計,寫出專題報告。專題報告內(nèi)容

包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進的問題等報總經(jīng)理審閱。總經(jīng)理給出批示意見,由人事行政部按總經(jīng)理批示意見辦理。

5.0相關(guān)記錄表格

5.1《合同臺帳》文件編碼:cd/jy/qr/006

5.1《合同評審表》文件編碼:cd/jy/qr/007

6.0相關(guān)支持性文件