員工檔案管理制度3篇

更新時間：2024-11-20 查看人數(shù)：88

下載一鍵復(fù)制全文

目錄
1.員工檔案管理制度包括哪些 2.員工檔案管理制度處罰規(guī)定 3.員工檔案管理制度細(xì)則 4.員工檔案管理制度3篇

員工檔案管理制度

包括哪些

員工檔案管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部人力資源管理，確保員工信息的安全、準(zhǔn)確和完整。其主要內(nèi)容包括：

1. 員工基本信息：包括但不限于姓名、身份證號、學(xué)歷、工作經(jīng)驗、家庭住址、聯(lián)系方式等。

2. 工作記錄：入職、轉(zhuǎn)崗、晉升、獎懲、培訓(xùn)、績效評估等相關(guān)文件。

3. 勞動合同及附件：合同正文、補充協(xié)議、保密協(xié)議等法律文件。

4. 健康與安全記錄：體檢報告、事故處理記錄等。

5. 其他相關(guān)材料：如個人證書、資質(zhì)證明、離職手續(xù)等。

處罰規(guī)定

1. 未經(jīng)許可泄露員工檔案信息者，將面臨警告、記過直至解雇的紀(jì)律處分，并可能承擔(dān)法律責(zé)任。

2. 檔案管理人員未按規(guī)定保管檔案，導(dǎo)致檔案遺失或損壞，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。

3. 員工個人隱瞞或提供虛假信息，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情況調(diào)整工作崗位或解除勞動合同。

4. 對于不按時更新或提交個人資料的員工，將進(jìn)行提醒，若持續(xù)不改正，將影響其年度績效評價。

細(xì)則

1. 檔案管理： - 所有員工檔案由人力資源部門統(tǒng)一保管，實行電子化與紙質(zhì)雙備份，確保信息安全。 - 檔案資料更新需經(jīng)本人簽字確認(rèn)，新入職員工應(yīng)在一周內(nèi)完成個人檔案建立。 - 非人力資源部門人員需查閱檔案，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門審批。

2. 訪問權(quán)限： - 員工有權(quán)查看本人檔案，但涉及敏感信息的部分需在人力資源部門指導(dǎo)下查閱。 - 高層管理者在合法合規(guī)的前提下，可查閱所有員工檔案。 - 其他員工僅在工作需要時，經(jīng)審批后可查閱相關(guān)人員檔案。

3. 保密制度： - 員工檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，不得用于非工作目的，違反者將受到嚴(yán)厲處罰。 - 離職員工的檔案將在法律規(guī)定的期限內(nèi)妥善保存，不得隨意銷毀。

4. 檔案更新與維護(hù)： - 每年進(jìn)行一次全員檔案復(fù)核，確保信息準(zhǔn)確無誤。 - 員工如有變動，如聯(lián)系方式更改、獲得新資格證書等，應(yīng)在一周內(nèi)通知人力資源部門更新。

5. 糾紛處理： - 若員工對檔案內(nèi)容有異議，可向人力資源部門提出，由專人負(fù)責(zé)調(diào)查并及時反饋處理結(jié)果。

本制度旨在保障員工權(quán)益，促進(jìn)公司運營的公平與透明。每位員工都應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，共同維護(hù)良好的工作環(huán)境。對于制度的執(zhí)行，公司將定期進(jìn)行檢查，以確保其有效性。

員工檔案管理制度范文

第1篇員工檔案管理制度范例

公司的各員工檔案也分為員工的入職檔案,培訓(xùn)和工作業(yè)績檔案等方面,對于這些員工檔案進(jìn)行管理,一定要制定怎樣的管理制度呢以下提供的員工檔案管理制度的資料,可供參考。

員工檔案分為原始檔案和業(yè)績、培訓(xùn)檔案。

1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。

2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工,自簽訂勞動合同試用期滿后,按本企業(yè)調(diào)檔要求,將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的,本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書面說明材料,未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動合同。

3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。

4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:

⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部統(tǒng)一辦理,其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。

⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料,由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。

⑶員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管,員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。

⑷非本企業(yè)人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協(xié)調(diào)辦理。

⑸員工在本企業(yè)工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部辦理。

5、員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案:

員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,包括員工的身份證、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件,員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對員工評價、考核等。

⑴人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。

⑵員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級以下(不含主管級)培訓(xùn)、業(yè)績檔由人事文員管理。

⑶部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案。

⑷員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。

⑸員工離職后,員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。

第2篇工作責(zé)任制度：員工檔案管理

員工檔案管理工作責(zé)任制度

(1)員工的入職、獎懲、請假、辭職表、勞動合同等《11份附件》文件必須保存二年以上。

(2)以上文件由人力資源部根據(jù)入職月份按系統(tǒng)或部門分類裝入文件袋歸檔,歸檔后統(tǒng)一存放在財務(wù)部資料房,未經(jīng)人力資源部、財務(wù)部經(jīng)理一致同意,任何人不得查閱或借出。;

(3)人力資源部對涉及薪資保密、員工個人保密信息等內(nèi)容嚴(yán)格履行保密義務(wù)。

第3篇 s公司派遣員工檔案管理制度

某公司派遣員工檔案管理制度

為進(jìn)一步健全我單位規(guī)章制度,維護(hù)單位及派遣員工的合法權(quán)益,避免糾紛產(chǎn)生,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展,結(jié)合實際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對勞務(wù)派遣員工的聘用及管理,請各部門相互配合,嚴(yán)格執(zhí)行。

一、基本原則

公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的基本原則,檔案管理機構(gòu)對派遣員工的全部檔案實施綜合管理。

二、根本要求

檔案經(jīng)手及管理部門要維護(hù)檔案的完整與安全,便于公司對檔案的有效利用。

1.檔案的完整:一方面,從數(shù)量上,要保證檔案的齊全配套,不使應(yīng)該集中保存的檔案缺文短頁,雜亂無章;另一方面,從質(zhì)量上,也就是從系統(tǒng)性方面,要維護(hù)檔案的有機聯(lián)系,嚴(yán)防對檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。

2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質(zhì)安全上說,要努力采取科學(xué)措施,對派遣員工的檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù),力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;另一方面,要加強保密工作,嚴(yán)防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

三、派遣員工個人檔案的形成

嚴(yán)格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個人提交的文件材料歸入派遣員工個人檔案,編號歸檔。檔案材料根據(jù)不同應(yīng)聘崗位的要求包括以下項目:

1.應(yīng)聘登記表;

2.筆試成績表及面試評價表;

3.體測表;

4.體檢表;