文件管理辦法15篇

第1篇 物業(yè)停車場管理辦法作業(yè)指導文件

物業(yè)作業(yè)指導文件:停車場管理辦法

1.目的

為了確?？蛻糗囕v停放的安全,保證車場內車輛停放整齊有序。

2.范圍

適用于各管理處對車輛的有效管理。

3.定義

無

4. 職責

部門/崗位工作職責

管理處經(jīng)理負責安全管理工作的全面指導、檢查、督促和考核

安全主管(辦)負責安全管理工作的具體組織、落實、建議和培訓

安全班長負責車場管理的具體實施及監(jiān)督指導

安全員負責引導機動車輛停放、存放、檢查和進出登記

5、方法及過程控制

5.1車場管理

5.1.1小區(qū)內停車場屬小區(qū)內客戶專用停車場,外來車輛進入時,出入口安全員要填寫《車輛出入登記表》和《 來訪人員情況登記表》后方可以放行。

5.1.2車輛行進小區(qū)入口崗時,安全員應示意來車減速或停車,并迅速發(fā)放機動車輛出入卡。

5.1.3當車主接過機動車輛出入卡后,示意車輛駛入停車場或小區(qū)。核對車輛相關資料后填寫《車輛出入登記表》后放行。

5.1.4安全員要對進入小區(qū)車輛進行車輛外觀檢查,如有劃傷等,應及時知會車主,并在《車輛受損記錄表》上記錄。

5.1.5對于進入小區(qū)停車場的車輛,停車場安全員應引導車輛停放在停車位上,不得堵塞消防、進出通道以及固定停車位。若出現(xiàn)異常情況,安全員應立即通知上級領導進行處理。

5.1.6對要收取臨時車位費的車輛須按停車場收費標準進行收費并向車主提供相應的停車發(fā)票,嚴禁收費不給發(fā)票的行為,一經(jīng)查出,一律按貪污票款處理。

5.1.7對收取的停車費,每天由班長上繳管理處出納,必須作到票款相符。

5.1.8安全部負責人每月應與管理處ic卡發(fā)放負責人核對一次車輛磁卡發(fā)放情況和停車費的賬目。

5.1.9車場內車輛發(fā)生交通事故,如有傷者,安全員應立即救護并保護現(xiàn)場,并報告有關執(zhí)法部門進行處理。

5.1.10車場內車輛若發(fā)生故障,不影響車場正常使用的小型維修,可在車場內進行,維修完畢后應清理周圍衛(wèi)生,其它維修禁止在車場內進行。

5.1.11進入小區(qū)的車輛由出入口崗或車場崗對車輛的外觀進行察看有無明顯缺陷(牌照、擋風玻璃、反光鏡)等,若有缺陷須在《車輛受損記錄表》中做好記錄,對受損部位拍照存檔,并通知車主確認。車輛如出現(xiàn)漏、滴油情況,安全員應立即通知管理處前臺或監(jiān)控中心,由其通知車主進行檢查并處理,若通知不到車主須通知安全主管處理,并安排保潔員進行清理。

5.1.12嚴禁任何車輛在停車場內進行試剎車或練習駕駛的行為。

5.1.13因車主直接原因造成車場內公共設施、設備損壞時要立即上報設施、設備主管以上人員到場處理,根據(jù)損壞情況與車主明確責任,賠償損失。

5.1.14發(fā)現(xiàn)無關人員或可疑人員進入車場要及時密切關注,若有緊急情況按《突發(fā)事件處理辦法》進行處理。

5.1.15因安全員直接原因造成車場內車輛損傷或丟失,追究安全員責任。

5.1.16安全員走近距車輛駕駛室窗口適當距離時,禮貌地向車主收回機動車輛出入卡,快速核對車牌號、進入時間和值班人員的簽字(在人、車、證核對正常情況下,應盡可能減少車輛在崗位處的停滯時間),然后再填寫《車輛出入記錄表》。

5.1.17車輛在晚24:00至凌晨5:30、雷雨天晚23:00至凌晨6:00駛出小區(qū),安全員必須對駕車人的有效證件進行核對并如實填寫《車輛出入登記表》,方可放行。

5.1.18對回收的機動車輛出入卡應妥善保管,防止風吹、雨淋、遺失。每日由當值班長負責對《車輛出入登記表》進行整理,每月上交到管理處指定的資料室進行存檔,并對《車輛出入登記表》進行抽查核實,過了公司規(guī)定存檔期,再進行統(tǒng)一銷毀。

5.1.19對進出車輛必須檢查一輛放行一輛,嚴禁在未辦理手續(xù)將道閘打開,以免給不法分子可乘之機或導致沖崗行為發(fā)生。

5.1.20在車流量高峰期應增加崗位人員,加快車輛流通速度,防止大量車輛滯留,有條件的管理處應盡可能考慮進出口分流,并做好相關提示。

5.2摩托車及非機動車輛管理

5.2.1在管理區(qū)域內劃定區(qū)域或指定地點存放摩托車及非機動車,并在入口處設立標識禁止無牌摩托車進入管理區(qū)域。

5.2.2要求進入管理區(qū)域的摩托車及非機動車必須按指定位置存放,不得占用機動車的停車位,并在車輛集中停放部位設置防盜提示。

6.支持性文件

無

7.質量記錄表格

tjzzwy7.5.1-a01-02-f1《車輛出入記錄表》

tjzzwy7.5.1-a01-02-f2《車輛受損記錄》

第2篇 監(jiān)理文件資料管理辦法

1 范圍

本文件規(guī)定了項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理方法和基本要求。

本文件適用于項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理工作。

2 引用文件和術語

q/04-206.305-2006 工程檔案管理規(guī)定

3 職責

3.1 總監(jiān)理工程師

3.1.1 組織編寫工程監(jiān)理項目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。

3.1.2 明確監(jiān)理信息流程。

3.1.3 組織整理工程項目的監(jiān)理資料。

3.2 專業(yè)監(jiān)理工程師

負責本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。

3.3 信息管理員

根據(jù)工程監(jiān)理項目部文件資料管理規(guī)定,實施文件資料的具體操作管理。

4 控制程序

4.1 明確監(jiān)理信息流程

根據(jù)工程特點,結合監(jiān)理現(xiàn)場實際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項目建設參建單位。

4.2 建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定

工程監(jiān)理項目部文件的編號規(guī)則應參照《文件控制程序》中相關規(guī)定,結合監(jiān)理現(xiàn)場實際予以制訂。

4.3 工程監(jiān)理項目部文件資料的登錄和分類存放

在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統(tǒng)一進行整理分類后傳遞給信息管理人員,進行集中收發(fā)和管理。

4.3.1 監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內容。

4.3.2 工程監(jiān)理項目部文件資料主要包括工程項目服務過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監(jiān)理項目部外部的文件是工程監(jiān)理項目部服務過程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:

a) 監(jiān)理合同;

b) 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則;

c) 監(jiān)理指令;

d) 監(jiān)理工作日志;

e) 監(jiān)理周(月)報;

f) 會議紀要;

g) 審核簽認文件;

h) 工程質量認證文件;

i) 危險源、環(huán)境因素調查資料;

j) 工程款支付證明;

k) 工程驗收記錄;

l) 質量事故調查及處理報告;

m) 各種監(jiān)理內部臺賬;

n) 工程施工文件資料;

o) 工程收函;

p) 勘察、設計文件;

q) 適用的法律、法規(guī)和標準、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;

r) 顧客提供的(包括設計圖紙)資料等;

s) 涉及本工程項目的上級文件、批復文件、審查意見、組織間來往文件等。

4.3.3 工程監(jiān)理項目部信息管理員應及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。

4.4 建立工程監(jiān)理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監(jiān)理項目部以外人員借閱資料應首先獲得總監(jiān)理工程師同意。

4.5 工程監(jiān)理項目部發(fā)出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于工程監(jiān)理項目部負責組織的圖紙會審及設計交底和工程協(xié)調及安全工作等會議,由工程監(jiān)理項目部組織整理會議紀要,紀要內容要做到真實、規(guī)范、參與各方簽字確認后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項目部對外發(fā)出的文件一般應采用計算機打印。有條件的監(jiān)理項目部應連接因特網(wǎng),建立計算機信息網(wǎng),以實現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。

4.6 對于顧客提供的設計圖紙等資料,由工程監(jiān)理項目部信息管理員按專業(yè)分類管理登記,由專業(yè)監(jiān)理人員驗證其有效性后,填寫“顧客財產登記表”。

4.7 對監(jiān)理現(xiàn)場使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認真審查,確保其處于有效期內;嚴禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。

第3篇 物業(yè)消防管理辦法作業(yè)指導文件

物業(yè)作業(yè)指導文件:消防管理辦法

1.目的

為提高安全消防意識,加強物業(yè)管理區(qū)域的消防管理,保障顧客及公司生命財產安全。

2.范圍

適用于公司消防安全管理工作。

3.定義

無

4.職責

部門/崗位 工作職責

總經(jīng)理公司消防安全第一責任人。

品質管理部協(xié)助總經(jīng)理落實和監(jiān)督公司各部門的消防工作,督促完善消防安全責任制度。

管理處經(jīng)理管理處消防安全第一責任人,負責管理區(qū)域防火工作的全面監(jiān)督檢查

安全部負責人開展安全消防教育、防火檢查,消除火災隱患。組織制定滅火和應急疏散預案,并實施演練,落實和監(jiān)督本管理處消防工作,完善防火安全責任制度。

安全員具體負責組織消防工作的具體實施,定期巡查,保障疏散通道、安全出口、消防車通道暢通;保障公共消防設施、器材以及消防安全標志完好有效。

5.方法及過程控制

5.1 總則

5.1.1 消防工作貫徹'預防為主,防消結合'的方針。

5.1.2消防工作在所管轄區(qū)的消防管理機關的監(jiān)督、指導下,執(zhí)行落實有關消防法規(guī)。

5.1.3 公司任何職員都有維護消防安全、保護消防設施、預防火災、報告火警、參與滅火工作的義務。

5.2 消防管理

5.2.1公司各管理處制定管理區(qū)域滅火方案、義務消防隊架構圖,并懸掛于消防控制中心,落實各項防火安全措施,保障轄區(qū)防火安全;

5.2.2消防設施和器材的配置

5.2.2.1安全部應在所管轄范圍內建立《滅火器臺帳》、《消防設施及器材分布一覽表》。

5.2.2.2管理處配電室、發(fā)電機房、電梯機房、控制中心、計算機房等重要設備房、辦公室、圖書室、員工食堂、宿舍、車庫、倉庫、固定崗亭等重要部位應當按規(guī)定配置相應的滅火器材。

5.2.2.3管理處所管轄區(qū)域內的商鋪、租戶公司辦公等經(jīng)營性、娛樂性場所應當配置相應的滅火器材。

5.2.2.4高層大廈每層必須配置不少于兩個2kg級以上的輕便滅火器,多層小區(qū)每個苑內均應設置滅火器放置點。

5.2.2.5管轄區(qū)域內裝修施工戶聘用的裝修施工單位應達到防火資質要求,施工作業(yè)現(xiàn)場應配置相應的滅火器材。

5.2.3設置消防安全標志、消防疏散示意圖

5.2.3.1小區(qū)(大廈)須有首層消防設施平面圖,并懸掛于控制中心,圖中應標注滅火器、消防栓、水泵接合器等消防設施圖標并與實際情況相符。

5.2.3.2高層樓宇每層明顯位置必須設消防疏散示意圖,各樓層安全出口暢通,安全疏散指示標識應統(tǒng)一、清晰、明確。

5.2.3.3管理處應根據(jù)管理處需求制定滅火作戰(zhàn)示意圖,并懸掛于消防控制中心。

5.2.4消防檢查與預防

5.2.4.1管理處每月組織人員至少進行一次防火檢查,對消防設施、器材等設備進行管理和維護,并填寫《消防設施及器材檢查表》及時消除火險隱患,將檢查結果上報管理處經(jīng)理。

5.2.4.2定期檢查煤氣管道、儀表、閥門、和法蘭接頭等應符合安全使用要求,具備使用管道液化石油氣條件的高層建筑,嚴禁使用瓶裝液化燃氣。

5.2.4.3管理處應保存有小區(qū)(大廈)的地下煤氣管網(wǎng)圖,小區(qū)內挖掘地面必須經(jīng)部門經(jīng)理確認方可動工。

5.2.4.4 禁止在具有火災、爆炸危險隱患的物業(yè)場所使用明火,因特殊情況需要使用明火作業(yè)的,應當按照規(guī)定提前辦理審批手續(xù),并采取相應的消防安全防護措施。

5.2.4.5 施工作業(yè)使用電、氣焊等具有火災危險的人員需持有政府有關部門頒發(fā)的《特種作業(yè)人員上崗證》。

5.2.4.6 管理區(qū)域內進行室內裝修戶,在需要增設電氣線路或進行動火作業(yè)時,必須符合安全要求,施工人員做好安全措施,嚴禁亂掛、亂接臨時電線等。

5.2.4.7在防火范圍內,辦公和商場裝修面積在50平方米以下的,由管理處經(jīng)理負責審批。超過50平方米的由消防機關審核。

5.2.4.8 舉辦各類集體活動,具有火災危害的,管理處應落實消防安全措施并至少提前1周上報相關政府部門。

5.2.4.9 禁止采用不符合國家標準或者行業(yè)標準的消防設施和器材,定期對消防器材設施進行檢測,以確保正常有效狀態(tài)。

5.2.4.10嚴格遵守明火、用電作業(yè)規(guī)定,易燃易爆、劇毒等危險品嚴禁進入管轄區(qū),具體參照《危險品管理辦法》執(zhí)行。

5.2.5 消防器材器材維護及檢查

5.2.5.1滅火器材需每月檢查、清潔,并在《消防設施及檢查記錄表》中予以記錄。要求壓力表指針保持在綠色安全壓力范圍內,擺放整齊,標簽、鉛封完好無損,核對使用說明及有效期限,按要求進行壓力測試和充裝。滅火器應掛置或裝入滅火器箱,須編制分布清單,列明品名、規(guī)格、數(shù)量、分布位置及有效期,并對滅火器統(tǒng)一編號。部門消防水帶投入使用五年以后,需要做水壓試驗,按分布位置均勻抽查1%,一般保證在5-20條之間,若其中有一條不合格,需要再次抽查同樣數(shù)量的水帶進行試驗,試驗壓力為5kg/cm2,試驗時間為60秒,以后每二年進行一次。

4.2.5.2防火服、消防工具、防火面具是大廈發(fā)生火災或消防演習時為消防滅火專用,任何人不得挪做他用,必須按指定位置擺放,表面要保持清潔、整齊,標識清晰,油漆完好。

5.3 消防演習

5.3.1消防培訓

5.3.1.1定期對管理處職員工進行消防知識培訓,義務消防隊員必須熟知火場避險'三會'即:會報警(119)、會使用簡易滅火器材,撲滅初期火災、會組織疏散撤離。

5.3.1.2 每位員工應熟悉自己的崗位的環(huán)境、設備及物品情況,熟悉安全出口等疏散通道的位置和消防器材設施的具體分布情況。

5.3.1.3每半年各管理處對管理處在職職員工進行一次消防知識考核,積極協(xié)助消防工作機關對消防工作的檢查和指導,每半年對小區(qū)(大廈)客戶至少進行一次消防知識的宣傳、普及。

5.3.2消防緊急集合

5.3.2.1消防緊急集合每季度至少進行一次,以安全部人員為主。

5.3.2.2管理處緊急集合的指定地點及所需時間依據(jù)《突發(fā)事件處理辦法》的相關要求執(zhí)行。

5.3.2.3準確記錄義務消防隊員在接到緊急集合命令后趕至指定地點的時間及攜帶滅火裝備情況,并在《緊急集合情況記錄表》中予以記

錄。

5.3.2.4緊急集合中不能達到要求的人員,由部門主管負責制定整改措施,由部門經(jīng)理決定處理意見。

5.3.3消防演習

5.3.3.1每半年各管理管理處至少組織一次消防實戰(zhàn)演習,演習必須使用滅火器、消防水帶等。

5.3.3.2安全部負責人演習前一周制定演習方案經(jīng)部門經(jīng)理審批后,報品質部備案。

5.3.3.3演習后應有相應的圖片記錄,并對演習情況進行總結,記錄在《 演習計劃及情況登記表》上。

6.支持性相關文件

tjzzwy7.5.1-a01-08《危險品管理辦法》

tjzzwy8.2.3-a01-01《突發(fā)事件處理辦法》

tjzzwy7.5.1-a01-05 《消防滅火操作辦法》

7.質量記錄和表格

tjzzwy7.5.1-a01-04-f1 《滅火器臺帳》

tjzzwy7.5.1-a01-04-f2 《消防設施及器材分布一覽表》

tjzzwy7.5.1-a01-04-f3《消防設施及器材檢查表》

第4篇 萬科地產項目文件管理辦法

vk地產項目文件管理辦法

1.項目經(jīng)理部文件按照下列分類方式進行存檔整理:

第一冊:公司管理規(guī)范

工程管理規(guī)范一套

工程管理指導書

第二冊:施工合同

第三冊:物資合同

第四冊:公司來文

第五冊:政府來文

第六冊:施工單位來文

第七冊:監(jiān)理公司來文

監(jiān)理合同

監(jiān)理人員登記表及資格證書

監(jiān)理規(guī)劃

監(jiān)理細則

監(jiān)理例會紀要

監(jiān)理月報及審核意見

其他來文

第八冊:施工組織設計

施工方案

第九冊:設計變更

建筑設計變更及圖紙會審紀要

結構設計變更

水電設計變更

第十冊:工程簽證

第十一冊:限價單/零星工程

第十二冊:計劃管理

項目發(fā)展計劃(營銷部門編制)

總進度控制計劃及評審記錄

施工圖紙交付計劃

分判商進場計劃

樣板確認計劃

甲供材料進場計劃

資金使用計劃

總進度計劃(施工單位)

月計劃(施工單位)

周計劃(施工單位)

第十三冊:工程質量記錄

第十四冊:材料設備管理

樣板登記一覽表

收(調)料單

設備調試驗收記錄

第十五冊:交工前樓宇檢查記錄

第十六冊:項目經(jīng)理部發(fā)文

報公司文件

發(fā)公司有關部門協(xié)辦單

發(fā)總包、分包、監(jiān)理

報政府文件

其他發(fā)文

第十七冊:進度款支付

工程進度款審批單

物資進度款審批單

扣款通知單

獎/罰款通知單

第十八冊:會議紀要

公司每月工程例會紀要

公司現(xiàn)場工作協(xié)調會紀要

甲方召集專題會議紀要

項目經(jīng)理部內部會議紀要

第十九冊:工程交工資料(甲方)

甲方交工資料目錄(檔案館編制)

各種甲方交工資料

如:開竣工報告

中間驗收資料

工程報建資料

第二十冊:驗收報告

材料進場驗收報告

工程驗收報告(不需政府參與的驗收)

履約評定表

2.項目經(jīng)理部收文嚴格按照公司的有關規(guī)定執(zhí)行,項目秘書收文后轉交項目經(jīng)理助理,由經(jīng)理助理判斷執(zhí)行及傳閱人員,傳閱后須在傳閱文件上簽字并交項目秘書存檔;

3.項目經(jīng)理部發(fā)文需按照發(fā)文格式擬稿,由項目秘書統(tǒng)一編號并存檔。

4.項目經(jīng)理部印章由項目秘書統(tǒng)一管理,使用印章必須登記。印章形式見《項目經(jīng)理部印章》

第5篇 物業(yè)ic卡管理辦法作業(yè)指導文件

物業(yè)作業(yè)指導文件:ic卡管理辦法

1.目的

規(guī)范對ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。

2.范圍

適用各管理處ic卡的工作管理

3.定義

無

4.職責

部門/崗位工作職責

管理處經(jīng)理負責對ic卡的發(fā)放工作的全面監(jiān)督和檢查

管理處指定人員/崗位負責ic的日常辦理和授權、變更、回收等工作的具體操作

安全部負責核對顧客的ic卡使用情況

5.方法及過程控制

5.1.ic卡的發(fā)放控制

5.1.1管理處經(jīng)理負責對ic卡發(fā)放管理工作進行監(jiān)督、審批。

5.1.2管理處指定專人負責ic卡的授權發(fā)放管理工作,負責申請人的身份識別、房號和使用范圍等登記。每季度對ic卡進行統(tǒng)計整理,填寫《ic卡季度整理表》,對異常情況進行核查處理,負責對電腦管理權限密碼每季度進行更改。

5.2 ic卡的登記發(fā)放

5.2.1業(yè)主申請領卡須出示有關證件及購房合同,ic卡發(fā)放人員根據(jù)證件及購房合同,進行發(fā)卡、授權,并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》上進行登記。

5.2.2公司或相關工作人員如需申請領卡,需經(jīng)理或經(jīng)理授權人審批簽名,發(fā)放人員進行ic卡的發(fā)放授權,并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》進行登記。

5.2.3 ic卡持有人如需對卡的授權內容進行變更,須持有相關證件,由發(fā)卡人員予以變更,并登記。

5.2.4業(yè)主和工作人員發(fā)卡情況應分開登記。

5.3 ic卡的掛失、解掛

5.3.1持卡人掛失/解掛ic卡時,須出示本人身份證,經(jīng)ic卡發(fā)放人核對無誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。

5.4 ic卡的更換、退還

5.4.1持卡人在保修期內ic卡自然損壞,憑舊卡可在管理處換取新卡,發(fā)卡人回收舊卡并登記。

5.4.2持卡人因人為造成ic卡損壞,如打孔、折疊、機洗等只能重新申請領卡,不能更換。

5.4.3公司贈送的ic卡辦理退還相關手續(xù)時不能退還押金。

5.4.4車主不再承租車位后,管理處應及時知會發(fā)卡人員,取消其車場授權,并經(jīng)車主確認后方可辦理解除手續(xù),同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。

5.5 ic卡的注銷

5.5.1如業(yè)主產權發(fā)生變更,管理處應及時通知發(fā)卡人員,對其ic卡進行注銷,并通知原業(yè)主。

5.5.2如果工作人員持有的ic卡存在不合理使用或丟失,發(fā)卡人應立即予以掛失或收回ic卡并賠償損失,同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。

5.6 ic卡的授權期限規(guī)定

業(yè)主及家庭成員(管理處業(yè)主資料中有登記的)的門禁系統(tǒng)ic卡授權期限一般為十年;車輛ic卡的授權期限根據(jù)業(yè)主租用車位的期限進行授權。其他人員ic卡授權期限一般為一年,最長不得超過兩年。

5.7工作人員ic卡的回收

工作人員調離或離職,由人事管理員協(xié)助授權人收回ic卡,登記在《ic 卡發(fā)放/異常情況登記表》。

6.支持性文件

無

7.質量記錄表格

tjzzwy7.5.1-a01-03-f1《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》

tjzzwy7.5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》

tjzzwy7.5.1-a01-03-f3 《機動車ic卡辦理通知單》

第6篇 t公司文件管理辦法

為了控制公司文件發(fā)放的適當范圍、作廢文件的及時回收,確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性,特制定本規(guī)定。

1、文件的發(fā)放:

(1)財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內發(fā)放的文件,各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件,由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時,必須將文件打印并復印好,由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部,由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

(3)任何文件,發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件,由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在,由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發(fā)放回收登記表”,并由個人親自簽字接收。

(4)需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學習材料等),發(fā)放人只需發(fā)放到相關正科長級管理人員,再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關個人。

2、文件的更改:

(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改,且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀,由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認可),連同編制形成部門負責人的私章送原發(fā)放人,由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字數(shù)多少和繁簡情況,可到現(xiàn)場為原件人更改,也可以收回后予以更改,再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句,在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句,并在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

3、文件的換頁:

(1)任何原因造成文件單頁大面積修改,需換頁的,由原編制形成將需修改頁面進行修改并打印、復印好,由其部門負責人書面寫明換頁情況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認可)送原文件發(fā)放人,由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。

(2)所有需換頁的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間,將原頁銷毀。

4、文件的回收、作廢:

(1)因公司制度匯總、部門調整、規(guī)劃變化等原因,造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的,由匯總部門或新文件編制形成部門負責人,安排原發(fā)放人予以回收。

(2)文件發(fā)放人在回收文件時,必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名后回交。

(3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門,對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收當日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

5、其它規(guī)定:

(1)任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿,必須發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務部經(jīng)理、生產部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負責人及其他相關聯(lián)人員,以便了解公司政策方向,根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進行修改,確保接口部門的相互配合。

(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

(3)任何文件相關部門負責人接收后必須領學或傳達應執(zhí)行的員工,認為有必要復印下發(fā)到相關員工時,須向原發(fā)放部門提出申請,由原發(fā)放部門復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā),避免文件使用范圍失控,造成有效和無效版本的混淆。

(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存?zhèn)洳樽C明的,發(fā)放人只需蓋上作廢章即可,不予收回,但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明,妥善保管,以便備查。

(5)發(fā)放文件屬討論稿的,討論人組織討論結束后須按時交文件編制形成部門。

(6)文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊,妥善保管,以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準,不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外,對由此造成的一切后果負責。

7、本規(guī)定各條款如有違犯,對責任人每次罰款50元,由其直接領導開通用罰款單收繳。

第7篇 健升房地產資料文件管理辦法

1.人員安排

指定專人負責資料文件管理工作,負責公司下達的文件命令、指示,并督促經(jīng)辦人員執(zhí)行。

2.文件收發(fā)基本要求

a、建立收發(fā)文登記簿,收發(fā)文時填寫'文件日期'、'文件編號'、'文件內容'、'收發(fā)文單位'。

b、發(fā)文必須及時準確,并要求收文人簽收。

c、發(fā)出文件必須留底,分類存檔。

d、收到文件后,要做好登記,并及時轉發(fā)有關人員。需要傳閱的,采用發(fā)給甲--收回--再發(fā)給乙--……的方法,并要求閱后簽名。

e、所有收到的文件均須歸檔保管,如屬傳真件要以復印件存檔。

3.資料文件保管要求

做到資料齊全,便于查詢。

a、文件的分類:

資料分類的目的是為了便于使用。不同時期不同的工作重點,相應文件的分類也會有所變化?；痉诸愒瓌t如下:

⑴公司內部:

①公司文件;

②地產部內部文件;

③公司各部門往來文件;

⑵往來文件:

①與物業(yè)公司往來文件;

②與業(yè)主或客戶往來文件;

③其他往來文件。

⑶樓宇資料:

①基礎數(shù)據(jù)文件;

②有關設計文件;

③報建批文文件;

④銷售有關文件;

⑤市場調查文件;

⑥其他文件。

b、根據(jù)以上分類標準將文件分門別類,隨時編制目錄。

c、按時間分類將資料文件裝訂成冊,統(tǒng)一制作封面、目錄,進行妥善保管。

4.資料查詢

a、非本部門人員要查閱有關資料,必須獲得本部門經(jīng)理許可后方可查閱。

b、查閱人僅限查閱許可的資料。

c、借閱文件資料時,需經(jīng)部門經(jīng)理批準,登記后方可借閱,時間不得超過7天。

d、如需復印,應經(jīng)部門經(jīng)理許可,并由資料管理人員復印并進行登記。

第8篇 建筑工程質量安全文件管理辦法

建筑工程質量、安全文件管理辦法

工程文件包括施工合同;施工圖紙;甲方、乙方、監(jiān)理公司、設計方來往文件;工程使用材料質量證明;施工過程中的各種質量、安全檢驗記錄;施工中執(zhí)行的相關的國家規(guī)范、標準、技術規(guī)程;上級主管部門的規(guī)定和指令;公司質量體系文件等,這些文件是工程施工重要依據(jù)和質量情況的真實反映。

項目部指定經(jīng)培訓合格的專職工程文件管理員(資料員、安全員),及時收集、記錄、歸類、登記發(fā)放、歸檔。

一、資料員對項目部使用的相關的國家規(guī)范、標準、技術規(guī)程,上級主管部門的規(guī)定、指令和公司質量體系文件進行統(tǒng)一管理和保管,執(zhí)行使(借)用審批程序。

二、圖紙:在施工前應把所的修改變更在圖紙上進行標明或更換新改的施工圖,圖紙使用人員在施工圖紙出現(xiàn)因使用、保管不當造成模糊的,必須及時向資料員申請更新。

三、施工前的各種技術、安全交底,經(jīng)各班組簽字確認后,由資料收集歸檔。

四、甲方、乙方、監(jiān)理公司、設計公司來往文件,資料員經(jīng)確認后,及時轉送到相關的管理人員手中,并做好文件發(fā)放登記。

五、采購資料:每批材料進場,資料員必須向廠家索取該產品的質量證明書。向監(jiān)理公司申報,辦理準許使用手續(xù)。質檢員對進行材料進行取樣送檢,檢驗結果交由資料員保管。

六、施工過程中的各種檢查記錄,質檢員嚴格按gbj301―98《建筑工程質量檢驗評定標準》如實對質量情況進行記錄,并交監(jiān)理公司確認后,由資料員歸檔。

七、施工過程中安全監(jiān)督部門、公司及項目部的各種安全檢查記錄,應歸時歸檔,并對存在問題的糾正和預防措施的處理進行歸檔。安全員嚴格按jgj59―99《建筑施工安全檢查標準》定期對施工過程中的安全情況進行評定,并記錄歸檔。

八、工程滿足竣工要求時,由項目經(jīng)理組織公司、項目部有關人員按gb50300―2001《建筑工程施工質量驗收統(tǒng)一標準》對工程進行最終評定,資料員對需歸檔的質量、安全文件進行整理,整理后送業(yè)主、質監(jiān)站、監(jiān)理公司核查。保證驗收前所有工程歸檔資料符合歸案要求,配合竣工驗收工作。

第9篇 某有限公司文件管理辦法

第一章總則

第一條為加強公司文件的管理工作，建立和完善公司文件體系，使文件的起草、審核、發(fā)布工作程序化，執(zhí)行管理規(guī)范化，督促檢查常態(tài)化，實現(xiàn)文件管理的閉環(huán)運轉，從而不斷優(yōu)化管理流程，提高工作效率，促進依法治企，結合公司經(jīng)營管理實際，特制定本辦法。

第二條本辦法規(guī)定了公司文件編寫的基本要求，明確了文件的工作計劃制訂、制定發(fā)布、執(zhí)行督查、修改完善、廢止、匯編整理等操作程序。

第三條本辦法所稱的文件是指由公司有關部門依據(jù)國家有關法律、法規(guī)和上級有關規(guī)定，結合自身實際情況制定的規(guī)范公司生產、經(jīng)營、管理的規(guī)范性文件，文件的名稱包括“規(guī)定”、“規(guī)程”、“辦法”、“標準”、“實施細則”、“實施意見”等。

第四條公司所屬各部門干部員工必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本辦法，確保文件管理工作順利有效開展。

第二章職責與分類

第五條綜合辦公室是公司文件工作的歸口管理部門，主要負責公司文件管理辦法的制訂與完善，建立健全文件體系框架、擬訂公司年度文件建設計劃、組織文件草案審核與發(fā)布，開展文件管理調研，定期對文件執(zhí)行情況進行匯總評估并提出改進建議。

第七條各部門負責各自職責范圍內的文件的制定，按要求上報年度文件建設計劃，及時做好文件宣貫和執(zhí)行過程中的解釋與指導，確保業(yè)務管理文件健全規(guī)范，流程清晰順暢，并匯同文件管理部門和執(zhí)行督查部門做好業(yè)務文件的執(zhí)行督查與評估工作。

第八條各部門應切實做好文件的貫徹落實工作，及時將文件傳達給本單位員工，并將文件執(zhí)行意見或文件建設建議反饋給文件制訂與管理部門，配合做好文件建設與管理工作。同時，應結合本單位實際，建立內部文件管理體系，定期對內部文件進行梳理，在此基礎上，提出文件建設計劃，制定相關操作規(guī)章或細則。

第九條公司文件按業(yè)務性質和功能分為組織人事類（包括機構崗位職責、干部人事管理）、行政事務類、生產管理類、營業(yè)服務類、工程建設類、財務經(jīng)審類、薪酬福利類、物資設備類、安全保衛(wèi)類、科技管理類、其他等十二類。

第三章文件建設計劃的制訂

第十條文件建設計劃指新制定或修訂文件的計劃。一般按年實施，必要時可以更長，但不得超過3年。

第十一條各部門根據(jù)公司實際，結合職責管理范圍和已有文件執(zhí)行情況，每年年底前將下一年度的文件建設計劃（建議）交文件管理部門。各基層也應根據(jù)實際，明確本單位文件建設計劃，并交公司文件管理部門備案。

第十二條文件管理部門根據(jù)各部門提出的文件建設（計劃）建議，結合文件執(zhí)行與管理實際需要，擬訂出公司年度文件建設計劃，提交辦公會議討論后實施，并列入各部門考核目標。

第十三條文件建設計劃包括以下內容：

（一）文件名稱；

（二）起草文件的承辦部門、協(xié)辦部門及征求意見單位；

（三）制定文件的目的、依據(jù)；

（四）文件的主要內容；

（五）文件制訂或修訂的進度安排。

第四章文件的起草

第十四條文件草案由其內容所涉及的業(yè)務部門負責起草。對文件內容涉及幾個部門管理職能的，由業(yè)務歸口管理部門牽頭組織有關部門共同擬定。

第十五條為確保文件協(xié)調順暢、規(guī)范可行，起草部門應對其起草項目進行深入調查研究，掌握國家有關法律、政策及公司現(xiàn)狀，并應對其所擬定文件草案的可行性和執(zhí)行效果有一定的預測。

第十六條文件草案應包括以下主要內容：

（一）文件制定目的；

（二）文件的適用范圍；

（三）各相關部門應履行的職責；

（四）文件的具體規(guī)范或操作程序；

（五）負責文件解釋的部門；

（六）實施生效日期；

（七）其他事項。

第十七條文件應符合文件制定的技術要求，內容合法，結構嚴謹，文字簡明，標點符號正確。文件一般用條文表達，每條可分為項、目、款，款不編序號，另起自然段；項的序號用中文數(shù)字加括號依次表述；目的序號用阿拉伯數(shù)字依次表述。內容較多的，可以根據(jù)條款涉及內容分章、節(jié)，并按條表述。各類文件編號規(guī)定如下：

質量手冊編號為gh/zl--□□□

程序性文件為gh/_c--□□□

管理性文件為gh/gl--□□□

作業(yè)指導書文件為gh/zy--□□□

外來文件編號為wl--□□□,外來參考文件、法規(guī)、政府文件直接用原件編號。

第十八條文件中職責劃分應該明確，盡可能減少職能交叉。為便于操作，新訂或修訂文件時應盡可能附操作流程圖，操作流程應清晰易懂。

第十九條文件在起草過程中，應當廣泛聽取有關領導和部門的意見，對涉及職工利益的應當聽取職工代表的意見。意見不一致時，要進行協(xié)商完善。文件草案意見征詢，一般由文件起草部門負責落實。

第五章文件的審核與發(fā)布

第二十條文件在意見征詢完善后，應送文件管理部門審核，必要時文件管理部門應組織相關專業(yè)人員或提請企業(yè)法律顧問論證，對內容有爭議的應退回原起草部門進一步修改完善。審核的內容主要包括：

（一）是否征求相關部門、單位和管理服務對象的意見；

（二）是否與現(xiàn)行的文件協(xié)調、銜接；有無沖突、重復；

（三）文件草案體例結構、條款、文字等是否符合文件的要求；

（四）是否切合企業(yè)實際和體現(xiàn)權責利對等原則；

（五）邏輯是否嚴密，流程是否順暢，是否具備可操作性；

（六）其他要審核事項。

第二十二條為提高文件的嚴肅性，根據(jù)有關法規(guī)、制度的要求，以及公司職責分工的規(guī)定，各類文件一律由公司董事長、經(jīng)理、副經(jīng)理簽發(fā)。

第二十三條經(jīng)簽發(fā)的文件，應注明生效時間，以“自發(fā)布之日起執(zhí)行”或明確注明具體的生效時間，并建立發(fā)放與回收記錄。

第六章文件的執(zhí)行督查與評估

第二十五條文件一經(jīng)發(fā)布,必須嚴格執(zhí)行。文件執(zhí)行應和文件建設一起列入各部門目標考核。具體由文件管理部門、業(yè)務部門與目標考核管理部門共同配合做好。

第二十六條各部門對本單位文件執(zhí)行情況負責。業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務管理范圍對相關文件的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，及時跟蹤、收集文件執(zhí)行的信息,為修訂文件提供依據(jù)。對文件執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進意見。

第二十七條公司文件主管部門定期或不定期組織對各項文件執(zhí)行情況進行抽查，并對抽查結果及時進行反饋。檢查結果與考核掛鉤。

第二十八條文件發(fā)布后,應按年對文件特別是新建或修改文件的有效性、可行性進行評估,為公司文件體系的進一步完善提供依據(jù)。文件評估由文件管理部門結合文件督查執(zhí)行情況，在全面征詢各有關單位意見基礎上完成，并形成評估報告后提交公司領導班子。

第七章文件的修訂與廢止

第二十九條文件修改一般由文件的制定部門根據(jù)文件執(zhí)行實際提出，對文件執(zhí)行歧義較大或與公司新的管理體制或運營實際不符的，文件管理部門可以提請文件的制定部門進行修改。

第三十條凡涉及責任部門、操作程序、執(zhí)行要求等內容變化，該文件必須重新修訂發(fā)布。文件修訂按照文件新建程序執(zhí)行，并由各相關業(yè)務部門負責落實。

第三十一條現(xiàn)行文件被新的文件所取代時，應在文件中注明予以廢止。對因企業(yè)發(fā)展實際不需要繼續(xù)執(zhí)行或更新的文件，文件管理部門應在文件匯編說明中予以明確廢止。

第八章文件的匯編

第三十二條本著統(tǒng)一、精簡、節(jié)約的原則，公司文件匯編由文件管理部門統(tǒng)一負責。各基層單位可根據(jù)實際，對本單位具體操作文件進行梳理匯編。

第三十三條文件匯編一般按一年一小編，五年一大編原則進行。文件管理部門每年一季度，對上年度公布實施文件進行統(tǒng)一分類匯編，印制成冊后下發(fā)。每五年對企業(yè)文件進行一次全面梳理，重新分類匯編下發(fā)。

第10篇 交工技術文件管理辦法

1范圍

本標準規(guī)定了交工技術文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。

本標準適用于工程項目交工技術文件的管理。

2總則

為明確交工技術文件形成的過程及各相關環(huán)節(jié)之間的關系,特制定本標準。

3 規(guī)范性引用文件

《吉林省建筑工程施工技術資料標準》

煉油化工建設項目(工程)交工技術文件

《建筑安裝工程質量檢驗評定標準》

《工業(yè)安裝工程質量檢驗評定標準》

4術語和定義

本標準采用了下列術語:

4.1交工技術文件

交工技術文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預試車完成,移交給建設單位的技術文件。

4.2項目工程:指在一個總體設計或初步設計范圍內,由一個或若干個互相有內在聯(lián)系的單項工程所組成的建設項目。

4.3單項工程:是建設項目的組成部分,具有獨立設計文件,建成后能夠發(fā)揮生產能力或效益的生產裝置(車間)或獨立工程,也可稱為“裝置”。

4.4單位工程:指單項工程中,具有獨立施工條件或獨立使用功能的工程。在石化總公司建設項目中,“單位工程”與“單元名稱”相對應;在化工項目中與“工號”相對應。

4.5中間交接

中間交接是指單位工程按設計文件所規(guī)定的范圍完成,并經(jīng)管道系統(tǒng)和設備的內部處理,電氣和儀表調試及單機試車合格后,與建設單位所做的交接。

4.6工程交接

工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后,施工單位和建設單位按規(guī)定內容所做的交接。

5管理內容與要求

5.1 交工技術文件的管理流程(見附圖)

5.2 交工技術文件的策劃

5.2.1 明確交工技術文件的執(zhí)行標準。由公司市場開發(fā)部在與建設單位簽定的工程承包合同中規(guī)定。當建設單位無明確表示時,應在合同中規(guī)定“交工技術文件按工程總承包單位的規(guī)定執(zhí)行”。

5.2.2劃分工程項目的單位工程,規(guī)定施工單位,統(tǒng)一編號。該項工作由項目部在確定完施工單位的基礎上,以文件形式下發(fā)給施工單位及有關部門,在工程開工后兩個月以內完成。

5.2.3 下達立卷分冊的要求。 根據(jù)單位工程的劃分,在征得建設單位同意的基礎上,項目部負責立卷分冊,正式打印下發(fā)。

5.2.4 確定交工技術文件模式。根據(jù)合同規(guī)定,項目部從交工技術文件模式中選定本工程應用的交工技術文件標準,以文件形式下發(fā)。

5.3 工程技術文件的形成和同步積累

5.3.1 施工單位技術人員是交工資料形成的直接責任人,對交工基礎資料的形成和同步積累負直接責任。

5.3.2 項目部工號技術負責人是交工技術文件的主要負責人員,對交工技術文件的形成和同步積累負主要責任。

5.3.3 項目部施工經(jīng)理是交工技術文件工作的直接領導者和組織者,對交工技術文件工作負全責。

5.3.4 施工單位技術人員將分項工程質量自檢記錄做為技術交底的一部分下達施工班組和其它責任人員,他們按照各自的要求分別實施和簽證,完成后返回工號技術負責人。工號技術負責人進行整理、核定和簽證,在分部工程完工后交項目部工號技術負責人。

5.3.5 設計變更和技術簽證(技術聯(lián)系單)由資料員領回建帳,發(fā)放到項目部工號技術負責人實施并下達到施工單位執(zhí)行,同時收集作為交工技術文件。

5.3.6 材料、零部件質量證明書由材料供應部門設專人管理,在材料進入施工現(xiàn)場的同時,向技術人員提供合格的足夠數(shù)量的證件。本工程專用的材料、零部件,合格證原件應交項目部工號技術負責人放入交工技術文件正本,供應部門留復印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應部門,復印件交工,但復印件要標明原件在何處,并加蓋經(jīng)手人印章和抄件專用章。

5.3.7 設備和備品配件質量證明書由設備工程師提供,合格證原件放入交工技術文件正本。

5.3.8 交工技術文件隨著工程進度逐步形成,資料必須與工程同步,各級簽證應在施工項目完成后隨即進行。工號技術負責人要注重工程隱蔽記錄和聯(lián)合簽證的及時性。

5.3.9 分部分項工程質量檢驗評定完成后,由工號技術負責人存查或并入交工技術文件。單位工程質量評定經(jīng)上級主管部門核定后,由項目部質檢工程師將工程質量評定表等送交交工技術文件相關卷冊的組卷責任人整理成冊。

5.3.10 竣工圖由項目部組織編制,必須做到齊全準確?？⒐D要做到與設計資料、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”,同時填寫竣工圖編制記錄。

5.4 交工技術文件的整理

5.4.1 項目部工號技術負責人負責交工技術文件的整理工作,凡屬交工技術文件范疇的各種資料,均由各有關部門和責任人員交工號技術負責人整理。

5.4.2 為使技術文件管理清晰,防止混亂和遺漏,各項技術文件都要分門別類整理保管,每類宜分別填寫文件目錄,每加入一份,隨時將其名稱填在目錄中。

5.4.3 交工技術文件的順序由公司技術質量部在交工技術文件的組成模式中加以規(guī)定。

5.5 質量經(jīng)理

5.5.1 項目部質量經(jīng)理組織本工程項目交工技術文件的審查工作,對交工技術文件的質量負責。

5.5.2 交工技術文件的最終審查,在收集齊項目的全部交工資料和完成竣工圖編制后,由項目經(jīng)理統(tǒng)一組織終審。

5.6 交工技術文件的送審和交接簽證

5.6.1 交工技術文件經(jīng)終審后,由項目部邀請建設單位和質量監(jiān)督站進行予審。

5.6.2 予審提出的問題由項目部整改,整改完成后項目部提出整改報告給建設單位、檢查部門。

5.6.3 交工技術文件審查通過后,按規(guī)定進行正式裝訂。

5.6.4 裝訂結束后,項目部將交工技術文件正式移交給建設單位驗收簽證。

5.7 對于外包工程,根據(jù)“誰分包,誰負責”的原則,由發(fā)包的單位全權負責交工技術文件工作。

5.8 交工技術文件的歸檔

項目部負責交工技術文件的外部簽證工作。簽證完成后,項目部負責將交工技術文件副本送公司檔案室存檔。

6 本標準產生的質量記錄

a. 交工技術文件;

b. 存查資料;

c. 交工技術文件立卷分冊目錄;

c. 竣工圖編制記錄;

d. 交工技術文件最終審查簽證表;

e. 科技檔案移交清冊。

7 附錄

a. 交工技術文件立卷分冊目錄;

b. 竣工圖編制記錄;

c. 交工技術文件最終審查簽證表;

第11篇 物業(yè)招投標管理辦法作業(yè)指導文件

物業(yè)作業(yè)指導文件:招投標管理辦法

1.目的

規(guī)范服務及工程項目招投標工作。

2.范圍

適用于公司內所有合同金額在$2萬元-$5萬元之間的物業(yè)招標工作,本辦法管理范圍包括:新建土建項目、新購置設備項目、技術改造與更新項目、房屋維修工程(翻修工程、大修工程、中修工程、小修工程、綜合維修工程)、裝修項目、維保工程(電梯、有線電視、安防系統(tǒng)、車閘、清潔、綠化、消殺等)、工服制作、新增服務項目等。超出權限規(guī)定及由管理處自行完成的工作不在本招投標管理辦法范圍內。

3.職責

部門/崗位地產出資職責物業(yè)出資職責

品質管理部受委托項目的招投標工作的協(xié)調配合組織2萬元以上5萬元以下招投標工作

財務管理部

標底的測算、費用審算工作參與2萬元以上5萬元以下的招投標工作

地產工程管理部組織50,000元以上招投標工作必要時參與工程監(jiān)督及竣工驗收

申報部門受委托負責10,000-50,000元以內招投標工作及具體工程實施參與2萬元以上5萬元以下的招投標工作;與施工單位擬制施工協(xié)議

4.方法和過程控制

4.1總則

4.1.1公司成立招標工作小組,其組成人員包括:招標申請部門經(jīng)理及專業(yè)負責人、品質管理部代表、財務管理部代表、法務人員、地產相關部門人員(與地產相關項目)、分管領導、總經(jīng)理。定標時由招標工作小組集體決策。

4.1.2招標權限界定

4.1.2.1招標預算總額在二萬元以下,由提出招標申請的部門負責施工單位選擇,可以不進行招投標,但管理處需進行三家性價比對程序后選擇承包商;

4.1.2.2招標預算總額在二萬元以上,五萬元以下由物業(yè)公司招投標小組負責通過招投標選擇施工單位

4.1.2.3招標預算總額在五萬元以上,由提出施工的管理處為主,品質管理部輔助組織相關資料后,交由地產工程管理部組織進行招投標選擇施工單位。

4.1.3招標應采用公開招標或邀請招標的方式,但無論采取何種方式,都必須有三家以上的投標單位參與競標。

4.1.4整個招標過程必須保持透明度,各部門積極配合、全面溝通、信息共享,杜絕暗箱操作。

4.1.5做好保密工作,任何人均不得泄露標底、投標文件、評標、定標等內容,以保證招標的公正性與效果。

4.2 招標項目的確定

4.2.1各部門根據(jù)工作需要,或是按照公司、地產公司、業(yè)委會等部門的要求,確定擬招標項目。

4.3 地產出資工程招標權限界定

4.3.1由管理處以書面形式(或郵件)向地產工程管理部提交申請報告,報告應詳列原因、工程規(guī)模、費用預算等,經(jīng)地產工程管理部或地產相關領導審批同意后方可進行下一步工作。

a.造價在2000元以下的工程,由地產相關部門確認審算工程,可以不進行招投標,管理處按公司采購管理程序選擇承包商。

b.造價在2000-50,000元以內的工程,經(jīng)地產委托認可,相關管理處申請招投標工作,品質管理部負責組織招投標工作,地產相關部門參與定標,報地產領導審批。

c.造價在50,000元以上的工程,由地產公司組織招投標。物業(yè)公司負責提供相關招標資料。

4.4招標工作程序

4.4.1招標文件

4.4.1.1制定招標計劃、編制招標文件,提出招標申請的部門/管理處,提出詳細的招標項目、時間計劃、技術交底、達到的相關標準、配合等要求,符合招標審算權限的將招標申請和以上資料合并提出審批,超出招標審算權限的由招投標小組協(xié)助管理處提請地產工程管理部進行招投標。自審批結束5日內由招投標小組主持編制招標文件并核定標底,以及審查修改標書中的經(jīng)濟條款,招標文件編制完成后進行審批;

4.4.1.2招標文件內容:招標文件應包括正文和附件,正文包括:投標承諾書、招標內容、招標范圍、項目簡介、工期、質量要求、工程造價要求、安全防護責任、投標須知、投標截止日期、開標時間和地點、評標辦法、違約責任、投標押金 、相關規(guī)范、投標文件格式、特別約定等,附件包括:相關圖紙、擬簽標準合同(明確我方要求的全部內容)等

4.4.1.3各類招標文件、記錄由品質管理部制定示范文本,作為公司該類招標的標準范本。

4.4.2招標信息發(fā)布及投標邀請

4.4.2.1公開招標的項目可以在當?shù)刂饕獔蠹?、網(wǎng)站或建設交易服務中心發(fā)布招標信息,并按政府有關部門規(guī)定辦理手續(xù)。

4.4.2.2實行邀請招標,由招標申請部門、品質管理部從公司《合格服務供方一覽表》中選擇所需數(shù)量的投標單位進行邀請招標。

4.4.2.3如《合格服務供方一覽表》沒有合適的投標單位或數(shù)量不夠,應由相關部門推薦,再組織進行考察,考察合格后方可選為投標方,并納入《合格服務供方一覽表》。

4.4.3 發(fā)標

4.4.3.1招標文件的發(fā)放、答疑及現(xiàn)場勘察由品質管理部組織,招標申請部門、財務管理部、法務人員參與。

4.4.3.2公開招標的項目,要按照合格承包商標準和項目要求對投標單位進行審查,審查合格的投標單位方可發(fā)放招標文件。

4.4.3.3招標現(xiàn)場答疑由招標申請部門負責做好記錄工作,該記錄將作為招標文件的附件一并發(fā)給投標單位。

4.4.4開標

4.4.4.1招標文件應規(guī)定:投標單位應在規(guī)定日期之前將投標文件送交品質管理部,投標截止日期之后,原則上不再接受任何投標文件。

4.4.4.2標書必須密封加蓋公章,開標前任何人不得擅自打開標書。

4.4.4.3品質管理部主持開標工作,開標工作應集體在場,現(xiàn)場拆封,該過程和內容由招標申請部門作好記錄并填寫《開標記錄表》,參加開標的全體人員簽字確認。

4.4.5 評標和定標

4.4.5.1開標后,招標小組成員對各投標書內容進行分析評比(與投標單位有利害關系的人員不得參與評標)

4.4.5.2 評標人應客觀、公正地履行職務,對自己提出的評審意見承擔個人責任。

4.4.5.3 評標應以滿足招標文件要求為依據(jù)。定標原則為:

a.能滿足招標文件的實質性要求,并經(jīng)評審其投標價格是合理低價。

b.同等條件下,原來與公司有過良好合作關系的投標方優(yōu)先中標。

4.4.5

.4 下列情況須重新招標:

a.發(fā)現(xiàn)投標單位相互串通投標。

b.投標單位以他人名義投標或以其他方式弄虛作假,騙取中標。

c.投標單位以向招標工作小組成員行賄的手段謀取中標。

d.開標后,發(fā)現(xiàn)所有投標皆不滿意(如各標價均高出標底價,不在合理報價范圍之內)。

4.4.5.5 整個評標定標過程須作好記錄,全體參加評標人員簽字確認。

4.4.5.6 確定中標單位后3天內,品質管理部向中標單位發(fā)出中標通知函,并將中標結果以書面形式通知其他投標單位。

4.4.6 簽訂合同

4.4.6.1由招標申請部門參照合同范本擬定合同,按權限報公司相關部門審批,必要時由地產成本管理部和法律組審核合同條款,合同擬定完畢,約中標單位對其內容和條款進行確認后簽訂正式合同。

4.4.6.2 中標單位投標文件應做為合同附件隨合同存檔,其它投標單位資料品質管理部歸檔保存

4.4.7 招標文件管理

4.4.7.1所有招標文件統(tǒng)一編號,編號形式為'v-__-__&&','v'表示'__','__'表示項目簡稱,'__'表示年號,'&&'表示序號。

例如

城花:v-ch-0501 都花:v-dh-0505

新城:v-_c-0508 世貿:v-sm-0512

5.質量記錄表格

tjzzwy7.4-z01-02-f1 《開標記錄表》

tjzzwy7.4-z01-02-f2 《開標評審表》

tjzzwy7.4-z01-02-f3 《開標成果審批表》

第12篇 物業(yè)質量體系文件-出入口管理辦法

物業(yè)管理有限公司質量管理體系文件

--出入口管理辦法

1.目的

對小區(qū)(大廈)出入口進行有效控制,維護管理服務區(qū)域的正常秩序。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責

職務/崗位工作內容

部門負責人負責出入口安全管理工作的全面指導、監(jiān)督和檢查。

安全主管/主辦負責出入口安全工作的具體組織、落實、培訓考核。

安全班長負責出入口安全工作的巡查及監(jiān)督。

安全管理員負責出入口安全工作的具體實施。

4.方法和過程控制

4.1 對普通來訪人員的管理

4.1.1 各管理處根據(jù)各自物業(yè)的特點,在確保管理服務區(qū)域安全的情況下,可選擇以下對普通來訪人員的管理辦法:

a.凡進入封閉或半封閉式管理服務區(qū)域的來訪者,必須問明其來意,并與業(yè)主(用戶)取得聯(lián)系,經(jīng)業(yè)主(用戶)同意,并在《來訪人員情況登記表》上登記后方可讓其進入。離開時,封閉式管理服務區(qū)域需登記離去時間,半封閉式管理服務區(qū)域可根據(jù)情況不做記錄。

b.對開放式管理的管理服務區(qū)域的來訪者,可不登記,但安全員及控制中心必須密切注意其行為,對行跡可疑的人員,安全員要及時采取妥善的方法進行盤問、控制,確保轄區(qū)安全。

4.1.2 禁止所有推銷、收廢品、發(fā)廣告及無明確探訪對象的外來人員進入管理服務區(qū)域。制止任何人員攜帶易燃、易爆、劇毒等危險品進入管理服務區(qū)域。

4.1.3如來訪人員在業(yè)主(用戶)家超時停留,出入口崗或中心應通知相關崗位核實情況,如發(fā)生異常情況及時按《突發(fā)事件處理程序》處理。

4.1.4 管理服務區(qū)域內的所有設施、游樂場地,只為住戶開放,安全員應禁止外來人員使用,避免其損壞公共設施,破壞衛(wèi)生環(huán)境。

4.1.5安全員對來訪人員進行合理有效的管理,在管理中發(fā)生爭執(zhí)或沖突,應及時通知中心或上級協(xié)調解決,同時注意保護現(xiàn)場。

4.2 執(zhí)行公務人員的管理

4.2.1 執(zhí)行公務的執(zhí)法人員因公進入管理服務區(qū)域,相應崗位的安全員應請其出示證件,予以登記,并立即通知管理處負責人,負責人接獲此信息后立即致電對方單位核實身份,同時安排人員陪同前往。

4.2.2 執(zhí)行公務人員對管理服務區(qū)域業(yè)主房屋進行搜查應請其出示執(zhí)行部門開具的搜查證,需要查扣業(yè)主物品的應請其列出清單雙方簽字確認。

4.2.3 外地執(zhí)法人員進入管理服務區(qū)域,除上述內容外,還必須有本市執(zhí)法部門陪同及本地相應部門的證明,并需登記陪同人員的證件,予以核實后方可放行。

4.2.4 執(zhí)行公務的其它部門的國家公務員進入管理服務區(qū)域也須登記,并了解公干的目的,由管理處安排人員陪同前往。

4.2.5執(zhí)行公務人員因公務保密或其他特殊原因不能明示公干目的時,當值安全員必須及時聯(lián)系部門經(jīng)理,由部門經(jīng)理或其指定授權人視具體情況處理。

4.3 物資放行的管理

4.3.1物資搬運時,須到管理處或授權部門辦理申請手續(xù),申請人需按要求填寫《物資搬運放行條》,寫明物資名稱、數(shù)量和本人資料。若非物主本人辦理,需物主提供書面委托書或物主電話委托,由搬運人在《物資搬運放行條》上簽名,經(jīng)手人員除查驗申辦人的身份證外,還須與物主本人聯(lián)系確認。在裝修入伙期間,屬施工方工具材料的可由裝修負責人或申辦人員辦理,經(jīng)手人員須查驗身份證及臨時出入證或業(yè)主委托書。

4.3.2經(jīng)手人還須與管理處出納員核對,追收尚未交納的各項費用并簽字認可;出納不當班或外出時,應將尚未交納費用的住戶及其費用清單交管理處或中心值班人員,由委托人(主辦以上人員)簽字認可,手續(xù)完善后方可放行。

4.3.3 由安全員核實所搬貨物與申請內容是否相符。安全員負責記錄、核對搬運車輛的牌號、司機身份證號或駕駛證號、姓名、單位或住址等并請其簽字,手續(xù)完善后予以放行。

4.4 施工人員的管理

4.4.1 所有施工人員憑管理處簽發(fā)的《人員臨時出入卡》進出管理服務區(qū)域。

4.4.2 安全員在檢查《人員臨時出入卡》時應核對房號、相片、施工人員姓名、證件有效期及管理處公章。

4.4.3 若出入證丟失或過期,施工人員應到管理處補辦證件或延期后方可進入施工現(xiàn)場。

4.4.4 所有施工裝修人員必須嚴格按照《裝修管理責任書》的內容進行操作。如有違章,安全員有權進行制止或停水停電,需延時加班的裝修須經(jīng)管理處同意后方可進行。

4.4.5管理服務區(qū)域內政府配套公共設備設施施工,施工人員應在管理處辦理相應手續(xù),經(jīng)部門經(jīng)理或相關專業(yè)人員同意后方可施工。

4.4.6服務供方人員進入管理服務區(qū)域,需穿制服、佩帶工作證方可進入。

4.5 公司內部人員的管理

4.5.1 公司員工憑工牌進入管理服務區(qū)域,應自覺服從安全員的治安管理,身份核實后,可不作登記。

4.5.2公司員工在管理服務區(qū)域內各項活動要嚴格遵守各項規(guī)章制度,使用指定的員工通道和專用電梯。

4.6 參觀人員的管理

4.6.1 所有的參觀人員必須經(jīng)管理處同意后方可進入,同時管理處須派人陪同。

4.6.2 引導進入管理服務區(qū)域的參觀人員注重禮儀,愛護環(huán)境,愛護公物。

4.6.3 勸止參觀人員在管理服務區(qū)域內的高聲談論,引導其自覺遵守公共秩序。

4.6.4 請參觀人員在指定范圍內活動,按指定路線行走,未經(jīng)允許應阻止攝像和照相。

4.7 特殊來訪人員的管理

4.7.1 認真、細致、全面的做好接待工作。

4.7.2 各崗位安全員統(tǒng)一佩帶白手套,來訪者經(jīng)過崗位時致軍禮。

4.7.3 注重儀容儀表,禮節(jié)禮貌,保持良好的軍人姿態(tài)。

4.8 對推銷、發(fā)廣告人員的管理

4.8.1 凡推銷人員、廣告人員進入管理服務區(qū)域必須事先與顧客有約,并進行登記后方可進入。

4.8.2可從尊重顧客的角度,采取跟蹤、尾隨的方法,觀察其行為,如有違規(guī),立即進行糾正或勸其離開管理服務區(qū)域。

4.8.3 對推銷、廣告人員,懷疑其具有違法嫌疑時,可對其身份進行驗證或向對方單位進行證實,如沒有合法身份,可交派出所處理。

4.8.4 對每一位外來人員都應友善、禮貌的對待,盡量避免發(fā)生糾紛與沖突,若出現(xiàn)處理不了的情況,應立

即請班長或主管進行協(xié)助調解,把糾紛控制在可處理范圍。

5.質量記錄和表格

gzwy7.5.1-a01-02-f1《物資搬運放行條》

gzwy7.5.1-a01-02-f2 《來訪人員情況登記表》

gzwy7.5.1-a01-02-f3 《人員臨時出入卡》

第13篇 公司文件管理辦法范本

為了控制公司文件發(fā)放的適當范圍、作廢文件的及時回收,確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性,特制定公司文件管理辦法,請閱讀企業(yè)管理網(wǎng)整理的下文。

1.文件的發(fā)放:

(1)財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內發(fā)放的文件,各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件,由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時,必須將文件打印并復印好,由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部,由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

(3)任何文件,發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件,由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在,由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發(fā)放回收登記表”,并由個人親自簽字接收。

(4)需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學習材料等),發(fā)放人只需發(fā)放到相關正科長級管理人員,再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關個人。

2.文件的更改:

(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改,且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀,由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認可),連同編制形成部門負責人的私章送原發(fā)放人,由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字數(shù)多少和繁簡情況,可到現(xiàn)場為原件人更改,也可以收回后予以更改,再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句,在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句,并在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

3.文件的換頁:

(1)任何原因造成文件單頁大面積修改,需換頁的,由原編制形成將需修改頁面進行修改并打印、復印好,由其部門負責人書面寫明換頁情況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認可)送原文件發(fā)放人,由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。

(2)所有需換頁的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間,將原頁銷毀。

4.文件的回收、作廢:

(1)因公司制度匯總、部門調整、規(guī)劃變化等原因,造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的,由匯總部門或新文件編制形成部門負責人,安排原發(fā)放人予以回收。

(2)文件發(fā)放人在回收文件時,必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名后回交。

(3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門,對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收當日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

5.其它規(guī)定:

(1)任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿,必須發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務部經(jīng)理、生產部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負責人及其他相關聯(lián)人員,以便了解公司政策方向,根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進行修改,確保接口部門的相互配合。

(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

(3)任何文件相關部門負責人接收后必須領學或傳達應執(zhí)行的員工,認為有必要復印下發(fā)到相關員工時,須向原發(fā)放部門提出申請,由原發(fā)放部門復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā),避免文件使用范圍失控,造成有效和無效版本的混淆。

(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存?zhèn)洳樽C明的,發(fā)放人只需蓋上作廢章即可,不予收回,但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明,妥善保管,以便備查。

(5)發(fā)放文件屬討論稿的,討論人組織討論結束后須按時交文件編制形成部門。

(6)文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊,妥善保管,以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

6.任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準,不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外,對由此造成的一切后果負責。

7.本規(guī)定各條款如有違犯,對責任人每次罰款50元,由其直接領導開通用罰款單收繳。

辦法 公司財務管理制度條款

第14篇 公司文件發(fā)放存檔管理辦法

公司文件發(fā)放、存檔管理辦法

一、公司各職能部門設有專人負責文件的發(fā)放、存檔工作;

二、文件起草打印完畢,需經(jīng)本部門主管審核簽字,報公司總經(jīng)理審批簽字后,方可下發(fā)。

三、建立文件發(fā)放登記表,登記表將記錄文件名稱、發(fā)放時間及各部門、收件人等內容。

四、發(fā)文部門持所發(fā)文件及文件發(fā)放登記表,由各部門收件人簽字后領取文件。

五、文件登記表與所發(fā)文件一并存檔。

六、各部門建立本年度各類文件文件夾,文件根據(jù)文號編排順序放入文件夾。

七、每月對文件夾內的文件進行整理,如有遺漏,盡快與發(fā)文部門聯(lián)系補齊。

八、年底將所有文件夾內的文件整理、分類、裝訂成冊,存入文件柜備查。

九、公司重要文件按年度、類別裝訂造冊,存入文件柜中,在文件柜門上附有柜內文件目錄。

十、凡借閱重要文件者,經(jīng)部門負責人同意簽字后,到辦公室打借條,辦理借閱手續(xù)。

十一、借閱文件要按時歸還,撤消借條。

十二、對于重復、過時和無保存價值的文件,經(jīng)部門主管審核同意,報辦公室粉碎銷毀。

執(zhí)行部門:責任人簽名:

第15篇 _電子文件歸檔、電子檔案管理辦法

電子文件歸檔、電子檔案管理辦法

1.總則

1.1 對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理,應當由主管部門統(tǒng)一協(xié)調,指定專門機構或人員負責,保證管理工作的連續(xù)性。

1.2 電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作,檔案部門要進行指導與監(jiān)督。

1.3 電子文件的管理由檔案部門負責,電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

1.4 應明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等,以保證電子檔案的質量。

1.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施,確保其信息的真實性、安全性和完整性。

1.6 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時,則應在內容、相關說明及描述上保持一致。

1.7 具有保存價值的電子文件,必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時,必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。

2.電子文件的收集與積累

2.1 收集范圍。電子文件的收集范圍,按國家關于文件歸檔的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。

2.2 收集積累要求

2.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時,如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,確定是否保留。

2.2.2 保存與紙質等文件內容相同的電子文件時,要與紙質等文件之間,相互建立準確、可靠的標識關系。

2.2.3 在“無紙化”計算機辦公或事務系統(tǒng)中產生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于能夠脫機保存的載體上,井對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留。

2.2.4 用文字處理技術形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式和屬性。

2.2.5 用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件,如果采用非標準壓縮算法,則應將相關軟件一并收集。

2.2.6 用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時應注意其對設備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關軟件和各種數(shù)據(jù)。

2.2.7 用視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。

2.2.8 用音頻設備獲得的文件,收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件。

2.2.9 由計算機多媒體技術制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時應注意參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。

2.2.10 通用軟件產生的電子文件,收集時應注意收集其軟件型號和相關參數(shù)。專用軟件產生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。

2.2.11 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。

2.3 收集、積累方法

2.3.1 及時按照要求制作電子文件備份。

2.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

2.3.3 電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

2.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

2.3.5 電子文件性質代碼:r―草稿性電子文件;u―非正式電子文件;o―正式電子文件;n―無紙電子文件;t―文本文件;i一圖象文件;g―圖形文件;v一影像文件;a―聲音文件;m―多媒體文件;p―計算機程序;d―數(shù)據(jù)文件。

3.電子文件的整理

3.1 電子文件的整理,應按內容、保管期限、密級等因素相對集中。

3.2 電子文件應按《檔案著錄規(guī)則》著錄,并制成機讀目錄。

3.3 歸檔電子文件應填寫登記表。

4.電子文件的歸檔。應定期把符合歸檔條件的電子文件,按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。

4.1 歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分,可參照國家關于文件的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。

4.2 歸檔時間邏輯歸檔應實時進行,物理歸檔應定期完成。

4.3 檢測在進行電子文件歸檔工作時,應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

4.4 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作,參照國家關于文件的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)主,鑒定結果,在電子文件的機讀目錄上制作相應的標只。

4.4.1 有效性和完整性鑒定。歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核,并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文牛的有效性和完整性則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。

4.4.2 保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分,參照國家關于文件的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。

4.5 歸檔要求

4.5.1 把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復制第3套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作,

4.5.2 本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。

4.5.3 存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽,標簽內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境

4.5.4 將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

4.5.5 需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應用軟件,也應將軟件及相關數(shù)據(jù)存在同一載體上。

4.5.6 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少1年。

4.5.7 在網(wǎng)絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。

5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關規(guī)定移交至檔案保管部門,作為電子檔案進行保管。

5.1 檢驗

5.1.1 檔案保管部門應配備相應的

處理設備,以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗,合格率應達到100%。與紙質檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應達到100%。

5.1.2 檢驗項目。

5.1.2.1 載體有劃痕,是否清潔。

5.1.2.2 有無病毒。

5.1.2.3 核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。

5.1.2.4 核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

5.1.3 將檢驗結果填人電子檔案人庫登記表。檢驗有合的,應退回形成單位,重新制作。

5.2 移交手續(xù)驗收合格后,檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份,一份交電子文件形成單位一份自存。

5.3 保管要求電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外,還應符合下列條件。

5.3.1 歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放,做到防塵、防變形。

5.3.2 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃― 24℃;相對濕度選定范圍:45%―60%。

5.3.3 存放時應注意遠離強磁場,并與有害氣本隔離。

5.3.4 電子檔案在形成單位的保管,也應參照上述條件。

5.4 存效性保證

5.4.1 每滿1年,對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記。

5.4.2 每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。

5.4.3 設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性,如不兼容,應進行電子檔案的載體轉換工作,原載體同時保留時間不少于3年。

5.4.4 磁性載體上的電子檔案,每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

5.4.5 定期檢驗結果應填人電子檔案管理登記表。

5.5 利用

5.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。

5.5.2 利用時使用拷貝件。

5.5.3 利用時要遵守保密規(guī)定。

5.5.4 利用者對電子檔案的使用應在權限規(guī)定范圍之內。

5.5.5 具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時必須符合國家或部門有關保密的規(guī)定,要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

5.6 電子檔案的銷毀鑒定。

5.6.1 電子檔案的銷毀鑒定,按國家現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。

5.6.2 電子檔案的銷毀,應在辦理審批手續(xù)后,方可實施。

5.6.3 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時,如存儲在不可擦除載體上,須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡中徹底清除。