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公司電話管理制度(13篇范文)

更新時(shí)間:2024-11-20 查看人數(shù):34

公司電話管理制度

體系如何搭建

公司的運(yùn)營離不開一套完善的制度體系,其中,電話管理制度是不可或缺的一環(huán)。它旨在規(guī)范員工的電話使用行為,確保通訊效率和信息安全。搭建這一制度需從以下幾個(gè)方面著手:

1. 明確目標(biāo):確定電話管理制度的主要目標(biāo),如提高工作效率,保障公司形象,防止信息泄露等。

2. 規(guī)范流程:設(shè)定電話的申請(qǐng)、分配、使用、維護(hù)和報(bào)銷等流程,確保操作有據(jù)可依。

3. 制定細(xì)則:詳細(xì)規(guī)定電話的使用規(guī)則,包括通話禮儀、工作時(shí)間的使用限制、個(gè)人隱私保護(hù)等。

體系框架

電話管理制度應(yīng)融入公司整體制度框架內(nèi),與人力資源、信息技術(shù)等相關(guān)政策相協(xié)調(diào)??蚣軕?yīng)包括:

1. 總則:闡述制度的目的、適用范圍和基本準(zhǔn)則。

2. 條款與細(xì)則:具體規(guī)定電話的申請(qǐng)、使用、維護(hù)和管理責(zé)任。

3. 違規(guī)處理:設(shè)定違規(guī)行為的處罰措施,以示警戒。

4. 更新機(jī)制:定期評(píng)估制度的有效性,適時(shí)修訂和完善。

重要性和意義

良好的電話管理制度能:

1. 提升效率:規(guī)范化的電話使用避免了無效溝通,提高了工作效率。

2. 維護(hù)形象:統(tǒng)一的通話標(biāo)準(zhǔn)體現(xiàn)了公司的專業(yè)性和規(guī)范化管理。

3. 保障安全:明確的信息保密規(guī)定,降低了潛在的信息風(fēng)險(xiǎn)。

制度格式

制度的格式應(yīng)清晰、易讀,包含以下元素:

1. 標(biāo)題:明確表示為“公司電話管理制度”。

2. 引言:簡(jiǎn)述制度的背景和目的。

3. 主體:逐條列出各項(xiàng)規(guī)定,每條前標(biāo)注序號(hào),如1.1, 1.2等。

4. 結(jié)尾:注明制度的生效日期和修訂記錄。

電話管理制度的建立和執(zhí)行,需要全體員工的理解和支持。只有這樣,我們才能構(gòu)建一個(gè)高效、有序、安全的通訊環(huán)境,推動(dòng)公司業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。

公司電話管理制度范文

第1篇 公司電話管理制度

公司電話管理制度(一)

第一條 本公司電話,主要是為了方便與外界溝通,展業(yè)務(wù)之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。

第二條 為發(fā)揮電話最大效能,節(jié)省開支 ,員工打電話時(shí),用語應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔,明確,以減少通話時(shí)間。

第三條 電話管理由綜合部統(tǒng)籌負(fù)責(zé),使用則由各單位主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制。

第四條 電話使用須知:

轄區(qū)內(nèi)去洽談業(yè)務(wù),以三分鐘為限,把握時(shí)間。

注意禮節(jié),長話短說,簡(jiǎn)潔扼要,避免耗時(shí)又占線。

使用前應(yīng)對(duì)討論,商洽事情稍加構(gòu)思或略作記錄。

使用電話時(shí)應(yīng)登記,內(nèi)容包括姓名,受話人(號(hào)碼),起止時(shí)間,聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)等。本表每月轉(zhuǎn)綜合部呈總經(jīng)理核閱 。

長途電話一般由部門負(fù)責(zé)人掛撥,一般人員掛撥須先經(jīng)部門主管允許。

禁止打打私人長途電話。

違反電話使用規(guī)定,電話記錄未記載或記載不實(shí),一律做記過處分,并處50-100元罰款。

第五條 接聽外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語為:“您好,大道網(wǎng)絡(luò)公司!對(duì)方告之找某人時(shí) ,說:“請(qǐng)稍等!”如不在,說:“他不在,有事我可轉(zhuǎn)告 或請(qǐng)稍后再打!”等。視情況回答,原則是規(guī)范,簡(jiǎn)潔,禮貌。

第六條 極其特殊情況需打私人電話時(shí),公司將另行考慮。

公司電話管理制度(二)

一、辦公室固定電話的使用及管理

1、固定是用于公司業(yè)務(wù)通訊工具;

2、公務(wù)使用電話時(shí)必須盡量壓縮通話時(shí)間,原則上通話控制在每次3分鐘以內(nèi),生產(chǎn)主管以上管理人員可以使用人員公司固定電話。

3、禁止使用公司固定電話撥“168”或“9”頭的聲訊電話(違者將按其通話時(shí)間扣罰20倍的話費(fèi),并處罰金50元/次)

4、門衛(wèi)室報(bào)警電話是應(yīng)急使用,為保證暢通,任何人不得占用及使用,(違者將罰款50元/次)

5、各部門人員不得利用上班或下班時(shí)間打私人電話,如發(fā)現(xiàn)由調(diào)出清單對(duì)賬,查到底扣除相人員的私打電話費(fèi)用。

6、電話使用完畢收線后,必須迅速放回機(jī)座,并確認(rèn)是否放妥,以保證電話線路暢通。

7、各部門對(duì)講機(jī)必須勤于擦拭,保證完好,對(duì)于故事?lián)p壞電話機(jī)者,一經(jīng)查實(shí)照價(jià)賠償外,每次處罰100元。

二、移動(dòng)電話及對(duì)講機(jī)的使用管理

1、配置移動(dòng)電話及對(duì)講機(jī)的目的在于保障公司公務(wù)的順利開展,(www.)使用者不得因私事等原因而影響正常公務(wù)電話的撥入或撥出借口不聽公務(wù)電話,不按規(guī)定使用對(duì)講機(jī)頻道不法檢收信號(hào)。

2、公司移動(dòng)電話費(fèi)實(shí)行職級(jí)補(bǔ)貼原則,主管級(jí)為100元/個(gè)月,超出部份自已負(fù)責(zé)。

3、職級(jí)補(bǔ)貼范圍經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后,按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放。(在工資中體現(xiàn))

4、電話費(fèi)、對(duì)講機(jī)于公司業(yè)務(wù)通訊及內(nèi)部公務(wù)聯(lián)系使用,通話時(shí)間應(yīng)簡(jiǎn)短明了,注意控制通話時(shí)間,辦公時(shí)間內(nèi)私人電話盡量簡(jiǎn)短,不能用對(duì)講機(jī)談?wù)撆c工作無關(guān)的事,以保證業(yè)務(wù)及公務(wù)電話的正常暢通。

5、移動(dòng)電話及對(duì)講機(jī)由公司統(tǒng)一配裝,必須妥善保管。如丟失或人為損壞照價(jià)賠償。

6、享受補(bǔ)貼話費(fèi)的移動(dòng)電話的符有對(duì)講機(jī)的使用人,必須在公司上班時(shí)間內(nèi)保持待機(jī)狀態(tài),(即每天早上7:30到晚上22:00),違者處罰100元/次,根據(jù)公司造成重大損失的追究責(zé)任。

三、本規(guī)定自__年10月5日起執(zhí)行。

第2篇 某貿(mào)易公司電話管理制度

貿(mào)易公司電話管理制度

第一條本公司員工遇特殊情況因私需用工作電話,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第二條電話出現(xiàn)故障,及時(shí)向有關(guān)人員報(bào),任何單位和個(gè)人不得擅自更換電話機(jī)使用,否則本月電話費(fèi)由責(zé)任人承擔(dān)。

第三條本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。

第四條總臺(tái)文員接聽外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語為:您好,××公司當(dāng)方告知分機(jī)電話時(shí),說:請(qǐng)稍等!如分機(jī)占線,說電話占線,請(qǐng)稍后再打!接聽內(nèi)線電話的用語為:您好,總臺(tái)!其他內(nèi)容視情回答,總的要求是規(guī)范、簡(jiǎn)潔、禮貌。

第七章車 輛

第一條車輛駕駛員必須嚴(yán)格遵守交通法規(guī),文明駕駛、安全行車,并保持車況良好、車容整潔、裝置齊全有效。

第二條司機(jī)要服從調(diào)配,隨叫隨到,由業(yè)務(wù)部和老板調(diào)度,嚴(yán)禁私自出車,私自出車發(fā)生事故由駕駛員本人承擔(dān)全部責(zé)任。

第三條無特殊情況,車輛一般不得私自改變行駛路線和私用,如發(fā)現(xiàn)處以罰款,情節(jié)嚴(yán)重者調(diào)離車隊(duì)。

第四條如有車輛因執(zhí)照不全或違章行駛、停放受罰,公司對(duì)罰款概不報(bào)銷。

第五條車輛損失屬人為造成,由駕駛員負(fù)擔(dān)損失的50%。半途發(fā)生故障需就近修理,返回后司機(jī)報(bào)車隊(duì)修理情況。

第六條車輛用油,加油時(shí)要開發(fā)票才能報(bào)銷。

第七條未經(jīng)批準(zhǔn)不得將車輛交給他人駕駛,嚴(yán)禁無證駕駛車輛,嚴(yán)禁酒后駕車和疲勞駕駛,否則,一切責(zé)任由駕駛員自負(fù)。

第八條本公司員工因私事需用車者,經(jīng)老板同意。

第九條車輛管理其它制度

1、車隊(duì)司機(jī)和車輛的手續(xù)、維修和保養(yǎng)及其它技術(shù)工作由司機(jī)負(fù)責(zé)管理。

2、車輛使用中安全第一,如發(fā)生安全事故按國家相關(guān)法律和公司制度處理,司機(jī)為責(zé)任人、隨車人負(fù)連帶責(zé)任。

3、車輛在途中不準(zhǔn)隨意改變行車路線,嚴(yán)禁辦私事,違者給予處罰,舉報(bào)者獎(jiǎng)勵(lì)。

4、車輛放置后司機(jī)要隨手鎖門。

第十條要做到把公司的車當(dāng)自己的車一樣愛護(hù)。

第3篇 裝飾公司電話及傳真管理制度

裝飾工程公司電話及傳真管理制度

1、原則上不準(zhǔn)許撥打長途電話,如有特殊情況并經(jīng)過總經(jīng)辦或部門經(jīng)理準(zhǔn)許后,方可撥打,需登記通話時(shí)間,并從每月工資中扣除;

2、嚴(yán)禁用公司電話打信息臺(tái)、私話、或聯(lián)系私人業(yè)務(wù);

3、接聽電話時(shí),應(yīng)使用普通話:“您好,祥和園裝飾工程公司!”如當(dāng)事人不在,應(yīng)告知對(duì)方,“請(qǐng)問有什么事,需要我?guī)椭蜣D(zhuǎn)告嗎”如對(duì)方有事需轉(zhuǎn)告,應(yīng)做好相關(guān)記錄,以便查詢;

4、在接聽內(nèi)部和外部電話時(shí),如當(dāng)事人不在,應(yīng)做好電話記錄并及時(shí)轉(zhuǎn)告,以免影響正常工作;

5、原則上公司傳真由專人指定接收及發(fā)送,涉及到機(jī)密內(nèi)容應(yīng)妥善保管;

6、在接發(fā)傳真時(shí),應(yīng)做好登記工作,并及時(shí)把傳真內(nèi)容交由當(dāng)事人,如當(dāng)事人不在,應(yīng)保存好傳真文件。

7、各部門及分公司對(duì)本部的電話和傳真機(jī)應(yīng)保持暢通、完好,有問題及時(shí)維修,以免影響工作。

第4篇 物業(yè)管理公司電話管理制度7

物業(yè)管理公司電話管理制度(七)

第一條 公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。

第二條 員工打電話,用語應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確,以減少通話時(shí)間。

第三條 前臺(tái)接外線電話至分機(jī)時(shí),一般電話鈴聲響五次無人接聽,即掛線。

第四條 公司不允許員工在公司掛私人長途電話。行政、管理部門因工作需要掛長途電話的,需至前臺(tái)親自填寫長途電話登記單,注明部門(人)、對(duì)方單位、因何業(yè)務(wù)通話等。

第五條 前臺(tái)負(fù)責(zé)打印電話清單,月末并報(bào)辦公室主任。

第5篇 公司電話傳真管理制度

為規(guī)范各部門電話與傳真的使用,保證業(yè)務(wù)的正常開展,特制訂本制度。第一章需求申報(bào)

第一條 各部門電話與傳真的需求申報(bào)由該部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。

第二條 部門經(jīng)理填寫“辦公用品需求申請(qǐng)表”,根據(jù)表格規(guī)定的內(nèi)容填寫。

第三條 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)將填寫完畢的“辦公用品需求申請(qǐng)表”呈報(bào)中心總監(jiān),中心總監(jiān)從中心的實(shí)際需求角度考慮后批示。

第四條 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)將中心總監(jiān)批示的表格送交人力資源部經(jīng)理。

第五條 人力資源部經(jīng)理對(duì)表格的內(nèi)容進(jìn)行初審,呈報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行批示。

第六條 總經(jīng)理同意采購,由人力資源部經(jīng)理指派行政專員負(fù)責(zé)詢價(jià)、采購。第二章使用管理

第七條 各部門電話與傳真的使用由該部門經(jīng)理或由部門經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)。

第八條 上班時(shí)間禁止利用公司電話進(jìn)行聊天、炒股等非業(yè)務(wù)活動(dòng)。

第九條 各部門電話與傳真在不使用長途功能時(shí)要調(diào)至“加鎖”狀態(tài),鑰匙由部門經(jīng)理或其指定人員保管。部門經(jīng)理出差要及時(shí)移交他人保管,但直接責(zé)任由部門經(jīng)理承擔(dān)。

第十條 員工因業(yè)務(wù)需打長途電話時(shí),要在“長途電話記錄”上簽字,并經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的電話人簽字同意。

第十一條 員工因私需打長途電話應(yīng)向部門經(jīng)理或其指定人員說明,并在“長途電話記錄”上簽字,經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的人員簽字同意。費(fèi)用由員工本人承擔(dān),由人力資源部在其當(dāng)月工資內(nèi)扣除。

第十二條 員工所發(fā)傳真應(yīng)使用公司統(tǒng)一的封面與格式,內(nèi)容應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理審核無誤后再傳真,部門經(jīng)理不在可以直接由中心總監(jiān)進(jìn)行審核。公司員工不能將未經(jīng)審核的文件傳真出去,否則,造成的后果完全由當(dāng)事人本人承擔(dān)。

第十三條 各部門應(yīng)在每月25日將本部門的“長途電話記錄”送交人力資源部。

第十四條 人力資源部負(fù)責(zé)將各部門的“長途電話記錄”備案,并根據(jù)記錄內(nèi)容,計(jì)算員工應(yīng)當(dāng)扣減的話費(fèi)。第三章維修與報(bào)停

第十五條 各部門電話與傳真的報(bào)停由部門經(jīng)理或其指定人員負(fù)責(zé)。

第十六條 電話或傳真出現(xiàn)故障,部門經(jīng)理或其指定人員應(yīng)馬上通知人力資源部,由人力資源部安排專業(yè)人員進(jìn)行維修。部門非專業(yè)人員維修導(dǎo)致機(jī)器報(bào)廢或主要部件人為損壞的,由當(dāng)事人與該部門經(jīng)理共同承擔(dān)責(zé)任。

第十七條 各部門長途電話或傳真需要報(bào)停時(shí),應(yīng)由部門經(jīng)理或其指定人員提前三天通知人力資源部經(jīng)理,由人力資源部指定行政專員處理。

第十八條 本制度由人力資源部負(fù)責(zé)解釋,總經(jīng)理批準(zhǔn)即日實(shí)施。

第6篇 a房地產(chǎn)公司電話管理制度

e房地產(chǎn)開發(fā)公司電話管理制度

1.0所有來電,務(wù)必在三響之內(nèi)接聽。對(duì)方掛斷之后,方為通話完畢,任何時(shí)候不許用力擲聽筒。

2.0當(dāng)接到外來電話時(shí),應(yīng)使用溫和的禮貌用語,如:“您好,__公司”;“謝謝”;“再見”等。

3.0通話過程中,應(yīng)仔細(xì)傾聽對(duì)方講話,并以恰當(dāng)?shù)恼Z氣詞給對(duì)方以認(rèn)真的反饋。

4.0當(dāng)對(duì)方發(fā)出邀請(qǐng)或會(huì)議通知時(shí),應(yīng)表示謝意。

5.0應(yīng)注意講話的語氣、措辭,要熱情誠懇、親切友善,不得在電話里頂撞對(duì)方或使用粗俗語言及生硬語氣。

6.0遇到重要來電,應(yīng)在電話機(jī)旁作好記錄,即左手接電話,右手記錄有關(guān)事項(xiàng),提高通話效率。

7.0每個(gè)職員都有義務(wù)傳送電話。如對(duì)方要找的職員不在公司,應(yīng)將對(duì)方姓名、地址、電話號(hào)碼等內(nèi)容記下(對(duì)方認(rèn)為不便時(shí)除外),并及時(shí)轉(zhuǎn)告有關(guān)部門人員。

8.0上班時(shí)間原則不得使用電話談私事,如確有急事須打私人電話,應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,一般不超過3分鐘。

9.0用電話談業(yè)務(wù),應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,以免影響其他客戶通話,通話時(shí)音量適度調(diào)低,并注意語氣文明。

10.0一般員工業(yè)務(wù)聯(lián)系使用長途電話,應(yīng)填好話單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并報(bào)辦公室核準(zhǔn)后,方可使用,用畢應(yīng)如實(shí)在“長話登記簿”上填寫、簽名。部門理人員使用長途電話聯(lián)系業(yè)務(wù)。

11.0未經(jīng)批準(zhǔn)擅自撥打長途電話者,一經(jīng)查出,按話費(fèi)的5-50倍罰款。

第7篇 公司電話管理制度范文

第一條 本公司電話,主要是為了方便與外界溝通,展業(yè)務(wù)之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。

第二條 為發(fā)揮電話最大效能,節(jié)省開支 ,員工打電話時(shí),用語應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔,明確,以減少通話時(shí)間。

第三條 電話管理由綜合部統(tǒng)籌負(fù)責(zé),使用則由各單位主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制。

第四條 電話使用須知:

轄區(qū)內(nèi)去洽談業(yè)務(wù),以三分鐘為限,把握時(shí)間。

注意禮節(jié),長話短說,簡(jiǎn)潔扼要,避免耗時(shí)又占線。

使用前應(yīng)對(duì)討論,商洽事情稍加構(gòu)思或略作記錄。

使用電話時(shí)應(yīng)登記,內(nèi)容包括姓名,受話人(號(hào)碼),起止時(shí)間,聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)等。文秘資源網(wǎng)原創(chuàng) 本表每月轉(zhuǎn)綜合部呈總經(jīng)理核閱 。

長途電話一般由部門負(fù)責(zé)人掛撥,一般人員掛撥須先經(jīng)部門主管允許。

禁止打打私人長途電話。

違反電話使用規(guī)定,電話記錄未記載或記載不實(shí),一律做記過處分,并處50-100元罰款。

第五條 接聽外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語為:“您好,大道網(wǎng)絡(luò)公司!對(duì)方告之找某人時(shí) ,說:“請(qǐng)稍等!”如不在,說:“他不在,有事我可轉(zhuǎn)告 或請(qǐng)稍后再打!”等。視情況回答,原則是規(guī)范,簡(jiǎn)潔,禮貌。

第六條 極其特殊情況需打私人電話時(shí),公司將另行考慮。

第8篇 z公司上班期間使用電話管理制度

公司上班期間使用電話管理制度

一、前臺(tái)文員接、轉(zhuǎn)電話的基本職責(zé)

1、堅(jiān)守崗位,接、轉(zhuǎn)電話做到準(zhǔn)確、迅速;

2、接電話要簡(jiǎn)練、清晰,回話禮貌、耐心;

3、嚴(yán)格遵守保密守則,不竊聽電話,不泄露機(jī)密;

4、每天檢查線路設(shè)備的完好狀態(tài),發(fā)現(xiàn)故障無法排除應(yīng)及時(shí)報(bào)告技術(shù)部進(jìn)行維修,及時(shí)保證線路暢通。

二、員工接、打電話的規(guī)范用語

1、電話鈴響三聲內(nèi)接聽,超過三聲接通應(yīng)致歉對(duì)不起,讓您久等了。

2、接通電話后先問好,再報(bào)公司名您好!__!。

3、然后可問請(qǐng)問您找誰或讓對(duì)方發(fā)言我找某某。

4、某某如果是你本人,回答我就是。

5、某某如果不是你本人,但在不遠(yuǎn)處,回答請(qǐng)您稍等。

6、某某不是你本人,且一時(shí)找不到他,應(yīng)答對(duì)不起!他不在。問清對(duì)方姓名,問他是不是等一會(huì)再打過來,或留下電話等那人回來再回電給他。

7、如果找領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)不在,不可隨意報(bào)出領(lǐng)導(dǎo)在哪,可回答他出去了,切不可說他在總經(jīng)理處,或他到某某公司去了。

8、掛電話時(shí),要等對(duì)方先掛。

9、打電話到外公司,通話不要過長,也不宜先掛斷電話。

10、中途有其他電話鈴響,要跟對(duì)方說對(duì)不起,請(qǐng)稍等。然后根據(jù)重要性決定接哪個(gè)電話,掛斷另一個(gè)電話時(shí)說對(duì)不起,我正在接聽一個(gè)很重要的電話,過一會(huì)打給你并記錄對(duì)方電話號(hào)碼。

11、接電話時(shí),有同事與你講話應(yīng)與通話對(duì)方講對(duì)不起,請(qǐng)稍等然后,使用閉音器或用手蓋住話筒,并與同事盡量簡(jiǎn)短對(duì)話,重新與對(duì)方通話時(shí),要道歉。

12、如果對(duì)方要找的人你不熟悉,不能沒禮貌地說沒這個(gè)人不知道應(yīng)先問對(duì)方是否找本公司,哪個(gè)部門,然后將所找部門的電話告知或代轉(zhuǎn)電話。

13、如果對(duì)方打錯(cuò)電話,應(yīng)禮貌告知這里是__公司,您打錯(cuò)電話了,注意不要急于掛斷電話。

14、辦公室內(nèi)嚴(yán)禁打私人電話。

15、他人在打電話時(shí),周圍人注意保持安靜。

16、要愛護(hù)電話機(jī)和線路。

三、違規(guī)處罰規(guī)定

1、打私人電話,除扣除私人電話的費(fèi)用外,還要根據(jù)情節(jié)輕重罰款50-100元。

2、撥打聲訊電話罰款200-300元,且賠償公司當(dāng)月所有聲訊話費(fèi)。

3、若部門無法確定責(zé)任人,聲訊費(fèi)由該部門人員(包括經(jīng)理)分?jǐn)?且公司對(duì)部門經(jīng)理予以通報(bào)批評(píng)。

第9篇 公司上班期間使用電話管理制度

公司上班期間使用電話管理制度

一、前臺(tái)文員接、轉(zhuǎn)電話的基本職責(zé)

1、 堅(jiān)守崗位,接、轉(zhuǎn)電話做到準(zhǔn)確、迅速;

2、 接電話要簡(jiǎn)練、清晰,回話禮貌、耐心;

3、 嚴(yán)格遵守保密守則,不竊聽電話,不泄露機(jī)密;

4、 每天檢查線路設(shè)備的完好狀態(tài),發(fā)現(xiàn)故障無法排除應(yīng)及時(shí)報(bào)告技術(shù)部進(jìn)行維修,及時(shí)保證線路暢通。

二、 員工接、打電話的規(guī)范用語

1、 電話鈴響三聲內(nèi)接聽,超過三聲接通應(yīng)致歉對(duì)不起,讓您久等了。

2、 接通電話后先問好,再報(bào)公司名您好!__ __ !。

3、 然后可問請(qǐng)問您找誰或讓對(duì)方發(fā)言我找某某。

4、 某某如果是你本人,回答我就是。

5、 某某如果不是你本人,但在不遠(yuǎn)處,回答請(qǐng)您稍等。

6、 某某不是你本人,且一時(shí)找不到他,應(yīng)答對(duì)不起!他不在。問清對(duì)方姓名,問他是不是等一會(huì)再打過來,或留下電話等那人回來再回電給他。

7、 如果找領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)不在,不可隨意報(bào)出領(lǐng)導(dǎo)在哪,可回答他出去了,切不可說他在總經(jīng)理處,或他到某某公司去了。

8、 掛電話時(shí),要等對(duì)方先掛。

9、 打電話到外公司,通話不要過長,也不宜先掛斷電話。

10、 中途有其他電話鈴響,要跟對(duì)方說對(duì)不起,請(qǐng)稍等。然后根據(jù)重要性決定接哪個(gè)電話,掛斷另一個(gè)電話時(shí)說對(duì)不起,我正在接聽一個(gè)很重要的電話,過一會(huì)打給你并記錄對(duì)方電話號(hào)碼。

11、 接電話時(shí),有同事與你講話應(yīng)與通話對(duì)方講對(duì)不起,請(qǐng)稍等然后,使用閉音器或用手蓋住話筒,并與同事盡量簡(jiǎn)短對(duì)話,重新與對(duì)方通話時(shí),要道歉。

12、 如果對(duì)方要找的人你不熟悉,不能沒禮貌地說沒這個(gè)人不知道應(yīng)先問對(duì)方是否找本公司,哪個(gè)部門,然后將所找部門的電話告知或代轉(zhuǎn)電話。

13、 如果對(duì)方打錯(cuò)電話,應(yīng)禮貌告知這里是__ __ 公司,您打錯(cuò)電話了,注意不要急于掛斷電話。

14、 辦公室內(nèi)嚴(yán)禁打私人電話。

15、 他人在打電話時(shí),周圍人注意保持安靜。

16、 要愛護(hù)電話機(jī)和線路。

三、 違規(guī)處罰規(guī)定

1、 打私人電話,除扣除私人電話的費(fèi)用外,還要根據(jù)情節(jié)輕重罰款50-100元。

2、 撥打聲訊電話罰款200-300元,且賠償公司當(dāng)月所有聲訊話費(fèi)。

3、 若部門無法確定責(zé)任人,聲訊費(fèi)由該部門人員(包括經(jīng)理)分?jǐn)?且公司對(duì)部門經(jīng)理予以通報(bào)批評(píng)。

第10篇 食品公司電視電話會(huì)議管理制度

食品股份公司電視電話會(huì)議管理制度

1、所有在電視電話會(huì)議室召開的會(huì)議由行政管理部秘書組負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)管理,行政辦負(fù)責(zé)設(shè)備管理。

2、電視電話會(huì)議設(shè)備的管理維護(hù)由網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé),其他工作人員協(xié)助網(wǎng)絡(luò)管理員完成工作。

3、召開非電視電話會(huì)議時(shí)由行政辦秘書組書面通知會(huì)議系統(tǒng)管理人員開啟會(huì)議室設(shè)備。

4、召開電視電話會(huì)議時(shí)由行政辦機(jī)要組通知會(huì)議系統(tǒng)管理人員開啟設(shè)備,行政辦秘書組派人做好會(huì)議室衛(wèi)生工作。

5、會(huì)議系統(tǒng)管理人員定期(按公司行政辦安排)與公司電視電話會(huì)議室進(jìn)行聯(lián)合調(diào)試。

6、召開電視電話會(huì)議前,會(huì)議系統(tǒng)管理人員應(yīng)預(yù)先進(jìn)行設(shè)備檢查和網(wǎng)絡(luò)調(diào)試,切實(shí)做好會(huì)議前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

7、會(huì)議系統(tǒng)管理人員在調(diào)試和會(huì)議期間,應(yīng)堅(jiān)守崗位,對(duì)會(huì)議全程的圖像、聲音實(shí)行連續(xù)監(jiān)看、監(jiān)聽。

8、會(huì)議系統(tǒng)管理人員每周一對(duì)設(shè)備及線路進(jìn)行檢測(cè),及時(shí)更換壞損設(shè)備,排查線路故障并做好會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)記錄。

9、禁止用手觸摸攝像頭、等離子屏等設(shè)備,無關(guān)人員不得進(jìn)入控制室。

10、開會(huì)期間,嚴(yán)禁在會(huì)議室使用手機(jī)。

11、 會(huì)議時(shí)間有沖突時(shí),電視電話會(huì)議優(yōu)先。

第11篇 公司電話傳真管理制度-5

公司電話、傳真管理制度5

為規(guī)范各部門電話與傳真的使用,保證業(yè)務(wù)的正常開展,特制訂本制度。

第一章需求申報(bào)

第一條各部門電話與傳真的需求申報(bào)由該部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。

第二條部門經(jīng)理填寫“辦公用品需求申請(qǐng)表”,根據(jù)表格規(guī)定的內(nèi)容填寫。

第三條部門經(jīng)理負(fù)責(zé)將填寫完畢的“辦公用品需求申請(qǐng)表”呈報(bào)中心總監(jiān),中心總監(jiān)從中心的實(shí)際需求角度考慮后批示。

第四條部門經(jīng)理負(fù)責(zé)將中心總監(jiān)批示的表格送交人力資源部經(jīng)理。

第五條人力資源部經(jīng)理對(duì)表格的內(nèi)容進(jìn)行初審,呈報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行批示。

第六條總經(jīng)理同意采購,由人力資源部經(jīng)理指派行政專員負(fù)責(zé)詢價(jià)、采購。

第二章使用管理

第七條各部門電話與傳真的使用由該部門經(jīng)理或由部門經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)。

第八條上班時(shí)間禁止利用公司電話進(jìn)行聊天、炒股等非業(yè)務(wù)活動(dòng)。

第九條各部門電話與傳真在不使用長途功能時(shí)要調(diào)至“加鎖”狀態(tài),鑰匙由部門經(jīng)理或其指定人員保管。部門經(jīng)理出差要及時(shí)移交他人保管,但直接責(zé)任由部門經(jīng)理承擔(dān)。

第十條員工因業(yè)務(wù)需打長途電話時(shí),要在“長途電話記錄”上簽字,并經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的電話人簽字同意。

第十一條員工因私需打長途電話應(yīng)向部門經(jīng)理或其指定人員說明,并在“長途電話記錄”上簽字,經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的人員簽字同意。費(fèi)用由員工本人承擔(dān),由人力資源部在其當(dāng)月工資內(nèi)扣除。

第十二條員工所發(fā)傳真應(yīng)使用公司統(tǒng)一的封面與格式,內(nèi)容應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理審核無誤后再傳真,部門經(jīng)理不在可以直接由中心總監(jiān)進(jìn)行審核。公司員工不能將未經(jīng)審核的文件傳真出去,否則,造成的后果完全由當(dāng)事人本人承擔(dān)。

第十三條各部門應(yīng)在每月25日將本部門的“長途電話記錄”送交人力資源部。

第十四條人力資源部負(fù)責(zé)將各部門的“長途電話記錄”備案,并根據(jù)記錄內(nèi)容,計(jì)算員工應(yīng)當(dāng)扣減的話費(fèi)。

第三章維修與報(bào)停

第十五條各部門電話與傳真的報(bào)停由部門經(jīng)理或其指定人員負(fù)責(zé)。

第十六條電話或傳真出現(xiàn)故障,部門經(jīng)理或其指定人員應(yīng)馬上通知人力資源部,由人力資源部安排專業(yè)人員進(jìn)行維修。部門非專業(yè)人員維修導(dǎo)致機(jī)器報(bào)廢或主要部件人為損壞的,由當(dāng)事人與該部門經(jīng)理共同承擔(dān)責(zé)任。

第十七條各部門長途電話或傳真需要報(bào)停時(shí),應(yīng)由部門經(jīng)理或其指定人員提前三天通知人力資源部經(jīng)理,由人力資源部指定行政專員處理。

第十八條本制度由人力資源部負(fù)責(zé)解釋,總經(jīng)理批準(zhǔn)即日實(shí)施。

第12篇 房地產(chǎn)公司電話管理制度

房地產(chǎn)開發(fā)公司電話管理制度

一、電話管理制度

1、本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。

2、員工打電話,用語應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確,以減少通話時(shí)間。

3、如因工作需要打長途電話時(shí),需向部門主管請(qǐng)示,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。

4、員工相互商討工作、接電話時(shí)應(yīng)盡量低聲以免影響他人工作。

二、規(guī)范用語

接聽電話時(shí)要面帶微笑,語言柔和地說“您好,___ 公司”,要使用“您好”,“請(qǐng)問你找哪位”,“對(duì)不起,__ 不在”,“請(qǐng)稍等”,“再見”等禮貌用語。

第13篇 房地產(chǎn)公司案場(chǎng)接聽電話制度

房地產(chǎn)公司項(xiàng)目案場(chǎng)接聽電話制度

1、來電記錄表擺放整齊,接聽電話過程中所需備品必須齊全;紙筆要在手,立即記錄來電客戶的基本情況及購買需求、來訪途徑等

2、置業(yè)顧問必須在電話鈴響兩聲內(nèi)接聽,如專設(shè)接聽人員當(dāng)時(shí)不在崗,則由距離最近的置業(yè)顧問接聽;

3、接聽過程中一定稱呼來電者您,表示你對(duì)客戶的尊重及重視;

4、電話接聽快捷、專業(yè),運(yùn)用接聽來電的統(tǒng)一說詞,誠邀客戶親臨現(xiàn)場(chǎng);合理安排客戶來訪時(shí)間,避免同時(shí)邀約客戶來訪;

5、接聽電話時(shí)應(yīng)立即放下手頭工作;腰肢挺直面帶笑容,發(fā)音清楚精神奕奕;語氣溫和。

6、置業(yè)顧問保管各自的電話接聽記錄本,及時(shí)登記并回訪。

◇接聽電話時(shí),未按項(xiàng)目統(tǒng)一說詞介紹者每項(xiàng)罰款20元;由于態(tài)度惡劣導(dǎo)致客戶投訴,罰款100元

公司電話管理制度(13篇范文)

公司電話管理制度(一)第一條 本公司電話,主要是為了方便與外界溝通,展業(yè)務(wù)之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。第二條 為發(fā)揮電話最大效能,節(jié)省開支 ,員工打電話時(shí),用語應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔…
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