- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 會議策劃與籌備
2. 參會人員管理
3. 場地與設(shè)施安排
4. 會議日程制定
5. 會議執(zhí)行與監(jiān)控
6. 會議后期評估與改進
編制指南
1. 會議策劃與籌備
- 確定會議目的和目標
- 選擇合適的日期、時間和地點
- 制定預(yù)算，考慮資金來源與分配
- 確定參會人員名單，發(fā)送邀請函
- 準備會議主題和議程草案
- 安排餐飲與住宿（如有需要）
2. 參會人員管理
- 收集并整理參會者信息
- 提供參會指南，包括交通、住宿、日程等信息
- 處理報名與注冊事宜
- 協(xié)調(diào)特殊需求，如飲食限制、輔助設(shè)備等
3. 場地與設(shè)施安排
- 預(yù)訂并檢查會議場地，確保設(shè)施完好
- 設(shè)置音響、投影等設(shè)備，進行預(yù)先測試
- 布置場地，包括座椅、展示板、簽到臺等
- 安排安全與緊急出口指示
4. 會議日程制定
- 根據(jù)議程主題確定演講人和討論小組
- 設(shè)計合理的時間分配，留出提問和休息時間
- 制作會議日程表，分發(fā)給所有參會者
- 跟進演講人準備情況，確保內(nèi)容質(zhì)量
5. 會議執(zhí)行與監(jiān)控
- 指導(dǎo)簽到流程，確保參會者順利入場
- 監(jiān)控會議進程，及時解決突發(fā)問題
- 記錄會議要點，準備會議紀要
- 確保會議期間的安全與秩序
6. 會議后期評估與改進
- 收集參會者反饋，評估會議效果
- 分析會議成本與效益
- 總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，制定改進措施
- 歸檔會議資料，為未來參考
復(fù)審規(guī)定
1. 每次會議結(jié)束后，由會議組織者進行初步復(fù)審，匯總問題與建議。
2. 每季度或年度，由高級管理層對過去會議進行綜合復(fù)審，確認管理標準的有效性。
3. 在復(fù)審過程中，考慮行業(yè)動態(tài)和公司發(fā)展，適時更新管理規(guī)程。
4. 復(fù)審結(jié)果需形成書面報告，提交給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時進行全員培訓(xùn)。
5. 對于重大問題或改進措施，需立即實施，并在下次會議中驗證效果。
以上規(guī)程旨在提供一個標準化的會議活動管理框架，各階段的具體操作應(yīng)結(jié)合實際情況靈活調(diào)整。在執(zhí)行過程中，團隊協(xié)作與溝通至關(guān)重要，以確保會議的成功舉辦。
會議活動管理標準作業(yè)規(guī)程范文
會議、活動管理標準作業(yè)規(guī)程
1.0目的:
為了提高會議效率,很好地總結(jié)會議精神,使信息得以有效傳達及合理利用,特制定本規(guī)程。
2.0范圍:
本規(guī)程適用于綜合管理部關(guān)于會議活動的組織、實施。
3.0職責(zé):
綜合管理部經(jīng)理負責(zé)會議的組織。
綜合管理部文員負責(zé)會議的召集通知。
4.0程序要點:
4.1會議類型:公司例會、專題(專業(yè))研討會、報告會、培訓(xùn)會、年中(終)工作總結(jié)會議。
4.2會議的召開組織及實施。
4.2.1公司例會。
a.按照規(guī)定,每周周四下午2:00召開,遇特殊情況,由綜合管理部另行通知。
b.與會人員需攜帶《工作計劃》(每月25日左右例會攜帶)、前次《會議紀要》、《一周工作通報》等相關(guān)資料并準備好匯報內(nèi)容。
c.參會人員到會填寫《會議簽到表》。
d.由綜合管理部文員做會議記錄,并進行整理形成《會議紀要》。
e.《會議紀要》由分管總經(jīng)理審核后于下周一發(fā)放到各部門(項目)。
4.2.2研討會。
a.各部門(或項目)組織小型專題會議及培訓(xùn)時,應(yīng)在《一周工作通報》中寫明會議時間、地點、與會人員范圍、會議內(nèi)容等內(nèi)容。
b.對于公司各部門及各項目參加的專題會議,發(fā)起部門需提前三天擬好《會議通知》交至綜合管理部,由綜合管理部進行統(tǒng)一發(fā)放,并通報分管總經(jīng)理及進行會議場地預(yù)訂等協(xié)調(diào)工作。
c.發(fā)起部門擬訂《會議通知》需注明會議時間、會議地點、與會人員范圍、會議內(nèi)容、參會應(yīng)攜帶資料及特殊要求等。
d.如有與會議相關(guān)資料,則請會議發(fā)起部門提前準備好,在會前發(fā)放至相關(guān)與會人員。
4.2.3培訓(xùn)會議。
a.綜合管理部按照人力資源部根據(jù)分解年培訓(xùn)計劃制定的每月培訓(xùn)計劃要求時間進行召集。遇特殊情況,綜合管理部在接到人力資源部通知后另行通知。
b.與會人員帶好培訓(xùn)材料,認真做好記錄。
c.培訓(xùn)會議發(fā)起部門(或項目)做會議記錄,進行整理后于第二天發(fā)放到相關(guān)部門及人員,并在綜合管理部留存歸檔。
4.2.4年中(終)工作總結(jié)。
a.集團或公司確定會議時間,由綜合管理部提前7天通知與會人員或部門。
b.由綜合管理部提前安排好會議議程、工作報告,并安排好會場等事宜。
4.3會議要求
4.3.1需按時出席,如遇特殊情況應(yīng)提前向分管總經(jīng)理及會議發(fā)起部門請假。
4.3.2注意保持會場紀律,積極思考,主動發(fā)言,并認真做好會議記錄。
4.3.3關(guān)閉通訊設(shè)備或放置于會議狀態(tài),保證會議正常進行。
4.3.4保持會場環(huán)境,不亂扔果皮、煙頭、紙屑等。
5.0相關(guān)支持性文件:
6.0相關(guān)記錄:
《會議簽到表》sw-jl-g-072
《一周工作通報》sw-jl-059
《發(fā)文記錄》sw-jl-g-070
