包括哪些
員工檔案管理制度旨在確保公司對(duì)人力資源的有效管理和合規(guī)操作，涵蓋以下幾個(gè)核心方面：
1. 員工個(gè)人信息：包括但不限于姓名、身份證號(hào)、聯(lián)系方式、家庭住址、教育背景、工作經(jīng)歷等。
2. 勞動(dòng)合同及附件：正式簽訂的勞動(dòng)合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、保密協(xié)議等法律文件。
3. 工作記錄：職位描述、績(jī)效評(píng)估、獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)記錄、考勤表、工資單等。
4. 健康與安全資料：體檢報(bào)告、特殊工種證書、安全培訓(xùn)記錄等。
5. 人事變動(dòng)文件：晉升、轉(zhuǎn)崗、離職、復(fù)職等相關(guān)手續(xù)和記錄。
處罰規(guī)定
1. 對(duì)于未按規(guī)定提交或更新檔案資料的員工，將處以警告，并可能影響其績(jī)效評(píng)估。
2. 擅自泄露他人檔案信息者，將面臨嚴(yán)重紀(jì)律處分，甚至解雇，并可能承擔(dān)法律責(zé)任。
3. 管理人員未妥善保管員工檔案，導(dǎo)致信息丟失或損壞，將受到相應(yīng)處罰，并負(fù)責(zé)恢復(fù)或賠償損失。
4. 對(duì)于偽造或篡改檔案信息的行為，公司將堅(jiān)決查處，涉事員工將被解雇，并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。
細(xì)則
1. 員工入職一周內(nèi)須提交完整個(gè)人信息，如有變更需在事實(shí)發(fā)生后七日內(nèi)更新。
2. 所有檔案材料應(yīng)由人力資源部門統(tǒng)一保管，電子版與紙質(zhì)版同步更新，確保信息一致。
3. 員工有權(quán)查閱自己的檔案，但需提前申請(qǐng)，由人力資源部門安排時(shí)間，并在相關(guān)人員監(jiān)督下進(jìn)行。
4. 除法律調(diào)查或內(nèi)部審計(jì)需要，未經(jīng)員工書面同意，不得向第三方透露檔案信息。
5. 檔案管理人員應(yīng)定期進(jìn)行檔案整理，確保檔案的完整性和安全性。
6. 在員工離職時(shí)，人力資源部門應(yīng)對(duì)其檔案進(jìn)行封存，保存期限不少于五年，以備后續(xù)可能的法律糾紛。
7. 公司將定期進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，提升員工和管理人員對(duì)檔案制度的理解和執(zhí)行力度。
請(qǐng)注意，此制度的目的是為了保障員工權(quán)益，維護(hù)公司運(yùn)營(yíng)秩序，所有員工都應(yīng)嚴(yán)格遵守。任何違反本制度的行為都將受到相應(yīng)的處理，我們期望每位員工都能理解并尊重這一制度，共同營(yíng)造一個(gè)公平、有序的工作環(huán)境。
員工檔案管理制度參考范文
第1篇 員工檔案管理規(guī)定辦法
員工檔案管理規(guī)定【1】
第一條 檔案工作任務(wù)
1、保管員工檔案;
2、收集、鑒別和整理員工檔案材料;
3、辦理員工檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;
4、通過檔案熟悉員工,為人事工作提供情況;
5、逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第二條 檔案材料內(nèi)容
1、履歷表;
2、自傳;
3、鑒定;
4、考核材料;
5、政治歷史問題的審查及甄別、復(fù)查材料;
6、參加黨、團(tuán)材料;
7、獎(jiǎng)勵(lì)及先進(jìn)事跡材料;
8、處分、取消處分材料;
9、招聘、轉(zhuǎn)正定級(jí)、吸收錄用審批表、任免報(bào)告表、考評(píng)技術(shù)資格、學(xué)位審批表、出國(guó)人員審批表、調(diào)整工資審批表、離休退休、辭職審批表等;
10、其他可供組織上參考的材料,如員工個(gè)人寫的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)、檢查等。形成以上檔案材料的部門和職能人員應(yīng)及時(shí)將完備的材料轉(zhuǎn)交檔案室存檔。
第三條 檔案的管理
員工檔案按照管理(任免)權(quán)限實(shí)行分級(jí)管理。
1、正、副總監(jiān)以上領(lǐng)導(dǎo)檔案,報(bào)送總公司人事部。
2、物業(yè)管理有限公司部門經(jīng)理以下員工檔案,由各單位人事部門自行管理。
3、根據(jù)人事回避原則,檔案管理人員的檔案由人事部領(lǐng)導(dǎo)直接保管。
4、出國(guó)(境)不歸及死亡員工檔案仍按上述分工管理。
5、員工辭職、自動(dòng)離職、開除公職、降名及解除勞動(dòng)合同后,檔案管理人員于15日內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)至戶口所在地的街道辦事處保管。
第四條 檔案材料的收集和歸檔
1、人事檔案管理人員要根據(jù)檔案管理規(guī)定,通過有關(guān)部門收集入檔材料。有關(guān)部門應(yīng)積極配合,檔案管理人員對(duì)歸檔材料應(yīng)及時(shí)歸檔。
2、凡歸檔材料,均應(yīng)認(rèn)真鑒別,材料應(yīng)詳實(shí)、完整,用鋼筆或毛筆謄寫(不得用圓珠筆、鉛筆等書寫),并經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字后生效,否則不得歸檔。
3、員工檔案必須分類明確,編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
第五條 檔案的保管
1、員工檔案由人事部門設(shè)專人保管,檔案管理人員必須是_正式黨員。
2、員工檔案應(yīng)存入保險(xiǎn)柜。檔案室必須堅(jiān)固適用,有防盜、防火、防潮等安全措施。
3、對(duì)保管的檔案要逐一登記造冊(cè)、編號(hào),每年檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少,及時(shí)查找。
4、檔案移交要填寫移交清單,交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。
5、嚴(yán)禁任何人私自保存他人的檔案材料,對(duì)造成泄密或其他后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴(yán)肅處理。
6、逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
第六條 檔案的查閱和借用
1、外單位前來查閱員工檔案須憑黨組織或人事部門的介紹信、公檢法系統(tǒng)的組織介紹信,并經(jīng)人事部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、大廈部門領(lǐng)導(dǎo)和黨組織、紀(jì)檢人員查閱員工檔案應(yīng)經(jīng)人事部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、檔案管理人員應(yīng)根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)指示提供有關(guān)材料。
4、員工檔案一般不外借,特殊情況,經(jīng)人事部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)亦可借閱,但必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),按期歸還。
5、私人不得查閱或借用員工本人及其親屬的檔案。
6、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度,嚴(yán)禁涂改、圈劃、拆換檔案材料,不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。:
第七條 檔案的接收與轉(zhuǎn)遞
1、員工試用期滿轉(zhuǎn)正后,應(yīng)及時(shí)到人事檔案室辦理檔案調(diào)入手續(xù),檔案管理人員接收檔案后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記,并將檔案回執(zhí)及時(shí)退回原單位。
2、員工調(diào)出或辭職后,檔案管理人員要及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。
3、員工檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)密封,一般應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,也可由組織指派專人傳送,但不得由員工本人自帶。來源:考試大的美女編輯們
4、有關(guān)職能部門應(yīng)及時(shí)將員工獎(jiǎng)勵(lì)材料、入黨團(tuán)的材料轉(zhuǎn)交檔案室存檔。
第八條 檔案工作人員守則
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的勞動(dòng)人事政策、檔案管理規(guī)定,不斷提高工作水平。
2、熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),提高業(yè)務(wù)水平和工作能力,努力為人事工作服務(wù)。
3、保護(hù)檔案安全,不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案。嚴(yán)禁在檔案室用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險(xiǎn)品。來源:考試大
4、嚴(yán)格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露檔案內(nèi)容,無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。
5、堅(jiān)持原則,遵守紀(jì)律,嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。
員工檔案管理規(guī)定【2】
企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理,有效地保護(hù)和利用檔案,提高科學(xué)管理水平,為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定,制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù),是國(guó)家檔案的組成部分。
第三條 企業(yè)職工檔案工作,在國(guó)家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下,由勞動(dòng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo),實(shí)行分級(jí)管理, 同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。
第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)
第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理:實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位,檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動(dòng)或出國(guó)不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門代為保管。
第七條 職工死亡后,其檔案由原管理部門保存五年后,移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第八條 企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé):
(一)保管職工檔案;
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;
(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù);
(四)登記職工工作變動(dòng)情況;
(五)為有關(guān)部門提供職工情況;
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作;
(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案。
(八)辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。
第三章 檔案的內(nèi)容
第九條 企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類:
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料);
(五)政審材料;
(六)參加中國(guó)**黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料;
(七)獎(jiǎng)勵(lì)材料;
(八)處分材料;
(九)招用、勞動(dòng)合同,調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷毀
第十條 職工所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集,整理立卷,保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別,保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用16開規(guī)格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。
第十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí),必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)(見附件一)。
第十五條 嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者,應(yīng)視情節(jié)輕重,嚴(yán)肅處理。對(duì)違反(中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法)、《中華人民共和國(guó)國(guó)保守秘密法》的,要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的提供利用
第十七條 因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規(guī)定:
(一)查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位,應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí),應(yīng)事先提交報(bào)告,說明理由,經(jīng)企業(yè)或企業(yè)授權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格履行登記手續(xù),并按期歸還。
(四)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者,應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育,直至紀(jì)律處分,或追究法律責(zé)任。
(六)因工作需要從檔案中取證的,須請(qǐng)示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。
第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第十八條 企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等,應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng)(組織人事)部門。職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的,其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定:
(一)通過機(jī)要交通或派專人送取,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。
(二)對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單(見附件二)的項(xiàng)目登記,并密封包裝。
(三)對(duì)轉(zhuǎn)出的材料,不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。
(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章,并將回執(zhí)立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問,以防丟失。
第七章 附 則
第二十條 本規(guī)定由勞動(dòng)部負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條 本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直 轄市和國(guó)務(wù)院各部門可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施辦法或細(xì)則。
第2篇 某酒店員工檔案管理辦法
員工檔案管理辦法b/0lw-0051 目的規(guī)定員工人事檔案管理的內(nèi)容與要求,保證員工檔案及時(shí)準(zhǔn)確、真實(shí)有用。2 適用范圍適用于公司專職員工的公司內(nèi)檔案管理,不適用于臨時(shí)工、計(jì)時(shí)工、顧問及實(shí)習(xí)人員的檔案管理,也不適用于人事檔案的委托管理。3 職責(zé)人力資源部負(fù)責(zé)建立人事檔案,機(jī)要室負(fù)責(zé)員工檔案保管。4 員工檔案收錄內(nèi)容(有下劃線為應(yīng)錄資料,無(wú)下劃線為可錄資料)1) 應(yīng)聘人員資料表2) 身份證復(fù)印件3) 學(xué)歷證明復(fù)印件4) 資格證明復(fù)印件5) 健康證明、體檢結(jié)果表6) 勞動(dòng)合同、(試)用工協(xié)議7) 下崗證、計(jì)劃生育證、勞務(wù)證復(fù)印件8) 個(gè)人簡(jiǎn)歷、資歷證明材料9) 黨、社、團(tuán)成員證明或其復(fù)印件10) 推薦材料11) 有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)證明復(fù)印件12) 用以證明員工能力的作品或其復(fù)印件13) 內(nèi)部培訓(xùn)考核成績(jī)14) 外部培訓(xùn)結(jié)業(yè)證明(自費(fèi)存檔復(fù)印件、公費(fèi)存檔原件)15) 獎(jiǎng)罰記錄16) 晉升、降級(jí)記錄17) 公司內(nèi)工作調(diào)動(dòng)記錄18) 其它 5 收錄與利用5.1建檔:員工試用期間,人力資源部負(fù)責(zé)收錄第5條第1)~6款資料,員工試用期滿后,將員工檔案移交機(jī)要室保存。5.2編號(hào):員工檔案按員工姓氏拼單排序、按工號(hào)編號(hào)。5.3續(xù)錄:員工在公司工作期間的應(yīng)續(xù)錄的的檔案內(nèi)容,即本制度第5條第13)~17)款資料,由人事主管根據(jù)公司人事文件登記在員工檔案《員工任期履歷表》中,每年年底向機(jī)要室移交。5.4補(bǔ)錄:員工聘用后,按國(guó)家法規(guī)應(yīng)補(bǔ)錄的內(nèi)容,如本制度第5條第7)~12)款資料,由人力資源部通知員工個(gè)人提供相關(guān)資料,收集后,移交到機(jī)要室。5.5查閱:人力資源部因工作,可隨時(shí)查閱人事檔案,各總監(jiān)、部門經(jīng)理經(jīng)行政總監(jiān)批準(zhǔn)可查閱管轄范圍內(nèi)的員工檔案;董事會(huì)成員、集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、行政人事總監(jiān)可查閱全公司員工人事檔案,其它人員查閱人事檔案應(yīng)經(jīng)行政人事總監(jiān)批準(zhǔn)。擬 制羅明亮審 核蔡力鋼 批 準(zhǔn) 人事檔案管理辦法b/0lw-0055.6調(diào)檔:公司人員、集團(tuán)公司人員將員工檔案借出機(jī)要室,應(yīng)經(jīng)行政人事總監(jiān)批準(zhǔn),其它人員將員工檔案借出機(jī)要室,應(yīng)經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。6 閱檔紀(jì)律6.1查閱和調(diào)檔,應(yīng)按檔案管理制度履行手續(xù)。6.2檔案材料未經(jīng)同意不得復(fù)制或摘抄。6.3對(duì)所借的檔案要妥善保管,不得交無(wú)關(guān)人員翻閱,不得轉(zhuǎn)借。6.4要愛護(hù)檔案材料,嚴(yán)禁拆、涂、畫圈、加批、抽換等破壞行為。6.5檔案使用后應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。 7 檔案材料的傳遞7.1市內(nèi)各單位之間,由人力資源部直接傳遞。7.2市外單位間,由人力資源部通過郵政機(jī)要部門傳遞。7.3檔案必須嚴(yán)封,以掛號(hào)、專遞郵寄,不得交檔案者本人自帶。7.4不必傳遞的離職人員人事檔案,全部歸入離職檔案。 8 保存期限8.1 檔案保存至員工離職后10年。8.2 超過保存期限的人事檔案,由機(jī)要室填寫《文件銷毀清單》,交人力資源部審核,經(jīng)行政人事總監(jiān)批準(zhǔn)后,由指定人員監(jiān)銷。 擬 制羅明亮審 核蔡力鋼批 準(zhǔn)
第3篇 某酒店員工檔案管理工作程序
酒店員工檔案管理工作程序
員工檔案一般可以由員工的人事檔案、工作檔案和培訓(xùn)檔案等3個(gè)主要內(nèi)容組織合一個(gè)獨(dú)立的檔案宗卷。這種分類歸檔的方法,能夠?qū)T工的歷史材料、員工在酒店服務(wù)期間的工作經(jīng)歷與表現(xiàn)記錄、員工接受酒店人資質(zhì)檢部或所在業(yè)務(wù)部門訓(xùn)練記錄等3方面資料分類保存,使于檔案材料的查考利用。
(一)員工的人事檔案管理
員工的人事檔案,是由反映員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的人事材料所構(gòu)成。人資質(zhì)檢部轉(zhuǎn)遞而來的個(gè)人檔案宗卷為基礎(chǔ)發(fā)展建立的檔案材料。
員工的人事檔案主要包括:
(1)記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(zhǎng)歷史及思想發(fā)展變化過程的履歷、自傳材料;
(2)員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行鑒別和評(píng)價(jià),對(duì)其學(xué)歷、專長(zhǎng)業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定與考核材料;
(3)對(duì)員工的政治歷史問題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料;
(4)記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織材料;
(5)記載員工違_派組織紀(jì)律或獨(dú)犯國(guó)家法律而受到的處分及受到各級(jí)各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。
人資質(zhì)檢部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密,不得擅自向外擴(kuò)散。
員工入店后,由員工本人填寫的《錄用通知書》是員工人事檔案的新頁(yè),它包括員工姓名(曾用名)、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個(gè)人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長(zhǎng)及專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。人資質(zhì)檢部尖要求員工在上述個(gè)人資料內(nèi)容有所變更時(shí),例如,婚姻、子女、住址、聯(lián)系電話、個(gè)人學(xué)歷等變化時(shí),及時(shí)填寫《員工個(gè)人資料變更通知》向人資質(zhì)檢部報(bào)告,以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正,確保人資質(zhì)檢部及時(shí)掌握正確無(wú)誤的資料。
(二)員工的工作檔案管理
員工的工作檔案是記載員工進(jìn)入酒店工作的全過程中各方面的工作表現(xiàn)的綜合材料,是酒店人事或業(yè)務(wù)主管部門考察員工,對(duì)員工提職加薪、選派進(jìn)修、人事調(diào)動(dòng)等使用中,必不可缺的重要憑據(jù)。
員工的工作檔案內(nèi)容,主要有以下幾個(gè)部分:
(1)文件材料:包括員工人事調(diào)動(dòng)表、勞動(dòng)合同書、員工身份證、專業(yè)文憑及證書的復(fù)印件等,其中勞動(dòng)合同書是員工檔案中重要內(nèi)容,萬(wàn)一發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議或合同糾紛時(shí),員工勞動(dòng)合同書就成為人資質(zhì)檢部進(jìn)行解釋的原始依據(jù)。
(2)考評(píng)記錄:以《員工工作表現(xiàn)評(píng)估表》為主要材料的員工考評(píng)記錄是員工工作檔案的主體部分,員工考評(píng)表是員工在酒店服務(wù)期間的工作形象縮影,比較全面地反映出員工的工作概況,具有重要的查考作用。
(3)出勤記錄。
(三)員工的培訓(xùn)檔案管理
對(duì)員工的培訓(xùn)檔案進(jìn)行分類管理是酒店人資質(zhì)檢部重視員工培訓(xùn)工作的具體表現(xiàn),有昨于發(fā)掘與調(diào)配人才。
員工檔案管理工作的程序:
(1)員工檔案材料的收集;
(2)員工檔案材料的鑒別:要按照一定的原則和規(guī)定,對(duì)收集的員工檔案資料進(jìn)行審查、判斷和取舍,注意維護(hù)員工檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性。
(3)員工檔案材料的整理:在員工檔案資料的歸檔過程,要做到內(nèi)容條理清楚,目錄明細(xì)、裝訂有序,便于檢索。
(4)員工檔案材料的保管:要求人資質(zhì)檢部對(duì)員工檔案卷宗要妥善地存放,防止受到各種損毀。同時(shí),有關(guān)人員有責(zé)任對(duì)員工檔案的保密、完整和安全作絕對(duì)的保證。
(5)員工檔案材料的利用:是員工檔案工作的最終目的。在利用員工檔案中必須堅(jiān)持既要滿足查考員工表現(xiàn)的人事管理工作需要,又要確保員工檔案的安全的原則。利用員工檔案必須遵守有關(guān)范圍、方式和手續(xù)的規(guī)定,嚴(yán)格保守機(jī)密,防止出現(xiàn)員工檔案受損的各種事故。
第4篇 科技公司員工檔案管理規(guī)定
科技公司員工檔案管理規(guī)定
為規(guī)范z科技有限公司員工檔案的管理,特制定以下管理規(guī)定。公司所有合同制員工的檔案管理,均應(yīng)按照此規(guī)定執(zhí)行。
1員工檔案的調(diào)入
1.1公司試用期滿并轉(zhuǎn)正的合同制員工,需在轉(zhuǎn)正后一個(gè)月內(nèi),將本人檔案調(diào)入公司在中國(guó)國(guó)際人才開發(fā)中心開設(shè)的集體存檔戶中。
1.2公司合同制員工在辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)時(shí),由公司出具介紹信,員工本人向北京市海淀區(qū)人才服務(wù)中心提供原單位出具的《同意調(diào)出函》,再由中國(guó)國(guó)際人才開發(fā)中心開出《商調(diào)函》,員工持《商調(diào)函》回原單位辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。
1.3員工在辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)時(shí),需同時(shí)將社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)等材料轉(zhuǎn)到公司人力資源部。
1.4根據(jù)北京市勞動(dòng)局的有關(guān)規(guī)定,公司合同制員工,爭(zhēng)取能在試用期滿后一個(gè)月內(nèi),將檔案調(diào)入公司在中國(guó)國(guó)際人才開發(fā)中心開設(shè)的集體存檔戶中。
2員工檔案的調(diào)出
員工無(wú)論因何種原因,以何種方式離職(辭職、、勞動(dòng)合同期滿等),均需從最后工作日之日起,60天內(nèi)將檔案調(diào)離公司在中國(guó)國(guó)際人才開發(fā)中心開設(shè)的集體存檔戶。
2.1員工無(wú)論因何種原因,以何種方式離職,從最后工作日之日起,未在兩個(gè)月內(nèi)辦清離職手續(xù)的,公司依法將員工檔案自動(dòng)轉(zhuǎn)出集體戶頭,或退回員工本人所在街道勞動(dòng)科,由此引起的一切爭(zhēng)議由員工本人負(fù)責(zé)。
2.2員工在辦理完離職手續(xù)后,到人力資源部開具《同意調(diào)出函》,員工所在部門出具員工個(gè)人工作鑒定。員工持本人身份證、存檔卡片、存檔協(xié)議、集體存檔人員解除勞動(dòng)合同證明信等,到中國(guó)國(guó)際人才開發(fā)中心辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù),同時(shí)辦理《社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)》的轉(zhuǎn)移手續(xù)。
3.外埠?jiǎn)T工檔案及用工管理
3.1根據(jù)北京市勞動(dòng)局和人事局有關(guān)規(guī)定,公司人力資源部負(fù)責(zé)為符合條件的外埠?jiǎn)T工辦理相關(guān)《聘用證》、《寄住證》、《暫住證》、檔案、保險(xiǎn)、北京市戶籍等相關(guān)手續(xù)。
3.2除《暫住證》外,其它各項(xiàng)證件、證明或手續(xù)的原件統(tǒng)一由人力資源部保存。辦理各種證件(《聘用證》、《寄住證》、《暫住證》)的費(fèi)用由員工本人負(fù)擔(dān)。
3.3員工無(wú)論何種原因離職,各種證件統(tǒng)一由公司按照國(guó)家及北京市相關(guān)規(guī)定予以處理。
3.4不符合北京市勞動(dòng)局和人事局有關(guān)規(guī)定的外埠?jiǎn)T工,公司不予辦理上述各項(xiàng)手續(xù)(含各項(xiàng)保險(xiǎn)),公司也不予任何形式的補(bǔ)償。
4 本規(guī)定解釋權(quán)屬公司人力資源部。
第5篇 s公司派遣員工檔案管理制度
某公司派遣員工檔案管理制度
為進(jìn)一步健全我單位規(guī)章制度,維護(hù)單位及派遣員工的合法權(quán)益,避免糾紛產(chǎn)生,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展,結(jié)合實(shí)際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對(duì)勞務(wù)派遣員工的聘用及管理,請(qǐng)各部門相互配合,嚴(yán)格執(zhí)行。
一、基本原則
公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的基本原則,檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)派遣員工的全部檔案實(shí)施綜合管理。
二、根本要求
檔案經(jīng)手及管理部門要維護(hù)檔案的完整與安全,便于公司對(duì)檔案的有效利用。
1.檔案的完整:一方面,從數(shù)量上,要保證檔案的齊全配套,不使應(yīng)該集中保存的檔案缺文短頁(yè),雜亂無(wú)章;另一方面,從質(zhì)量上,也就是從系統(tǒng)性方面,要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系,嚴(yán)防對(duì)檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。
2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質(zhì)安全上說,要努力采取科學(xué)措施,對(duì)派遣員工的檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù),力求檔案本身不受損壞,盡量延長(zhǎng)檔案的壽命;另一方面,要加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
三、派遣員工個(gè)人檔案的形成
嚴(yán)格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個(gè)人提交的文件材料歸入派遣員工個(gè)人檔案,編號(hào)歸檔。檔案材料根據(jù)不同應(yīng)聘崗位的要求包括以下項(xiàng)目:
1.應(yīng)聘登記表;
2.筆試成績(jī)表及面試評(píng)價(jià)表;
3.體測(cè)表;
4.體檢表;
5.培訓(xùn)登記表;
6.考核登記表;
7.社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人信息采集表;
8.派遣員工告知書;
9.無(wú)犯罪記錄證明(聲明);
10.個(gè)人承諾書;
11.勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議原件;
12.派遣員工手冊(cè)簽收憑證(公司聯(lián));
13.個(gè)人身份信息、學(xué)歷證書、資格證書、職稱證明等材料復(fù)印件;
14.員工離職相關(guān)材料;
15.解除(終止)合同證明;
16.其他與派遣員工聘用招錄有關(guān)的書面文件。
四、檔案管理
1.管理部門
派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室),歸入人事檔案類別,與公司其他檔案分類編輯,統(tǒng)一管理。
2.歸口管理
2.1.歸檔前,要對(duì)歸檔材料進(jìn)行鑒別,按照材料的屬性、內(nèi)容、編號(hào)確定其歸檔的具體位置。
2.2.歸檔時(shí)要對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別后方可歸檔。
2.3.及時(shí)將新材料歸入檔案中。
3.檔案的查(借)閱
3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可,特殊情況下須經(jīng)董事長(zhǎng)審批,并進(jìn)行借閱登記。
3.2.使用人因入黨、學(xué)歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實(shí)情況后,可以出具證明材料。
3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長(zhǎng)時(shí)間為一周,若借閱人未按規(guī)定及時(shí)歸還所借檔案,檔案管理人要及時(shí)催還,必要時(shí)為其續(xù)辦延長(zhǎng)借閱手續(xù),并要求到期歸還。
3.4.檔案管理員在出借檔案時(shí)要核實(shí)檔案材料,并在檔案歸還時(shí)核對(duì)材料是否完整或損壞,如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
4.檔案的保存和銷毀
4.1.檔案管理人員不得對(duì)檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴(yán)格保密,不得擴(kuò)散。
4.2.檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查,防治霉變、蟲蛀,防火、防水、防盜。
4.3.檔案原則上永久保存,對(duì)于已辭(退)職派遣員工的個(gè)人檔案,原則上自離職之日起3年后方可銷毀,銷毀時(shí)須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并做好銷毀記錄。
五、制度生效
1.本檔案管理制度自即日起開始實(shí)施,在實(shí)施過程中應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況不斷進(jìn)行完善,重新編輯或編制補(bǔ)充文件附于本文件之后。
2.《派遣員工檔案借閱申請(qǐng)單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請(qǐng)單》作為本文件附件。
第6篇 電器企業(yè)員工檔案管理
電器公司員工檔案管理
1 員工檔案分為試用期員工檔案、員工檔案、促銷員員工檔案三類。
2 公司為上述人員設(shè)立檔案。
3 員工被辭退或調(diào)離,公司將為員工保存檔案一年。
4 除有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因工作需要須借閱員工檔案外,未經(jīng)人力資源部許可,其他人不得私自翻閱員工檔案。
第7篇 工作責(zé)任制度：?jiǎn)T工檔案管理
員工檔案管理工作責(zé)任制度
(1)員工的入職、獎(jiǎng)懲、請(qǐng)假、辭職表、勞動(dòng)合同等《11份附件》文件必須保存二年以上。
(2)以上文件由人力資源部根據(jù)入職月份按系統(tǒng)或部門分類裝入文件袋歸檔,歸檔后統(tǒng)一存放在財(cái)務(wù)部資料房,未經(jīng)人力資源部、財(cái)務(wù)部經(jīng)理一致同意,任何人不得查閱或借出。;
(3)人力資源部對(duì)涉及薪資保密、員工個(gè)人保密信息等內(nèi)容嚴(yán)格履行保密義務(wù)。
第8篇 員工檔案管理制度范例
公司的各員工檔案也分為員工的入職檔案,培訓(xùn)和工作業(yè)績(jī)檔案等方面,對(duì)于這些員工檔案進(jìn)行管理,一定要制定怎樣的管理制度呢以下提供的員工檔案管理制度的資料,可供參考。
員工檔案分為原始檔案和業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案。
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工,自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿后,按本企業(yè)調(diào)檔要求,將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的,本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書面說明材料,未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。
3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:
⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部統(tǒng)一辦理,其它任何部門無(wú)權(quán)查閱員工原始檔案。
⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料,由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
⑶員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管,員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
⑷非本企業(yè)人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
⑸員工在本企業(yè)工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案:
員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,包括員工的身份證、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件,員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對(duì)員工評(píng)價(jià)、考核等。
⑴人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案的整理歸檔及日常管理。
⑵員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案實(shí)行分級(jí)管理。部門主管級(jí)以上的員工檔案單由人資行政部部長(zhǎng)或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級(jí)以下(不含主管級(jí))培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔由人事文員管理。
⑶部門部長(zhǎng)可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案。
⑷員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案按國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
⑸員工離職后,員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案由人資行政部留存作為備查。
