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電話管理制度范例
【作用是什么】 電話管理制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的通信行為，提高工作效率，確保信息傳遞的準確性和及時性，同時維護良好的客戶關系，提升企業(yè)形象。
包括哪些方面
1. 電話使用規(guī)范：定義員工在工作時間內(nèi)的電話使用標準，包括接打電話的禮儀、通話時長控制等。
2. 電話權(quán)限管理：明確不同崗位的電話使用權(quán)限，如撥打長途、國際電話的規(guī)定。
3. 電話記錄與報告：規(guī)定電話通話記錄的保存方式，以及定期提交通話報告的要求。
4. 保密與安全：強調(diào)電話溝通中涉及公司敏感信息的處理，防止信息泄露。
5. 個人電話使用：規(guī)定員工在工作場所使用個人手機的規(guī)則，確保工作與私人生活分離。
6. 應急處理：設定電話系統(tǒng)故障或緊急情況下的應對措施。
重要性
1. 提升效率：通過規(guī)范電話使用，減少無效通話，提高員工的工作效率。
2. 保護企業(yè)形象：統(tǒng)一的電話禮儀標準能展現(xiàn)專業(yè)的企業(yè)形象，增強客戶信任。
3. 保障信息安全：嚴格的電話管理防止敏感信息在電話中誤傳，降低商業(yè)風險。
4. 成本控制：有效監(jiān)管電話費用，避免資源浪費。
方案
1. 培訓與教育：定期對員工進行電話禮儀和通信規(guī)范的培訓，確保員工理解并遵守制度。
2. 技術手段：利用電話管理系統(tǒng)監(jiān)控通話時長和頻率，提醒超標的通話行為。
3. 審核機制：設立電話使用審核小組，定期檢查電話記錄，確保合規(guī)。
4. 激勵與懲罰：對于遵守規(guī)定的員工給予表揚或獎勵，違反規(guī)定者則采取警告或罰款等措施。
5. 反饋渠道：鼓勵員工提出改善電話管理的建議，持續(xù)優(yōu)化制度。
本電話管理制度的實施需要全員參與，管理層需帶頭執(zhí)行，確保制度的有效落地。隨著企業(yè)的發(fā)展和環(huán)境變化，制度應適時調(diào)整，以適應新的需求。電話作為企業(yè)日常運營的重要工具，其管理質(zhì)量直接影響到企業(yè)的運營效率和對外形象，因此，每一位員工都應對此給予足夠的重視。
電話管理制度范例范例范文
【第1篇】電話管理制度范例范例
一、本廠的電話,主要是作為方便與外界溝通,方便業(yè)務開展使用,為使電話能發(fā)揮最大作用效能,并節(jié)省成本,特擬本規(guī)定。
二、電話管理由本廠辦公室統(tǒng)籌負責,使用則由各分管領導負責督導與控制。
三、電話使用須知
1、接聽電話的標準用語為:“您好,信陽污水處理廠”!當對方告何事時,說“請講”并記錄,當對方找人時,說“請稍等”,若人不在便回答“××不在,請稍后再打”。
2、本廠員工打電話,用詞盡量簡潔、明確,使用前應對討論、商洽的事情稍加構(gòu)思或略作記錄。
四、長途電話使用須知
1、確系因公需要對外聯(lián)系方可拔打長途電話。
2、本廠長途電話限本廠部門負責人以上人員掛撥。
3、本廠員工確因工作需要掛長途電話時,須先經(jīng)部門負責人同意后方可掛撥。
4、禁止不經(jīng)同意掛撥長途電話或以公事為由騙掛私人長途電話。
5、對不按規(guī)定填寫通訊記錄或員工私自掛長途電話者,一律作記過處分。
【第2篇】電話管理制度
眼下,各單位都離不開電話。因此,做好電話管理工作,也是人事管理者的工作之一。以下是一則電話管理制度范本,供各位參考。
第一條 本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條 員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,以減少通話時間。
第三條 總機接外線電話至分機時,一般電話鈴聲響五次無人接聽,即掛聽,即掛線。
第四條 總臺文員接聽外線電話的標準用語為:“您好,××公司”當方告知分機電話時,說:“請稍等!”如分機占線,說“電話占線,請稍后再打!”接聽內(nèi)線電話的用語為:“您好,總臺!”其他內(nèi)容視情回答,總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。
第五條 公司不允許員工在公司掛私人長途電話。有外線電話的貿(mào)易部門不得到總臺掛長途電話。行政、管理部門因工作需要掛長途電話的,需親自填寫長途電話申請單,注明部門、通話人、對方地區(qū)及單位、因何業(yè)務通話等,并經(jīng)該部門負責人簽字同意后方予掛撥。負責人不在的,應由主管領導簽字同意,部門負責人及主管領導均不在,又確因業(yè)務需要掛長途電話的,通過總辦同意可先行掛撥,但事后通話一定要三日內(nèi)補辦審批手續(xù),逾期不補辦者視為掛私人電話,電話費由其本人雙倍負責。
第六條 值班人員不按上述第三條的規(guī)定,手續(xù)不全即幫他人掛長途電話的,除電話費由其負責外,每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。屢教不改的,視情節(jié)給予扣發(fā)獎金直至辭退處理。
第七條 員工不經(jīng)同意即私掛國內(nèi)長途電話,或以公事為由騙掛國內(nèi)人長途電話的,每次罰款50元;私掛香港或澳門的,每次罰款100元;私掛國外長途電話的,每次罰款500元。屢教不改的,視情節(jié)給予扣發(fā)獎金,直至辭退處理。
第八條 公司可為高層領導住宅裝電話并報電話費。部門正職負責人,經(jīng)申請可向行政管理部報銷電話費。其他員工公司不予考慮電話問題。
長途電話管理辦法
第一條 為使電話的使用能發(fā)揮最大效力,并節(jié)省成本,特擬本辦法。
第二條 電話的管理由管理部總籌負責。使用則由各單位主管負責督導與控制。
第三條 電話使用須知:
(一)轄區(qū)內(nèi)的洽公。
(二)時間以三分鐘為限,自我控制。
(三)注意禮節(jié),長話短說,簡潔扼要,以免耗時又占線。
(四)使用前應對討論、商洽事情稍加構(gòu)思或略作記錄。
第四條 長途電話使用須知:
(一)各辦公場所應備置長途電話記錄表,并記錄使用人、受話人、起訖時間、聯(lián)絡事項及交涉結(jié)果。本表每月轉(zhuǎn)管理部呈總經(jīng)理核閱。
(二)長途電話限所長以上人員掛撥。
(三)一般人員需掛用長途電話時需先經(jīng)所長以上人員批準(無所長者由該單位主管核準)。
(四)禁止掛用私人長途電話。
(五)違反長途電話使用電話需知,或控制表未記載,或記載不實者,一律作記過處分。
【第3篇】辦公電話管理制度
辦公電話管理制度（一）
一、實行電話費包干制度。本單位所有辦公電話實行月話費包干制，年終根據(jù)話費統(tǒng)計情況進行匯總，超支自負。
二、本著節(jié)約高效的原則使用辦公電話，注重工作效率，做到長話短說，簡明扼要。充分利用內(nèi)線電話進行辦公大樓內(nèi)部公務聯(lián)系，國內(nèi)長途鼓勵使用17909＋區(qū)號＋呼叫號碼。
三、正常上班時間以外原則上不應出現(xiàn)話費。
四、嚴禁利用辦公電話閑聊、娛樂，禁止撥打聲訊信息電話，出現(xiàn)聲訊、信息費用自負。
五、綜合科應在交納當月辦公電話費后根據(jù)電信部門話費清單對各辦公電話費用進行登記。
辦公電話管理制度（二）
一、公司電話主要用于辦公業(yè)務。使用電話通話要言簡意賅，禁止在電話中閑聊，嚴禁撥打聲訊和信息電話。
二、集中辦公部門原則上全部使用插卡管理電話，部分經(jīng)理專人專號可使用非插卡電話，月末根據(jù)電話費詳單核定話費。
三、辦公話費定額標準按集中辦公部門在崗人數(shù)每人每月3xxxx，部門經(jīng)理及副總經(jīng)理5xxxx，保安部值班電話5xxxx執(zhí)行。特殊情況由部門申報，總經(jīng)理批準同意，辦公室增補話費。
四、每月1―5日由辦公室統(tǒng)一將當月定額話費輸入各部室，輸入話費可累計使用。如提前使用完話費后，到辦公室充值，并進行登記，月末在通訊補助費中扣除。
五、安裝管理插卡電話后，任何部門和個人，不準避開話機接線和私自接電話副機，(www.)發(fā)現(xiàn)此情況，按盜打電話，竊取話費予以處罰，并交于質(zhì)檢部進行處理。
六、各處室負責人及員工要切實負起責任，以主人翁的態(tài)度管好、用好電話。員工因公或特殊情況需要撥打長途電話者，統(tǒng)一到辦公室登記后，方可撥打。
七、由辦公室月末對各部門電話使用情況進行查詢監(jiān)督，并予以公布，超出部分在此月通訊補助費中扣除。
八、自本制度執(zhí)行之日起，原辦公電話管理辦法自行廢除，同時由辦公室收回非集中辦公人員電話磁卡。
【第4篇】大廈電話機房管理制度（5）
大廈電話機房管理制度(五)
1.電話機房設專人管理,除有關人員,非本專業(yè)人員謝絕入內(nèi)。
2.保持機房清潔衛(wèi)生,設備、物品擺放整齊,機房內(nèi)嚴禁吸煙。
3.隨時檢查設備的運行情況,確保電話系統(tǒng)正常運行,并做好保密工作。
4.配線架跳線處理要做到有序,同時注意美觀,要詳細準確做好整棟樓的配線表,大廈增減或更改電話要做好記錄,并及時通知有關部門。
5.電話系統(tǒng)的功能調(diào)整時,需報總工批準后,未經(jīng)批準不得隨意調(diào)整。
6.如設備發(fā)生故障時,應及時匯報并采取補救措施,以提供可靠、優(yōu)質(zhì)的服務。
7.嚴格按照用戶裝機單、移機單操作,各種記錄準確、清晰,并及時填寫配線表,依據(jù)公司規(guī)定按時提交各項報表。
8.整理好設備的有關文件、資料,定期做好調(diào)整記錄。
【第5篇】火鍋店電話管理制度
火鍋店電話管理制度
1、吧臺電話專用于訂餐,方便客人使用;聯(lián)系供貨商等,吧臺人員、員工,不準隨便使用此電話,如有特殊事情,經(jīng)大堂經(jīng)理同意后,可使用辦公室電話。
2、吧臺電話在上班時間只能由吧臺人員、領班、和大堂經(jīng)理接聽。
3、員工在上班期間,未經(jīng)許可一律不得接聽電話,如有電話找員工,均亦不能在辦公室叫接,通知其下班之后再打進來,特殊情況例外。
如何接聽電話
1.電話響起三聲之內(nèi),拿起話筒:您好,小羔羊火鍋、、店,我可以為你做什么
2.如果超過三聲:必須向客人致歉,問候客人.
3.注意事項:通話是一定要聲音輕柔適中,一定要使用標準的普通話,話筒必須離唇邊5cm用清晰柔和親切的禮貌禮節(jié)問候客人,聲調(diào)自然。
4.傾聽注意事項:仔細聆聽客人通話內(nèi)容,準確掌握客人談話內(nèi)容,要記清并重述客人提問再確認,并做好記錄。
5.確認回答客人問題直至滿意,中途需另一位談話,需用另一支話筒。
6.如果當時回答有困難,要向客人致歉,并記錄客人聯(lián)系電話,姓名,在一定的時間內(nèi)答復。
7.向客人致謝,結(jié)束談話時,必須對方掛斷電話自己才掛斷,必須輕拿輕放。
【第6篇】長途電話管理制度
第一條 為使電話的使用能發(fā)揮最大效力,并節(jié)省成本,特擬本辦法。
第二條 電話的管理由管理部總籌負責。使用則由各單位主管負責督導與控制。
第三條 電話使用須知:
(一)轄區(qū)內(nèi)的洽公。
(二)時間以三分鐘為限,自我控制。
(三)注意禮節(jié),長話短說,簡潔扼要,以免耗時又占線。
(四)使用前應對討論、商洽事情稍加構(gòu)思或略作記錄。
第四條 長途電話使用須知:
(一)各辦公場所應備置長途電話記錄表,并記錄使用人、受話人、起訖時間、聯(lián)絡事項及交涉結(jié)果。本表每月轉(zhuǎn)管理部呈總經(jīng)理核閱。
(二)長途電話限所長以上人員掛撥。
(三)一般人員需掛用長途電話時需先經(jīng)所長以上人員批準(無所長者由該單位主管核準)。
(四)禁止掛用私人長途電話。
(五)違反長途電話使用電話需知,或控制表未記載,或記載不實者,一律作記過處分。
【第7篇】h小羔羊火鍋店電話管理制度
1、吧臺電話專用于訂餐,方便客人使用;聯(lián)系供貨商等,吧臺人員、員工,不準隨便使用此電話,如有特殊事情,經(jīng)大堂經(jīng)理同意后,可使用辦公室電話。
2、吧臺電話在上班時間只能由吧臺人員、領班、和大堂經(jīng)理接聽。
3、員工在上班期間,未經(jīng)許可一律不得接聽電話,如有電話找員工,均亦不能在辦公室叫接,通知其下班之后再打進來,特殊情況例外。
如何接聽電話
1.電話響起三聲之內(nèi),拿起話筒:您好,小羔羊火鍋、、店,我可以為你做什么
2.如果超過三聲:必須向客人致歉,問候客人.
3.注意事項:通話是一定要聲音輕柔適中,一定要使用標準的普通話,話筒必須離唇邊5cm用清晰柔和親切的禮貌用語問候客人,聲調(diào)自然。
4.傾聽注意事項:仔細聆聽客人通話內(nèi)容,準確掌握客人談話內(nèi)容,要記清并重述客人提問再確認,并做好記錄。
5.確認回答客人問題直至滿意,中途需另一位談話,需用另一支話筒。
6.如果當時回答有困難,要向客人致歉,并記錄客人聯(lián)系電話,姓名,在一定的時間內(nèi)答復。
7.向客人致謝,結(jié)束談話時,必須對方掛斷電話自己才掛斷,必須輕拿輕放。
【第8篇】學院電話傳真管理制度
學院電話傳真管理制度
第一條 電話管理
（一）電話接打規(guī)范
1、接聽電話規(guī)范用語
（1）“您好！安徽外國語學院×××部門”
（2）“請稍等，......”
（3）“對不起，他（她）不在，請打他（她）手機或改日再打”
2、撥打電話規(guī)范用語
“您好，我是安徽外國語學院的......”
3、接聽原則
接聽電話要迅速、準確、用語簡練、清晰、耐心。接聽電話應在鈴響2-3聲之間就拿起話筒。
4、掛斷電話
尊、長者優(yōu)先掛斷；打電話者先掛電話。
（二）電話記錄及處理
1、接聽電話時要做好記錄準備，主要是六大要素：何人、何地、何時、何因、何事、何果。
2、要及時將電話記錄內(nèi)容轉(zhuǎn)告當事人。
（三）電話的開通（移機、停機）
因工作需要，由部門提出電話開通（移機、停機）申請，交總務處審核，報分管院長批準。批準后交后勤服務中心負責辦理。
（四）電話故障處理
1、電話機及內(nèi)部線路在使用過程中出現(xiàn)故障，由各使用部門向后勤服務大廳報修。
2、電話信號等出現(xiàn)故障時，由后勤服務中心負責及時與運營商協(xié)商解決。
（五）電話費用結(jié)算
1、各部門每部電話每學期都有一定的話費標準，超支由部門負責人承擔，結(jié)余部分由部門負責人自由支配。話費標準另行制定。
2、后勤服務中心派員每月到電信局打印電話費用清單，憑清單到財務辦理結(jié)算手續(xù)。繳費須及時，避免因欠費而停機。
第二條 傳真管理
（一）傳真操作規(guī)范
1、發(fā)送傳真時明確對方的傳真號碼、姓名，向?qū)Ψ胶唵握f明發(fā)送傳真的事由及接收傳真人員的姓名。重要傳真發(fā)送后，需電話確認。
2、接收傳真時問清對方傳真發(fā)送給何部門何人，若是純商業(yè)性的傳真可以拒收。收到傳真后及時通知相關部門人員領取傳真，并做好登記和簽收。
3、院辦公室文員負責傳真機維護，保障傳真紙張的充足。
（二）傳真使用要求
1、傳真由院辦公室文員操作，其他人員嚴禁接發(fā)傳真。
2、嚴格登記制度，發(fā)往外地或發(fā)送量超過5頁的傳真須經(jīng)院辦公室負責人批準。
第三條 本制度由院辦公室負責解釋。
【第9篇】售樓處傳真機電話管理制度
售樓處傳真機、電話管理制度
一、售樓處所有電話由辦公室統(tǒng)一管理,對可拔長途及特殊功能電話實行嚴格管理,任何人因工作需要須用此類電話應報副總監(jiān)批準到辦公室登記方可使用。
二、員工不得利用辦公電話進行與業(yè)務無關的聊天或閑談,被發(fā)現(xiàn)者將受到行政處罰50元/次。
三、傳真機由辦公室委托銷售副總監(jiān)管理使用,對外發(fā)送傳真應先到副總監(jiān)處登記發(fā)送時間、接收人及文件大致內(nèi)容,經(jīng)副總監(jiān)簽批后再行發(fā)送。
【第10篇】某某地區(qū)政府電話管理制度
某地區(qū)政府電話管理制度
一、全體職工應嚴格控制電話使用,盡量減少通話次數(shù),壓縮通話時間,所有電話一律實行定額包干,每三個月結(jié)算一次,以平均數(shù)為準,節(jié)余50%歸科室,超支部分扣科室負責人工資。
二、各科室電話只作工作電話,如利用工作之便打私人長途的,一經(jīng)查出,按話費多少從科室負責人次月工資中扣除。值班人員在值班期間不得打私人長途,如查出,按通話費多少,從值班人員次月工資中扣除。
三、持單機者,凡在外地出差,以出差天數(shù)為準,進行核算。在外地學習期間,只付月租費,超支扣工資,節(jié)余不歸已。
四、行署、行辦領導應本著節(jié)約的原則,控制電話使用,移動電話按紀檢委的規(guī)定辦理。
