- 目錄
包括什么內容
物業(yè)管理公司的檔案管理涉及日常運營的各個方面，主要包括以下內容：
1. 合同與協議：包括物業(yè)合同、租賃協議、服務合同等。
2. 財務文件：如發(fā)票、賬單、審計報告等。
3. 法規(guī)與政策：地方及國家相關法規(guī)、標準、指南。
4. 設施設備記錄：維修保養(yǎng)記錄、設備清單、采購合同。
5. 居民信息：入住登記、投訴處理記錄、業(yè)主大會記錄。
6. 安全記錄：應急預案、事故報告、安全檢查記錄。
7. 公司內部文件：員工手冊、工作流程、會議紀要。
編制指南
1. 分類清晰：依據文件性質和用途，建立明確的分類體系，如財務、人事、設施等。
2. 標準化命名：統(tǒng)一文件命名規(guī)則，包含文件類型、日期、主要內容等關鍵信息。
3. 存儲有序：物理檔案按類別、時間順序存放；電子檔案通過文件管理系統(tǒng)進行歸檔。
4. 權限管理：設定不同人員訪問權限，確保敏感信息的安全。
5. 更新維護：定期審查、更新檔案，確保信息的時效性。
6. 歸檔流程：明確收文、登記、審批、歸檔、借閱等環(huán)節(jié)的操作流程。
7. 檔案銷毀：對過期、無保留價值的檔案，遵循法定程序進行銷毀。
8. 培訓教育：定期對員工進行檔案管理培訓，提高全員檔案意識。
復審規(guī)定
1. 定期復審：每半年進行一次全面的檔案復審，確認檔案完整性與準確性。
2. 異常處理：發(fā)現錯誤或遺漏，立即進行糾正，并記錄變更情況。
3. 復審責任人：指定專人負責復審工作，確保責任落實。
4. 外部審計：配合外部審計機構的審計需求，提供所需檔案資料。
5. 法律合規(guī)：確保檔案管理符合相關法律法規(guī)要求，避免法律風險。
6. 反饋與改進：根據復審結果，調整和完善檔案管理制度。
物業(yè)管理公司的檔案管理作業(yè)規(guī)程旨在規(guī)范業(yè)務流程，保障信息的安全和有效利用，同時為公司的決策提供有力支持。執(zhí)行此規(guī)程時，務必注重細節(jié)，確保每個環(huán)節(jié)的順暢運作，以實現高效、有序的檔案管理工作。
物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程怎么寫范文
。
4.1.5檔案編號舉例:a)物業(yè)管理有限公司編號:※※※-※※-※※※-※※※檔案序號類別編號部門編號物業(yè)管理公司編號b)管理處編號:※※※一※※※一※※一※※※一※※※檔案序號類別編號部門編號管理處編號物業(yè)管理有限公司編號
4.2檔案的分類
4.2.1 區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機構劃分,全宗可分為以下幾類:a)行政、人事類;
b)財務類;
c)物業(yè)管理類;
d)保潔類;
e)工程維修類;
f)保安類
4.2.2 全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯系,它應具有思想性、科學性、排它性和伸縮性。
根據物業(yè)管理的特性,我們采用組織機構--問題分類法,如:收文類發(fā)文類合同類a)綜合部員工人事檔案圖紙類后勤類收文類報表類b)財務部 帳冊類憑證類合同類工程圖紙類合同類收文類發(fā)文類業(yè)主檔案類c)管理部員工檔案類維修類投訴類回訪類有償服務與多種經營類計劃總結類……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。
檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:a)根據檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙;
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※--收文;
--物業(yè)管理有限公司財務部報表:※※※-cw-報表;
--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內。
4.3.2 編制目錄:a)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管
4.5.1 檔案保管的工作任務是:a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復技術,延長檔案壽命。
4.5.2 檔案保管的責任部門:a)財務部保管財務檔案;
b)綜合部保管公司對內、對外文件、合同、保管分供方評審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評檔案及公司其他部門所需保管的資料;
c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經營資料:d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;
e)各職能部門除經常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3 檔案的保管程序:a)各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號;
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級
4.6.1 檔案的密 為三級:絕密、機密、普通:a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:iso9000質量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權限
4.7.1 物業(yè)總經理可查閱公司所有檔案。
4.7.2 物業(yè)副總經理(經理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3 部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4 其他人員根據審批查閱有關檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復制
4.8.1 查閱/借閱/復制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復制登記表〉中登記。
4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格:a)權限內(經授權/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;
屬管理處的檔案,由管理處負責人審批;
屬公司的檔案,由物業(yè)總經理審批;
財務類的檔案也應由物業(yè)總經理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復制檔案的,絕密檔案報物業(yè)總經理審批;
機密檔案由綜合部負責人審批;
普通檔案由部門負責人審批。
4.11檔案的銷毀
4.1
1.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的保管期限(詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報綜合部主管審核。
4.1
1.2綜合部主管審核無誤后報物業(yè)總經理審批。
4.1
1.3物業(yè)總經理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.1
1.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
序號文件編號文件標題頁數發(fā)文單位發(fā)文日期接收日期歸檔編號備注檔案目錄文件查閱/借閱/復制登記表序號姓 名查閱文件標題檔案編號查閱時間歸還時間借閱時間備注檔案查閱/借閱審批表部門姓名職務借檔文件名借檔理由是否復制□是 □否借還時間年 月 日至 日審批人簽名檔案銷毀清單序號文件編號文件標題頁數所屬部門歸檔日期保管日期銷毀日期備注審批人: 審批人: 制表:
第2篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
1目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3職責
3.1物業(yè)總經理審批檔案的借閱申請及清單。
3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3.3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4程序要點
4.1檔案的編號
4.1.1公司、管理處編號:
a)物業(yè)管理有限公司編號為:※ ※ ※(公司英文縮寫);
b)物業(yè)管理處編號為:※ ※ ※(管理處英文縮寫)。
4.1.2部門編號:
a)綜合部編號為: zh;
b)財務部編號為: cw;
c)管理部編號為: gw
d)項目部編號為: _m
e)工程部編號為: gc;
4.1.3年份編號:引用年份序號-2002、2003、2004……。
4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯數字取3位有效數字-001、002、003、...。
4.1.5檔案編號舉例:
a)物業(yè)管理有限公司編號:
※※※-※※-※※※-※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業(yè)管理公司編號
b)管理處編號:
※※※一※※※一※※一※※※一※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
管理處編號
物業(yè)管理有限公司編號
4.2檔案的分類
4.2.1區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機構劃分,全宗可分為以下幾類:
a)行政、人事類;
b)財務類;
c)物業(yè)管理類;
d)保潔類;
e)工程維修類;
f)保安類
4.2.2全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯系,它應具有思想性、科學性、排它性和伸縮性。根據物業(yè)管理的特性,我們采用組織機構--問題分類法,如:
收文類
發(fā)文類
合同類
a)綜合部員工人事檔案
圖紙類
后勤類
收文類
報表類
b)財務部 帳冊類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發(fā)文類
業(yè)主檔案類
c)管理部員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務與多種經營類
計劃總結類
……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
a)根據檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙;
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※-_z-收文;
--物業(yè)管理有限公司財務部報表:※※※-cw-報表;
--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管
4.5.1檔案保管的工作任務是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復技術,延長檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責任部門:
a)財務部保管財務檔案;
b)綜合部保管公司對內、對外文件、合同、保管分供方評審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評檔案及公司其他部門所需保管的資料;
c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經營資料:
d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;
e)各職能部門除經常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后,
移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號;
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級
4.6.1檔案的密收分為三級:絕密、機密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:iso9000質量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權限
4.7.1物業(yè)總經理可查閱公司所有檔案。
4.7.2物業(yè)副總經理(經理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4其他人員根據審批查閱有關檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復制
4.8.1查閱/借閱/復制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復制登記表〉中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格:
a)權限內(經授權/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):
屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬管理處的檔案,由管理處負責人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經理審批;財務類的檔案也應由物業(yè)總經理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復制檔案的,絕密檔案報物業(yè)總經理審批;機密檔案由綜合部負責人審批;普通檔案由部門負責人審批。
4.11檔案的銷毀
4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的保管期限(詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報綜合部主管審核。
4.11.2綜合部主管審核無誤后報物業(yè)總經理審批。
4.11.3物業(yè)總經理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
序號文件編號文件標題頁數發(fā)文
單位發(fā)文
日期接收
日期歸檔編號備注
檔案目錄
文件查閱/借閱/復制登記表
序
號姓 名查閱文件標題檔案編號查閱時間歸還時間借閱時間備注
檔案查閱/借閱審批表
部門姓名職務
借檔文件名
借檔理由
是否復制□是 □否
借還時間年 月 日至 年月 日審批人簽名
檔案銷毀清單
序號文件編號文件標題頁
數所屬部門歸檔日期保管日期銷毀
日期備注
